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Wir sind ein Beratungsunternehmen, welches auf SAP-Dienste, IT-Outsourcing und Softwareentwicklung spezialisiert ist. Wir unterstützen die Geschäftstätigkeit unserer Kunden. Deshalb lautet unser Leitmotto: IT makes business better.

Wir sind Teil der SNP-Gruppe, eines Weltmarktführers im Bereich der Transformation von SAP-Umgebungen

Seit 1995 haben wir mit Erfolg Hunderte von IT-Projekten in 40 verschiedenen Ländern realisiert.

Unsere Experten präsentieren die interessantesten Lösungen und Neuheiten aus der IT-Welt.

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SNP InvoiceFlow

Elektronischer Rechnungsfluss (ER) im SAP-System

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SNP InvoiceFlow steht für eine Reihe von Erweiterungen des SAP-Systems zur Realisierung des Elektronischen Rechnungsflusses (ER) gänzlich im Rahmen des SAP-Systems auf Grundlage des Dokumentbildes im PDF-Format, welches im SNP ECM System archiviert ist. Über dedizierte Apps (z. B. Rechnungskärtchen) im Rahmen des Elektronischen Rechnungsflusses werden Dokumente vorausgehend eingegeben, kontiert, überprüft und gebucht. Zudem werden quantitative und wertbezogene Differenzen geklärt.

SNP InvoiceFlow kann mit einem intelligenten OCR-System integriert werden, welches die vorausgehende Eingabe von Dokumenten in der Anfangsphase des ER-Prozesses automatisiert. Die enge Integration mit dem SNP ECM System zur Unterstützung der elektronischen Verarbeitung, Archivierung und Umlaufs von Dokumenten und Informationen ist ein Garant für dauerhafte und sichere Archivierung von Dokumenten. Diese Lösung bietet für Anwender mit unterschiedlichen Kompetenzen und Rollen drei Anwenderschnittstellen (SAP GUI, SAP Portal und SAP Fiori).

SNP InvoiceFlow kann in allen Organisationen verwendet werden, in denen das SAP-System eingesetzt wird, eine Vielzahl von Rechnungen bearbeiten und in denen ein systematisierter ER-Prozess implementiert werden soll.

SNP InvoiceFlow ermöglicht die Neuordnung und Systematisierung des Dokumentflusses im Rahmen des ER-Prozesses in elektronischer Form wie auch die Eliminierung des Dokumentflusses in Papierform.

Unser Produkt setzt sich aus drei Hauptkomponenten zusammen:

  • nicht standardmäßige SAP-Komponenten,
  • SNP ECM Archivierungssystem,
  • intelligentes OCR-System.

Eine der nicht standardmäßigen SAP-Komponenten ist die App des Rechnungskärtchens, welche als logischer Aufsatz auf Standardtransaktionen zur Eingabe von Rechnungen in den Modulen MM und FI des SAP-Systems zur Realisierung des elektronischen Rechnungsflusses gilt. Elektronischer Rechnungsfluss ist ein Prozess, in dem Dokumente (Rechnungen bzw. Korrekturen) durch zuständige Personen innerhalb des Unternehmens kontiert, überprüft, beschrieben und genehmigt werden. Das erzeugte Dokument wird in der App „Rechnungskärtchen“ in Form einer Anlage im PDF-Format zur Verfügung gestellt, die im SNP ECM Archivierungssystem archiviert wird. Um die Arbeit der Mitarbeiter zu erleichtern, die die Dokumente vorausgehend eingeben, wurde die Möglichkeit zur Integration mit intelligentem OCR-System zur Verfügung gestellt (optische Erkennung des Dokumentinhaltes). Dadurch wurden die ersten Schritte des Prozesses im Zusammenhang mit der Erfassung des Dokuments automatisiert (das Rechnungskärtchen entsteht automatisch im Hintergrund).

Das Rechnungskärtchen verfügt über drei visuelle Schichten, die für unterschiedliche Zielgruppen vorgesehen sind:

  • Schnittstelle SAP GUI – dediziert für Finanzexperten bzw. Controller, für Buchhaltungsabteilungen oder gegebenenfalls auch für Endanwender, die in SAP GUI arbeiten,
  • Schnittstelle WebDynpro – vorgesehen für Endanwender, die z. B. im SAP Portal arbeiten,
  • Schnittstelle SAP Fiori (UI5) – für Endanwender, die einen Browser benutzen (z. B. in Notebooks und Mobilgeräten).

Der Prozess des Elektronischen Rechnungsflusses für MM-Rechnungen mit Bezug auf MM-Bestellungen besteht aus folgenden Phasen:

  • Scannen,
  • Erfassen/Überprüfen,
  • Buchen,
  • Klären quantitativer Abweichungen (nur falls eine Abweichung vorliegt),
  • Klären wertbezogener Abweichungen (nur falls eine Abweichung vorliegt).

Der Prozess des Elektronischen Rechnungsflusses für FI-Rechnungen ohne Bezug auf MM-Bestellungen besteht aus folgenden Phasen:

  • Scannen,
  • Erfassen/Überprüfen,
  • Freigabe (Unterprozess bestehend aus n-Schritten der Dokumentfreigabe je nach internen Vereinbarungen der jeweiligen Firma),
  • Buchen.

Der Unterprozess der Dokumentfreigabe ohne Bestellungen wird über das BRF-Tool (Business Rules Framework) konfiguriert, welches es ermöglicht, die Anzahl von Freigabephasen, die Algorithmen zur Auswahl der freigebenden Person, z. B. KS-Inhaber usw., zu definieren.

Bei Dokumenten mit einer Referenz zu den Bestellungen gehen wir davon aus, dass finanziell betrachtet Bestellungen genehmigt werden. Deshalb wurde bei SNP InvoiceFlow nur die Erklärung von Abweichungen zur Verfügung gestellt.

Diese Lösung ist mit den SOX-Anforderungen und dem Separation of Duties (SoD) Konzept kompatibel. Es wurde unter anderem für eine präzise Teilung zwischen den die Dokumente registrierenden und buchenden Personen gesorgt.

Mit SNP InvoiceFlow erfolgt die Erfassung von Dokumenten schneller, besser dokumentiert und zeichnet sich durch vollständige Kontrolle der Verarbeitung von Dokumenten aus. Zudem sind die Dokumente stets überprüft und ordnungsgemäß kontiert, was wiederum die Zahlungsabwicklung beschleunigt wie auch den Cash Flow des Unternehmens und die Lieferantenbeziehungen positiv beeinflusst.

Im Rahmen der Standardlizenz von SNP InvoiceFlow erhält der Kunde Folgendes:

  • Fit-Gap-Analyse (2 Werktage),
  • Installation der SAP-Komponenten,
  • SNP ECM Installation.

Aufgrund der Produktskalierbarkeit ist die Durchführung der Fit-Gap-Analyse, z. B. die Abbildung diverser Buchführungsszenarien resultierend aus der Komplexität und Stufenhaftigkeit von wirtschaftlichen Ereignissen bestens geeignet.

Die Installation eines intelligenten OCR-Systems ist optional und bedarf des Erwerbs zusätzlicher Lizenzen für die von der SNP Poland empfohlene Lösung.

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  7. Personenbezogene Daten können anderen Unternehmen der Kapitalgruppe, zu der SNP Poland Sp. z o.o. gehört, zur Verfügung gestellt werden. – die sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, zu Marketingzwecken. SNP Polen stellt sicher, dass die diesen Unternehmen zur Verfügung gestellten Daten ordnungsgemäß geschützt sind, und die Person, deren Daten verarbeitet werden, hat das Recht, eine Kopie der bereitgestellten Daten und Informationen über den Ort der Datenübermittlung zu erhalten.

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