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Best Practices für das IT-Dienstleistungsmanagement

Die dedizierte SNP Serviceorganisation stellt eine hohe Qualität und kontinuierliche Abwicklung von Outsourcing-Verträgen sicher. Wir arbeiten nach den Normen ISO 20000, ISO 27001 und PCoE (SAP Partner Center of Expertise).

SNP Poland ist der führende Anbieter von SAP-Dienstleistungen in Polen.
Seit 25 Jahren (bis 2017 - als BCC) bieten wir das gesamte Spektrum der Implementierung, Entwicklung und Wartung von SAP-Systemen an. Wir bieten Dienstleistungen in den Bereichen IT-Sicherheit und Softwareentwicklung an.

Wir sind Teil der SNP-Gruppe - einem weltweit führenden Anbieter von Lösungen für die Transformation von SAP-Umgebungen.

Seit 1995 haben wir mit Erfolg Hunderte von IT-Projekten in 40 verschiedenen Ländern realisiert.

Unsere Experten präsentieren die interessantesten Lösungen und Neuheiten aus der IT-Welt.

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Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

SNP E-Teczki für SAP

Elektronische Personalakten für SAP HR und SuccessFactors

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E-Dokumentation für Mitarbeiter: der nächste Schritt in der HR-Digitalisierung

SNP E-Teczki für SAP ist ein Add-On zu den SAP HR- und Personalabrechnungssystemen (SAP HR/HCM, SuccessFactors), das die Implementierung und Pflege der Mitarbeiterdokumentation des Unternehmens in digitaler Form (elektronische Personalakte) ermöglicht.

SNP E-Teczki bietet den Mitarbeitern der Personalabteilung und den Linienvorgesetzten die Möglichkeit, elektronische Personalakten zu erstellen, indem Dokumente in Form von z.B. Scans den entsprechenden Dokumententypen zugeordnet werden, die in speziellen Teilen der elektronischen Personalakte abgelegt werden.

SNP E-Teczki für SAP bietet die Möglichkeit, ein einheitliches Modell, das sogenannte elektronische Modell, der Personalakten zu konfigurieren, das an die Bedürfnisse einer bestimmten Organisation angepasst ist.  Bei der SNP-Lösung steht eine einheitliche Struktur der Personalakten nach Ordnern (z.B. A-, B-, C-, D-Teile), Unterordnern und Dokumententypen (z.B. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse etc.) zur Verfügung. Es wurde ein SAP-Standardmechanismus für die Speicherung von elektronischen, mitarbeiterbezogenen Dokumenten angewendet.

Wichtige Funktionen

SNP E-Teczki für SAP-Lösung bietet unter anderem:

  • Dateiablage in SAP HR/SuccessFactors – Dokumentensammlung, Suche, Sicherheit (GDPR), Vorschau und Freigabe;
  • Bearbeitung der Abschnitte A, B, C und D der Mitarbeiterdatei gemäß den Richtlinien der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik;
  • Unterstützung für zusätzliche Abschnitte – der Administrator hat die Möglichkeit, eigene Abschnitte hinzuzufügen und darin nicht gesetzlich vorgeschriebene Dokumente zu speichern;
  • Automatisches Löschen von Dokumenten und Aufbewahrung – Möglichkeit der automatischen Löschung definierter Dokumenttypen und ganzer Ordner nach einer bestimmten Zeit. Die Löschung ist ein zweistufiger Prozess – der Benutzer muss die Löschung durch den benannten Benutzer akzeptieren. Die SNP-Lösung ermöglicht es Ihnen, den Zeitpunkt für das Löschen verschiedener Arten von Dokumenten (Aufbewahrungsfrist) zu definieren. Insbesondere: Zurückhalten der vollständigen Löschung der Akte mit der Beschreibung „Fall vor Gericht“, Art des Dokuments: „Disziplinarmaßnahme“ – Aufbewahrungsfrist von 1 Jahr, ganze Akte: Aufbewahrungsfrist von 50 oder 10 Jahren nach Erteilung des Status „archiviert“ (50 Jahre für Mitarbeiter, die vor dem 01.2019 beschäftigt waren, 10 Jahre für Mitarbeiter nach dem 01.2019); Berichterstattung – Erstellung von Berichten über Dokumente in e-Akten, um den Status und die Zeit eines bestimmten Status zu kontrollieren, um den Status während der Kontrolle durch externe Regulierungsbehörden zu demonstrieren;
  • Unterteilung der Dokumente in obligatorisch und nicht obligatorisch, zusammen mit einem Datenvollständigkeitsbericht.

Erfahren Sie mehr

Rechtsgrundlage

Am 1. Januar 2019 sind in Polen Regelungen in Kraft getreten, die viele Vereinfachungen bei den Mitarbeiterdatei einführen.  Die Änderungen der Vorschriften geben dem Arbeitgeber die Möglichkeit, die Form der Führung von Arbeitnehmerunterlagen zu wählen (bisher war die Papierform obligatorisch). Der Arbeitgeber entscheidet, ob er Dokumente in Papierform oder in elektronischer Form archivieren möchte. Das bedeutet, dass es möglich ist, die bestehende Papierdokumentation durch eine elektronische zu ersetzen.

Die neuen Regeln reduzieren auch die obligatorische Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen neuer Mitarbeiter von 50 auf 10 Jahre. Diese Erleichterung betrifft die Akten der ab dem 1. Januar 2019 eingestellten Mitarbeiter. Dies ist Teil des Pakets #100ZmianDlaFirm

Die Kosten für die Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten über 50 Jahre und die fehlende Möglichkeit, diese elektronisch aufzubewahren, wurden von den Unternehmern jahrelang als eines der wichtigsten bürokratischen Hindernisse für die Geschäftstätigkeit angegeben.

Zugang und Suche

In der Anwendung SNP E-Teczki für SAP ist es möglich, den einzelnen Systembenutzern entsprechende Berechtigungen zu erteilen: Managern, Mitarbeitern der Personalabteilung und anderen Mitarbeitern.

Es ist auch möglich, die Berechtigungen auf bestimmte Arten von Dokumenten zu beschränken, z.B. können Manager nur ausgewählte Arten von Verträgen und HR-Spezialisten alle Dokumente sehen.

Integration in der SAP-Umgebung

In SNP E-Teczki ist der Zugriff auf die HR-E-Dokumentation für Benutzer über SAP GUI, aus der Anwendung SAP Fiori und SuccessFactors heraus möglich.

  • SAP GUI – SNP E-Teczki sind mit einer SAP-Standardtransaktion SAP HR/SAP HCM) für die PA20/PA30-Datenverarbeitung integriert – der Eintrag in die Datei erfolgt über einen speziell vorbereiteten Infotyp: ‚Anzeige der Personalakte‘.
  • SAP Fiori/SAP SuccessFactors – E-Akte stehen den Linienvorgesetzten (untergeordnete Mitarbeiter) und den Mitarbeitern selbst (was ihre Daten betrifft) über eine spezielle „Kachel“ zur Verfügung.
Technische Anforderungen

Die Installation von SNP E-Teczki in der SAP-Umgebung erfordert die folgenden technischen Voraussetzungen: Version ECC 6.00 mit Support Package 9 oder höher (SAP HR/HCM); oder SuccessFactors- Subskription.

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