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Alligator: Rollout des SAP-Unternehmenssystems

Start des Just in time-Systems

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Die hervorragende Qualität von Stammdaten für die Migration ergab nur 1 Cent Unterschied in der Eröffnungsbilanz und die Unterbrechung in der Produktion wurde auf ein Minimum reduziert. Alligator Polska Sp. z o.o., ein Hersteller von Ventilen für Gummischläuche und Tubeless-Reifen verwendet das SAP-Unternehmenssystem seit Anfang 2015. Das Rollout-Projekt des Systems aus der Muttergesellschaft Alligator Ventilfabrik GmbH mit Sitz in Giengen, Deutschland, in das Werk in Nekla in der Nähe von Posen wurde mit der Unterstützung von SNP durchgeführt.

Nachdem im Jahre 2002 der deutsche Konzern Alligator Ventilfabrik das Stomil-Werk in Środa Wielkopolska (das danach nach Nekla bei Posen verlegt wurde) erwarb, wurde dieses Werk, im Rahmen der Eingliederung des neuen Werks in die Strukturen des Konzerns, mit seinem SAP-Unternehmenssystem im Bereich Finanzen und Controlling (SAP FI, CO) erfasst. Im Laufe der Jahre wurden auch andere Geschäftsbereiche mit dem zuvor in der Firma einsetzen System ausgestattet.

„Unser Unternehmen als Teil der Alligator Gruppe hat von Anfang an die bisher bewährten Lösungen von der Muttergesellschaft aus Deutschland übernommen. Wir haben großen Wert darauf gelegt, dass wir in unseren Werken einheitliche ERP-Systeme besitzen, weil die Zusammenhänge zwischen den Unternehmen in der Gruppe sehr groß sind, ein wesentlicher Teil der Handelsumsätze innerhalb der Gruppe erzeugt wird und der Austausch von Daten zwischen den Unternehmen entsprechend konfiguriert wurde (Intercompany-Prozesse über EDI). Eine derartige Lösung, die auf der Arbeit in zwei Systemen basierte, hat sich viele Jahre lang bewährt, hatte aber auch einige Einschränkungen in Bezug auf die Erhaltung erforderlicher Schnittstellen zwischen den Systemen und fehlende Perspektiven für eine Weiterentwicklung. Aus diesem Grunde wurde die strategische Entscheidung getroffen, das neue SAP-System in einem breiten funktionalen Umfang in allen Werken des Konzerns zu implementieren. Diese Entscheidung wurde ebenfalls vom dynamischen Wachstum der Alligator Gruppe in den letzten Jahren und den wachsenden Anforderungen unserer Kunden, insbesondere im Bereich der Logistik und EDI-Datenaustausch beeinflusst“- so kommentiert die Entscheidung über das Rollout des Systems Grzegorz Wincenciak, Vertriebs- und Marketingleiter bei Alligator Polska, der auch als Projektleiter fungiert.

Das System wurde zuerst in der Alligator Ventilfabik in Deutschland implementiert. Die Konzept- und Umsetzungsphase erfolgte 2013 und der Start im Januar 2014.

Mitte 2014 begann das SAP-ERP-Rollout-Projekt aus der Hauptquartier in Deutschland nach Nekla. Das Projekt erfasste folgende Bereiche: Controlling, Verkauf und Vertrieb, Materialwirtschaft und Lagerverwaltung sowie die Produktionsplanung und Qualitätsmanagement. Selbstverständlich war es ebenfalls erforderlich, in den zuvor implementierten Finanzen Änderungen einzuführen und diesen Bereich mit den anderen Business-Bereichen zu integrieren.

Mit dem Projekt – als Unterstützungspartner von Alligator Polska – wurde die Firma SNP beauftragt.

Das Projekt bei der Firma Alligator kann als klassisches Unternehmens-Rollout der SAP-Lösung in eine lokale Filiale bezeichnet werden. Im Einklang mit der Praxis in der Automobilindustrie wurde das Prinzip verabschiedet, dass – soweit möglich – die Unterschiede in den Geschäftsprozessen zwischen den Abteilungen ausgeglichen werden, indem diese an das in der Korporation angenommen Modell angepasst werden. Deshalb waren im Falle des Rollouts nach Polen die einzelnen akzeptierbaren Abweichungen vom Mustersystem auf die Unterschiede in der polnischen und deutschen Gesetzgebung in Bezug auf die Geschäftstätigkeit (Finanzen, Steuern) zurückzuführen.

Bei der Eröffnung des Projekts wurde die Fit-and-Gap-Analyse durchgeführt. Ihr Ziel ist es, die Unterschiede zwischen dem Standard-SAP-System für eine Korporation und den lokalen Rechtsanforderungen und der Business-Praxis zu ermitteln

 

Bei der Eröffnung des Projekts wurde die Differenzenanalyse durchgeführt, die ein Standardbestandteil der Rollout-Methodik von SNP Go Forward ist. Ihr Ziel ist es, die Unterschiede zwischen dem Standard-SAP-System für eine Korporation und den lokalen Rechtsanforderungen und der Business-Praxis zu ermitteln.

Da die Finanzen (SAP FI), die in der Regel die meisten Diskrepanzen erzeugen, viel früher implementiert wurden, wurden die größten Unterschiede in der Versorgungskette identifiziert.

Eine der größten Projektherausforderungen war es, die Geschäftsprozesse an das Korporationsmuster anzupassen sowie die Änderung der Angewohnheiten, Bewusstmachung der Logik und das Erlernen der Bedienung von korrigierten Prozessen durch die Nutzer des Systems, die an andere Arbeitsstandards gewohnt sind, herbeizuführen.

Produktion

Eine der größeren Änderungen in der Arbeitsweise war die Einführung eines neuen Ansatzes bei der Bearbeitung von Produktionsaufträgen im SAP. Das bisherige System erlaubte es, die Aufträge lange im Voraus zu öffnen, was keine Folgen in anderen Bereichen der Logistikkette nach sich zog. Die Alligator-Mitarbeiter haben diese Möglichkeit als eine bequeme Form der Produktionsplanung lange im Voraus eingesetzt und haben sich im Laufe der Jahre an diese gewöhnt.

Der hohe Grad der Integration der Geschäftsbereiche im SAP-System hat eine Änderung dieser Gewohnheiten erzwungen. Die Eröffnung eines Produktionsauftrags im SAP zieht eine automatische Materialiensperre im MM-Modul nach sich und impliziert die Versorgungsplanung.

Den Nutzern wurden neue Werkzeuge zur Produktionsbestätigung (vereinfachte Schnittstelle an den Touch-Panels) ebenfalls zur Verfügung gestellt, die die Art und Weise der Produktionsbestätigung an der Produktionslinie ebenfalls erheblich verändert haben.

Die Modellierung von Veränderungen in dem Geschäftsprozess ist eine Sache. In diesem Fall waren auch die Änderung des Arbeitsrhythmus der Nutzer, ein gutes Verstehen der Logik des neuen Prozesses und seiner Folgen sowie das Vertrauen ihm gegenüber erforderlich.

Ewa Szeliga, Vorstandsmitglied, Alligator Polska

Besseres Management, größere Wettbewerbsfähigkeit
Wir erwarten, dass die Integration des SAP ERP Systems komplexes Management der Firma ermöglichen wird und ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt erhöhen wird. Die seit Jahren in der Gruppe wachsende Position der Firma Alligator Polska war mit der Notwendigkeit verbunden, die Geschäftsprozesse des Unternehmens in Polen an die Zentrale in Deutschland anzupassen. Die vollständige Beobachtung des Verlaufes der Produktionsprozesse und ihre Auswirkungen auf die Gestaltung der Managementkosten sind die geplanten Vorteile der Implementierung des Systems. Schneller und direkter Zugriff auf vollständige Daten, Möglichkeit der Systementwicklung und Erstellung von Reporting-Tools entsprechend den Managementbedürfnissen sind weitere Vorteile der Implementierung.
Die Erwartungen der Kooperationspartner aus der Automotivbranche in Bezug auf die Möglichkeit der Verbindung und des Zugangs zu den gemeinsam verwendeten SAP Systemen, was einen besseren Kundenservice gewährleistet, können erfüllt werden.
Selbstverständlich verursacht das Rollout des Systems bestimmte Kosten, die sich nicht nur auf Finanzen beziehen, sondern auch mit der Änderung der Mentalität und Gewohnheiten der Mitarbeiter verbunden sind, die es lernen müssen, im neuen System zu arbeiten und dieses zu nutzen. Die gegenseitigen Systemverbindungen erfordern jedoch eine Veränderung in der Herangehensweise an die geplanten oder implementierten Änderungen im System sowohl seitens der polnischen Nutzer als auch allen anderen Kooperationsteilnehmer.
Umfangreichere Verhandlungen zwischen den Beteiligten verlängern den Prozess der Implementierung von Änderungen. Hohe Anforderungen in Bezug auf die Sicherheit und Datenschutz seitens der IT-Abteilung der Muttergesellschaft erfordern die Anpassung des Systems an bestimmte Kriterien. Dies schafft ein Gefühl des Komforts und Arbeitssicherheit im System für alle Nutzer. Dieses Gefühl verstärkt zusätzlich der konstante Service seitens SNP nach abgeschlossener Implementierung.
Ewa Szeliga, Vorstandsmitglied, Alligator Polska

Verkauf und Versorgung

Ein Fixpunkt der SAP-Rollouts in die polnischen Gesellschaften mit der Zentrale im Ausland ist das Vorbereiten des Bearbeitungsprozesses für die Korrekturrechnung. Dieses Dokument ist spezifisch für Polen und erfordert in der Regel eine Erweiterung des Unternehmens-Templates, so dass es möglich wird, diese Korrekturrechnung gemäß dem polnischen Recht und der Unternehmenspraxis auszustellen und zu bearbeiten.

Ein anderes Fixelement der Rollouts nach Polen ist die Vorbereitung der Ausdruckformulare in polnischer Sprache und gemäß dem in der Firma geltenden Layout (Rechnungen, Korrekturrechnungen, Bestellungen usw.).

Außer den vorstehenden Anpassungen war es bei Alligator zusätzlich erforderlich, die SD und MM/WM Bereiche in Bezug auf die Bearbeitung der breit in der Automotive-Branche eingesetzten Mehrwegverpackungen anzupassen. Der Umlauf dieser Verpackungen zwischen den Geschäftspartnern spiegelt sich auf den genannten Dokumenten (Rechnungen, Bestellungen) wider.

Darüber hinaus war im MM-Bereich der große Teil der Arbeiten im Zusammenhang mit der Lokalisierung des Systems mit der Vorbereitung der für Polen dedizierten Formulare (Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferungsavis usw.). verbunden. Dies ist ebenfalls eine typische Maßnahme im Rahmen der SAP-Rollouts.

Einer Anpassung bedurfte auch die bei Alligator eingesetzte Systemerweiterung, die der Automatisierung der Erstellung von Übertragungsaufträgen dient.

Die Datenmigration und wie man sich auf diese vorbereiten soll

Wegen der angenommen Strategie (Begrenzung der Anzahl von Erweiterungen und Template-Abweichungen) waren das Rollout-Projekt und die Anpassungen des Mustersystems an die Bedürfnisse der polnischen Gesellschaft in Bezug auf die Konfiguration nicht besonders kompliziert. Die größten Herausforderungen waren mit der Organisation und der Verwaltung von Projektarbeiten sowie mit der Vorbereitung der Datenmigration verbunden.

„Das Umschalten“ vom alten auf das neue System benötigte eine vorübergehende Einstellung der Produktion. Dies ist ein kritischer Moment für das Unternehmen – vor allem in der Automobilindustrie, wo die Werke, die Komponenten herstellen, ein Teil eines komplizierten Netzes von Zusammenhängen zwischen Lieferanten und Kunden sind und wo die Aufträge und Lieferungen gemäß der in dieser Branche eingesetzten Just-in-Time-Strategie, d.h. auf die Stunde genau, realisiert werden.

Um das Projektrisiko zu minimalisieren, wurde in dem Prozess der Datenmigration einen großen Wert auf die Erarbeitung eines detaillierten Produktionsplan gelegt. Dieser galt für die Zeit vor der Einstellung der Produktion und nach ihrer Wiederaufnahme, um die Kontinuität der Lieferungen zu bewahren und Verträge mit den Schlüsselabnehmern zu erfüllen. Der Migrationszeitplan wurde mehrmals getestet, wobei einige Probebestandsaufnahmen vor der Einstellung der Produktion durchgeführt wurden. Der Zweck dieser Tests war es, die Qualität der Migrationsdaten, die bei dieser Gelegenheit die ganze Zeit korrigiert und verbessert wurden, zu überprüfen und die genaue Länge der Unterbrechungen in der Produktion zu bestimmen.

Die Vorbereitung hochwertiger Stammdaten bildet einen äußerst wesentlichen Teil der Rollout-Projekte, für den die Mitarbeiter der Gesellschaft, in der das System implementiert wird, verantwortlich sind. In der Regel ist diese Phase die größte Unbekannte im Projekt, die mit höchstem Risiko behaftet ist. In der Firma Alligator war es jedoch nicht der Fall. Im Bewusstsein dessen, was für eine große Bedrohung die niedrige Qualität der in das SAP-System migrierten Daten sein kann, wurde ein sehr großer Wert auf die Übereinstimmung, Fehlerbeseitigung und korrekte Extraktion von Daten aus dem alten System gelegt.

Im Projekt wurde ein sehr großer Wert auf die Übereinstimmung, Fehlerbeseitigung und korrekte Extraktion von Daten aus dem alten System gelegt.

 

Um das Risiko noch mehr zu minimalisieren, haben die Projektverantwortlichen bei Alligator Polska die Entscheidung getroffen, die endgültige Migration in das SAP System bereits einen Monat vor dem tatsächlichen produktiven Start durchzuführen. Die Folge der Tatsache, dass im Projekt de facto zwei Produktionsstarts stattgefunden haben, war die Notwendigkeit, die aktuellen Daten in beiden Systemen in diesem monatlichen Übergangszeit parallel aufrechtzuerhalten.

Ein derartiger Ansatz zur Vorbereitung und Migration der Stammdaten erforderte eine große Mobilisierung und einen erhöhten Arbeitsaufwand der gesamten Belegschaft von Alligator Polska. Für die Mitglieder der Arbeitsgruppen, die entweder für das Rollout oder für die Implementierung des Systems zuständig sind, bedeutet die Einbindung im Projekt immer zusätzliche Aufgaben, die neben der aktuellen zu erledigen sind. Dazu macht jede Testmigration und Bestandsaufnahme es notwendig, am Wochenende zu arbeiten. In diesem Falle lohnten sich jedoch die Anstrengungen. Die Unterbrechung in der Produktion dauerte lediglich zwei Wochen und hatte keinen Einfluss auf die Kontinuität der Lieferungen. Zum Zeitpunkt der produktiven Starts betrug der Unterschied in der Eröffnungsbilanz zwischen dem alten und dem neuen System lediglich 1 Groschen!

Grzegorz Wincenciak, Verkaufs- und Marketingleiter, Alligator Polska

Sämtliche Abweichungen vom Modell, das früher in der Zentrale implementiert wurde, mussten gegenseitig aufgrund der möglichen Auswirkungen auf jedes der Betriebe, die in derselben Systemumgebung funktionieren, getestet werden.

 

Grzegorz Wincenciak äußert sich zu den Ursachen dieses Erfolgs wie folgt: „Das Projekt war für uns eine große organisatorische Herausforderung, deren Erfolg in erster Linie von einem sorgfältig ausgewählten Implementierungsteam abhängig war. Die Organisationsstruktur des Projekts haben wir bereits im Jahr 2013 vorbereitet, indem wir jedem der Module einen Schlüsselnutzer, dessen Stellvertreter und ein ihm untergeordnetes Mitarbeiterteam zugeordnet haben. Die Schlüsselnutzer, die für die jeweiligen Module zuständig sind, wurden nach einem bestimmten Schlüssel ausgewählt: Es waren Personen mit Langzeiterfahrung, die sachlich gut vorbereitet waren und eigenständige Entscheidungen treffen konnten – die meisten waren Abteilungsleiter. Von äußerst großer Bedeutung waren auch die Fremdsprachkenntnisse, weil das Projekt grundsätzlich tägliche Kontakte und Absprachen mit Kollegen in der Zentrale in Deutschland erforderlich machte. Damit ein Team von mehreren Dutzend Menschen das Enderfolg erreichen konnte, musste es eine angemessene Unterstützung sowohl vom Projektmanagement, als auch vom Vorstand erhalten und das Projekt selbst – als strategisch für das Unternehmen – erhielt die Priorität Nummer 1. Zu den Aufgaben des Projektleiters und den einzelnen Schlüsselnutzern gehörte es, die Mitarbeiter ständig zu motivieren und diese zu überzeugen, dass alle Probleme, die zwischendurch zum Vorschein kommen, zu lösen sind. Ein sachlicher und aufgabeorientierter Ansatz zum Projekt, Tausende von Meetings und gemeinsamen Tests, Teilzielsetzung und Erhöhung der Belastung mit der Annäherung zum Start brachte die beabsichtigten Effekte. Um die hohe Belastung der an dem Projekt beteiligten Menschen auch teilweise zu reduzieren, wurden mehrere Veranstaltungen außerhalb der Firma geplant, die der Integration des Teams dienten. Man hat auch die finanzielle Motivation nicht vergessen. Die Atmosphäre bei diesem Projekt war für uns sehr wichtig und sie war eines der Elemente, die von der Projektleitung und dem Lenkungsausschuss bei Alligator Polska und in der Zentrale in Deutschland fortlaufend bewertet wurde”.

Viele Beteiligte am Projekt

Eine weitere große Projektherausforderung waren die vielen Partner, die teilgenommen haben. Vier Beteiligte: Zentrale der Firma, ihr SAP-Partner, lokale Niederlassung und der lokale Partner – das ist ein Standard bei Rollout-Projekten. In diesem Fall beteiligte sich am Projekt auch eine fünfte Partei, nämlich die Firma, die die bei Alligator eingesetzte Betriebssystemerweiterung entwickelt hat. Diese Erweiterung ist eine Anwendung, die eine vereinfachte Schnittstelle für die Bestätigung der Produktion in SAP bietet und gekoppelt an den Touch-Panels arbeitet. Diese Erweiterung wurde ebenfalls in der Gesellschaft in Polen eingesetzt und deshalb wurden die Konfigurationsänderungen durch den Hersteller der Anwendung erforderlich, die für die Synchronisation und Integration mit den Controlling-Funktionen des Systems notwendig waren.

Die Rolle von SNP beim SAP Rollout nach Alligator Polska bestand darin, dass die Lösungen erarbeitet wurden, die die polnische Spezifik des Business-Bereichs und des Rechtes berücksichtigen sowie darin, dass die Tests und Schulungen für die Nutzer durchführt wurden. Aufgrund der begrenzten Beteiligung des SAP Korporationspartner hat SNP auch die Aufsicht über die Koordination der Gesamtheit von Arbeiten, den Zeitplan, die Kontrollierung von Arbeiten anderer Projektbeteiligten sowie die Identifizierung von Herausforderungen und Problemvorbeugung (Reagieren auf Verzögerungen und Überprüfung des Zeitplans usw.).

Alligator ist eine Firma mit der Zentrale in Deutschland, wodurch die deutsche Sprache die offizielle Projekt- bzw. Dokumentationssprache war. Die Firma ist jedoch auf der ganzen Welt präsent (ein weiteres Rollout des Systems fing Anfang 2015 für eine Niederlassung in den Vereinigten Staaten statt) und in der Projektkommunikation wurde ebenfalls die englische Sprache verwendet. Diese Flexibilität erleichtert die laufende Kommunikation.

„Das Projekt war schwierig und erforderte einen enormen Arbeitsaufwand seitens des Implementierungsteams, oft in den Überstunden. Die Voraussetzung des Rollouts war es, eine möglichst große Zahl von Best Practices und Einstellungen aus Deutschland zu übertragen, und vor allem, den laufenden Betrieb und die Produktion ohne Störungen aufrechtzuerhalten. Wegen der Spezifik des Rollouts waren die Koordinierung von Arbeiten zwischen den Parteien des Vorhabens sowie die Notwendigkeit ständiger Vereinbarungen zwischen der polnischen und deutschen Partei die größte Herausforderung im Projekt. Sämtliche Abweichungen vom Modell, das früher in der Zentrale implementiert wurde, mussten gegenseitig aufgrund der möglichen Auswirkungen auf jedes der Betriebe, die in derselben Systemumgebung funktionieren, getestet werden“ – fügt Grzegorz Wincenciak hinzu.

Das Neujahr 2015 begann Alligator Polska in der neuen integrierten SAP-Umgebung, die alle Business-Bereiche umschließt. Dank der enormen Arbeit während des Projekts verlief der Eintritt in das neue System reibungslos und die polnische Niederlassung hat ihren wichtigen Platz in der Korporationsstruktur bestätigt.

Alligator Polska (früher Stomil sp. z o.o. genannt) bietet moderne Ventile für alle Arten von Fahrzeugen, ein Reifen-Drucküberwachungssystem (TPMS), Sicherheitsventile in der Luftfederung in Luxus-Autos sowie zuverlässige Produkte für die Elektro-, Automobil- und andere Industrien. Die Produkte sind unter drei Marken erhältlich: Alligator, EHA und Stomil. Die kompletten Ventilprogramme für die Reifen werden von der Mehrheit der globalen Automobilhersteller eingesetzt, u.a. von BMW, Daimler, Ford oder Porsche. Die Firma befindet sich in Nekla in der Nähe von Posen. Sie bildet einen Teil der ALLIGATOR Gruppe mit Sitz in Giengen in Deutschland, die Weltmarktführer in der Produktion von Luftventilen ist.

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