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Idea Leasing: Portal für Kunden, Vorteile für alle

Portal für E-Rechnungen Edistrada

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Das Hauptziel des Kundenportals Idea Leasing ist u. a. die Abwicklung des Vertriebs von elektronischen Rechnungen. Letztendlich werden alle Kunden von Idea Leasing das benutzerfreundliche und funktionale Portal nutzen, welches gemäß laufenden Trends bei Web-Anwendungen und User Experience entwickelt wurde. Die Firma erhält ein Tool, dessen Architektur und Erhaltungsmodell Sicherheit der aufbewahrten Daten gewährleiten und erhebliche Ersparnisse bei der Abwicklung der Fakturierung und Eintreibung von Forderungen generieren. Dieses Portal basiert auf der B2B Edistrada Plattform.

Das Jahr 2016 war das siebte Jahr hintereinander, in dem die Leasingbranche ein Wachstum um geschätzte 17% im Vergleich mit dem Vorjahr verzeichnete. Idea Leasing, eine der sich am schnellsten entwickelnden Firmen in der Branche, hat einen signifikanten Anteil dabei. Nach der Übernahme von VB Leasing Polska und Abschluss des Kaufs des Aktienmehrheitspakets von Getin Leasing im Vorjahr wird nach der Fusion eine führende Leasingfirma in Polen mit ca. 15% Marktanteil entstehen.

Das Firmenangebot umfasst die Finanzierung der gesamten Investitionspalette, d. h. angefangen mit Produktionsanlagen über PKW und LKW bis hin zu Booten und Yachten, wobei es an Mikro-, Klein- und mittelständische Unternehmen gerichtet ist, für die Leasing die populärste externe Finanzierungsquelle darstellt.

Zehntausende von Kunden und die wachsende Anzahl aktiver Leasing-Verträge sind für die Firma ein Grund, um stolz zu sein. Zugleich erfordern die neuen Herausforderungen im Zusammenhang mit der operativen Abwicklung einer derart großen Anzahl von zerstreuten Dienstleistungsempfängern (Idea Leasing ist in ganz Polen tätig) größere Anstrengungen und Investitionen. IT-Tools, mit denen die Hauptgeschäftsprozesse optimiert und das positive Image der Firma sowie dauerhafte Kundenbeziehungen aufgebaut werden können, sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftsleitung. Eines solcher Tools ist das Idea Leasing Kundenportal.

Kundenportal

Das Idea Leasing Kundenportal bezweckt in erster Linie die Optimierung der Kommunikation zwischen der Firma und ihren Kunden sowie die Erleichterung des Zugriffs auf Informationen. Infolgedessen erfolgt der Kundenservice störungsfrei und verläuft schneller als mittels anderer Kanäle. Die Lösungsmodule werden allmählich zur Verfügung gestellt, wodurch die Nutzer die Gelegenheit haben werden, sich mit den Hauptfunktionen des Systems vertraut zu machen, bevor ihnen komplexere Möglichkeiten bereitgestellt werden.

In der ersten Phase der Portalbereitstellung werden elektronische Rechnungen, Informationen über Kundenverträge und technische Module im Zusammenhang mit der Integration, Berechtigungen, Datensicherheit und Historie der Nutzeraktivitäten zur Verfügung gestellt. Anschließend sind weitere Funktionalitäten zum Thema Marketinginformationen, Verkauf und Kundenkontakt geplant. Geplant sind auch Funktionen, die zusätzlichen Wettbewerbsvorteil im Bereich der Kundenzusammenarbeit bieten.

Das Idea Leasing Kundenportal bezweckt in erster Linie die Optimierung der Kommunikation zwischen der Firma und ihren Kunden sowie die Erleichterung des Zugriffs auf Informationen.

Die graphische Benutzeroberfläche wurde mit Sorge um UX-Aspekte (User Experience), d. h. nützliches, intuitives und ergonomisches Arbeiten, entwickelt. Das Projekt befolgt den Unternehmensstandard der App der Idea Bank Gruppe, indem zusätzlich gemäß laufenden Trends bei Web-Anwendungen das Konzept namens Single Page Application (SPA) eingeführt wurde. Dadurch ähnelt die reibungslose Funktionsweise dieser Lösung den Desktop-Anwendungen – dabei gibt es eine Seite, deren Inhalt sich dynamisch ohne notwendiges Aktualisieren verändert. Die App ist auch völlig ansprechbar, d. h. dass sie sich dem Bildschirm anpasst, auf dem sie angezeigt wird, unabhängig davon, ob dies ein Bildschirm eines Notebooks, Tablets oder Smartphones ist.

Das Idea Leasing Kundenportal basiert auf der universellen B2B Edistrada Plattform, die ein eigens entwickeltes Produkt der SNP im Rahmen des SNP Software Factory Angebots ist. Edistrada dient der massenweisen Generierung, Bereitstellung und dem Austausch von Daten mit geographisch zerstreuten Geschäftspartnern, ermöglicht die Integration mit den IT-Systemen diverser Hersteller und optimiert die spätere Überwachung der Kommunikation. Das für Idea Leasing entwickelte Portal erforderte die Integration mit dem Branchenverkaufssystem und mit dem CFM-System (Car Fleet Management). Die aufgebauten Schnittstellen basieren auf verschlüsselten und geschützten Verbindungen.

Lech Stabiszewski, Vorstandsmitglied von Idea Leasing SA

E-Rechnungen: Niedrigere Kosten durch Optimierung
Die Kommunikation mit Kunden und das Erfüllen ihrer Erwartungen sind der Grundstein unseres Erfolgs und geben uns die Richtung vor, die wir kontinuierlich zu befolgen haben. Die Implementierung von IT-Lösungen, die Prozesse automatisieren und die Fokussierung auf den Kundenbedürfnissen ermöglichen, ist eine strategische Entscheidung unserer Firma.
Bei der Implementierung eines Systems für kritische Prozesse gibt es ziemlich viele Schwerpunkte: Arbeitsergonomie, Integration, Performance, Sicherheit, Überwachung und Gewährleistung der Kontinuität. Die meisten von ihnen betreffen den laufenden Systembetrieb bereits nach dem Start, aber es lohnt sich, diese Schwerpunkte bereits in der Phase der Projektarbeiten anzugehen. Bei Idea Leasing haben wir uns entschieden, eine Firma mit der Systemverwaltung zu betrauen, die es entwickelt und zwar die SNP. Bei der Abnahme des Systems vor dem Produktionsstart waren wir uns dadurch sicher, dass seine Qualität optimal ist.
Die Auswahl des geeigneten Anbieters gilt auch als zusätzliche Absicherung. Die langjährige Projektgeschichte für Großunternehmen, gutes Verständnis für geschäftliche Aspekte und auf Erfahrung gestützte technische Fachkenntnisse sind Eigenschaften, die wir zweifellos erwarten. Die SNP hat diese Bedingungen erfüllt. Bei der Betrauung eines externen Geschäftspartners mit der Verarbeitung von für das Unternehmen empfindlichen Daten mussten wir auch sicherstellen, dass die Aufgaben durch kompetente Fachleute gemäß ISO 27018 realisiert werden.
Mit dem Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung konnten wir die Abwicklungskosten deutlich senken und die Optimierungsmöglichkeiten bestmöglich nutzen.
Lech Stabiszewski, Vorstandsmitglied von Idea Leasing SA

Online verfügbare Rechnungen

Letztendlich werden dieses Portal alle Idea Leasing Kunden benutzen. Als erstes wird ihnen das Modul einschließlich des Vertriebs von Buchführungsunterlagen, d. h. in erster Linie der E-Rechnungen, zur Verfügung gestellt. Die Entscheidung über Aktivierung in erster Linie dieser Funktionalität war nicht zufällig. Der Online-Zugriff auf Rechnungen ermöglicht nämlich deutliche Senkung der Kosten für die tägliche Arbeit und sichere Bereitstellung des jeweiligen Dokumentes zum Kunden und infolgedessen eine schnellere Eintreibung von Forderungen. Das Portal registriert Informationen über den Empfang des Dokumentes, wodurch Kundenaktivitäten überwacht werden können.

Die Vorbereitung und Versand von Buchführungsunterlagen auf herkömmliche Weise ist eine wahre logistische Herausforderung und erheblichen Kosten verbunden, insbesondere wenn es, wie bei Idea Leasing, zehn- oder hunderttausend Dokumente im Monat sind. Die Einführung von Daten im IT-System, Drucken, Packen in Briefumschläge, Versenden und später Überprüfen des Empfangs, Klarstellungen, Korrekturen, Duplikate und das Wiederholen des Prozesses verspäten den Eingang von Forderungen, erschweren die Zusammenarbeit mit den Kunden und generieren in erster Linie erhebliche Kosten für die Prozessabwicklung (dazu zählen Kosten für die Arbeit, Verbrauchsmaterialien und Postdienstleistungen). Bei Kosten für die Abwicklung des gesamten Zustellungsprozesses eines Dokumentes in Höhe von 5 PLN kommt man auf 5.000 PLN bei tausend Dokumenten und weiter auf 500.000 PLN monatlich bei hunderttausend Rechnungen. Es gibt so Einiges zum Optimieren.

Die meisten Firmen streben effiziente Zustellung einer Vielzahl von Rechnungen an und entscheiden sich für das Outsourcing eines Teils des Prozesses bestehend im Einpacken, Adressieren und Versenden von Dokumenten, was gewisse Ersparnisse ermöglicht. Allerdings ermöglicht erst die Änderung zu E-Rechnungen eine signifikante Kostensenkung – zuweilen um 90% und mehr. Der Wechsel zu E-Rechnungen wurde mittlerweile gesetzlich vereinfacht, da die Vorschriften identisch wie bei Rechnungen in Papierform sind. Selbstverständlich ist die Einführung gewisser Sicherheitsmechanismen erforderlich, die die Gewährleistung der Absenderechtheit und der Unversehrtheit des Inhalts z. B. mittels Signaturen und elektronischen Zertifikaten oder Kommunikation mit dem EDI-Standard (Electronic Data Interchange) bezwecken. Erforderlich sind auch die Gewährleistung eines sicheren Dokumentenarchivs und deren Aufbewahrung über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.

Beim Vergleich mit der Aufbewahrung von Aktenordnern mit Rechnungen in Papierform ist die elektronische Archivierung deutlich weniger lästig (auch bei notwendiger Suche nach Dokumenten), insbesondere wenn sich die Firma für das Outsourcing der Lösung entscheidet, wie dies beim Idea Leasing Kundenportal der Fall ist. Das System dieser Firma wird durch die SNP erhalten und im Rahmen des SaaS-Modells (Software as a Service) auf Grundlage der SNP Data Centers zur Verfügung gestellt, die aus modernen Datenverarbeitungszentren an zwei unterschiedlichen Standorten bestehen.

Der Online-Zugriff auf Rechnungen ermöglicht nämlich deutliche Senkung der Kosten für die tägliche Arbeit und sichere Bereitstellung des jeweiligen Dokumentes zum Kunden und infolgedessen eine schnellere Eintreibung von Forderungen.

Sicherheit von empfindlichen Daten

Angesichts der zunehmend häufigeren Gefahren, aber auch wachsenden Bewusstseins über diese Gefahren gewinnt die notwendige Gewährleistung entsprechender Prozeduren im Zusammenhang mit der Verarbeitung und Aufbewahrung von empfindlichen Daten, einschließlich personenbezogener Kundendaten, immer mehr an Bedeutung. Zu den wichtigsten Aspekten im Zusammenhang mit der Datensicherheit in IT-Systemen zählen u. a.:

  • System zur Erstellung und Erhaltung von Datensicherungskopien,
  • Verschlüsselung von Daten (sowohl auf der Ebene deren Speicherung, als auch Übertragung),
  • Verwaltung von Änderungen in Anwendungen (u. a. Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen, Herausgabe einer neuen Anwendungsversion),
  • Registrierung aktiver Anwender und Administratoren,
  • Verwaltung der Anwenderkonten und deren Berechtigungen.

Detaillierte Anforderungen im Zusammenhang mit Prozeduren in vorstehenden Bereichen regelt die Norm ISO 27018. Um die Anforderungen in dieser Hinsicht zu erfüllen, wurde das 2016 bei der SNP implementierte Informationssicherheits-Managementsystem, welches mit dem Zertifikat ISO 27001 bestätigt wurde, im Jahr 2015 um die ISO 27018 Zertifizierung für Dienstleistungen im Rahmen des SaaS-Modells erweitert. Die SNP war eine der ersten Firmen in Polen (und nach wie vor eine der wenigen), die es gelungen ist, derartigen Anforderungen gerecht zu werden.

Priorität für das Projekt

Das Projekt zum Aufbau und Aktivierung des Portals wurde in mehrere Phasen unterteilt, um möglichst schnell E-Rechnungen den Kunden zur Verfügung zu stellen und Nutzen aus dem optimierten Prozess zu ziehen. Das Vorhaben war technisch und administrativ ziemlich komplex, wobei es zusätzlich von Problemen im Zusammenhang mit der Dynamik der Leasingbranche und Fusionen beeinträchtigt wurde. Dies brachte jedoch die Autoren der Lösung nicht davon ab, ein Produkt höchster Qualität zu entwickeln. Das System wurde genau in Bezug auf Funktionalitäten und Performance getestet sowie Penetrationstests unterzogen. Dadurch wurde im ersten Monat nach dem produktiven Start nicht mal ein Fehler gemeldet.

Den Projektverlauf überwachte der Vorstand von Idea Leasing, der sich in den Schlüsselmomenten in dieses Projekt engagierte, wodurch den Arbeiten entsprechendes Tempo verliehen werden konnte. Das Engagement der Entscheidungsträger wies ausdrücklich auf den strategischen Charakter dieses Vorhabens und auf den prioritären Ansatz bei der Bereitstellung eines kundenfreundlichen Tools hin. Die Lösung in Form eines Pilotprojektes wurde in erster Linie ausgewählten Nutzern zur Verfügung gestellt, deren Meinungen, Anmerkungen und Erwartungen beträchtlichen Einfluss auf weitere Ausgestaltung des Systems haben. Weitere Versionen zur Erweiterung der Funktionalität sind für die Folgequartale dieses Jahres geplant.

Idea Leasing ist Teil der polnischen Unternehmensgruppe Idea Bank und eine der sich am rasantesten entwickelnden Firmen in der Leasing-Branche. Sie bietet ein sicheres und modernes Paket an Finanzdienstleistungen, die auf die jeweiligen Marktsegmente zugeschnitten sind, wodurch die Finanzierung der Investition bereits ab dem ersten Tätigkeitstag möglich ist. Die Gesellschaft finanziert auch Investitionsprojekte mittels EU-Fördermittel. Die Kunden von Idea Leasing haben dank der Zusammenarbeit im Rahmen der Idea Bank Gruppe auch Zugang zu anderen für Unternehmer dedizierte Finanz- und Buchführungsprodukte.

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