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King Oscar: Outsourcing SAP bei King Oscar

Die Fische nutzen SAP

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Die Zentrale in norwegischen Bergen, die Produktion im Kaschubenland und das SAP-System in Złotniki nahe Posen. Über die Strategie der Systemerhaltung bei King Oscar AS und die Wahl von BCC als den Outsourcing-Partner sprechen wir mit den Vertretern von King Oscar: Dariusz Bakier – Informatikmanager und Jakub Rutkowski – Finanzmanager.

Die Marke King Oscar, bekannt durch Fischkonserven mit der charakteristischen Abbildung des Königs Oscar ist bereits seit  110 Jahren auf dem weltweiten Markt gegenwärtig. In den vergangenen Jahren fanden eine Restrukturierung und Umwandlungen der Besitzverhältnisse statt. Im Jahr 2009 schied das Unternehmen zuerst aus den Strukturen des Konzerns Rieber & Son aus als King Oscar Muttergesellschaft in Norwegen mit den abhängigen Gesellschaften in Polen, Belgien und den USA. Danach, im Jahr 2010 wurden die meisten Anteile vom Investitionsfond Procuritas Capital Ivestors IV JP A mit dem Hauptsitz in Stockholm aufgekauft. Rieber & Son bleibt weiterhin der Besitzer eines Teils der King Oscar – Anteile und seine Gesellschaften befassen sich mit dem Vertrieb der Produkte in Polen, Norwegen, Tschechien und der Slowakei.       

Der Hauptsitz von King Oscar bleibt in Bergen, eines der Verarbeitungsvertriebe befindet sich im Norden Norwegens, doch die Hauptproduktionsstätte ist im kaschubischen Dorf Gniewino zu finden.   

Rieber & Son nutzt das SAP-System, das ebenfalls die Gesellschaft King Oscar verwendete. Als eine der durch Umwandlungen der Besitzverhältnisse entstandenen Konsequenzen galt die Notwendigkeit der Gesellschaft ein zusammenfassendes IT-System zur Verfügung zu stellen, mithilfe dessen King Oscar selbständig die Geschäftsprozesse bedienen kann.     

Dies war mit einem komplizierten Verfahren verbunden: der Trennung und Ausscheidung von SAP und der Auswahl einer Erhaltungsstrategie, die seine Zuverlässigkeit, hohe Zugänglichkeit, komplexen Service- und Applikationssupport sowie hochpräzise Bedienung zu garantieren an die die User gewöhnt sind. 

Dariusz Bakiera, Jakub Rutkowski, King Oscar

Die Betriebsstätte in Gniewino belegt einen wichtigen Platz auf der Landkarte von King Oscar. Denn dort, in der Nähe von Wejherowo befindet sich die Hauptproduktionsstätte des Unternehmens. Warum fiel die Wahl auf Polen als Investitionsziel?

Jakub Rutkowski: Den norwegischen Lebensmittel-Konzern Rieber & Son gibt es in Polen seit 1996. Eine weitere Expansionsetappe war im Jahr 1998 die Kontrollübernahme über Big Fisch – Fischkonservenhersteller mit dem Sitz in Gniewino.

Bereits zu Beginn fiel die strategische Entscheidung, die Herstellung von Fischkonserven von Norwegen nach Polen zu verlagern. Seit 2008 gibt es in Norwegen lediglich eine Produktionsstätte. Die Entscheidung den Hauptbetrieb in Polen zu lokalisieren wurde aufgrund niedriger Arbeitskosten getroffen. Unsere Branche charakterisiert sich durch hohe direkte Arbeitsweise – die Fische werden per Hand in die Konserven eingelegt. Eine hohe Bedeutung hatte ebenfalls die Lokalisierung in der Nähe der Hauptversorgungsquelle – Nordsee-Fischfanggebiet.    

Von Anfang an erfolgte der Tranfer moderner Technologien aus Norwegen nach Polen. Durch die Anwendung moderner Verwaltungs- und Optimierungstechniken des Herstellungsprozesses wurde die Effektivität sehr verbessert.   

Von Beginn an fand ebenfalls der Transfer moderner Technologien aus Norwegen nach Polen statt, darin das einzigartige Räucherverfahren von norwegischen Sardinen, die für Überseemärkte bestimmt sind. Durch die Anwendung moderner Verwaltungs- und Optimierungstechniken des Herstellungsprozesses wurde die Effektivität sehr verbessert.     

Erhebliche Investitionskosten für die Produktionsstätte wurden im Rahmen des EU-Sektoroperationsprogramms subventioniert. Innerhalb der nächsten Jahre erzielte Geniwino immer höhere sanitäre und veterinäre Standards. Derzeit stellen wir über 70 Mio. Konserven jährlich, wovon 80% für den Export bestimmt sind.   

Wir erfüllen die strengsten weltweiten Produktionsqualitätsnormen, darunter ISO 22000, FSSC 22000, die Koscherheit OUP.

Die Zentrale der King Oscar Kapitalgruppe befindet sich in Norwegen. 

Zuerst, als Teil von Rieber & Son nutzte King Oscar das SAP ERP System für Konzerne. An welchen Standard der Erhaltung, Verwaltung und des User-Supports sind Sie gewöhnt?   

Dariusz Bakiera: Das SAP System bei Rieber & Son wurde von über 1.000 Usern aus mehreren Ländern Europas genutzt. Für den Support was das betriebsinterne Zuständigkeitsbüro verantwortlich, das zusammen mit der IT-Abteilung eine separate Etage im Unternehmenssitz besetzte. Das Unternehmen verfügte über große Data Center, in denen neben mehreren Dutzend Servern der Klasse PC auch IBM AS/400 Server den Platz einnahmen, die die SAP-Geräteplattform darstellten.   

Das Modell der Erhaltung von SAP bei Rieber & Son wurde an die Key-User angelehnt, die für die Lösung häufigster Probleme sowie die Vermittlung bei Kontakten zwischen den Key-Usern und dem Zuständigkeitsbüro verantwortlich waren. Das als Letztes genannte war verantwortlich für die Organisation eines eventuellen externen Supports. Derzeit setzt King Oscar bei der Zusammenarbeit mit BCC das Modell in Anlehnung an Key-User fort.    

Die Entscheidung über die Notwendigkeit der Einführung von King Oscar eines eigenen SAP-Systems wurde Mitte 2010 getroffen.  Decyzja o konieczności wdrożenia przez King Oscar własnego systemu SAP została podjęta w połowie 2010 roku. Das Projekt sah vor bis Ende 2011 fertig zu sein. Es war ein viel zu kurzer Zeitraum, damit das Unternehmen in der Lage wäre praktisch von Grund auf ein eigenes SAP-Zuständigkeitsbüro zu gestalten. Zusätzlich wäre die Eröffnung eines solchen Zentrums im Falle eines Unternehmens unserer Größe eine aus finanzieller Sicht schwerbegründbare Investition. Deswegen haben wir uns entschieden einen externen Partner sowohl für das Hosting als auch für den SAP-Applikationsservice zu finden.  

J.R.: Bei Rieber & Son waren einige Prozesse bei SAP ERP zentralisiert. Als Beispiel können hier die Erstellung neuer Materiallisten, Elemente des Fristenabschlusses in FI/CO oder tägliches Laden der Währungskurse dienen. Die Verwaltung von Datenstrukturen fand ebenfalls im Büro statt. Nach der Aussonderung mussten einige Zuständigkeitsbereiche innerhalb unserer Organisation erstellt werden, da die Inanspruchnahme von BCC für solch einfache Tätigkeiten ineffizient wäre.     

Zu Zeiten von Rieber & Son waren wir von der Administration der Autorisierungen und der Rollen im System befreit. Bei der Zusammenarbeit mit BCC befinden wir uns zurzeit in der Anfangsetappe eines Projektes, dessen Ziel es ist die Autorisierung zu strukturieren und ein einheitliches Modell für King Oscar anzunehmen.  

Man sagt, dass der Aussonderungsprozess eines Teils des Systems für einen unabhängigen Subjekt aus größerer Konzerninstallation ein komplexes Vorhaben nicht nur informatischer sonder auch geschäftlicher Natur darstellt. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet, was war das größte Unterfangen?

J.R.: Der Aussonderungsprozess begann mit dem geschäftlichen Teil. Zuerst wurde das Vermögen des organisierten Teils des Unternehmens in die neue Gesellschaft ausgesondert. Gleiches fand in Norwegen statt. Im SAP ERP wurden neue Gesellschaften als neue, separate Wirtschaftseinheiten angelegt. Zu der weiteren Etappe gehörte die Aussonderung des Systems von der informatischen Seite aus. Im SAP wurden neue Wirtschaftseinheiten in ihrer Gesamtheit der Aussonderung unterzogen.   

D.B.: Um das Projekt zu vereinfachen und ihn fristgerecht realisierbar zu machen haben wir uns entschlossen die Daten aus der Zeit vor der Aussonderung separater Geschäftseinheiten von King Oscar ausschließlich im System von Rieber & Son zu hinterlassen. Dadurch war es nicht notwendig die Daten und Strukturen von Wirtschaftseinheiten aufzuteilen. Ausgesuchte SAP-User bei King Oscar können weiterhin auf vergangene Daten im alten System zurückgreifen. Die einzige Ausnahme von dieser Regel war das HR-Modul, in dem eine Kopie des gesamten Lohn- und Gehaltsbereichs erstellt wurde und als nächstes die Mitarbeiterdaten außerhalb der Fabrik in Gniewino aus dem System von King Oscar gelöscht wurden.   

Die größte Herausforderung im Rahmen des Projektes war es potentielle Partner ausfindig zu machen, die bei der Durchführung ähnlicher Projekte Erfahrung hatten. Es stellte sich heraus, dass Situationen wie die unsere äußerst selten auftreten. Normalerweise entschließen sich Unternehmen, deren Größe ähnlich der von King Oscar sind, bei der Migration aus größerer Installation für die Einführung einer anderen Lösung (da wird die Datenkonversion nötig) oder sie werden in eine andere, bereits funktionierende SAP-Struktur eingeschlossen. Notgedrungen mussten wir ein neues SAP-System in Betrieb nehmen, das in Anlehnung an ein Teil der aus früherer Installation kopierten Daten funktioniert.   

Das von mir gemanagte Projekt wurde in der Zeit des Suchens eines neuen Partners vom Lenkungsausschuss geführt, zu dessen Besetzung auch der Vertreter von Rieber & Son angehörte. Ich bin sehr darüber erfreut, dass ich an der sehr großen Erfahrung in der Führung ähnlicher Projekte, über die das frühere Unternehmen verfügte, teilhaben konnte. In dieser Etappe nutzte King Oscar ebenfalls die Unterstützung eines externen Consultingunternehmens. Während der tatsächlichen Einführung wurde ich vom durch Rieber & Son angewiesenen Koordinator, die Mitarbeiter des Zuständigkeitsbüros sowie das eigene Key-User-Team unterstützt.  

Die ersten Vorbereitungen im Rahmen des Projektes begannen im Sommer 2010, somit dauerte das Projekt etwa eineinhalb Jahre an. Unheimlich verkürzt sah der Projektkalender wie folgt aus:

  • Dezember 2010 – Versendung der Angebotsanfragen,
  • Frühling 2011 – Angebotsanalyse, Treffen mit potenziellen Partnern,
  • Juni 2011 – Entscheidung über die Annahme des BCC-Angebots,
  • August 2011 – Vertragsabschlüsse,
  • 14 November 2011 – Produktionsstart.

Ursprünglich haben wir geplant mit Unterstützung von BCC das KO-System aus früherer Installation (carve-out) auszusondern. Von technischer Seite aus sollten Kopien des bestehenden Systems erstellt und daraus Daten anderer Wirtschafteinheiten als die der KO angehörende gelöscht werden. Das Löschen der Daten festgelegter Einheiten an sich sollte unter Verwendung von Werkzeugen erfolgen, die von SAP AG im Rahmen des System Landscape Optimmization (SLO) zur Verfügung gestellt wurden, durchgeführt werden.   

Auf dem Weg der Planrealisierung stand jedoch ein viel zu angespannter Zeitplan. Den Entschluss über die Partnerauswahl haben wir im Juni 2011 getroffen und da war es schon klar, dass der einzige Termin für den Produktionsstart des neuen SAP noch in diesem Jahr das verlängerte Wochenende darstellte, aufgrund des Unabhängigkeitstags am 11 November. Nach Durchführung der Analyse hat sich herausgestellt, dass der neue Lieferant nicht in der Lage wäre den Termin einzuhalten, da es notwendig war die Spezifikation des KO-Systems kennenzulernen.  

Die einzige Lösung, die uns die Hoffnung gab die geplanten Termine einzuhalten war es eine Aussonderung durch das Zuständigkeitsbüro Rieber & Son durchzuführen, das über eine jahrelange Erfahrung im Support der bestehenden Installation verfügte und die Zeit für das Kennenlernen unseres Systems nicht benötigte.  

Die größte Herausforderung war vermutlich die Notwendigkeit im Rahmen des Projektes Aufgaben zu koordinieren, die von Vertretern einiger internationaler Konzerne durchgeführt wurden. Bei Rieber & Son nahmen neben den Norwegen auch Polen und Tschechien teil, King Oscar und BCC wurden von Mitarbeitern aus Norwegen und Polen vertreten. Und schließlich auch SAP AN – Abteilung Norwegen, aber auch Berater aus Argentinien im Rahmen von SLO.  

Dariusz Bakiera, IT-Manager, King Oscar

Für ein Unternehmer unserer Größe wäre ein eigenes SAP-Zuständigkeitsbüro eine aus finanzieller Sicht schwerbegründbare Investition. Deswegen haben wir uns für einen externen Partner für Hosting und SAP-Applikationssystem entschieden.

Nach diesen erfolgreichen Erfahrungen, was würden Sie anderen Managern raten, die ähnliche Projekte vorbereiten?

D.B.: Vom heutigen Standpunkt aus gesehen, kann man sagen, dass wir zu wenig Wert auf die Inbetriebnahme der Schnittstellen im neuen System gelegt haben. Hauptsächlich sind damit Schnittstellen mit dem Logistic Operator von King Oscar gemeint. Wir haben uns entschieden eine andere middleware-Plattform zu benutzen als die wie bei Rieber & Son, die für King Oscar der SAP Business Connector sein sollte. Dadurch konnten die Schnittstellen nicht unkompliziert von der früheren Installation übertragen werden, und mussten praktisch von Null auf überarbeitet werden. Wir waren uns nicht darüber bewusst, dass dieser Prozess dermaßen zeitaufwändig sein würde. Trotz des aufopfernden Engagement seitens der BCC Berater, wurden die Schnittstellen wirklich in letzter Sekunde in Betrieb genommen.    

Wie bereits erwähnt, dauerte das Projekt ca. eineinhalb Jahre. Man muss jedoch gestehen, dass die Arbeiten in den ersten Monaten nicht wirklich intensiv vonstattengingen. Aufgrund dessen war die Zeit kurz vor Produktionsstart sehr knapp. Ich denke, wenn es möglich wäre den Start auf Jahresende zu verschieben, wäre es nicht so stressig gewesen. Diese Tatsachen ist jedoch einfacher zum Schluss zu beurteilen als vorzuplanen.    

Ein wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung der Key-User auf eine effektive Zusammenarbeit mit den Beratern. Ihr Wissen und ihre Erfahrung müssen sich auf einem adäquaten Niveau befinden.   

J.R.: Ein wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung de Key-User auf eine effektive Zusammenarbeit mit den Beratern. Das Wissen und die Erfahrung der Key-User müssen sich auf einem adäquaten Niveau befinden. In unserem Fall war dies besonders wichtig, da wir über eine unvollständige Dokumentation der Prozesse im SAP ERP verfügten. Von der technischen Seite aus gibt es immer die Möglichkeit Unterstützung vom externen Partner einzuholen. Es wäre dagegen sehr schwer gewesen ein ähnliches Projekt zu realisieren ohne die eigenen Geschäftsprozesse ausgezeichnet zu kennen.    

Das SAP System wurde für King Oscar ausgesondert – was passiert jetzt?

J.R.: Die Antwort auf diese Frage mussten wir noch vor dem Beginn der Aussonderung des Systems für das Unternehmen kennen. Das, wo das System lokalisiert und wie es erhalten wird ist eine der wichtigen Fragen, die man sich stellen muss bevor das ganze Verfahren in die Wege geleitet wird.  

Welche Erhaltungsmodelle des SAP ERP für King Oscar wurden demnach in Erwägung gezogen, welche Entscheidung wurde getroffen und warum?

D.B.: Wie ich bereits erwähnte, war es von Anfang an klar, dass der angenommene Zeitrahmen nicht dafür reicht ein eigenes SAP-Zuständigkeitsbüro zu aufzubauen. Dies machte es notwendig Dienstleister sowohl für das Hosting als auch für den Applikationssupport zu finden. Bei den allgemeinen Projektannahmen haben wir die Möglichkeit in Betracht gezogen, dass es sich hierbei um zwei separate Subjekte handeln wird. Zum Glück war das Angebot von BCC bezüglich beider Bereiche insofern gut, dass es uns erlaubte die gesamte Verantwortung für unser System in eine Hand zu legen.  

J.R.: Das SAP ERP System sollte auch von Investitionsperspektive unseres Besitzers – des Private Equity Fonds angesehen werden.  

Die durchgeführte TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) zeigt, dass ein volles Outsourcing im Zeitraum von 5-7 Jahren die kosteneffektivste Lösung ist und den Support für bestehende Geschäftsprozesse gewährleistet. Wir sind eine zu kleine Organisation, um ein eigenes Zuständigkeitsbüro zu errichten.    

Wir hoffen, dass der richtige Outsourcing-Partner es möglich macht ein Roll-Out der auch bestehenden SAP ERP Lösung in neue Einheiten durchzuführen. Die Pläne unseres Investitionsfonds sehen ebenfalls die Übernahme neuer Firmen aus der Branche in Europa vor, um dadurch den Wert der King Oscar Kapitalgruppe zu steigern.   

Jakub Rutkowski, Finanzmanager, King Oscar

Das, wo das System lokalisiert und wie es erhalten wird ist eine der wichtigen Fragen, die man sich stellen muss bevor das ganze Verfahren in die Wege geleitet wird

Welche Kriterien waren bei der Wahl des Outsourcing-Dienstleister ausschlaggebend? Was sprach für die Wahl des Angebots von BCC?

D.B.: Die grundlegende Erwartung war offensichtlich – Servicequalität vergleichbar mit dem Service des Zuständigkeitsbüros von Rieber & Son.   

Bei der Wahl des Partners waren die Erhaltungskosten des Systems selbstverständlich ein wichtiger Faktor, jedoch nicht der einzige. Nicht weniger wichtig war für uns die Erfahrung des potenziellen Partners, insbesondere beim Support der Subjekte, deren Größe ähnlich der von King Oscar ist.  Przy wyborze partnera koszt utrzymania systemu był oczywiście ważnym parametrem, ale nie jedynym. Nie mniej ważne było dla nas doświadczenie potencjalnego partnera, szczególnie we wspieraniu podmiotów o podobnej do King Oscar wielkości. Wir hatten große Befürchtungen eine Zusammenarbeit mit großen internationalen Konzernen einzugehen, Ich denke, dass diese keinen entsprechenden Wert – von unserem Standpunkt aus – auf unsere Probleme legen würden. Zusätzlich würde das heutzutage oft genutzte Offshoring neue Probleme mit sich bringen (Sprachbarriere, verschiedene Zeitzonen etc.).

Die Erfahrung potenzieller Partner – Outsourcingdienstleister – haben wir während der Treffen, Gespräche und Referenzbesuche verifiziert.  

Die Erfahrung potenzieller Partner – Outsourcingdienstleister – haben wir während mehrerer Treffen, Gespräche und Referenzbesuche verifiziert. Wir haben versucht unter ihren Referenzen auch analogische Beispiele für die Aussonderung des Systems von King Oscar zu finden, doch aus bereits genannten Gründen hat sich dies als schwierig erwiesen. In den Referenzen von BCC konnten wir zwei recht ähnliche Fälle identifizieren. Nicht ganz bedeutungslos waren beim Treffen der endgültigen Entscheidung die SLA-Faktoren, die von BCC angeboten wurden. Die Flexibilität bei den Verhandlungen waren so groß, dass wir uns sicher sein konnten, dass der Dienstleister keine Probleme haben wird diese einzuhalten.

Wir haben auch das Outsourcing-Center von BCC besucht. Es hat uns neugierig gemacht, dass wir anders als bei anderen potenziellen Partnern, bei BCC den Serverraum nicht betreten durften. Heute bin ich mir jedoch sicher, dass die Tür aus massivem Stahl vor der der Besuch endete keine Attrappe darstellte. Und das Eintrittsverbot resultierte aus den restriktiven Sicherheitsregeln.  

Somit war die Aussonderung des SAP ERP aus Rieber & Son fertig und der Partner für die Systemerhaltung gewählt. Was war der nächste Schritt?

D.B.: Die Migration von SAP in BCC selbst („technische Migration”, in unserem Fall führten wir eine sog. heterogenische SAP-Migration durch), stellte für uns trotz der Tatsache, dass sie mit der Data Base Konversion verbunden war, einen der am meisten unkomplizierten Prozesse dar. Möglicherweise sieht dies nur so aus der Sicht von King Oscar aus, weil sie praktisch ganz von den Beratern Basis BCC durchgeführt wurde. Im Rahmen des sog. langen Wochenendes der Systemaussonderung (vom Donnerstag ab 23 Uhr bis Montag 21 Uhr) dauerte die Migration nur einige Stunden. Obwohl es direkt nach dem Produktionsstart zu einigen „Schreckmomenten” kam.    

Nach einigen Tagen der Arbeit des Systems von King Oscar wurde die Beschädigung einer seiner Tabellen festgestellt. Wir vermuteten, dass Daten während des Exports aus dem System von Rieber & Son beschädigt wurden. Eine Wiederherstellung der Kopie von vor einigen Tagen war in dieser Etappe schwer zu akzeptieren. Nach einer schlaflosen Nacht hat sich jedoch herausgestellt, dass SAP über technische Noten verfügt, die den Defekt kennzeichnen, wodurch der Fehler schnell behoben werden konnte.  

Die Situation beweist jedoch, dass ein so komplexes System wie SAP zu 100% schwer zu überprüfen ist.

Welche Konsequenzen zog die Verlagerung des Systems zum BCC für seine User nach sich?

D.B.: Wir haben uns bemüht, den Partnerwechsel für die normalen User so unproblematisch zu gestalten wie nur möglich. Ich denke, dass wir das Ziel erreicht haben. In der Praxis wurde sie lediglich darüber informiert, dass von diesem Zeitpunkt an die Regel zur Meldung jeglicher Probleme in erster Linie an die Key-User ausnahmslos eingehalten werden muss. Zu Zeiten von Rieber & Son gab es diverse Vorgehensweisen, obwohl formell ähnlich Festlegungen bestimmt wurden. Bei BCC ist der Zugang zum Service Desk ausschließlich für Key-User vertraglich limitiert.

Wie groß ist der Funktionalitätsbereich von SAP bei King Oscar?

J.R.: SAP bei King Oscar unterstützt die meisten Bereiche des Unternehmens, gemäß der Liste verwendeter Module. Der Funktionalitätsbereich des Systems umfasst den Finanz- und Controllingsektor sowie die Betriebsmittelverwaltung, den Verkauf und Vertrieb, die Material- und Lagerwirtschaft, Produktplanung und Qualitätsmanagement. Wir verfügen ebenfalls über eine selten genutzte Funktion zur Rezepturverwaltung (Recipe Management). Wir haben ein SAP-Datenlager. King Oscar Polen verwendet auch das SAP HR Modul.  

Glücklicherweise wurden im von King Oscar genutzten System sehr wenige nicht standarisierte Lösungen verwendet. Dies erleichterte bedeutend die Übertragung des Systems dem neuen Dienstleister sowie den damit verbundenen Wissenstransfer.   

Man sollte betonen, dass im Rahmen des beschriebenen Projektes nicht nur zur Aufteilung und Inbetriebnahme der neuen SAP-Installation gekommen ist. Parallel zu den SAP-Arbeiten haben wir zusammen mit BCC die Einführung eines neuen elektronischen Workflow-Systems durchgeführt. Dies hing damit zusammen, dass bei Beendigung der Arbeiten am mit Rieber & Son gemeinsamen SAP-System, King Oscar entscheiden musste eine eigene Lösung in diesem Bereich auszuwählen. Da das elektronische Workflow-System im Unternehmen seit Jahren seine Anwendung fand, können wir uns die Arbeit ohne ihn nicht vorstellen. Somit musste die neue Lösung gleichzeitig mit dem Produktionsstart von SAP fertig sein.  

Die SAP-Administration ist ein weit gefasster Begriff. Worum geht es dabei konkret? Welche Arbeiten werden von den BCC Beratern im SAP System von King Oscar durchgeführt?

D.B.: Im Rahmen der Administration und des Hostings des SAP Systems führen die BCC Berater nicht nur das Systemmonitoring durch und reagieren pro aktiv auf potenzielle Schwierigkeiten sondern lösen auch Probleme aus dem Bereich des Basis, die von Key-Usern gemeldet werden.    

Als Beispiel können hier Schwierigkeiten beim Einloggen, Autorisationsänderungen oder Probleme, die mit dem Ausdruckservice in Verbindung stehen. Zusätzlich dazu befasst sich BCC im Rahmen des Hostingvertrages ebenfalls mit der Erhaltung unseres neu eingeführten elektronischen Workflow-Systems.  

Neben der Systemverwaltung unterstützt BCC ferngesteuert norwegische und polnische SAP-User im Rahmen des SAP-Applikationsservicevertrages. Wie wird diese Dienstleistung von den Usern beurteilt?  

D.B.: Infolge des Entschlusses über die Fortführung des früheren Modells bilden die Key-User die erste Anlaufstelle für Support. Erst Probleme, die über ihre Kompetenz hinaus gehen werden an BCC mithilfe des Service Desk weitergeleitet. Die Funktionalität gefällt uns sehr, da sie den Informationsfluss ordnet. 

Im Falle des früheren Unternehmens war ein ähnliches Werkezeug vorhanden, doch es wurde nicht konsequent weitergenutzt, wodurch sich das darin präsentierte Bild schnell desaktualisierte. Bei der Zusammenarbeit mit BCC findet die Kommunikation auf anderen Kanälen, die manchmal auch notwendig ist, wie bsp. Telefongespräch ihre Anwendung in entsprechenden Eintragungem im Service Desk.   

Am häufigsten kommt es zu „Standardmeldungen”, die jedoch über die Kompetenzen oder die Qualifikationszuständigkeit der Key-User hinaus gehen. Solche Meldungen bilden Anfragen für Systemtabellenmodifizierung (z.B. PKWiU-Codes, Änderungen der Lagerungsnamen, Implementierung not SAP – besonders oft im HR-Modul). Es kommen auch mehr komplizierte Aufträge, wie Reorganisation einiger Geschäftsprozesse. Besonders komplexe Anfragen werden als separates Projekt ausgesondert. Hier kann als Beispiel die Anpassung des Autorisationsmodells an Bedürfnisse von King Oscar dienen.  

Synnøve Tverlid, Project Manager, Member Executive Board, Rieber & Søn

Gute Zusammenarbeit
Aus der Sicht des Projektleiters der Organisation „die Daten liefert” kann ich sagen, dass dies für das Team von Riebe & Son eine völlig neue Art von Projekt gewesen ist. Zum Glück verlief die Zusammenarbeit zwischen King Oscar, BCC und Rieber sehr gut. Unsere Aufgaben haben wir bei regelmäßigen Treffen geplant und abgesprochen. Als Ausführender von technischen Arbeiten auf unserer Seite erwies sich auch SAP als sehr hilfreich. Dank der sehr guten Kenntnis des SAP Systems haben wir die Aussonderung (carve out) sowohl bei King Oscar als auch bei Rieber so durchgeführt, um die unerlässlichen Ausfälle auf ein Minimum zu reduzieren.
Der Unterschied zwischen diesem und anderen Projekten SAP lag vor allem in der technischen Notwendigkeit kritische Elemente des SAP Systems zu beseitigen. Da alle Strukturen in SAP sehr eng mit der im System definierten Wirtschaftseinheit zusammenhängen, war für uns der Vorteil, dass King Oscar aus der separaten Wirtschafteinheit von Rieber & Son ausgesondert wurde. Während des Prozesses der sog. SLO (Datenbeseitigung) haben wir in der Realität alle Daten aus der Systemkopie entfernt, die nicht zu King Oscar gehörten, und somit wurden nur die Daten von King Oscar sowie Grunddaten zurück gelassen. 
Wie ich bereits erwähnte, wurden die Archivierungsdaten in den Systemen von Rieber gespeichert. Die meisten Gespräche wurden über die Festlegung des Zugangsrahmens von Usern von King Oscar zu den „alten“ Daten geführt, die das vorher genutzte SAP System betrafen. Gleichzeitig war es wichtig, dass die Testbeseitigung durchgeführt werden konnte. Nach vier Monaten der Arbeit in separaten Systemen denke ich, dass wir sagen können, dass die Aussonderung mit Erfolg beendet wurde.
Synnøve Tverlid, Project Manager, Member Executive Board, Rieber & Søn

Ab November 2001 wird das SAP System von King Oscar vom Outsourcing-Center von BCC erhalten und verwaltet. Nach mehreren Monaten ist die Zeit für die erste Zusammenfassung gekommen.  

D.B.: Im Allgemeinen sind wir mit dem Niveau des Supports zufrieden, sowohl im Bereich der Systemverwaltung als auch des Applikationssupports. Für eine detaillierte Zusammenfassung ist es jedoch noch etwas zu früh. Vor uns liegt erst noch die Abrechnung des ersten Quartals der Zusammenarbeit, und es war eine Zeit, in der wir noch viele mit der Aussonderung des Systems verbundenen Angelegenheiten zu lösen hatten. In dieser Zeit fand z.B. der erste Monatsabschluss im neuen System sowie seine Vorbereitung für die Arbeit im neuen Finanzjahr, wichtig vor allem aus der Sich des HR-Bereiches.  

Ich denke, dass erst die noch kommenden Monate zeigen werden, wie die im Vertrag festgelegte Arbeitsintensität im Verhältnis zur Realität steht. Sollte es zu großen Abweichungen kommen, hoffe ich, dass wir die Vertragseintragungen in beidseitigem Interesse korrigieren können.  

Rolle und Bedeutung der polnischen Gesellschaft bei King Oscar, sowie die Auswahl eines polnischen Unternehmens als Partner für die SAP-Erhaltung bestätigen die Tendenz, die auch in anderen internationalen Unternehmen zu beobachten ist hinsichtlich der Relevanz von Polen auf der geschäftlichen Landkarte Europas. Was ist Ihrer Meinung nach der Grund dafür? 

J.R.: In der Kapitalgruppe King Oscar bilden wir eine eng integrierte übernationale Organisation in Norwegen, Polen, Belgien und den USA. Derzeit werden die Shared Service Strukturen in Polen von lokalen Managern geleitet. Das Management von King Oscar ist sehr zentralisiert. Die Hauptentscheidungen werden auf der Ebene der Kapitalgruppe getroffen. Zwei Mitglieder des Kapitalgruppe-Managements kommen aus Polen und haben einen wichtigen Einfluss auf die strategischen Entscheidungen bezüglich des gesamten King Oscar.   

Für die Norwegen waren die ursprünglichen Voraussetzungen für die Investition in Polen verbunden mit den relativ niedrigen Arbeitskosten. Nach und nach wurde auch hohe Berufsqualifikationen der Manager und Verwaltungsmitarbeiter wahrgenommen. Ich denke, dass einen ähnlichen Weg auch andere Konzerne zurückgelegt haben, die mit der Zeit auch ein anderes Potenzial – neben dem Kostenfaktor – von Polen zu schätzen gelernt haben.

 

Outsourcing SAP für King Oscar in Norwegen und Polen
Ab November 2011 arbeitet das BCC Outsourcing-Center für King Oscar. Das SAP System, das im Data Center in Złotniki in der Nähe von Posen erhalten wird, nutzen User aus der Firmenzentrale im norwegischen Bergen und aus Produktionsstätten in der Küstenstadt Gniewino und norwegischen Svolvaer. 
King Oscar AS entschied sich für den komplexen Outsourcingvertrag mit BCC, der das SAP Hosting, die SAP Administration und den SAP Applikationsservice umfasst. Nach Durchführung der Migration durch BCC – Verlagerung des SAP Systems ins Zentrum für BCC-Datenverarbeitung – sind für die Systemverwaltung BCC Experten verantwortlich. BCC stellt ebenfalls das Hosting und die Administration eines zusätzlichen, mit SAP integrierten IT-Systems zur Verfügung, das den Datenworkflow unterstützt.  
Darüber hinaus steuert BCC norwegische und polnische SAP-User im Rahmen des SAP-Applikationsservice. Der SAP-Applikationsservicevertrag umfasst den Finanz- und Controllingsektor, die Material- und Lagerwirtschaft, Produktions- und Qualitätsverwaltung, den Verkauf und Vertrieb sowie das Personal und Löhne und Gehälter. 
King Oscar AS ist der führende Hersteller von Fischkonserven, mit einer über 100-jährigen Geschichte. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in norwegischen Bergen und die Hauptproduktionsstätte in Gniewino, wo knapp 500 Mitarbeiter beschäftigt werden. Im Jahr 2011 erreichte der konsolidierte Verkauf der Kapitalgruppe King Oscar einen Gewinn von 426 Mio. norwegischen Kronen. Das Angebot des Unternehmens umfasst Konserven mit Sardinen, Sprotten, Rollmopsen, Makrelen, Lachs, Thunfisch, Kabeljau sowie Fischsalate und –pasteten. Die King Oscar-Produkte werden u.a. in Norwegen, in den USA, in Frankreich, Belgien, in mittel- und osteuropäischen Ländern sowie in Asien, Australien und Afrika verkauft. Seit 2010 besitzt der schwedische Investionsfond Procuritas die Mehrheitsbeteiligung am Unternehmen.   
Mehr auf: www.kingoscar.com

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