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Albea HPC: SAP-Rollout von Frankreich nach Polen

Kohärentes System und Business

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Albéa HPC aus Lodz, Hersteller von Verpackungen für den FMCG-Sektor, arbeitet seit Juni 2015 mit einem SAP ERP System. Dieses Projekt war Teil eines umfassenden SAP-Rollout-Programms von der französischen Zentrale des Albéa Group Konzerns in ihre Niederlassungen auf der ganzen Welt. Die SNP-Berater unterstützten die Projektarbeiten in folgenden Bereichen: Finanzen und Controlling, Material- und Lagerwirtschaft, Produktionsplanung, sowie Vertrieb und Verkauf.

Mit 38 Fabriken in Europa, beiden Amerikas und Asien ist die Albéa Group mit dem Hauptsitz in Paris ein wichtiger Akteur auf dem Verpackungsmarkt. Zu ihren Kunden zählen die größten Hersteller von Kosmetika und Körperpflegemitteln sowie Pharmaunternehmen.

In Polen verfügt Albéa über drei Produktionswerke, darunter Albéa HPC aus Lodz, welches auf die Produktion von rigiden Verpackungen und Verschlüssen für Tuben, Teile für Kosmetikpumpen spezialisiert ist, die in andere Fabriken in der Gruppe wie an externe Kunden ausgeliefert werden.

SAP-Template und Rollout-Programm

Albéa Group verwendet ein SAP ERP System, welches alle grundlegenden Business-Prozesse unterstützt. Das ausgearbeitete System-Template unterstützt die Geschäftstätigkeit der französischen Zentrale und integriert die weltweit agierenden Produktionswerke in einem kohärenten Tool.

Das SAP-Template enthält Folgendes:

  • Set mit dokumentierten Business-Regeln für alle Business-Linien,
  • Konfiguration der Prozesse für alle Business-Bereiche,
  • komplettes Set mit gebrauchsfertigen Berichten und Dokumenten.

Für die Kohärenz, Erhaltung, Ausführung von Entwicklungsarbeiten und Expansion des Systems ist das eigene IT/SAP-Team in Frankreich zuständig, welches neben der Projekterfahrung auch über ausbaute Programmierungskompetenzen (ABAP) verfügt.

Das zentrale IT-Team realisiert seit vielen Jahren mit Erfolg Rollout-Programme, deren Ziel die Erfassung mit SAP ERP aller Unternehmen von Albéa in einem Zeitraum von einigen Jahren ist.

Mitte 2014 war Albéa HPC Lodz an der Reihe, wo auch das Rollout-Projekt der SAP-Unternehmenslösung von der französischen Zentrale begann. Zu den Hauptzielen dieses Projekts zählen:

  • Ersetzung des vorher eingesetzten ERP-Systems (Baan), der die Erwartungen nicht erfüllte (insbesondere in Bezug auf die Berichterstattung) und könnte bald die Entwicklung des lokalen Business verlangsamen,
  • kohärentes und einheitliches SAP ERP System zur Unterstützung der Bereiche Finanzen und Controlling, Material- und Lagerwirtschaft, Produktionsplanung sowie Verkauf und Vertrieb im Werk in Lodz; letztendlich wird das System alle Werke in Polen erfassen, was wiederum zur Entwicklung von Business-Kompetenzen beitragen und die Business-Verwaltung optimieren wird,
  • Integration von HPC Lodz mit anderen Werken in der Gruppe, mit denen es in enger Kooperation verbleibt.

Mit der globalen Verwendung von SAP ERP und Führung der Rollout-Programme verfügt Albéa nicht nur über ein bestens durchdachtes Konzept zur Erhaltung des Firmen-Templates sowie die dafür notwendigen Kompetenzen, sondern hat auch eine eigene Methodik und detaillierten Maßnahmenplan ausgearbeitet, die bei weiteren Projekten zum Einsatz kommen werden.

Mit der globalen Verwendung von SAP ERP und Führung der Rollout-Programme verfügt Albéa nicht nur über ein bestens durchdachtes Konzept zur Erhaltung des Firmen-Templates, sondern hat auch eine eigens erarbeitete Methodik.

 

Gemäß Besten Praktiken definiert diese Methodik die Projektteilnehmer, deren Rollen und die Beziehungen zwischen ihnen. Es werden Projektphasen, Meilensteine und Maßnahmenverfahren beschrieben und zudem gibt es Musterformulare und andere Projekt-Tools. Es werden auch die Kommunikationsregeln festgelegt, d.h. wer, mit wem und wann… (z. B. die Treffen des Lenkungsausschusses finden jeden Monat und der Arbeitsteams jede Woche statt, wobei Englisch die Projektsprache ist).

Das Template bewachend

Eine der wichtigsten Voraussetzungen des Rollout-Programms ist die Erhaltung der Kohärenz des firmeneigenen SAP-Templates so sehr, wie dies möglich ist, wobei die Anzahl der Abweichungen auf ein Minimum zu begrenzen ist. Die vorstehende Voraussetzung spiegelt sich auch in der Rollout-Methodik von Albéa wider, die als eine der grundlegenden Tools zur Erhaltung der Systemkohärenz in der Firma gilt. Zu ihren wichtigsten Annahmen, die dieses Ziel unterstützen, zählen:

  • Streben nach dem Nivellieren der festgestellten Business-Unterschiede mittels Anpassung und Änderung in den Business-Prozessen der jeweiligen Werke (anstatt der Änderungen im System);
  • lediglich lokale Abweichungen vom Template sind zulässig, wenn dies die Anpassung an nationale Rechte erfordert, wenn es in der lokalen Niederlassung Prozesse gibt, die im Template nicht verfügbar sind und auf diese nicht verzichten kann und letztendlich, wenn dahinter technische Anforderungen stehen (Schnittstellen, Berichte und Dokumente, die es im Template nicht gibt);
  • Einbindung des lokalen SAP-Partners in das Projekt erst nach der Bewilligung der Fit-Gap-Analyse.

Dieser letzte Punkt ergibt sich daraus, dass Albéa über ein eigenes ausgebautes Team mit SAP-Beratern verfügt und teilweise aus dem Willen nach noch größerer Reduzierung der Anzahl von Template-Anpassungen, die ein externer Partner vorschlagen könnte. Ein solches Modell begünstigt auch eine schnellere Aktivierung des Systems im Werk. Im Werk von HPC Lodz wurden während der Fit-Gap-Analyse frühere Rollout-Erfahrungen aus anderen Werken verwendet.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Partner im Projekt nichts zu tun hat. Bei der Einbindung einer externen Firma zur Rollout-Unterstützung definiert Albéa ihre Rolle anders und stellt andere Aufgaben als bei herkömmlichen Projekten dieser Art. Seit Anfang an wird eine erhebliche Unterstützung des Projekts durch lokale Berater in weiteren Projektphasen vorausgesetzt, was die Stabilität und Vorhersehbarkeit des gesamten Vorhabens begünstigt. Dies gilt auch für den termingerechten Start und geplanten Budget.

Im beschriebenen Projekt galt die Firma SNP als unterstützender Partner von Albéa HPC, deren Hauptverantwortung sich auf die Erarbeitung und Durchführung des Schulungsprogramms für die Anwender, Unterstützung der Anwender bei der Vorbereitung von Eingangsdaten und deren Migration in das System, Vorbereitung von Szenarien und Testplans sowie Unterstützung von Funktionstests bezog. Zu anderen Aufgaben der SNP gehörten die Vorbereitung der funktionalen Spezifikation sowie die Zusammenarbeit mit Albéa SAP Factory (ein internes Team zur Entwicklung des Systems) bei der Vorbereitung lokaler Lösungen und deren Implementierung.

Mit engem Kontakt mit Personen, die die Business-Abteilungen des polnischen Werks vertreten, galten die SNP-Berater als Vermittler bei der Kommunikation mit dem SAP-Team aus Frankreich, indem die Logik des IT-Systems in eine für die Anwender verständliche Sprache im Hinblick auf konkrete Anforderungen und Prozesse übersetzt worden ist.

Eine weitere Phase, in der die Rolle des externen Partners an Bedeutung gewinnt, ist die Vorbereitung des Produktionsstarts und die Unterstützung des Starts selbst.

Seit Anfang an wird eine erhebliche Unterstützung des Projekts durch lokale Berater in weiteren Projektphasen vorausgesetzt, was die Stabilität und Vorhersehbarkeit des gesamten Vorhabens begünstigt. Dies gilt auch für den termingerechten Start und geplanten Budget.

Investition in Fachkenntnisse

Einer der Argumente für die Erhaltung möglichst großer Kohärenz des Systems sind Ersparnisse sowohl in Bezug auf das Geld und die Zeit. Die auf diese Weise gesparten Ressourcen kann die Firma woanders investieren, indem sie für ein hohes Niveau der Anwenderkompetenzen sorgt.

Bei Rollout-Projekten kommt selten vor, dass das Schulungsprogramm derart umfassend ist, an die jeweiligen Anwendergruppen in Bezug auf den Umfang und den Detailgrad wie bei Albéa bestens angepasst ist. Ein gutes Verständnis der Logik von Prozessen im System, ihre Rolle und Verantwortung sowie die Bewegungsfreiheit zwischen weiteren Bildschirmen gilt als Grundlage für effizientes Arbeiten.

Zugleich erhielt man viel mehr – die Mitarbeiter, die bereits zu Beginn das System kannten, haben das neue Tool akzeptiert. Dies ist insofern wichtig, dass SAP aus ihrer Perspektive viel anspruchsvollerer als die alte App ist (notwendige Einführung einer viel größeren Datenzahl).

Małgorzata Mielcarek, KP, Customer Service & Supply Chain Manager, Albéa

Neue Verwaltungsperspektive
SAP ERP zeigte uns bereits in den ersten Tagen nach der Implementierung die Firma in einer neuen Perspektive. An einer Stelle gibt es griffbereite detaillierte Informationen über die laufende Situation im Bereich der Produktionsprozesse, des Verkaufs, Ausführung von Lieferungen, geplanten und getragene Ausgaben, Lagerbestand und über die Finanzlage. Die Planung erfolgt direkt im SAP, wo die Planer alle notwendigen Informationen beziehen und zugleich sich sicher sein können, dass diese aktuell sind. Dadurch konnten wir Excel-Datenblätter aus dem Planungsprozess eliminieren, was sich zweifellos positiv auf die Prozesskohärenz auswirkt.
Bei den Intercompany-Prozessen beobachten wir derzeit die größte Transparenz, schnelleren Informationsaustausch mit anderen Werken aus der Gruppe, einschließlich z.B. besserer Rohstoffverwaltung und Produktionskapazitäten. Auf der Verwaltungsebene der Albéa Gruppe wird dies eine effizientere Verwaltung und Ersparnisse ermöglichen.
Für viele Mitarbeiter unseres Werks und Systemanwender bedeutet die Arbeit mit SAP zusätzliche Pflichten, weil das neue Tool anspruchsvoll ist, wenn es um den Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit der Eingabe von Daten geht. Aber wir beobachten auch eine Erhöhung der Arbeitseffizienz, weil SAP bessere Berichtsinformationen bietet sowie Maßnahmen und das Treffen von Entscheidungen in jeder Phase unterstützt.
Zudem möchte ich auch auf einen anderen Vorteil aus der Implementierung hinweisen. Das große Engagement der Mitarbeiter während des Projekts führte zu engeren Teamarbeit und zu besserem Verständnis der Schlüsselprozesse. Während der Projekttreffen hatten viele Personen die Gelegenheit sich zu überzeugen, wie sich ihre Arbeit auf weitere Prozessschritte auswirkt und wofür Daten eingesetzt werden, die das System versorgen und von ihrem Standpunkt aus bedeutungslos sind. Ich denke, dass dieses Bewusstsein der eigenen Rolle und bessere Kenntnisse über die Firma auch zu höherer Kapazität führen.
Während des Projekts haben wir die Hilfe der Mitarbeiter anderer Werke aus der Gruppe in Anspruch genommen, die bereits Erfahrungen mit SAP hatten. Dies war im Bereich dedizierter Lösungen besonders wertvoll, die für Zwecke von Albéa im Unternehmens-Template erarbeitet worden sind.
Sehr wertvoll war auch die Zusammenarbeit mit den SNP-Beratern. Insbesondere während der Systemstabilisierung in den ersten Tagen nach dem Start vermittelte uns ihre Anwesenheit ein Gefühl der Sicherheit und war ein Garant dafür, dass die Arbeit fließend verlaufen wird.
Vom Implementierungspartner erwarteten wir große Erfahrung bei SAP-Rollouts. Wichtig waren für uns auch die Kenntnisse sowohl von Gegebenheiten im Zusammenhang mit der Erhaltung und Entwicklung der System in einem internationalen Unternehmen, als auch der lokalen SAP-Spezifik. Deshalb haben wir uns für die SNP entschieden.
Ein guter Projektplan, Engagement aller Parteien und die Konsequenz ermöglichten es uns, unsere Ziele zu realisieren und die Arbeit mit dem System innerhalb der vorgegebenen Frist und Budget zu beginnen.
Małgorzata Mielcarek, KP, Customer Service & Supply Chain Manager, Albéa

Trockenstart

Eine andere Voraussetzung der Projektmethodik von Albéa ist der Trockenstart. Dies ist eine Startsimulation, die alle vorbereitenden Schritte auf die Aktivierung des neuen Systems berücksichtigen, mit wahrer Bestandsaufnahme des Lagers sowie Migration und Kalkulation der Vorräte einschließlich. Ein solcher Trockenstart fand an der Wende von April und Mai statt und ermöglichte das Erkennen typischer kleiner sowie auch größerer Fehler, die sich zuvor nicht vorhersehen ließen (in allen Bereichen). Im Falle der zuletzt genannten (zum Beispiel der notwendigen Berücksichtigung zusätzlicher Änderungen im Template) gab es genug Zeit, um eine Lösung zu entwickeln und diese auch vorzubereiten.

Zwischen dem simulierten und dem echten Start wurden die Transaktionen parallel in beiden Systemen (alt und neu) ausgeführt. Für die Anwender was das auch der endgültige Test in Bezug auf Kompetenzen und die Möglichkeit weiterer Optimierung von Daten. Aufgrund der hohen Kosten der „doppelten Arbeit” entscheiden sich Firmen sehr selten für einen derartigen Schritt, obwohl die Vorteile aus einem derartigen Ansatz beachtlich sind.

Sowohl die Investition in Schulungen, als auch die Dry-Run-Phase ist ein wichtiges Element der Minimierung des Projektrisikos und eine Garantie für effizientes Arbeiten bereits in den ersten Tagen nach dem Start. Obwohl beide diese Elemente kostspielig sind, so wurde bei Albéa festgestellt, dass die getragenen Aufwendungen im globalen Maßstab die fließende Eingliederung neuer Niederlassungen im System und die störungsfreie Funktionsweise des Business-Bereichs kompensiert.

Sowohl die Investition in Schulungen, als auch die Dry-Run-Phase ist ein wichtiges Element der Minimierung des Projektrisikos und eine Garantie für effizientes Arbeiten bereits in den ersten Tagen nach dem Start

Stammdaten

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Projekts war die Vorbereitung von SAP-Daten: u.a. von Kunden, Lieferanten, Produkten, Materialien usw. Ein Teil der Daten ließ sich nach einer Übersicht und Bereinigung aus vorherigem System migrieren. Jedoch hatte der funktional betrachtet karge Baan ein geringeres Appetit und erfasste manche in SAP notwendige Informationen nicht, wodurch für diese neue Strukturen aufgestellt werden mussten.

Bei Albéa wird der Prozess der Vorbereitung von Daten sehr ernst behandelt, wodurch hervorzuheben ist, dass dies ein Prozess ist, der ab dem ersten Projekttag beginnt und praktisch bis zum Systemstart andauert.

Für die Qualität von Stammdaten waren die Schlüsselanwender des Systems, unterstützt durch die Systemanwender aus europäischen Werken der Gruppe aus derselben Business-Linie (Tuben) von einem anderen Werk in Polen, welches das SAP-System und die SNP-Berater in Anspruch nahm, zuständig. Für die Datenmigration verwendete Albéa eigene Tools, die samt dem Template bereitgestellt worden sind.

Seit Juni im SAP-System

Der Systemstart bei Albéa HPC in Lodz erfolgte Anfang Juni 2015.

Im Bereich FI/CO erhielt man endlich die Möglichkeit zur Berichterstattung der Produktionskosten und Ausführung einer Rentabilitätsanalyse, was im vorherigen System unmöglich war und des Einsatzes von Excel-Datenblättern bedurfte. Das Hauptbuch, die Kontrolle von Verbindlichkeiten und Forderungen und die Verwaltung der Vermögenswerte galten als weitere Funktionalitäten, die samt SAP zur Verfügung gestellt worden sind.

Die Betreuung der Kunden (im Modul SAP SD) ermöglicht die Verwaltung der Nachfrage unter Berücksichtigung der Kundenprognosen in verschiedenen Formaten. Im System erfolgt auch die Auftragsverwaltung und zwar sowohl von externen, als auch von internen Kunden (unter Anwendung der Intercompany-Mechanismen). Umfassend eingesetzt werden auch Möglichkeiten von Tools zur Preisverwaltung. Zudem unterstützt das System die Retouren und die Kreditkontrolle und stellt fertige Berichte zur Verfügung (u.a. Auftragsbestand, Liste der Verkaufsprognosen nach dem Wert, Vorräte, Lieferungen, Verkaufsberichte und monatliche Rechnungsauflistung).

Auch in anderen Bereichen der Lieferkette (MM, WM, PP) erfolgt die Prozessrealisierung im SAP-System gemäß den in der Korporation implementierten Prozessen, jedoch unter Berücksichtigung der Produktionsspezifik im Werk in Lodz.

Zusammenarbeit: Mariusz Stawski, Bartosz Janowski, SNP Poland

Albea Group ist einer der weltweit führenden Hersteller von Verpackungen und bietet eine breite Palette an Lösungen für die Hersteller von Kosmetika für die Körperpflege und Mundhygiene, Make-ups, Parfüms, Aerosol-Pumpen und von rigiden Kunststoffverpackungen. Im Produktionswerk von Albéa HPC in Lodz werden in erster Linie Verschlüsse für Tuben sowie rigide Verpackungen und deren Teile für führende Firmen aus dem FMCG-Sektor hergestellt.

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