BeeOffice
Teamleitung und Büroverwaltung in der täglichen Arbeit
Sparen Sie Zeit der Mitarbeiter und senken Sie die Firmenkosten. Und zwar jeden Tag.
BeeOffice ist ein in der Cloud verfügbares Paket mit nützlichen Funktionen zur Unterstützung der Teamleitung und Büroverwaltung in der täglichen Arbeit. BeeOffice unterstützt u. a. die Reservierung der gemeinsam genutzten Ressourcen, Terminplan der Mitarbeiter, Abrechnung von Delegationen und Dienstfahrzeugen, Erfassung von Bürogeräten und Verwaltung von IT-Lizenzen.
BeeOffice garantiert reale Zeitersparnisse und reduziert aus folgenden Gründen die Kosten für die Funktionsweise der Firma:
- verkürzt die Zeit der Mitarbeiter für die Ausführung wiederholbarer und routinemäßiger administrativer Tätigkeiten
- eliminiert Irrtümer dank automatischen Berechnungen (z. B. Berechnung der Delegationsspesen, Information über verfügbare Urlaubstage im jeweiligen Jahr, Anzahl der aufgewendeten Stunden für das jeweilige Projekt im Monat)
- ermöglicht die Erkennung duplizierter oder unbegründeter Anträge (z. B. doppelte Abrechnung der gleichen Delegation, Urlaubsantrag über die Anzahl der zur Verfügung stehenden Urlaubstage)
- reduziert drastisch die Anzahl von Fragen per E-Mail oder telefonisch von Mitarbeitern an ihre Vorgesetzten oder an die Finanz-, HR- und die Verwaltungsabteilung (jeder Mitarbeiter kann den Status des eigenen Antrags online rund um die Uhr überprüfen)
- garantiert die Kontrolle der Firmenausgaben (die Mitarbeiter geben die Einkaufsanträge zur Freigabe durch Vorgesetzte ein – keine Möglichkeit der Weiterleitung von Rechnungen für zuvor nicht freigegebene Kosten an die Buchhaltung)
BeeOffice ist ein virtueller Spezialist für einfache und repetitive, aber andererseits wichtige und oftmals vernachlässigte Belange in der IT-Welt. Es gibt verschiedene Gründe, warum diese Prozesse von den in den Unternehmen einegsetzten IT-Lösungen nicht unterstützt werden:
- vorhandene Firmensysteme verfügen nicht über derartige Funktionen, weil sie für andere Bereiche konzipiert wurden (z. B. klassisches ERP, HR, CRM, firmeneigenes Intranet)
- Die Unterstützung des jeweiligen Prozesses mit aktuellem System wäre äußerst kostspielig, z. B. im Hinblick auf hohe Lizenz- oder Implementierungskosten
- Der Prozess galt bisher als „IT-resistent ” oder zu trivial – niemand erwog die Möglichkeit, diesen Prozess anders als nur „mündlich” oder „mittels Papieren” abzuwickeln.
- Die Firma oder Abteilung hat einen begrenzten Einfluss auf den Kauf oder Entwicklung von IT-Tools (z. B. ein Unternehmen nutzt ein ERP-System, ohne Eingriffe daran vornehmen zu können; die Abteilung verfügt nicht über ein Budget für den Kauf von IT-Tools für eigenen Gebrauch; das Unternehmen besitz kein ausgebautes Intranet-System).
BeeOffice gilt für Großunternehmen als eine natürliche Ergänzung bestehender IT-Lösungen. Ausgewählte BeeOffice-Funktionen können für den gesamten oder einen großen Teil des Unternehmens (z. B. das firmenbezogene Who-is-Who für alle Büromitarbeiter) und andere Funktionen nur im bestimmten Bereich (z. B. Zeitplan nur für Serviceteam-Mitarbeiter) aktiviert werden. Hingegen kann mit BeeOffice die tägliche Funktionsweise von Kleinunternehmen bestens gesteuert werden.