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Dediziertes Projektbüro, Implementierungsmethodik mit nachgewiesener Performance. Standards: ISO 27001 und 20000.

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Wir sind Teil der SNP-Gruppe, eines Weltmarktführers im Bereich der Transformation von SAP-Umgebungen

Seit 1995 haben wir mit Erfolg Hunderte von IT-Projekten in 40 verschiedenen Ländern realisiert.

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Bakalland: SAP-Carveout, Rollout, Outsourcing

Ausgliederung und Aktivierung von SAP – erste Implementierungsphase des SAP-Systems in der Gruppe

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Seit April 2015 verwendet die Unternehmensgruppe Bakalland das SAP ERP System. Dem Systemstart ging die Fusion der Firmen Delecta und Bakalland voran. Daraus resultierte ein komplexes Carveout-Projekt für das System der Firma Delecta aus der Installation des vorherigen Eigentümers und deren Anpassung an die Bedürfnisse von Bakalland. Bei der Zusammenarbeit mit SNP erhielt die Firma einen erfahrenen Partner für die Projektdauer und für die Zukunft durch Betrauung der SNP mit der Erhaltung und Verwaltung des Systems und unter Anwendung des SAP-Anwendungsdienstes, d.h. der Remote-Unterstützung von Anwendern bei deren täglicher Arbeit.

Das Projekt der SAP-Implementierung in der Bakalland-Gruppe war ein komplexes Vorhaben. Es brachte einen enormen Arbeitsaufwand mit sich. Das Projekt lässt sich in zwei Hauptphasen unterteilen: Carveout und Rollout. Die erste Carveout-Phase ist die Übertragung des SAP-Systems aus der originalen Installation in Norwegen zum Standort in Polen. Die zweite intensive Rollout-Phase erforderte ein enormes Engagement der Mitarbeiter von Bakalland und Delecta. Die Migration aus dem bisher bei Bakalland verwendeten ERP-System in das bestehende SAP-System von Delecta war unerlässlich. Bei der Analyse der Funktionalität und der Identifizierung von Unterschieden wurden in den Prozessen mehr als 100 Gaps, d.h. funktionale Unterschiede, die einer Anpassung bedürfen, festgestellt. Die Rollout-Phase wird im folgenden Artikel dargestellt. Nachstehend wird der Verlauf der Arbeiten am ersten Teil, d.h. am Carveout, beschrieben. Weitere Informationen über die Carveout Methodik finden Sie im Artikel „Bakalland und Delecta: Migration, neuer Standort und Erhaltung des SAP-Systems„.

Businesshintergrund des Projekts

Innerhalb von 25 Jahren avancierte Bakalland (anfänglich Uno Tradex) aus einer dreiköpfigen Firma agierend in einer Einzimmerwohnung zum Marktführer im Bereich getrocknete Früchte und Nüsse in Polen. Zum Erfolg der Firma trug die konsequente Entwicklung des Vertriebsnetzes und der Produktpalette bei. Bereits nach 6 Jahren nach der Firmengründung begann man, weitere Gesellschaften zu übernehmen, die neue Absatzmärkte mitbrachten und das Produktportfolio erweiterten. Aber nicht nur. Die Fusion mit anderen Firmen bot eine hervorragende Gelegenheit für die synergistische Verwendung deren Stärken. Bei Bakalland beherrscht man diese Fähigkeit bestens.

Eine weitere Gelegenheit zur Übernahme guter Praktiken des neuen Unternehmens in der Gruppe ergab sich bei der Akquisition der Firma Delecta, die zu Beginn des Jahres 2015 erfolgte.

Die Erweiterung des Portfolios um komplementäre Produkte und das größere Potential der Entwicklung des Vertriebs sowohl in Polen, als auch im Ausland gelten als die wichtigsten Geschäftsvorteile infolge der Fusion beider Unternehmen. Ein ebenso wichtiger Vorteil, obwohl seltener genannt, ist der Mehrwert aus dem Kauf durch Bakalland des implementierten und an die Geschäftszwecke angepassten SAP ERP Systems.

Die SAP-Installation stellte einen wesentlichen Teil der Übernahme von Delecta. Bevor jedoch das System die Business-Prozesse unterstützen konnte, musste ein IT-Projekt realisiert werden, zu dem größtenteils die Ausgliederung eines Teils des Systems zur Unterstützung der Prozesse von Delecta aus der SAP-Installation des Konzerns Orkla (vorheriger Eigentümer), dessen anschließende Anpassung an die Geschäftsanforderungen von Bakalland und abschließend die Aktivierung in weiteren Gesellschaften der Unternehmensgruppe gehörte.

Dieses komplexe Business- und IT-Vorhaben dauerte seit November 2014 bis Juni 2015, und wurde mit der Unterstützung seitens der SNP durchgeführt.

Seit Juli dieses Jahres verwendet die Bakalland-Gruppe ein völlig an eigene Bedürfnisse angepasstes SAP-System und zwar in einem umfangreichen Funktionsbereich (Finanzen und Controlling, Material- und Lagerwirtschaft, Produktionsplanung, Qualitäts-, Instandhaltungs- und Personalmanagement). Dieses System funktioniert in einer leistungsstarken und doppelt geschützten Infrastruktur der SNP Data Centers und wird von den SNP-Spezialisten verwaltet. Die SNP Service-Teams unterstützen die Bakalland-Mitarbeiter in deren täglichen Arbeit an diesem System.

Nachstehend finden Sie die Ziele und die Methodik der SNP, gemäß der ein Projekt für Bakalland realisiert worden ist.

Ziele und Bedingungen

Wie jedes Projekt, hat auch der Carveout, anders als die operative Tätigkeit, zwei grundlegende Attribute und zwar die Zeitrahmen und das messbare Produkt bzw. Ergebnis. Bei den Carveouts sind diese beiden Eigenschaften in der Regel bestens definiert. Das Ziel ist die Übernahme eines Teils des bestehenden SAP-Systems und sein Transfer zur neuen Hardware-Infrastruktur. Die Zeitrahmen sind hingegen in der Regel auf die Komplexität des Systems und andere nichttechnische Faktoren zurückzuführen.

Der Umfang des Systems von Delecta umfasste die Module: FI, CO, SD, MM, WM, PP, PM, QM und HR, von war daher sehr umfassend und bedarf einer enormen Einbindung der Ressourcen.

Zum anderen lag das Augenmerk auf einer möglichst schnellen Beendigung des Projekts. Dies war auf den Budget zurückzuführen. In der endgültigen Version sollte das System von den SNP Data Centers übernommen werden, was deutlich niedrigere Kosten für die Erhaltung der Installation gegenüber der Muttergesellschaft garantierte.

Eine solche Situation ist übrigens ziemlich typisch für das SAP-Ausgliederungssystem, weil die Systeme in der Regel den übernommenen Tochtergesellschaften in eine kostengünstigere Infrastruktur in Polen folgen.

An dieser Stelle ist ein weiterer, sehr wichtiger Faktor zu nennen und zwar der Zugang zum Quellsystem. Die Muttergesellschaften stellen in der Regel sehr ungern den Zugang zu zentralen Systemen externen Beratungsunternehmen ohne einen Vertrag über feste Zusammenarbeit bereit.

Deshalb sind im Übernahmevertrag der Gesellschaft entsprechende Bestimmungen zu verankern. Anderenfalls können verfügbare Optionen zur Durchführung des Projekts auf die Verwendung des Dienstes Company Code Deletion (CCD), welcher direkt von SAP erbracht wird oder auf die Realisierung des Projekts durch ein zentrales IT-Team beschränkt sein. Beide Optionen sind in der Regel deutlich teurer (sogar mehr als um das Zweifache) als die Betrauung einer erfahrenen Beratungsfirma mit der Realisierung.

Neben „politischen” Aspekten ist auch die Organisation der Daten selbst für die Auswahl der Tools zur Projektrealisierung ausschlaggebend. Hier gibt es drei mögliche Szenarien: Die Daten der ausgegliederten Gesellschaft werden im separaten System, auf einem separaten Mandanten gespeichert oder mit übrigen Organisationseinheiten der Korporation integriert.

Die ersten beiden Fälle kommen sehr selten vor, weil diese keine Synergieeffekte aus der gemeinsamen Verarbeitung von Daten aller Organisationseinheiten ermöglichen. Trotzdem lohnt es sich eine Situation in diesem Bereich zu überprüfen, da die Ausgliederung einer Einheit in diesen Szenarien in der Übernahme eines fertigen Systems oder Behebung irrelevanter Mandanten bedeutet.

Die dritte Option wird in 99% der Fälle vorkommen und das war auch bei Delecta der Fall. Deshalb wird im weiteren Teil der Erwägungen auf diese Variante eingegangen.

Małgorzata Gołuchowska, Finanzdirektorin, Bakalland

Nach dem intensiven Wachstum bei Bakalland war es an der Zeit, die Prozesse neu zu strukturieren, für eine größere Integration und Konsolidierung der Gruppe sowie Zuteilung von Rahmen für unsere Business-Aktivitäten, die einen Zugang zu zuverlässigen und aktuellen Informationen bieten und eine bessere Kontrolle ermöglichen und das Treffen richtiger betrieblicher Entscheidungen unterstützen werden. Die notwendige Erfassung unserer Geschäftstätigkeit in einen integrierten IT-Rahmen war für uns seit einer gewissen Zeit offensichtlich und wurde zuletzt geradezu dringend.
Die Einbindung der Firma Delecta samt funktionierendem SAP-System in die Strukturen der Unternehmensgruppe Bakalland avancierte zu einer hervorragenden Gelegenheit zum Erreichen dieses Ziels bei einer Minimierung der finanziellen und organisatorischen Kosten für das SAP-Projekt. Wir haben ein funktionierendes System einer Firma aus einer verwandten Branche übernommen, welches es in relativ kurzer Zeit, aber bei höchster Arbeitsintensität des Teams gelungen ist, an die Anforderungen von Bakalland anzupassen.
SAP-Projekte in einer Unternehmensgruppe, die dabei ist organisatorische Veränderungen umzusetzen, stellen besondere Anforderungen an alle Teilnehmer dieses Vorhabens. In Anbetracht der auf uns wartenden Herausforderungen haben wir nach einem Partner mit vielseitigen Kompetenzen gesucht. Wir haben uns für die SNP wegen des großen und kompetenten Beraterteams und umfassender Erfahrungen bei SAP-Projekten im Zusammenhang mit Fusionen und Übernahmen entschieden. Wie auch wegen des kompletten Angebots für die Erhaltung des SAP-Systems, angefangen mit dem Anwendungsservice für die Anwender bis hin zum Hosting und zur Verwaltung.
Małgorzata Gołuchowska, Finanzdirektorin, Bakalland

Aktionsplan

Bevor man ins Detail geht, lohnt es sich zunächst die Frage zu beantworten, woraus grundsätzlich ein SAP-Carveout besteht.

Dies ist ein Projekt, im Rahmen dessen eine Kopie des zentralen produktiven SAP-Systems angefertigt wird, aus der anschließend irrelevante Daten entfernt werden und im letzten Schritt eine derart konzipierte Umgebung auf die neue Hardware-Infrastruktur übertragen wird.

Es besteht auch eine alternative Möglichkeit zur Schaffung einer leeren Zielumgebung und allmählicher Übertragung der Konfigurationen, Erweiterungen und abschließend auch der Daten. Da jedoch in der Regel die Übernahme von Transaktionsdaten eines der Hauptziele darstellt, bedeutet dies, dass diese Daten migriert werden müssen. Dies ist keine leichte Aufgabe und daher kommt ein derartiger Ansatz in der Praxis eher selten, nur in bestimmten Fällen, zum Einsatz.

Unter echten Bedingungen wird eine Minimierung des Risikos im Zusammenhang mit der Einführung von kritischen Änderungen in Systemen für die Betriebstätigkeit angestrebt und dies gilt auch für Carveout-Projekte. Zu diesem Zweck wird eine bestimmte Handlungsmethodik verwendet. Obwohl das auf den ersten Blick überraschend sein mag, wurde zur Ausgliederung des Delecta-Systems die Standardmethodik SNP Go Forward verwendet, die für SAP-Implementierungen konzipiert worden ist. Zudem wurde eine Teilung in fünf Phasen eingeführt:

  • Vorbereitung des Projekts,
  • Konzept,
  • Realisierung,
  • Vorbereitung des Startes,
  • Start und Unterstützung nach dem Start.

Während die Projektphasen sich mit anderen Typen von SAP-Projekten überlappen, haben bereits die in den jeweiligen Phasen realisierten Aufgaben einen anderen Charakter.

Das Konzept ist nicht auf Business-Prozesse und Systemeinstellungen, sondern auf der Identifizierung von Objekten und des Umfangs der zu entfernenden Daten sowie der dabei verwendeten Tools fokussiert.

Im Rahmen der Realisierung werden keine Lösungen entwickelt, sondern Daten entfernt. Es bleibt jedoch ein gemeinsames Element und zwar die Systemtests. Nach der Entfernung von Daten ist eine Überprüfung erwünscht, ob das System weiterhin richtig funktioniert. Dies ist ein notwendiger Schritt, weil eine Reihe von Einstellungen von den richtigen Stammdaten abhängt, die ja während der Realisierung modifiziert werden. Die Realisierung und Überprüfung des Systems werden auf einer SAP-Testinstanz durchgeführt.

Die positive Abnahme ermöglicht einen Wechsel zur Vorbereitungsphase des Produktionsstarts. Im Gegensatz zu SAP-Standardprojekten wird beim Carveout keine Datenmigration durchgeführt und die Anwender werden auch nicht geschult. Stattdessen werden die zuvor ausgearbeiteten Tools zur Entfernung von Daten diesmal auf einem produktiven System eingesetzt, was mit einer Freigabe für die Migration des Systems seitens der das Quellsystem kontrollierenden Organisation endet.

Der Produktionsstart besteht grundsätzlich in der Migration des Systems in ein neues Datenzentrum und Wiederherstellung der endgültigen SAP-Umgebung aus einer einzelnen Kopie.

Generell betrachtet gestalten sich die Maßnahmen bei einem Carveout-Projekt nacheinander wie folgt (auch im Projekt für Bakalland-Delecta):

  • Vorbereitung der SAP-Arbeitsumgebung – Snapshot der produktiven SAP-Umgebung,
  • Identifizierung von Objekten und des Umfangs der Entfernung von irrelevanten Daten,
  • Entfernung von Daten in der Testumgebung,
  • Durchführung von überprüfenden Tests der Umgebungsintegrität,
  • Anfertigung einer Kopie des produktiven Systems und Übertragung der Betriebstätigkeit der zu übernehmenden Gesellschaft auf das kopierte System,
  • Entfernung von Daten im neuen produktiven System,
  • Migration des „bereinigten” Systems in eine neue Hardware-Infrastruktur,
  • Beginn der operativen Arbeit auf dem neuen System.

Konzept

Diese Projektphase ist besonders wichtig, da die in dieser Phase begangenen Fehler erhebliche Verspätungen in weiteren Projektphasen nach sich ziehen können.

Im ersten Schritt des Konzepts ist zu definieren, welche Tools zur Entfernung der überflüssigen Daten verwendet werden. Es gibt hier zwei Optionen:

  • der Dienst namens SAP Company Code Deletion (CCD),
  • Tools zur Archivierung von Daten.

Die erste dieser Optionen wird aus offensichtlichen Gründen von der SAP empfohlen, jedoch können deren Kosten sehr hoch ausfallen.

Die zweite Option ist ein Tool zur Archivierung von Daten, welches vornehmlich zwecks Reduzierung der Tabellengröße und somit Beschleunigung der Systemarbeit eingesetzt wird. Ursprünglich sind diese nicht zur Durchführung von Carveouts vorgesehen, aber die Praxis zeigt, dass sie sich dazu bestens eignen. Im Falle von Delecta fand eben die zweite Option Anwendung und Weiteres wird dies betreffen (unabhängig jedoch vom geltenden Tool bleiben die im vorherigen Punkt beschriebenen Schritte identisch).

Das Carveout-Konzept ist spezifisch und grundsätzlich ausschließlich auf Datenobjekte fokussiert (sowohl auf Transaktions-, als auch Stammdaten).

Es reicht jedoch nicht aus, die Objekte selbst zu identifizieren, wobei die Bestimmung deren Attribute unerlässlich ist. Diese Attribute definieren, auf welche Weise der Umfang von Daten für das jeweilige zur Entfernung vorgesehene Objekt bestimmt wird.

Die Definierung der Attribute kann mit der Präsentation der im SAP implementierten Organisationsstruktur samt Angabe der Zweige, die den auszugliedernden Organisationsbereich repräsentieren, begonnen werden.

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass die Angabe der Wirtschaftseinheit, die erhalten werden sollte, ausreichend ist, doch nichts könnte falscher sein.

Bei Delecta war im Rahmen deren Wirtschaftseinheit ein Werk definiert, welches sich jedoch nicht auf die Gesellschaft bezog. Dies war ein Überbleibsel der früheren Organisationsstruktur, die vor der Migration entfernt werden musste.

Das Bestehen eines zusätzlichen Werks wirkte sich auf die Art und Weise der Identifizierung von Daten aus (z. B. war es unmöglich, für SD-Objekte nur die für Delecta zugewiesene Verkaufsorganisation zu verwenden; es mussten die jeweiligen Dokumente im Zusammenhang mit dem zu entfernenden Werk identifiziert werden).

Um böse Überraschungen zu vermeiden, ist es erforderlich, die gesamte Organisationsstruktur zu analysieren (Wirtschaftseinheiten, Werke, Abstellplätze, Verkaufs- und Einkaufsorganisationen, Kostenbereiche usw.).

Die zweite zu überprüfende Ansammlung von Daten ist der Modulumfang, der für die auszugliedernde Gesellschaft und die gesamte Organisation unterschiedlich ausfallen kann. Es stellte sich im Ausgliederungsprojekt des Systems von Delecta heraus, dass die zentrale Organisation sich des PM-Moduls bediente, welches jedoch außerhalb des Tätigkeitsumfangs von Delecta blieb (das Modul ist daher in der Angebotsphase nicht berücksichtigt worden, aber ist zum Projektumfang bereits nach dessen Beginn einbezogen worden).

Wichtiger Hinweis: Aufgrund der Tatsache, dass die Freigabe für die Migration des Systems von der zentralen Organisation erteilt wird und diese alle Kenntnisse über den gesamten verwendeten Systemumfang, sollte das Konzept eben von der zentralen Organisation, und nicht von der auszugliedernden Gesellschaft genehmigt werden.

Der letzte Schritt nach der Identifizierung der Archivierungsobjekte und deren Attribute (Kriterien zur Identifizierung der zu entfernenden Daten) ist die Vorbereitung einer Archivierungsmappe. Diese präsentiert die Abhängigkeiten der jeweiligen Objekte und bestimmt daher auch die Reihenfolge der Archivierung.

SAP-Anwendungssupport für die Bakalland-Gruppe
Die Bakalland-Gruppe nimmt die Dienste des SNP-Outsourcing-Zentrums im Bereich der Unterstützung der SAP-Anwender in folgenden Bereichen: Finanzen und Controlling, Material- und Lagerwirtschaft, Produktionsplanung, Qualitäts-, Instandhaltungs- und Personalmanagement in Anspruch.
Der SAP-Anwendungssupport gilt als eine Remote-Unterstützung für die SAP-Anwender des Kunden bei der Lösung von Problemen bei laufender Systembedienung. Dies ist eine Ergänzung von SAP Maintenance, die sog. zweite Unterstützungslinie. Dieser Anwendungsdienst bietet eine Anlaufstelle für die Servicemeldungen des Kunden und garantiert zugleich Folgendes:
– Behebung von Problemen, die sich für die Unterstützung durch den Hersteller der SAP-Software im Rahmen des SAP-Maintenance-Vertrags nicht eignen,
– Weiterleitung anderer Probleme an den Servicedienst des Herstellers.
Der SAP-Anwendungsdienst wird durch dedizierte und ausgegliederte Service-Beraterteams erbracht, die im Rahmen des  SNP-Outsourcing-Zentrums tätig sind.

Realisierung

Die Realisierung des Carveouts besteht, wie bereits erwähnt, in der Archivierung gemäß dem vorbereiteten Konzept. Leider verläuft dieser Prozess in der Regel nicht problemlos. Probleme kommen meistens in zwei Bereichen vor:

  • Nicht abgeschlossene Prozesse – Archivierungstools funktionieren nur mit Daten, die durch richtig abgeschlossene Prozesse generiert worden sind. Es lassen sich praktisch keine offenen Dokumente archivieren (Produktionsaufträge, Verkaufsaufträge, nicht fakturierte Lieferungen usw.). Dies bedeutet, dass alle offenen Positionen zunächst geschlossen werden müssen. Für eine Vielzahl von Objekten gibt es SAP-Tools zur Eingabe von Änderungen in sehr großem Umfang, aber leider nicht für alle. Wichtig ist, sämtliche Änderungen im zuvor vorbereiteten Log zu registrieren. Alle durchgeführten Tätigkeiten in der Realisierungsphase wird man ja in der Vorbereitungsphase des Starts auf dem neuen produktiven System wiederholen müssen. Beim Rieber Foods System sind wir leider auf eine Vielzahl von offenen Prozessaufträgen gestoßen, deren Abarbeitung sich auf die Carveout-Dauer auswirkte.
  • Sehr große bzw. wenig effiziente Datenobjekte – je nach Alter und Intensität der Inanspruchnahme des Systems kann das Carveout sehr groß werden. Die Entfernung einer Vielzahl von Daten ist leider sehr zeitaufwendig. Für sehr große, aber einfache Objekte (z.B. Materialbewegungen in WM) kann der Archivierungsprozess sogar einige Tage dauern, was bei einer entsprechend eingestellten Aktionsreihenfolge akzeptierbar ist. Leider gibt es neben großen und einfachen auch große und komplizierte Objekte. Kompliziert in dem Sinne, dass vor der Entfernung eines einzelnen Datensatzes eine Vielzahl (bis einige Tausend) von zusätzlichen überprüfenden Anfragen durchgeführt werden müssen und zwar ob das jeweilige Objekt gelöscht werden kann (z.B. das Objekt MM_SPSTOCK). Die Situation wird sehr schwierig, weil das Standardprogramm zur Archivierung für ein solches Objekt sogar einige Dutzende Tage (ohne Unterbrechung) arbeiten kann, was aus der Projektperspektive eher disqualifizierend ist. In solch einem Fall bleibt nichts Anderes übrig, als ein eigenes Programm zur Begrenzung der Standardfunktionsweise zu schreiben, welches in Bezug auf die Entfernung des jeweiligen Datenumfangs optimiert ist. Dies ist mit großem Risiko verbunden, welches mittels Erfahrung und fundierten Tests seitens einer Beratungsfirma minimiert werden kann. Bei Delecta ist es gelungen, die Archivierung des Objekts MM_SPSTOCK von geschätzten 150 Tagen auf ca. 8 Stunden zu beschleunigen.

Die vorstehenden potentiellen Probleme generieren das Risiko, dass nach der Entfernung von Daten das System nicht ordnungsgemäß funktionieren wird. In solchen Fällen gilt die Durchführung kompletter Abnahmetests als mildernde Aktion. Solche Tests sollten mit entsprechender Dokumentation, d.h. ausgefüllten Testszenarien gestützt sein. Sehr häufig werden Carveout-Projekte auf „alten” Systemen durchgeführt, für die es keine aktuellen Testszenarien geben kann. Angesichts dessen ist die Überprüfung der Qualität der Dokumentation in möglichst früher Projektphase zu beginnen (die komplette Dokumentation sollte in der Aufbauphase des Konzepts aktualisiert werden).

Neben den Abnahmetests durch die auszugliedernde Einheit ist auch die Überprüfung des Systems durch die zentrale Organisation ausschlagegebend. In der Regel sind am Prozess Business-Units beteiligt, deren Daten entfernt wurden. Bei der Projektplanung ist die Tatsache zu berücksichtigen, dass die Verfügbarkeit von Personen aus den jeweiligen Einheiten begrenzt sein kann, und daher sollte eine entsprechende Unterstützung in dieser Hinsicht möglichst früh, bestmöglich im Vertrag mit der zentralen Organisation garantiert werden.

Die Länge des Realisierungsprozesses hängt größtenteils von der Größe des Systems und der es unterstützenden Hardware-Infrastruktur. Bei Delecta nahm die die Testentfernung von Daten auf einem ziemlich großen System knapp zwei Monate in Anspruch.

Empfehlenswert ist es, in der Realisierungsphase ein Archivierungstagebuch zu führen. In diesem Tagebuch wird die Archivierungsdauer der jeweiligen Objekte vermerkt. Dadurch kann man ziemlich präzise die notwendige Zeit für die Vorbereitung der Startphase einschätzen können.

Vorbereitung des Startes

Gerüstet mit einem Konzept und Aktivierungslog resultierend aus ihrem Einsatz in der Praxis und die durch Tests überprüfte Gesamtheit kann man mit der Entfernung von Daten im produktiven System beginnen. Selbstverständlich besteht das Ziel nicht darin, der zentralen Organisation alle Daten außer jenen der eben ausgegliederten Einheit zu entziehen. Dies erzwingt wiederum die Erstellung einer alternativen produktiven Umgebung für die auszugliedernde Einheit. Diese Umgebung entsteht während „Mini Go-Live” in dem:

  • vorläufig jeglicher Zugang zum laufenden produktiven System gesperrt wird,
  • seine Kopie angefertigt wird,
  • auf eine neue Hardware-Plattform migriert wird (die jedoch die ganze Zeit unter ausschließlicher Kontrolle der zentralen Organisation verbleibt),
  • sämtliche Schnittstellen umgeschaltet werden,
  • Änderungen an den Autorisierungen vorgenommen werden (der Zugang zum neuen System bleibt nur für die Mitglieder der auszugliedernden Einheit aktiviert; hingegen verlieren sie den Zugang zum bisherigen produktiven System),
  • SAP GUI in das neue System umgeschaltet wird.

An dieser Stelle ist es empfehlenswert, auf einige Details hinzuweisen.

Der vorstehend beschriebene Prozess wird praktisch gänzlich von der zentralen Organisation durchgeführt und daher ist die Verankerung entsprechender Ressourcen im Vertrag unerlässlich. „Mini Go-Live” kann mit Erfolg am Wochenende durchgeführt werden, unter der Bedingung jedoch, dass vorher eine entsprechende Infrastruktur bereitgestellt wird.

Die dem neuen System zugewiesenen Hardware-Ressourcen können sich nicht signifikant von den Ressourcen zur Unterstützung des laufenden produktiven Systems unterscheiden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass trotz der Reduzierung der Anwenderanzahl zu Lasten des neuen produktiven Systems, parallel eine Archivierung von Daten durchgeführt wird, die enormen Systemstress verursacht. Diese Belange sind daher auch im Vertrag zu definieren.

In der Anfangsphase der Startvorbereitung verfügt das Projekt über ein Testsystem mit gelöschten Daten, die von der zentralen Organisation bestätigt worden sind. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit zur Durchführung einer Testmigration des Systems. Eine solche Migration ermöglicht die Überprüfung zwei sehr wichtiger Aspekte und zwar die Datenverbindung und die Zielplattform-Kompatibilität. Aufgrund der Lizenzbestimmungen und der SAP HANA Plattform als endgültige Umgebung entschied sich Bakalland-Delecta für MaxDb als Datenbankschicht. Das Originalsystem Orkla wurde durch Oracle unterstützt. In diesem Fall kam lediglich eine heterogene Testmigration in Frage, die mit einem Erfolg gekrönt worden ist.

Es hat sich jedoch herausgestellt, dass die Geschwindigkeit der Verbindungen zu niedrig ist – der Transfer der Testdatenbank nahm vier Tage in Anspruch (auf die diesbezüglichen Folgen wird nachfolgend eingegangen).

Aufgrund der zuvor gewonnenen Erfahrungen dauert die Vorbereitungsphase des Starts deutlich kürzer als die Realisierung. Beim Bakalland-Delecta-Projekt wurde die produktive Entfernung von Daten in drei Wochen realisiert. Die Phase endet mit einem abschließenden Systemaudit durch die zentrale Organisation (die jeweiligen Business-Units überprüfen, ob keine empfindlichen Daten im System verblieben sind). Erst ein positives Ergebnis des Audits ermöglicht den Wechsel zur letzten Projektphase.

SAP in den SNP Data Centers
Das Organisieren und der Verlauf der Ausgliederung des Systems sowie des Rollouts der Lösung auf alle Gesellschaften der Bakalland-Gruppe basierten zum einen auf der Entscheidung über die Inanspruchnahme der SAP-Outsourcing-Dienste bei der SNP, darunter des gemangten Hostings in den SNP Data Centers, und zum anderen auf der Unterstützung der Schlüsselanwender. Nach der Migration des Systems zur SNP verwendet die Bakalland-Gruppe seit April dieses Jahres ein völlig auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittenes SAP-System in umfangreichem Funktionsbereich. Dieses System funktioniert in einer leistungsstarken und doppelt geschützten Infrastruktur der SNP Data Centers und wird von den SNP-Spezialisten verwaltet. Die SNP Service-Teams unterstützen die Bakalland-Mitarbeiter in deren täglichen Arbeit an diesem System.

Go-Live

So wie jeder SAP-Produktionsstart bedarf auch das Carveout gewisser Nichtverfügbarkeitszeit des Systems für operative Aktivitäten. Selbstverständlich wird deren Minimierung angestrebt. Bei Carveout hängt die Nichtverfügbarkeitszeit von der Dauer drei grundlegender Aktivitäten:

  • Export des Systems in die Datei,
  • physischer Transfer der generierten Datei,
  • Wiederherstellung der SAP-Umgebung aus der Datei (aufgrund der begrenzten Zeit wird in der Regel nicht die gesamte Umgebung wiederhergestellt, sondern nur das produktive System; andere Systeme werden unabhängig an den Folgetagen nach dem Start aktiviert).

Nach der Entfernung von Daten nahm das System von Delecta 1.5 TB des Festplattenspeichers ein. Der Export des Systems mit einer derartigen Größe dauerte mehr als 8 Stunden. Für die Wiederherstellung des Systems samt Anpassung der Einstellungen und Rekonfiguration der Schnittstellen waren weitere 14 Stunden notwendig, was insgesamt nahezu einen Tag ausmachte.

Wie bereits zuvor erwähnt, nahm der Transfer der Testdatenbank 4 Tage in Anspruch und daher sollte das gesamte Startfenster mindestens 5 volle Tage dauern (ohne jedwede Puffer), was vom Business-Standpunkt aus inakzeptabel war. Es ist ein alternativer Plan implementiert worden: Die Daten wurden mit einem Flugzeug auf externen Festplatten durch einen Delecta-Mitarbeiter transportiert. Der gesamte physische Datentransfer konnte auf 8 Stunden verkürzt werden.

Das System wurde innerhalb der geplanten Frist ohne größere Probleme aktiviert. Im Folgeschritt konnte mit dem Ausbau des Systems für Zwecke der Unternehmensgruppe Bakalland begonnen werden. Diese Phase, die auch die Rollouts der Lösung in andere Unternehmen in der Gruppe umfasst, erfolgt auch mit Unterstützung der SNP.

Bakalland ist ein unangefochtener Marktführer auf dem Markt für getrocknete Früchte und Nüsse in Polen. Seit 25 Jahren ist dieses Unternehmen auf getrocknete Früchte und Nüsse sowie auf andere Segmente der Lebensmittelproduktion, angefangen mit Frühstücksprodukten bis hin zu Snacks, spezialisiert. Nach der Übernahme der Delecta-Marke bereicherte sich das Portfolio der Gruppe um Backprodukte, süße Zwischenmahlzeiten sowie Instant- und herkömmliche Desserts. Derzeit umfasst das Angebot neben getrockneten Früchten und Nüssen solche Produkte wie Massen, Gemische und Kuchenzusätze, Desserts, Snacks, Müsli, Müsliriegel, Haferflocken, Sojaprodukte und fertige Mittagessen sowie Tortillas und Malzkaffee. Neben der Hauptmarke von Bakalland gibt es noch sieben andere Marken wie Delecta, Anatol, Orico, Mr. Breakfast, Fresco, Zagłoba und SiMexico.

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