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SNP EasyPFRON

Abrechnungen aus dem Staatlichen Fonds für Rehabilitation von Personen mit Behinderungen (PFRON) in SAP HR

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Firmen, die mindestens 25 Mitarbeiter beschäftigen, haben die Pflicht, allmonatliche Einzahlungen auf den Staatlichen Fonds für Rehabilitation von Personen mit Behinderungen zu tätigen. Zugleich ist die präzise Berechnung des Betrags auf Grundlage der Anzahl der Personen mit Behinderungen für die Kostenminimierung äußerst wichtig. Die Lösung aus dem Angebot von SNP Poland EXTRA namens EasyPFRON unterstützt signifikant die Beschleunigung die Berechnung über das SAP HR System und die Reduzierung von Einzahlungen.

Die Zahlungspflicht auf den Staatlichen Fonds für Rehabilitation von Personen mit Behinderungen resultiert aus dem Gesetz über die berufliche und soziale Rehabilitation sowie über die Beschäftigung von Personen mit Behinderungen. Die Zahlungspflicht für die Nichtgewährleistung eines erforderlichen Beschäftigungsstands von Personen mit Behinderungen gilt für Arbeitgeber, die insgesamt mindestens 25 Mitarbeiter umgerechnet in Vollzeitstellen beschäftigen.

Die Vorbereitung der erforderlichen Daten zur Berechnung der jeweiligen Einzahlung gilt als eine lästige Pflicht der Mitarbeiter in der Lohnabteilung. Die Berechnung muss die Reduzierung der Einzahlung aus der Anzahl der beschäftigten Personen mit Behinderungen in der Firma samt der Länge ihrer Arbeitszeit sowie den Grad der Behinderung berücksichtigen.
Bis zum 20. Tag jedes Monats ist die Erklärung DEK–I–0 beim Staatlichen Fonds für Rehabilitation von Personen mit Behinderungen vorzulegen und die entsprechende Einzahlung zu tätigen. Die Erklärung wird über das amtliche Programm e-PFRON-OffLine erstellt und anschließend an den Fonds über die Anwendung e-PFRON-OnLine weitergeleitet.

Korrekte PFRON-Erklärung
Die im Rahmen des EXTRA SNP Poland Angebot entwickelte Lösung namens EasyPFRON vereinfacht und beschleunigt im erheblichen Maße die Berechnung und Reduzierung von Einzahlungen in Firmen, die das SAP HR System verwenden. Das SAP HR System ermöglicht die Registrierung verschiedener Behinderungsstufen der beschäftigten Mitarbeiter.
Die Vorbereitung genauer Daten aus dem SAP-System für Zwecke der Erklärung erfolgt im EasyPFRON Bericht. Nach dessen Aktivierung sind auf dem Auswahlbildschirm die Mitarbeiter und der Analysezeitraum (der jeweilige Monat) zu wählen. Da das Gesetz verschiedene Arten von Abwesenheiten der nicht analysierten Mitarbeiter aufführt, ermöglicht der Auswahlbildschirm die Definierung dieser Abwesenheitstypen.
Infolge des Berichts wird eine Tabelle mit der Gesamtmitarbeiteranzahl für jeden Tag des analysierten Monats und der Mitarbeiter ohne und mit Behinderungen samt Aufteilung in diverse Behinderungsstufen erstellt. Die präsentierten Informationen werden unter Berücksichtigung der Vollzeitstellen und der jeweiligen Personen aufgeführt.
Im unteren Bereich gibt es eine Zeile mit gemittelten Daten aus dem ganzen Monat. Dies ist die wichtigste Information, weil die Daten aus dieser Zeile anschließend in das Programm e- PFRON-OffLine eingeführt werden.
Im Endeffekt dieses kurzen Prozesses wird die Erklärung DEK–I–0 richtig ausgefüllt. Dies ist eine deutliche Zeitersparnis für den Mitarbeiter der Lohnabteilung und er muss keine mühsamen Berechnungen auf Grundlage der im Gesetz bestimmten Algorithmen und Regeln zur Berechnung der Beitragsminderung mehr anfertigen.

Offensichtliche Vorteile 
In manchen Firmen geht man davon aus, dass der notwendige Arbeitsaufwand zum richtigen Ausfüllen der Erklärung der möglichen Vorteile, d. h. Senkung der Einzahlung, nicht wert ist. Ist das allerdings richtig?
Bei einer Firma, die ca. 2.000 Mitarbeiter beschäftigt und davon nur einige Personen mit Behinderungen sind, kann der allmonatliche PFRON-Betrag um einige Tausend PLN reduziert werden. Dies ist ein erheblicher Betrag und zudem ist zu bedenken, dass Firmen berechtigt sind, Korrekturen zu den eingereichten Erklärungen bis zu 5 Jahre rückwirkend abzugeben. Die Praxis zeigt, dass die rückerstatteten Beträge aus dem PFRON in der Tat immens sein können.
Folglich ist der Einsatz von EasyPFRON empfehlenswerter, mit dem das Ausfüllen der Erklärung deutlich beschleunigt und mühsame Berechnungen mittels Ad-hoc und Excel eliminiert werden können. EasyPFRON ist ein eigenständiges Modul zum Hochladen des SAP HR Systems und bedarf keiner zusätzlichen Konfiguration.

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