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BASF: Migration auf das globale ERP-System

Vereinheitlichung der SAP-Lösungen in 5 Ländern

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In Januar 2006 haben die zentraleuropäische BASF und BCC (ab 2018 SNP) die Migration auf das globale ERP-System erfolgreich abgeschlossen. Das Unterfangen war der nächste Schritt des globalen Projektes unter dem Namen PACE (Process and Applicaton Consolidation Enterprise Systems BASF Group) und wurde in 5 Ländern Zentraleuropas umgesetzt.

Günstige Globalisierung

Das Ziel des PACE-Projektes ist es, die SAP-Umgebung der ganzen Gruppe zu optimalisieren und zu harmonisieren. Für die ganzheitliche Projekt-Koordination sind das globale Kompetenzzentrum und die IT-Dienste der BASF-Gruppe verantwortlich.

Das PACE-Projektteam arbeitet an zwei SAP-Plattformen, die im Konzern verwendet werden. Eine von ihnen ist das ERP-System und die andere besteht aus den Systemen für die BASF-Zentrale in Ludwigshafen und sonstige große Produktionswerke in Europa (in Schwarzheide, Deutschland und in Antwerpen, Belgien). PACE besteht aus etwa 20 Subprojekten. Jedes von ihnen trägt zur Vereinheitlichung der historisch gestalteten Landschaft der SAP-Konzernlösungen bei.

Eines der PACE-Subprojekte umfasste die Migration der Prozesse aus dem SAP-System auf das globale ERP-System für 5 europäische BASF Business-Zentren (Nordeuropa, Westeuropa, Zentraleuropa, Spanien, Portugal und Italien).

„Das Ziel des ganzen PACE-Projektes war es, die Verwaltung des SAP-Systems auf dem globalen Niveau zu vereinfachen. Die Migration sollte darüber hinaus die Business-Prozesse vereinheitlichen, die jetzt von den Gesellschaften der BASF-Gruppe (z.B. im Bereich der Verwaltung von Vertriebswegen oder Controlling und Finanzen) abgewickelt werden“, so Łukasz Badura, Business Center Central Europe Information Manager und Leiter des IT-Bereiches in Zentraleuropa.

PACE in Zentraleuropa

Das Business-Zentrum BASF Zentraleuropa war für die Migration in den BASF-Gesellschaften in Österreich, Tschechien, Polen, Slowakei und Ungarn verantwortlich.

In den Landesgesellschaften: BASF Österreich GmbH, BASF spol. s.r.o., BASF Hungária Kft., BASF Polska sp. z o.o. und BASF Slovensko spol. wird das SAP-System im großen Umfang von mehr als 120 Benutzern verwendet.

Neben den BASF-Mitarbeitern und SNP-Beratern haben am Migrationsprojekt auch SAP-Spezialisten aus den in den einzelnen Ländern ansässigen Beratungsfirmen teilgenommen. Die Gesamtheit der Arbeiten wurde von der gemeinsamen BASF/SNP-Projektleitung durchgeführt, die von der Unternehmensführung aus der BASF-Zentrale in Ludwigshafen auditiert wurde.

„Ein so kompliziertes IT-Projekt zu leiten, das einige Dutzend Personen aus ein paar Ländern engagiert und einen großen Einfluss auf das Funktionieren des ganzen Unternehmens ausübt, ist nicht einfach. Die Komplexität der Unternehmung resultiert auch aus den besonderen rechtlichen Regelugen der einzelnen Länder. In diesem Fall besteht die Rolle der Einführungsfirma darin, die besonderen rechtlichen Regelungen der einzelnen Länder in der Ziellösung des Konzerns zu berücksichtigen. Deshalb beschlossen wir, die Dienstleistungen der Firma, die über eine große Erfahrung im Bereich der konzernweiten SAP-Einführung verfügt, in Anspruch zu nehmen. Und so haben wir SNP als den führenden BASF-Partner für Zentraleuropa gewählt“, erläuterte Katarzyna Jedynak, die seitens BASF das PACE-Projekt im Bereich Zentraleuropa leitet.

Maßgeschneiderte Methodik

Das Projekt, die Migration in 5 Ländern Mitteleuropas einzuführen, begann im August 2005 und wurde für 5 Monaten geplant. Wegen des spezifischen Charakters des Unterfangens wurde eine dedizierte Projektmethodik erarbeitet.

Ihre Hauptvoraussetzung: Fokus auf die Projektsicherheit. Die Methodik sollte für die Leitung ein Werkzeug sein, das den Umfang des Unterfangens kontrollieren lässt, um den übermäßigen Wachstum zu verhindern. Das wichtigste Ziel war es, die Arbeit im neuen, globalen ERP-System termingerecht zu beginnen.

In der ersten Projektphase wurden die entsprechenden Rollen und Zuständigkeiten den beiden Projektparteien zugeteilt. Die Aufteilung der Arbeiten und Pflichten zwischen den BASF-Mitarbeitern aus den einzelnen Ländern und den SNP-Beratern berücksichtigte die Kompetenzen, Möglichkeiten und Ressourcen, die in das Projekt integriert werden konnten.

Und so war die Teilnahme der BASF-Mitarbeiter in jeder der aufeinanderfolgenden Phasen an den Arbeiten im Bereich Logistik (die Module MM – Materialwirtschaft und SD – Vertrieb) zahlreicher, wobei die Arbeiten im Bereich Finanzen und Controlling (Module FI und CO) hauptsächlich von den SNP-Beratern ausgeführt wurden.

Im Rahmen dieser Phase wurden auch die Prinzipien der Organisation der SAP-Anwenderbetreuung in den einzelnen Ländern ermittelt (unter Berücksichtigung der Änderungen/Erweiterungen der Funktionalität des konzernweiten SAP-Standards, die für diese Länder wegen der lokalen Rechtsbedingungen benötig wurden).

Vorbereitungen zum Produktivstart

In der zweiten Phase wurde der, einer Migration unterliegende Funktionsumfang detailliert erläutert. Es wurden Verfahren zum Hinzufügen neuer Funktionalitäten ermittelt. Es wurde ein Konzept zur Migration der Stammdaten auf das neue System als auch zur Eintragung der Eröffnungsbilanz (unter Berücksichtigung aller nötigen Komponenten) in das Produktivsystem erstellt.

In dieser Phase begann die Qualitätsprüfung der, der Migration unterliegenden Stammdaten sowie ihre Bereinigung. Das Ergebnis der Phase stellte ein Beleg dar, dessen Charakter dem des Blueprintbelegs in einem „klassischen“ Einführungsprojekt entspricht.

Die dritte Phase bestand in der Migration der Einstellungen und Objekte auf das globale ERP-System. Die Konfigurationseinstellungen wurden überprüft und um die, in der zweiten Phase definierten Funktionalitäten ergänzt.

In der vierten Projektphase wurden die Tests der migrierten Funktionalitäten vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert. Die Anweisungen für die Endanwender wurden überprüft und ergänzt.

Damit der Wolf satt wird und das Schaf verschont bleibt

Wie ist das Projektziel Standardisierung der Lösungen bei gleichzeitiger Anpassung der Lösungen an die Anforderungen der BASF-Gesellschaften in 5 Ländern zu erreichen? Es ist eine Frage, die bei jedem derartigen Projekt auftaucht, vor allem bei den Rollouts der konzernweiten SAP-Systeme in weiteren Ländern.

Bei der Sicherung der Übereinstimmungen der Ziellösung mit den gesetzlichen Anforderungen der Projekt-Länder spielten die Berater aus den lokalen, an der Migration beteiligten Beratungsfirmen die wesentliche Rolle. Sie zeigten Bereiche auf, in denen Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden mussten. Nachdem diese von der Projektleitung und/oder BASF-Zentrale verifiziert wurden, traten sie in Kraft.

Sofern die vorgeschlagenen Änderungen nicht aus den gesetzlichen Vorschriften sondern aus den lokalen wirtschaftlichen Bedingungen resultierten, lag die Entscheidung über die Verwendung der lokalen Lösung oder des Konzernstandards bei der Zentrale.

Unter Berücksichtigung der Bedeutung des Problems für die jeweilige BASF-Abteilung und seines Einflusses auf die Konsistenz des globalen Systems wurde jeder Vorschlag individuell erwogen.

Start unter Druck

Der Beginn der Arbeit mit dem neuen System wurde für den 1. Januar 2006 geplant. SNP hat die SAP-Anwender aus den einzelnen Ländern, während der letzten Vorbereitungen zur Produktivsetzung und in den ersten Wochen der Arbeit mit dem neuen System unterstützt.

„Wegen des großen Umfangs der migrierten Funktionalität und der wesentlichen geografischen Zerstreuung war unser Projekt eine echte organisatorische Herausforderung. Das SAP-System wird in 5 Ländern Mitteleuropas von mehr als 120 Anwendern benutzt. Es war wichtig dafür zu sorgen, dass jeder von ihnen zum geplanten Zeitpunkt die neue Lösung benutzen kann. Der Zeitdruck war ein zusätzliches Hindernis. Die Tatsache, dass das gesamte Vorhaben störungsfrei fristgemäß zur Nutzung übergeben wurde und die Mitarbeiter von BASF Polska schon am ersten Tag mehr als 200 Kundenaufträge im System erstellt haben ist der Maßstab des Erfolges des BASF/SNP-Teams“, so Katarzyna Jedynak.

Landschaft nach der Migration

Aus globaler Sicht sind die Projektziele erreicht worden. Die Migration zentralisierte die Verwaltung des SAP-Systems für die an der Migration beteiligten Länder. Dadurch werden Bedingungen geschaffen, unter denen man die konzernweite SAP-Umgebung effizient verwalten kann.

Anna Kłusek, Prokuristin, Logistik-, IT- und Verwaltungsdirektorin von BASF Polska, die für die Überwachung des Migrationsprozesses zuständig ist, äußert sich wie folgt: „Es ist gut, wenn das IT-Projekt zu positiven Änderungen im Geschäft führt. Je größer die Organisation, desto mehr sollten Vorteile aus globaler Sicht beurteilt werden. Im Falle des Migrationsprojekts in der BASF sind die Änderungen nicht nur auf der Ebene der Zentrale sichtbar, sondern auch in den Abteilungen der einzelnen Länder“.

Ein greifbares Anzeichen für die Vereinheitlichung von Lösungen, das für viele Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit mit dem System spürbar ist, ist die Bearbeitung und Einführung von einheitlichen Formularen für den Rechnungsausdruck, die Kundenaufträge und Einkaufsbelege.

Flexibilität erwünscht

Vereinheitlichung und Zentralisierung bedeutet nicht die Starrheit, sondern die Klarheit der Prinzipien, die die Änderungen im SAP-System regeln.

Alle von den Abteilungen vorgeschlagenen Änderungen (unabhängig davon, ob sie ein Ergebnis der gesetzlichen Änderungen in dem betreffenden Land oder der neuen funktionalitätsbezogenen Anforderungen sind, oder ob es um administrative Aspekte geht, wie etwa das Hinzufügen eines neuen Nutzers, Modifizierung des Berechtigungssystems) unterliegen einem unifizierten Überprüfungs- und Abwicklungsverfahren.

Die Mitarbeiterin der tschechischen BASF-Abteilung, Dagmar Adamova, die eine SAP-Key-Userin im Bereich von SD (Vertrieb) ist, erklärt: „Die im Konzern herrschenden Regeln schließen den Einfluss der Abteilung auf die Lösung, die in der betreffenden Abteilung von BASF verwendet wird, nicht aus. Es wird immer Fälle geben, in denen Flexibilität benötigt wird. Man kann sich beispielsweise vorstellen, dass unsere Verkaufsstrategie in einem bestimmten Land einer Modifizierung der Politik der Lieferantenkreditgewährung bedarf. In einem solchen Fall müssten die Einstellungen für Kreditlimits der Kunden im SAP-System geändert werden. Die Änderungsvorschläge sind dem Kompetenzzentrum BASF Zentraleuropa begründet vorzulegen.“

Ein Änderungsvorschlag wird von BASF Central Europe einer Vorprüfung unterzogen. Der nächste Schritt ist die Annahme der Änderungen durch die sog. Gatekeepers aus der globalen, inneren IT-Struktur. Ihre Rolle besteht darin, zu beurteilen, inwieweit die vorgeschlagenen Änderungen den Konzernstandard beeinflussen werden, und zu entscheiden, ob die Einführung und Bereitstellung der Änderungen im Produktivsystem gerechtfertigt sind.

Ähnlich wie bei der Migration werden die freigegebenen Änderungen vom BASF Europe Central oder SAP-Administratoren aus der BASF-Zentrale implementiert.

Die für das globale ERP-System geltenden Standardrichtlinien bestimmen, welche Änderungen und in welchen Bereichen von den lokalen Abteilungen vorzunehmen sind und welche von der globalen Organisation.

BASF ist das führende Chemie-Unternehmen der Welt. Das Portfolio umfasst u. a. Chemikalien, Kunststoffe, Produkte für Landwirtschaft, Öl und Gas. Als Geschäftspartner in nahezu allen Industriezweigen beliefert BASF ihre Kunden mit intelligenten Systemlösungen und hochwertigen Produkten, die ihren Erfolg unterstützen. BASF entwickelt neue Technologien, die durch ihre Nutzung neue Chancen auf dem Markt schaffen. Sie verbindet wirtschaftlichen Erfolg mit dem Umweltschutz und gesellschaftlicher Verantwortung und leistet auf diese Weise einen Beitrag zu einer besseren Zukunft.

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