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Seit 1995 haben wir mit Erfolg Hunderte von IT-Projekten in 40 verschiedenen Ländern realisiert.

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Kulczyk Tradex: 500 000 VW und Audi Ersatzteile im SAP-System

Spektakulärer Bereich, zahlreiche Vorteile

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Kulczyk Tradex – der Generalimporteur für VW und Audi hat den größten Geschäftsbereich des Unternehmens optimiert: Einkauf, Lagerung und Verkauf der Ersatzteile für die Kraftwagen dieser Marken. Die durch BCC (ab 2018 SNP) eingeführte SAP-Lösung unterstützt die Verwaltung von ca. 500 000 Warenpositionen.

Kulczyk Tradex ist der Generalimporteur der Kraftwagen und Ersatzteile von Volkswagen und Audi. Zu dem Konzern gehört auch die neulich aus den Kulczyk-Tradex-Strukturen ausgesonderte Gesellschaft KPI Sport Cars, die sich mit dem Import von Porsche beschäftigt. Unter den Kunden der Gesellschaft befinden sich u.a. die Händlernetze von VW und Audi, für die Kulczyk Tradex der Hauptlieferant ist.

Das Unternehmen Kulczyk Tradex (KT), tätig auf dem Markt seit dem Jahr 1991, ist der Generalimporteur der Fahrzeuge und Ersatzteile von Volkswagen und Audi. Der Vertrieb von Fahrzeugen und Ersatzteilen wird durch die autorisierten Empfänger realisiert. Das Unternehmen ist auch für den Garantieservice der gekauften Fahrzeuge verantwortlich.

Heute umfasst das VW-Händlernetz 68 Autohäuser und 79 autorisierte Service-Stationen. Das Audi-Händlernetz bilden 24 Autohäuser und 33 autorisierte Service-Stationen. In Posen und Umgebung besitzt das Unternehmen moderne Lager, deren sämtliche Fläche über 32 000 Quadratmeter beträgt.

Etwa 500 000 Lagerpositionen, die in diesen großen Hallen gehalten werden, sind die Ersatzteile und das Zubehör zu allen in Polen verkauften Modellen von VW und Audi. Sie beinhalten fast alle Ersatzteile, die in der Fahrzeugkonstruktion verwendet werden, also sowohl große Karosserieelemente und komplette Motoren als auch die kleinsten Filter, Dichtungen und Schrauben. Täglich werden über 12 000 Positionen zu den autorisierten Empfängern versendet und die Wareneingänge finden 24 Stunden am Tag statt.

SAP-System in Kulczyk Tradex

Das SAP-System wird im Unternehmen Kulczyk Tradex seit dem Jahr 2004 verwendet und ständig entwickelt. Die Entwicklung umfasst die Einführung des Systems in Bereichen: Fahrzeugverkauf, Finanzwesen und Controlling, die Ermöglichung des flexiblen Reporting mit Hilfe der Berichte von SAP BW Data Warehouse und die hier beschriebene SAP-Einführung im Bereich des Verkaufs der Ersatzteile.

Einkauf, Lagerung und Verkauf der Ersatzteile ist der größte und am meisten komplexe Bereich im Unternehmen im Hinblick auf die Geschäftsprozesse. Der Handlungsumfang und eine riesige Anzahl von Daten (allein die Datenbank der Materialindexe zählt etwa 500 000 Positionen und die jährliche Anzahl der Preiskonditionen beträgt über 13 Mio. Einträge) erforderten eine zuverlässige Lösung, die an die Geschäftsbedürfnisse des Unternehmens angepasst wird und dabei auf den Best-Practices der Automobilindustrie basiert.

Einer der wichtigsten Zwecke der Einführung des SAP-Systems zur Unterstützung des Ersatzteilverkaufs war die Verbesserung der Händlerbetreuung durch die maximale Automatisierung aller Prozesse in der ganzen Logistikkette, von der Vorbereitung optimaler Bestellungen an die Lieferanten, die auch im SAP-System arbeiten, durch die Überwachung des Abwicklungsprozesses der Bestellungen bei den Lieferanten und Aktualisierung der Informationen im SAP-System in KT mit dem Ziel, sie weiter an die Händler zu senden, durch den Eingang der Anlieferung vom Lieferanten mit Berücksichtigung des Cross-Dockings, bis zur Abwicklung der Transporte, die die geplanten Auslieferungen für die Händler enthalten.

Die Kunden assoziieren die Marken Volkswagen und Audi vor allem mit zuverlässigen Autos, aber auch immer häufiger mit einem schnellen und effizienten Garantie- und Wartungsservice. Um solche Erwartungen der Kunden erfüllen zu können, soll der Importeur und Hauptlieferant der Ersatzteilen – wie KT – ständige Verbesserung aller damit verbundenen Parameter anstreben, d.h.: Verkürzung der Verarbeitungszeit der Ersatzteilbestellung, schnelle und fehlerlose Lieferungen zum Händler und Verrechnungen.

Die Parameter der Händlerbetreuung werden durch die Konzernrichtlinien und ISO-Normen, die in KT gelten, bestimmt. Fast alle bestellten Ersatzteile gelangen zu den Händlern schon am nächsten Tag um 8 Uhr, zusammen mit den Rechnungen in elektronischer Form. Die Zeit der Bestellungsabwicklung der Ersatzteile, die direkt vom Lieferanten kommen, ist in der Regel nicht länger als vier Tage.

Verkauf der Ersatzteile in KT

Mitglieder der ganzen Logistikkette des Verkaufs der Ersatzteile sind – neben dem Unternehmen KT – die Ersatzteillieferanten (Volkswagen AG, Audi AG, Original Zubehör Volkswagen, Original Zubehör Audi), die Empfänger (die Händler der Marken VW und Audi und die autorisierten Service-Stationen im ganzen Land) und das Speditionsunternehmen, die die Waren von Kulczyk Tradex zu den Kunden liefert. Für alle Mitglieder ist die Zeit der wichtigste Parameter.

Im ganzen Prozess – von der Bestellungsaufgabe, durch die Vorbereitung der Ware zum Versand und ihre Verpackung zum Transport, bis zur Erzeugung der Frachtpapiere und Verkaufsrechnungen – ist jede Minute wichtig. Wenn die Bestellung bei Kulczyk Tradex vor 18 Uhr eintrifft (und die Waren teilweise im Lager verfügbar sind), wird sie noch am gleichen Tag realisiert.

Parallel zur Abwicklung der Bestellungen von Händlern werden die Ersatzteile von Lieferanten angenommen, die praktisch 24 Stunden am Tag zum Lager von KT kommen.

Aus diesen Gründen soll KT über ein zuverlässiges Werkzeug verfügen, das pausenlos funktionieren und die Logistikmitarbeiter bei der Ausführung dieses Prozesses unterstützen wird.

Von den Lieferanten zu den Empfängern

Die grundsätzliche Voraussetzung des Projekts war die Organisation des Verkaufs der Ersatzteile im SAP ERP-System. Dieses System war eines von mehreren Systemen, die in der ganzen Logistikkette von den Lieferanten bis zu den Empfängern genutzt wurden, was auch berücksichtigt werden sollte. Deshalb musste in der neuen SAP-Lösung für diesen Bereich der Datenaustausch mit Lieferantensystemen ermöglicht werden – die Übergabe der Informationen über die Ersatzteilbestellungen, die Erfassung der Daten über die angenommenen Bestellungen und die Termine der Abwicklung einzelner Positionen jeder Bestellung. Notwendig war auch die Erstellung eines Mechanismus zur Weiterleitung dieser Informationen an die Händler, damit sie über das komplette Wissen hinsichtlich Eingangstermine der bestellten Ersatzteile verfügen und früher die Annahme der Fahrzeuge einzelner Kunden zur Reparatur planen könnten.

Die Händler dagegen brauchten neben den Informationen über die Liefertermine der bestellten Ersatzteile auch die Verkaufsrechnungen in elektronischer Form (die automatisch jeden Tag nach dem Versandabschluss gegen 23 Uhr generiert werden). Die elektronische Rechnung ermöglicht eine schnelle Aufnahme der Ersatzteile in Lagerbestand beim Händler. Zusätzlich sind die Rechnungen eine Folge des Transportprozesses, in dem die Frachtbelege (in Papier- und elektronischer Form) für das Speditionsunternehmen erzeugt werden, das für den Transport der Ersatzteile zu allen Händlern und autorisierten VW- und Audi-Service-Stationen in Polen verantwortlich ist.

Besser, schneller, einfacher

Die Schlüsselpunkte der logistischen Prozesse im Verkauf der Ersatzteile bestimmten zugleich die wichtigsten Projektherausforderungen für die Einführung der SAP-Lösungen in diesem Bereich.
Die Geschäftsziele, die durch Kulczyk Tradex für die von den SNP-Beratern implementierten Lösung gesetzt wurden, könnte man am kürzesten mit folgenden Worten definieren: besser, schneller, einfacher und kontrollierbar.

Die wichtigste Aufgabe der eingeführten Lösungen war die Reduzierung des Zeitaufwands für die Abwicklung der Bestellung und des Zeitraums zwischen der Anlieferung und Vorbereitung der Ware zum Verkauf. Aus dieser Aufgabe ergeben sich weitere Ziele, deren Erfüllung die Leistungserhöhung und Kundenzufriedenheit mit sich bringt.

Vor allem sollte die Kontrolle hinsichtlich der Verfügbarkeit der Waren im Lager optimiert werden. Voraussetzung dafür war das Bereitstellen von laufend aktuellen Informationen über die Bestände. Dies sollte auch helfen, den Warenumschlag zu verbessern.

Die Vereinfachung und Optimierung der internen Lagerprozesse sollte auch in besserer und effizienterer Abwicklung der Reklamationen von Händlern und zum Lieferanten/Hersteller resultieren.
Aufgrund der Umweltschutzanforderung ist es wichtig den Verkauf der regenerierten Teile zu erhöhen. Für die Verwaltung der Prozesse in diesem Bereich ist ein sehr gutes Verrechnungssystem notwendig. Das Projekt sollte alle Regeln berücksichtigen, die im Verkauf der regenerierten Teile gelten.

Das SAP-System sollte auch die Annahme und fehlerlose Abwicklung der Bestellungen für die sog. intelligenten Teile (Schlüssel, Schlosseinlagen, Treiber) zu einer konkreten Fahrgestellnummer ermöglichen.

Einen bedeutsamen Teil des ganzen Unternehmens bildeten neben den rein logistischen Zielen auch die Aufgaben, die mit der Kontrolle der Kosten der Transaktionen mit den Kunden verbunden waren. In diesem Bereich war die Bearbeitung solcher Lösungen notwendig, die die Kontrolle der Finanzleistung einzelner Händler ermöglichen, was erlaubt die Möglichkeit der Ausführung der Transaktionen mit gegebenem Kunden zu bewerten und zu bestätigen .

Dedizierte Anwendungen, die früher in KT zur Abwicklung der Prozesse im Bereich des Einkaufs, der Lagerung und des Verkaufs der Ersatzteile verwendet wurden, enthielten einen Set von Erleichterungen, die in der SAP-Lösung gehalten und weiterentwickelt wurden. Unter anderem war das die Massenabwicklung der Einkaufsbestellungen, Massenbearbeitung der Vertriebsaufträge, die Abwicklung der Prozesse der Verschrottung und des Verkaufs von regenerierten Teilen. Diese Erleichterungen waren nach den Bedürfnissen von KT maßgeschneidert, deshalb war die Implementierung einer ganzheitlichen Lösung, die diese Elemente ersetzen sollte, eine große Herausforderung.

Der Erfolg dieses Unternehmens hängte weitgehend von der Akzeptierung der Lösung durch die Hauptbenutzer – also die Lagerarbeiter – ab. Aus diesem Grund sollte ein klares und ergonomisches Menü, sowie die Systembilder für die mit Hilfe von Scannern abgewickelten Wareneingänge, Warenausgänge und Lagerverwaltungsprozesse bearbeitet werden. Für die Mitarbeiter, die für die Verwaltung der gesamten Prozesse verantwortlich sind, sollten die Mechanismen der Massenverwaltung von Belegen und Einkaufs- und Verkaufsvorgängen bestimmt werden.

Solche Einstellung zu den neu eingeführten SAP-Werkzeugen erforderte die Bearbeitung vieler Erweiterungen für die SAP-Lösungen und die Entwicklung von Anwendungen zur Abwicklung ungewöhnlicher Prozesse, sowie auch der Erleichterungen für die Pflege großer Datenmengen.

Die SAP-Projekte, die in KT durch SNP realisiert wurden:

  • Dezember 2002 – Januar 2004 – SAP-Einführung im Bereich des Einkaufs, der Lagerung, des Fahrzeugsverkaufs und des Dienstleistungseinkaufs und -verkaufs
  • Dezember 2005 – März 2006 – SAP BW-Einführung in FI
  • Dezember 2006 – März 2007 – SAP BW-Einführung in SD
  • Juni 2006 – Juni 2007 – SAP-Einführung im Bereich der Verwaltung des Autozubehörs, der Service-Werkzeuge und Marketingmaterialien
  • Februar – Juni 2008 – SAP-Upgrade zu der Version ECC 6.0
  • März – Mai 2009 – SAP BW-Einführung in CO und MM
  • Oktober 2008 – Mai 2009 – SAP-Einführung
  • im Bereich des Einkaufs, der Lagerung und des Verkaufs der Ersatzteile von Volkswagen und Audi
  • Outsourcing-Dienstleistungen – SAP-Verwaltung (seit 2004), Anwendungssupport in SD (seit 2006)

Just-In-Time-Projekt
Das SAP-Einführungsprojekt im Bereich des Verkaufs der Ersatzteile in KT hat im November 2008 gestartet. An den Einführungsarbeiten beteiligten sich 20 Berater von SNP und etwa 20 Mitarbeiter von Kulczyk Tradex, die einen bedeutsamen Teil ihrer normalen Arbeitszeit (und sehr oft auch Überstunden) der Realisierung von Projektaufgaben gewidmet haben. Im Projekt haben die Mitarbeiter der Ersatzteilverkaufsabteilung, Logistikabteilung, IT-Abteilung, Controlling-Abteilung, Finanzabteilung von Kulczyk Tradex und Mitarbeiter des Spediteurs vom Geschäfts- und IT-Bereich teilgenommen. Für die ganze Einführung und Koordination der Arbeiten waren die SNP-Berater verantwortlich.

 

Damit die Übertragung der Versand- und Rechnungsdaten zu den Händler-Anwendungen möglich war, musste ein solches Datenübertragungsformat vorbereitet werden, das diese Anwendungen akzeptieren. Deshalb wurden während der Projektarbeiten zusätzlich auch die IT-Mitarbeiter von Händlern und die IT-Unternehmen, die die Händler-Lösungen unterstützen, angesprochen.

Da in Volkswagen AG auch das SAP-System verwendet wird, musste man auch solche Lösungen bestimmen und vorbereiten, die die elektronische Übertragung der Daten über z.B. aufgegebene Bestellungen, bestellte Teile, abgewickelte Reklamationen an Lieferanten ermöglichen. Das erforderte die Zusammenarbeit mit IT-Mitarbeitern in der Gruppe Volkswagen AG in Deutschland.

Die Anzahl der Personen, die am Projektprozess beteiligt war (etwa 200 Personen von über 120 verschiedenen Unternehmen) und der Umfang des ganzen Unternehmens, sowie die Anzahl der notwendigen Systemerweiterungen, machen dieses Projekt zum einen der meist komplexen SAP-Projekte, die im Bereich der Logistik in letzten Jahren in Polen realisiert wurden.

Das Projekt dauerte neun Monate. Seit dem Beginn der konzeptionellen Arbeiten bis zum Produktivstart vergingen sechs Monate, weitere drei Monate wurden der Unterstützung und Optimierung der Systemarbeit gewidmet.
Die Mitarbeiter von Kulczyk Tradex, die an die Just-In-Time Arbeit gewöhnt sind, haben ähnliche Anforderungen an die SNP-Berater gestellt. In der letzten Phase der Projektarbeiten wurden manche notwendigen Änderungen der Systemkonfiguration, die um 22 Uhr gemeldet wurden, vor 6 Uhr morgens am nächsten Tag erkannt und eingeführt.

Die Einführungsarbeiten umfassten die SAP-Funktionalitäten im Bereich der Materialwirtschaft und Lagerverwaltung (MM/WM), des Vertriebs (SD), des Data Warehouse (BW), der Anpassungen im Finanzwesen und Controlling (FI/CO) und auch das Erstellen von Erweiterungen für die Standardfunktionalitäten des Systems in der ABAP-Sprache. Im Rahmen des Projekts wurden innovative SAP-Funktionen eingeführt, die die Logistikprozesse unterstützen, darunter:

  • die Lösungen für die Lagerverwaltung, die die Barcodescanner in den Prozessen der Eingänge, Einpackung und Ladung nutzen,
  • die BCC-Lösung im Bereich des Cross-Dockings,
  • die Integration mit den Lösungen des Anbieters der Logistikdienstleistungen,
  • die Lösung zur Abwicklung und Verwaltung der Händler-Reklamationen,
  • die Verwaltung der Prozesse für die regenerierten Teile.

Die im Mai 2009 gestartete Lösung unterstützt ganzheitlich die Tätigkeit von KT, die mit Ersatzteilen von VW und Audi verbunden ist, von der Erfassung der Kundenbestellungen, dem Einkauf der Positionen vom Hersteller, durch die Lagerung, bis zum Verkauf und Kundendienst nach Verkauf (Retouren, Reklamationen, regenerierte Teile).

Ist-Daten in der Ist-Zeit

Zurzeit wird die gesamte Tätigkeit von Kulczyk Tradex im Bereich des Verkaufs der Ersatzteile im SAP-System unterstützt. Der Kunde schickt bei der Bestellung eine Liste mit den benötigten Teilen in einem festgelegten Format. Die von den Kunden erhaltenen Informationen werden durch einen automatisierten Prozess gelesen, außer dem SAP-System, und auf ihre Korrektheit geprüft. Danach werden sie in einem entsprechenden Katalog hinterlegt.

Die Dateien mit verifizierten und abgetrennten Bestellungen werden automatisch durch das SAP-System gelesen. Dazu dient eine dedizierte Lösung, die aufgrund der von den Händlern gesendeten Bestellungen eine Massenerstellung der Vertriebsaufträge durchführt. Ein Lagerbüromitarbeiter überwacht diesen voll automatisierten Prozess und überprüft periodisch seinen korrekten Ablauf.

Die Mitarbeiter von Kulczyk Tradex, die den Zugang zu diesem Werkzeug haben, verfügen über aktuelle Informationen darüber, in welchem Vertriebsauftrag und welcher Position sich der konkrete vom Händler bestellte Teil befindet. Ohne diese Lösung wäre eine effiziente Vorbereitung der Vertriebsaufträge und ihre weitere Verarbeitung nicht möglich – die Anzahl der Vertriebsaufträge wird in Hunderten gezählt und die Anzahl der in diesen Aufträgen bestellten Positionen überschreitet 12 000 pro Tag.

Dank der benutzerfreundlichen Schnittstelle und klaren Informationen auf dem Bild ist es leicht, den Status einer Bestellung eines einzelnen Teiles unter Tausenden von bestellten Teilen festzulegen.

Zusätzlich ist dank der vorbereiteten Lösung die Verfolgung des Fortschritts der aufgegebenen Bestellung möglich, weil nicht immer alle vom Kunden bestellten Positionen direkt im Lager verfügbar sind. In solchen Fällen sind die nicht erledigten Bestellungen eine Grundlage für die erzeugten Bestellanforderungen, die dann von den Einkaufsmitarbeitern in Bestellungen umgewandelt werden. Dank der Lösung für die Massenabwicklung der Händler-Bestellungen kann der Mitarbeiter detaillierte Informationen darüber bekommen, welche Positionen der entsprechenden Bestellung noch realisiert werden sollen.

Für die im Versand abgewickelten Positionen wurde wiederum eine automatische Benachrichtigung per E-Mail über die Änderungen im Auslieferbeleg aktiviert.

Bemerkenswert ist die Lösung für den Cross-Docking (die nachfolgend genauer beschrieben wird), die einen sofortigen Versand einer fehlenden Kundenbestellposition direkt nach dem Lieferungseingang des bestellten Teils sichert. Das System für die Prioritätsbestimmung einzelner Bestellungen sorgt auch dafür, dass die von den Händlern reklamierten Positionen und Garantieaufträge als Erstes realisiert werden.

Scanner in der Lagerverwaltung

Die Vorgänge in der Lagerhalle werden mithilfe von Barcodescannern ausgeführt, die mit dem SAP-System online integriert sind und die Informationen in der Ist-Zeit verschicken und empfangen. Dank dem von SNP speziell vorbereiteten Menü und der Erweiterung des Umfangs der bisher verwendeten Scanner-Operationen war die Optimierung der Arbeit im Lager möglich.

Die Auswahl entsprechender Positionen vom Scannermenü ermöglicht die Ausführung der SAP-Standardvorgänge, wie die Bestätigung der Transportvorgänge, und auch der kundenspezifischen Vorgänge, die während der Einführung nach den Bedürfnissen von Kulczyk Tradex definiert wurden, wie die Plombierung der Körbe, Umpackung des gepackten Korbs, Inventuraufnahme, Verschrottung). Sehr wichtig für die schnellere Verfügbarkeit des aus einer Anlieferung angenommenen Teils ist die Einführung der automatischen Buchungen direkt nach der Bestätigung der Einlagerung dieses Teils im Lagerort.

Weitere bedeutsame Lösung ist die Möglichkeit die Positionen vom frei verwendbaren Bestand zum direkt im Scanner gesperrten Bestand umzubuchen. Das bedeutet, dass nach der Feststellung, dass der Bestand nicht verkauft werden kann, er sofort (von zuständigen Personen) gesperrt wird, ohne dabei das Lagebüro, das sich am anderen Ende der Halle befindet zu kontaktieren.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Möglichkeit, auf dem Scanner komplette Informationen über die Gründe der Rückgabe des reklamierten Teils zu erhalten und die Schadensbeschreibung zu ergänzen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass bei der Verwendung der Barcodes auf den Druckern, den Teile-Etiketten, den Etiketten, die den Standort beschreiben, den Verpackungsetiketten und den Plomben, die die Stahlkörbe sichern, die Arbeit mit dem Scanner keine häufige Verwendung der Tastatur sondern lediglich den Laserstrahl benötigt, was eine weitere Zeitersparung in der Prozessabwicklung bedeutet.

Cross-docking

Um die Erwartungszeit des Kunden für die bestellte Ware zu verkürzen, wurde eine zusätzliche Lösung für das sogenannte Cross-Docking vorbereitet.

Der vom Kunden bestellte Teil ist nicht immer auf Lager verfügbar. In solchem Fall muss er vom Lieferanten geholt werden. Die Information über die Kundenbestellung wird im System erfasst. Dank der BCC-Lösung muss man den bestellten Teil bei seinem Eingang im Lager nicht zum Lagerort zuordnen, weil sich auf dem Etikett, das der Lagerist erhält, bereits der Händler-Code befindet.

Ab dann ist es schon möglich, diesen Teil direkt von der Wareneingangs- zur Warenausgangszone zu übertragen. Das gedruckte Etikett wird zugleich das Verkaufsetikett – dank der Zuordnung der Daten (der Transportauftrag zu der Auslieferung), die im Moment der Druckausgabe im System noch nicht vorhanden waren.

Damit wird die Zeit zwischen der Lieferung des entsprechenden Teils und seinem Versand zum Händler viel kürzer. Große Bedeutung hat auch die Reduzierung des Bedarfs an zusätzlichen Lagerflächen.

Mariusz Radosh, Leiter der IT-Abteilung, Kulczyk Tradex

Solide Grundlagen

Das SAP-Projekt zur Behandlung der Ersatzteile von VW und Audi war unsere bisher größte Herausforderung. Einerseits – neues System, andere Prozesse und Prozeduren, größere Präzision, und andererseits – die ganze Geschäftsumgebung: Mitarbeiter, ihre Angewohnheiten, die Arbeit in Schichten, Strukturen, Kunden (Händler) und ihre Systeme, und schlussendlich die Fabrik. Es hat sich wieder bestätigt, dass der Erfolg der Implementierung überwiegend von Menschen abhängt. Und das betrifft sowohl die SNP-Berater, als auch die wichtigsten Business-Mitarbeiter von KT und die Mitarbeiter der IT-Abteilung.
In KT, was ich mit Zufriedenheit betonen will, ist es uns gelungen ein zuständiges Team zu bilden und zugleich solches Arbeitsklima zu schaffen, dass wir zum Erfolg verurteilt wurden. Wir alle hatten das Gefühl, dass wir an der Erstellung einer außergewöhnlichen Sache teilnehmen. Das hat uns in kritischen Momenten einen positiven Impuls gegeben.
SAP wurde in eine bestimmte IT-Umgebung eingebunden, die einerseits mit vielen Daten aus verschiedenen Systemen versorgt wird, und andererseits viele verschiedene Systeme mit Daten versorgt. Es genügt zu sagen, dass wir über 40 Schnittstellen mit anderen Systemen entwickeln und anpassen mussten. Das SAP-System hat uns geholfen, die Qualität der Daten, über die wir verfügen, deutlich zu erhöhen. Bis jetzt haben wir nicht alle Ersatzteildaten genutzt, die uns der Hersteller übergab. Jetzt stehen sie alle zu unserer Verfügung und lassen die Qualität unserer Geschäftstätigkeit verbessern.
Wir sind uns darüber im Klaren, dass wir neue Entwicklungsmöglichkeiten gewonnen haben, die für uns früher schwierig zu nutzen waren. In der nächsten Zeit wollen wir durch ein Internetportal zusätzliche Informationen zu unseren Kunden – Händlern liefern, damit sie auch ihre Geschäftstätigkeit weiter optimieren können, zur Zufriedenheit der VW- und Audi-Benutzer.
Als Menschen ändern wir uns ständig, werden reif und beginnen solche Sachen zu schätzen, die wir früher nicht geschätzt haben. Ich denke, dass auch die Unternehmen einem ähnlichen Prozess unterliegen – sie hören auf, die Probleme nur vorläufig zu lösen und wählen die langfristige Entwicklung auf soliden Fundamenten. Solche Fundamente bilden zweifellos effiziente und flexible IT-Systeme. Und es ist gut, wenn der Vorstand das versteht.

Mariusz Radosh, Leiter der IT-Abteilung, Kulczyk Tradex

Zusammenarbeit mit dem Frachtführer

Für die Zwecke der Integration mit dem Anbieter der Logistikdienstleistungen wurde eine Lösung vorbereitet, die die Frachtbelege erzeugt. Die für den Transport vorbereiteten Verpackungen (darunter die Mehrweg-Körbe vom Spediteur und das Leergut von KT), die mit Plomben entsprechend gesichert sind, werden im Laden gescannt – die Daten über die Sendung werden in einen bestimmten Transportbeleg eingegeben.

Nach dem Abschluss des Ladeprozesses überprüft ein für die Überwachung zuständiger Mitarbeiter, ob alle im System entstandenen Sendungen am Scanner bestätigt wurden. Nach der Transportabfertigung wird eine Ladeliste erzeugt, die ein Dokument für den Fahrer bildet. Es werden auch die Versandlisten für einzelne Empfänger im Rahmen der Warensendung von einer bestimmten Versandstelle erzeugt und eine elektronische Datei mit den Daten über die Sendungen (Nummer der Sendung, Gewicht, Empfänger, Verpackungsbezeichnung, Plombennummer) an den Spediteur geschickt.

Die von KT erhaltenen Informationen helfen dem Spediteur den aktuellen Transport zu verwalten und sind auch im Falle einer Reklamation, Beschädigung der Ladung oder Transportverzögerung wichtig.

Verkauf der regenerierten Teile

Ein wichtiges Element der Geschäftstätigkeit von Kulczyk Tradex im Bereich der Ersatzteile bildet der Verkauf von regenerierten Teilen. Dieser Prozess wird vom Hersteller der Teile (VW AG) besonders stark überwacht. Er benötigt eine genaue Kontrolle der Vorgänge, die im Rahmen der Aktivitäten zwischen Kulczyk Tradex und Händlern abgewickelt werden und eine Möglichkeit, über den Prozess- und Abrechungsstatus zu berichten.

Für die Abwicklung dieses Prozesses hat SNP eine eigene Lösung vorbereitet, die bei der Verwaltung des gesamten Prozesses behilflich ist, dabei die mühsame und zeitaufwendige Verrechungen und Händlerbenachrichtigungen automatisiert und auch ermöglicht, die Informationen über die Abrechungsstatus zwischen Kulczyk Tradex und dem Händler in jeder Zeit zu erhalten.

Bessere Organisation, effizientere Geschäfte

Zu den wichtigsten Geschäftsvorteilen der Implementierung von SAP-Lösung zählt Kulczyk Tradex die Einführung von zwei Verrechnungskonten – zwischen KT und Händlern und zwischen KT und dem Volkswagen-Konzern. Neue Funktionalitäten gewährleisten eine größere Sicherheit für KT, weil jetzt die Bestellungen der Händler einer Kreditkontrolle unterliegen bevor die Lieferungsabwicklung gestartet wird. Die gelieferten Werkzeuge ermöglichen umfassende Geschäftsanalysen, die auf vielfältigen Berichten basieren.

Zu dem allgemeinen Ergebnis dieses Projekts gehört auch die Optimierung des Wertes der Lagerbestände.

Die SAP-Werkzeuge für die Abwicklung des Verkaufs von Ersatzteilen ermöglichten viele Änderungen in der Organisation dieses Prozesses. Zu den wichtigsten gehören:

  • die Optimierung der Verwaltung von Lagerbeständen in verschiedenen, oft voneinander entfernten Lagern
  • die Unterstützung der Lieferungseingänge durch die Implementierung des Handlungsalgorithmus beim Eingang des Teils zu einem bestimmten Vorschlagsstandort oder beim Eingang der Mehr-/Mindermengen hat die Prozesse der Reklamationen zum Lieferant automatisiert
  • die Verwendung von tragbaren Scannern im Eingangsprozess und die Erhöhung der Anzahl von Barcodedruckern ermöglichte es, die Lageristen an der Arbeit beim Auspacken der Lieferungen zu beschäftigen, was zur Verbesserung der Organisation der Eingangsprozesse und Beschleunigung der Teileumschläge im Lager beigetragen hat
  • die Prüfung am Scanner, ob der Lagerortcode dem Lagerort entspricht, der das Ziel des Transportauftrags ist, hat die Anzahl der Fehler bei der Einlagerung reduziert
  • die Prüfung der Anzahl von vorbereiteten Sendungen in Bezug auf die Anzahl der für den Transport gepackten Teilen
  • die Prüfung, ob die Sendungen korrekt für den Transport vorbereitet wurden und die Ladung mit entsprechender Transportrichtung übereinstimmt
  • die schnellere Durchführung täglicher Inventuraufnahmen dank der Verwendung von eigenen Lösungen bei der Eingabe der Zählmenge und Bearbeitung der Ergebnisse
  • die schnellere Vorbereitung und Abrechnung der Reklamationen zum Lieferanten
  • die Prüfung der Reklamationen mithilfe von einem bequemen, transparenten und völlig algorithmisierten System für die Abwicklung der Händlerreklamationen, das von BCC entwickelt wurde
  • die Automatisierung der Annahme der Bestellungen von den Händlern hat den Arbeitsaufwand im Lagerbüro reduziert
  • die genauere Prüfung, ob die Sendungen korrekt verpackt wurden und ob die Transportaufträge vollständig bestätigt wurden im Bezug auf den jeweiligen Beladetag
  • die Überwachung der Arbeit von über 100 Lageristen durch die Kontrolle der Entstehung und/oder Bestätigung der Transportaufträge.

Für Händler und Fahrer

Die in KT vorbereiteten SAP-Werkzeuge und die dank ihnen erzielte Verbesserung der Organisation von Lieferungen hatten einen direkten Einfluss auf die Qualität der Betreuung der Händler und – was damit verbunden ist – der Fahrzeugbenutzer.
Zurzeit werden die Händler über jede Statusänderung und jeden neugeplanten Liefertermin informiert, der sich z.B. aus den Bestätigungen durch den Ersatzteillieferanten ergibt. Das ermöglicht ihnen eine genaue Prüfung des Fortschritts ihrer Bestellungen.

Wichtiger Erfolg war die Reduzierung des Zeitaufwands für die Bestellungsabwicklung durch das Cross-Docking-System und u.a. die Überwachung von momentan unverfügbaren Waren (die z.B. gerade eingelagert werden), für die soeben eine Bestellung eingegangen ist. Jetzt kann KT durchschnittlich um über 15% mehr Waren aufnehmen und verschicken.

Nach nur einigen Monaten Arbeit mit neuen Werkzeugen ist die Anzahl der gemeldeten Reklamationen im Bereich der Bestellungsabwicklung um über 20% gesunken. Kürzer dauert auch die Ausstellung der Korrekturen, die die Reklamationen betreffen. Der Händler gibt die Ware mit der Rücklieferungsnummer zurück, was ermöglicht, den Prozess direkt von dem Lagerist abzuwickeln, der die Rücklieferung empfängt. Nach dem Abschluss des Lagerprozesses (ohne Anteilnahme vom Lagerbüro) wird die Korrektur automatisch erzeugt.

Zusätzlich hilft die Möglichkeit der Überwachung einzelner Phasen des Reklamationsablaufs die Fehler des Spediteurs im Rücktransport zu identifizieren, was praktisch den Reklamationsprozess schneller abschließen lässt (Korrektur).

Die eingegebenen Ladelisten für die vorbereiteten und gelieferten Packmittel versorgen den Händler mit besseren und genaueren Informationen über die Lieferung.

Der flexible Prozess des Einkaufs von regenerierten Teilen berücksichtigt die Erwartungen der Händler in diesem Bereich und ermöglicht die genaue Abrechnung solcher Einkäufe.

Die Abwicklung von Retouren (auch denen die mit der Lieferantenretoure verbunden sind) verläuft zurzeit in einem leserlichen und zeitbedingten System.

Von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung innerhalb weniger Stunden

Jetzt dauert der ganze Prozess des Verkaufs der Ersatzteile – von der Annahme der Bestellung durch ihre Komplettierung und Sendung bis zur Rechnungsstellung – nur einige Stunden, was eine zusätzliche Herausforderung für das System darstellt, das über 12 000 solche Vorgänge pro Tag zuverlässig verarbeiten sollte. Die Kundenbestellungen werden täglich von morgens bis zur 18:00 Uhr (am Samstag bis zur 14:00 Uhr) angenommen. Der erste Transport fährt um 19:30 Uhr ab, der letzte – um 22:00 Uhr.

Es passiert oft, dass der Händler „auf den letzten Drücker“ die Teile für den Kunden bestellt, der zu ihm mit einem beschädigten Fahrzeug kurz vor der Schließungszeit des Autohauses gekommen ist, um schon am nächsten Tag um 8:00 Uhr die Reparatur zu starten. Die Abwicklung dieses Prozesses muss das eingeführte System ermöglichen – und es erfüllt diese Aufgabe mit Erfolg.

Auch die 24-Stunden-Service der Lieferungsannahmen von den Herstellern wird jetzt in der SAP-Lösung abgewickelt, was dank der Zuverlässigkeit, intuitiven Schnittstellen und der Vollständigkeit der durch SNP entwickelten Lösung möglich ist.

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Das Büro ist geöffnet
von Montag bis Freitag
von 8:00 bis 17:00 Uhr

Szanowni Państwo,

Wszyscy wiemy, jak poważne perturbacje w firmach powoduje obecna sytuacja.

Niedostępność wielu pracowników, zwiększona ilość pracy dla innych, konieczność pracy zdalnej, a w konsekwencji, problemy z wykonywaniem podstawowych procesów biznesowych.

Możemy Państwu pomóc. Do Państwa dyspozycji jest ponad 300 pracowników SNP Poland: konsultantów SAP, specjalistów od systemów operacyjnych, baz danych, wirtualizacji i infrastruktury IT, a także programistów różnych technologii.
Jesteśmy przygotowani organizacyjnie i technologicznie do zdalnej pracy, bo od lat robimy to w ramach kontraktów serwisowych i projektów. Możemy uzupełnić Państwa zespoły i zrekompensować niedobory.

Prosimy o kontakt:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir alle wissen, wie ernst die derzeitige Situation in Unternehmen ist. Herausforderungen liegen in der Nichtverfügbarkeit vieler Mitarbeiter, in einer erhöhten Arbeitsbelastung, der Notwendigkeit von Remote-Arbeit - und daraus folgend in Problemen bei der Ausführung grundlegender Geschäftsprozesse.

Wir können Ihnen in diesen herausfordernden Zeiten helfen. Über 300 Mitarbeiter von SNP Poland stehen Ihnen zur Verfügung: SAP-Berater, Spezialisten für Betriebssysteme, Datenbanken, Virtualisierung und IT-Infrastruktur sowie Programmierer für unterschiedliche Technologien.

Wir sind organisatorisch und technologisch auf Fernarbeit vorbereitet, weil wir auf diese Weise seit Jahren im Rahmen von Serviceverträgen und Projekten arbeiten. Wir ergänzen Ihre Teams und gleichen Engpässe aus.

Bitte kontaktieren Sie uns bei Bedarf:

Dear Customers,

We all know how serious the current situation is in companies. Unavailability of many employees, increased workload for others, the need for remote work - and, consequently, problems with the execution of basic business processes.

We can help you. Over 300 employees of SNP Poland are at your disposal: SAP consultants, specialists in operating systems, databases, virtualization and IT infrastructure, as well as programmers of various technologies.

We are organizationally and technologically prepared for remote work, because for years we have been doing it as part of service contracts and projects. We can supplement your teams and make up for shortages.

Please contact us: