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Metro: Einführung von mySAP HR

Effizienteres Humankapital

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In einer großen und territorial verstreuten Organisation hat das Human Capital Management einen tiefgreifenden Einfluss auf die Effizienz des Unternehmens. Deshalb hatte die Einführung von mySAP HR in dem größten Handelsunternehmen in Polen eine hohe Priorität.

Zuerst Makro, jetzt real,- und Praktiker

Zur Metro-Gruppe gehören unter anderem Großhandelskette Makro Cash & Carry, real,- SB-Warenhäuser undPraktiker Baumärkte. In Polen gibt es mehr als 80 Standorte, in denen über 16 000 Mitarbeiter beschäftigt sind.

Der Hauptsitz der Metro Group befindet sich in Deutschland. Von dort aus werden mehrere Verwaltungsstandards an die Gesellschaften in anderen Ländern übertragen. Dies war der Fall mit der SAP-Unternehmenslösung im Bereich Finanzwesen, die in Polen von einigen Ketten schon seit einigen Jahren verwendet wurde. Um bewährte Geschäftsverfahren (Best Practice) im Bereich Human Capital Management zu implementieren, bereitete der Metro-Konzern das sogenannte Common Template – ein weitgehend von mySAP HR unterstütztes IT-Geschäftsmodell zu.

Common Template bietet einen Ausgangspunkt für die Einführung von Verbesserungen bei der Personalverwaltung in den einzelnen Metro-Niederlassungen und enthält die Unternehmensstandards für einheitliche Reportingregeln.

Die erste Kette in Polen, in der mySAP HR gemäß dem Common Template eingeführt wurde, war Makro (die Einführung in den Jahren 2001-2002, durchgeführt von BCC). Interessanterweise war Polen das erste Land, in dem die Makro-Kette mySAP HR ins Leben rief, und die Erfahrungen aus der polnischen Unternehmung wurden in den Niederlassungen von Makro in anderen Ländern verwendet.

Nun traten Makro die anderen Metro-Einheiten in Polen bei. Seit Januar 2005 wird mySAP HR von den Ketten real,-, Praktiker, sowie anderen Gesellschaften der Metro-Gruppe verwendet:

  • MAM METRO Group Asset Management Polska
  • MGA METRO Group Advertising Polska
  • MGI METRO Group Information Technology Polska
  • MGB METRO Group Buying Polska
  • MGL METRO Group Logistics Polska

Ein in seinem Umfang einzigartiges Projekt

Die Einführungsarbeiten in real und Praktiker, die im Juni 2004 begannen, umfassten folgende Bereiche von mySAP HR: Personaladministration, Zeitwirtschaft und -auswertung sowie Personalabrechnung.

Norbert Brandt, Personaldirektor von Praktiker Polska, Metro Group

Norbert Brandt, Projektleiter von Metro Group und Personaldirektor von Praktiker Polska, kommentiert: „Aufgrund des Umfangs und der Komplexität der Organisation war das Projekt sehr anspruchsvoll für uns und die BCC Berater. Es war eine große Herausforderung, eine Lösung zur Arbeitszeitplanung in einer verstreuten Weise in mehreren Standorten vorzubereiten.”

mySAP HR sollte nämlich von mehr als 80 Benutzern der Personalabteilungen im Hauptsitz und in den Märkten im ganzen Land sowie von mehr als 100 Abteilungsleitern an 17 Standorten verwendet werden. Für sie bereitete BCC eine originelle Intranetanwendung zur Planung und Kontrolle der Arbeitszeit der unterstellten Mitarbeiter vor. Eine zusätzliche Schwierigkeit für die Einführungsarbeiten war die Tatsache, dass die einzelnen Gesellschaften – real,-, Makro und Praktiker – über separate SAP Finanz- und Rechnungswesensysteme (FI / CO) verfügen und implementierte mySAP HR eine gemeinsame Lösung für alle Ketten ist. FI/CO und mySAP HR-Systeme sind auch „physisch“ getrennte Installationen – Finanz- und Rechnungswesen-Lösungen sind auf Servern in Polen und mySAP HR in Deutschland installiert.

Während der Konzept- und Konfigurationsarbeiten wurden von den BCC Beratern die Schnittstellen vorbereitet, die die Finanzsysteme der Gesellschaften mit der gemeinsamen mySAP HR-Lösung verbinden. Sie bieten die Stammdatenübertragung (Definition der Sachkonten, Controlling-Objekte,  Bankenverzeichnis) aus mehreren FI/CO-Systemen in die gemeinsame mySAP HR. Diese Schnittstellen ermöglichen auch die Datenreplikation in die entgegengesetzte Richtung (von mySAP HR nach FI/CO-Systemen) (Mitarbeiterstammdaten, Buchung der Personalabrechnung).

An den Einführungsarbeiten beteiligte sich auch eine interne Firma der Metro-Gruppe, verantwortlich für IT-Unternehmungen – MGI Metro.

„Die Einführung von mySAP HR bei Metro war ein sehr umfangreiches Projekt mit hoher interner Priorität. Dank der von BCC eingesetzten Methodik der Arbeitsdurchführung wurde die Beteiligung der MGI Metro-Mitarbeiter auf das notwendige Minimum beschränkt. Die gute Zusammenarbeit hat es uns ermöglicht, die Teilnahme am Projekt mit unseren Kernaufgaben, die mit der Sicherstellung der Effizienz der gesamten IT-Infrastruktur bei der Metro-Gruppe verbunden sind,  zusammenzubringen” – sagte Krzysztof Mąkolski, Finanzdirektor von MGI Metro.

Zeit als echte Herausforderung

Eine große Herausforderung war die Durchlaufzeit eines solch komplexen Projekts (weniger als 7 Monate). Unternehmungen in einem solchen Ausmaß, die in den Firmen von Metro Group in anderen Ländern durchgeführt werden, dauerten oft viel länger.

„Es ist ein Weltrekordlauf. Kollegen aus Deutschland schauen ungläubig, so haben wir keine Wahl – es muss uns gelingen!” – sagte Martin Ender, Mitglied der Geschäftsführung von real,- und Vorsitzender des Lenkungsausschusses in einer seiner ersten Sitzungen.

Małgorzata Kulis, Leiterin der Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung der real,- Kette, Leiterin eines der Projektteams von Metro, schätzt, dass ein Ergebnis im Rahmen der Erwartungen dank der intensiven Arbeit erzielt wurde: „ Wie geplant, erfolgte der Produktivstart von mySAP HR in den real,-, Praktiker Ketten und anderen Gesellschaften am 1. Januar 2005. Gemäß dem Plan haben wir im Januar und Anfang Februar die Lohn- und Gehaltslisten für fast 10.000 Mitarbeiter der Unternehmen im Rahmen des Projekts generiert und gebucht.

Einschließlich Makro wird, in der ganzen Metro-Gruppe mySAP HR zurzeit von mehr als 200 Benutzern verwendet.

„Durch die Kombination des Mitarbeiterengagements mit der Erfahrung und dem Wissen des BCC Teams haben wir Erfolg erreicht – in Form eines effizienten HR-Systems, das unseren Bedürfnissen und hohen Anforderungen entspricht” – sagte Norbert Brandt.

Warum ist HR so wichtig?

Norbert Brandt weist auf Folgendes hin: „In einer Organisation mit einer verteilten Struktur und mit so vielen Mitarbeitern hat die Effizienz der Personalverwaltung einen riesigen Einfluss auf das Ergebnis des gesamten Unternehmens.”

Worauf beruht dieser Einfluss?

Für solche Organisationen wie Metro ist es wichtig, den reibungslosen Informationsfluss sowie einheitliche Standards und Verfahren sicherzustellen. Einführung von mySAP HR – einem voll integrierten System, das umfassend die Personalverwaltung unterstützt, bedeutet signifikante Fortschritte in diesem Bereich für die ganze Metro-Gruppe.

Magdalena Stalpińska, Personaldirektor von real, Metro Group

Magdalena Stalpińska, Personaldirektor von real,- die größte Kette von Metro Group in Bezug auf die Zahl der Mitarbeiter, sagt: „Jetzt haben wir einen reibungslosen und schnellen Zugriff auf alle notwendigen HR-Informationen. Daten, die in einzelnen Märkten eingegeben werden, sind für den Hauptsitz auf einmal sichtbar. Dies ermöglicht es, Berichte nach den aktuellen Zuständen und ohne Verzögerungen zu erstellen. Dank mySAP HR haben wir im HR-Management einen großen Schritt vorwärts gemacht und unsere tägliche Arbeit ist effektiver geworden”.

Gemeinsames mySAP HR-System begrenzt die Entstehung von verschiedenen Fehlern in HR-Prozessen in den einzelnen Standorten und auf verschiedenen Ebenen der Organisation. Die im System definierten Kontrollmechanismen unterstützen die Benutzer bei der Prüfung der eingegebenen Daten, wodurch der Arbeitsaufwand bei eventuellen zukünftigen Korrekturen reduziert wird. Ein Beispiel für eine solche Prüfung besteht darin, dass es keine Möglichkeit gibt, einen Mitarbeiter im Markt zu beschäftigen, wenn im Hauptsitz keine neue vakante Stelle definiert wurde.

Das System bietet umfangreiche Unterstützung für Leiter, die die Arbeitszeit der unterstellten Mitarbeiter planen. Eine originelle BCC-Anwendung zur Arbeitszeitplanung über Intranet überprüft die Einhaltung der geplanten Arbeitszeit mit den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches. Diese Funktionalität ist wichtig, weil die Abteilungsleiter meistens keine Spezialisten im Bereich des Arbeitsrechts sind. Ohne eine solche Lösung würde die Last der Überprüfung der Zeitpläne auf die Mitarbeiter der Personalabteilung fallen.

Implementierung von mySAP HR wurde mit der Einführung einheitlicher HR-Verfahren (z.B.  Methode der Aufzeichnung und Abrechnung der Arbeitszeit; Verfahren zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters; Prämienfindung und -genehmigung) verbunden. Da alle Mitarbeiter aus allen Standorten das gleiche HR-System verwenden, müssen sie die während der Einführung gepflegten Standards befolgen. Darüber hinaus bringen alle Änderungen dieses Verfahrens eine sofortige Auswirkung an allen Standorten.

Wenn ein mySAP HR-System für alle Einheiten der Metro-Gruppe verwendet wird, wird Zugang zu globalen Analysen und Berichten (z.B. Analyse der Arbeitszeitverwendung, Kostenanalyse) gewährt. Das System verarbeitet die Mitarbeiterdaten aus allen Standorten und ermöglicht schnelles Reporting von Daten und ihre Analyse auf der Ebene der ganzen Organisation, und zwar nicht nur der einzelnen Märkte.

Weniger Probleme mit der Wartung des HR-Systems

Wartung von IT-Systemen, die den HR-Bereich unterstützen, ist mit einem großen Aufwand verbunden. Alle rechtlichen Änderungen müssen sofort berücksichtigt werden. Mit der in Metro implementierten Lösung – eine für alle Einheiten – wurde die Arbeitsbelastung der Systemadministration und damit die Kosten für die Systemwartung erheblich reduziert.

Vorher musste jede Änderung in mehreren HR-Systemen durchgeführt werden. Jetzt werden Änderungen z.B. in den Bereichen Steuern und Sozialversicherungen (ZUS) nur einmal implementiert. Die Auswirkungen dieser Änderungen werden sofort für alle Benutzer von allen Unternehmen der Metro-Gruppe verfügbar. Zur gleichen Zeit schließt die Verwendung eines einzigen konsistenten Systems Änderungen für jedes Unternehmen individuell nicht aus, z.B. der verschiedenen Algorithmen für die Prämienfindung.

Einheitliche und effiziente Standards

Die Einführung von mySAP HR und Common Template war mit vielen Veränderungen am HR-Management in den Metro-Gesellschaften verbunden. Es war dabei möglich, Fehler zu vermeiden, die in vielen Unternehmen während der Übertragung von SAP Konzernlösungen auftreten. In einigen Unternehmen „wird das Kind mit dem Badewasser ausgeschüttet” – doch werden bewährte Geschäftsverfahren übertragen, aber ohne Rücksicht auf die polnischen Realitäten und Rechtsvorschriften sowie oft einzigartige lokale Erfahrungen.

Ein Beispiel für die Implementierung der überprüften Unternehmensstandards von Metro Group ist die Vereinheitlichung der Regeln der Mitarbeiter-, Arbeitszeit- (einschließlich Abwesenheiten) und Gehaltskomponentenklassifizierung in Bezug auf die Kosten. Diese Vereinheitlichung gibt einen umfassenden Einblick in den HR-Bereich von der Unternehmensebene. Auf der Metro-Managementebene funktioniert ein einheitliches Reportingsystem für alle Länder. Die Einführung der mySAP HR-Lösung führte zu einer bedeutsamen Vereinfachung der Vorbereitung dieser Berichte. In der aktuellen Lösung werden Berichte automatisch generiert.

Es gibt keine Notwendigkeit mehr, die Quelldaten aus den einzelnen Einheiten „auszugraben”  und die Zeit für ihre Zusammenführung in einer für den Konzern akzeptablen Form zu widmen.

Das Unternehmenskonzept von Common Template berücksichtigt die Möglichkeit, die Konzernstandards dort zu ändern, wo es begründet ist. Es sollten hier vor allem die Personalabrechnung und einige Bereiche der Personaladministration (wie Urlaube und Reporting an die polnische Sozialversicherungsanstalt – ZUS) erwähnt werden. Diese Bereiche sind so unterschiedlich in jedem Land, dass es unmöglich ist, sie in einer gemeinsamen Vorlage aufzunehmen.

Bei der Konzeptgestaltung und Prototypausführung der Ziellösung in diesen Bereichen spielte das wesentliche Wissen der Projektteammitglieder von Metro sowie die durch inhaltliche und technische Kenntnisse unterstützte Erfahrung der BCC Berater, eine besondere Rolle.

Norbert Brandt fasst die Wirkung des Projekts zusammen: „Die Einführung erlaubte es uns, die besten Erfahrungen des Unternehmens nach Polen zu übertragen. Wir haben Standards des HR- und Gehaltsmanagements in allen Gesellschaften vereinheitlicht. Die Berücksichtigung der Verwaltungsbedürfnisse der polnischen Gesellschaften und der Transfer von Wissen über mySAP HR, der von BCC gewährleistet wurde, haben uns das Gefühl gegeben, wirkliche Eigentümer dieser Lösung zu sein“.

Bartłomiej Buszczak, Direktor der Beratung von BCC, sagt: „In Metro erwiesen sich die Erfahrungen von BCC-Experten aus anderen komplexen mySAP HR-Projekten, wie z.B. in der Orlen-Gruppe oder in Orkla Press als sehr nützlich. Wir freuen uns, dass Metro Group – das größte Handelsunternehmen in Polen, dem Kreis von Dutzenden BCC Kunden, die die besten IT-Lösungen zur Unterstützung des HR-Managements verwenden, beigetreten ist.

Metro Group ist ein internationaler Handelskonzern, der in 30 Ländern weltweit präsent ist. In Polen ist Metro Group durch ihre Vertriebsnetze seit Mitte der 90er Jahre präsent. Der Hauptsitz von Metro Group befindet sich in Düsseldorf, Deutschland. Die Metro-Gruppe ist das größte Unternehmen in Polen in Bezug auf Umsatz und Beschäftigung. Zur Metro-Gruppe gehören u.a. Makro-, real,-, Praktiker-, Media Markt-Ketten.

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