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eSmoking World: SAP Business One in Einer Polenweit Agierenden Handelskette

Ein mit dem SAP-System integrierter Einzelhändler aus Polen

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Im Jahr 2013 hat die Chic-Gruppe, Inhaber der Einzelhandelskette eSmoking World, ihre Geschäftsergebnisse deutlich verbessert. Der Kerngeschäftsbereich des Unternehmens, d. h. der Einzelhandel, stieg um 100% (die Anzahl der Verkaufsstellen von eSmoking World in Polen verdoppelte sich). Zudem wurden das europäische Logistikzentrum und neue Auslandsfilialen eröffnet. Unter diesen sich ändernden Geschäftsbedingungen hat die Firma 7Milowy aus der SNP-Gruppe ein umfassendes IT-Projekt, einschließlich der Implementierung des zentralen Managementsystems SAP Business One, der Integration von ERP mit der E-Commerce-Plattform und der Implementierung der POS-Lösung in den Verkaufsstellen von eSmoking World realisiert.

Im Jahr 2007 wurde die erste kleine Partie von E-Zigaretten verkauft und 6 Jahre später belief sich der Umsatz auf 80 Mio. PLN. Die Angabe von Informationen über die Anzahl der Verkaufsstellen von eSmoking Word ist riskant, weil es praktisch von Monat zu Monat immer mehr von ihnen gibt. Derzeit gibt es mehr als 1.100 Einzelhandelsverkaufsstellen – in erster Linie sind es eigene und Franchise-Stände sowie Verkaufsinseln in Einkaufszentren. Hinzu kommen 27.000 Verkaufsstellen in Convenience-Geschäften, auf Tankstellen und in Kiosken mit Presseartikeln.

Auch online kommt das Unternehmen bestens zurecht – die E-Commerce-Plattform von eSmoking World betreut Tausende polnische und ausländische Kunden. Die Firmeninhaber packen die Gelegenheit beim Schopfe und haben Anfang dieses Jahres in Ostrzeszów, wo sich auch der Firmensitz befindet, ein modernes Produktionswerk samt Forschungslabor eröffnet.

SAP Business One als zentrales System für den Einzelhandel

Die Chic-Gruppe ist in nur wenigen Jahren zu einem wichtigen Akteur auf dem E-Zigarettenmarkt in Polen und Europa geworden. Das dynamische Wachstum des Verkaufsvolumens, die notwendige Verwaltung eines immer größer werdenden Netzes von Einzelhandelsgeschäften sowie der Wunsch, die Servicezeit des Kunden zu verkürzen und dessen Qualität zu verbessern, haben die Entscheidung beeinflusst, in ein integriertes System zu investieren.

Das Hauptziel des Implementierungsprojektes war die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Unterstützung des Hauptgeschäftsfeldes, d. h. des Einzelhandels. Das neue System sollte die ERP-Lösung eines polnischen Herstellers ersetzen, die mit der dynamischen Geschäftsentwicklung von eSmoking World nicht mithalten konnte.

Man entschied sich für SAP Business One als stabiles, flexibles und in vielen Unternehmen bewährtes ERP-System, das Geschäftsprozesse rationalisiert und zuverlässige Managementinformationen liefert, die auch aus anderen für die Kundenbranche kritischen IT-Lösungen stammen (z. B. Branchensysteme, eigens entwickelte Lösungen). Als Implementierungspartner agierte die Firma 7milowy, die auf SAP-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert ist.

Der Projektumfang wurde während der Vorimplementierungsanalyse von SNP Poland durchgeführt. Es wurden Problemquellen in den aktuellen Geschäftsabläufen des Unternehmens definiert, die Einzelhandelsprozesse benannt, die Unterstützung benötigen und anvisierte Ziele festgelegt.

Das Projekt begann im August 2013 und der produktive Start von SAP Business One fand im Juli 2014 statt. Der Umfang der Implementierungsarbeiten von SAP Business One war umfassend und schloss Folgendes ein:

  • Finanzen und Buchführung,
  • Logistik,
  • Inlands-, Auslands- und Online-Verkauf,
  • Lager und Packstationen,
  • Produktion,
  • POS-Verkaufsstellen,
  • Reklamationen und Kundenservice (CRM),
  • Berichterstattung (Business Intelligence).

SAP Business One ist zu einer zentralen Plattform im Bereich des Business-Managements geworden. Aufgrund der Spezifität des Einzelhandels war es jedoch auch wichtig, Anwendungen mit dem SAP-System zur Unterstützung der POS-Verkaufsstellen, des Online-Verkauf- und des B2B-Portals für die Betreuung von Großkunden (z. B. Tankstellen) zu integrieren.

Daher war neben der Implementierung von SAP Business One die Bereitstellung und Implementierung einer Lösung für eSmoking World (Positano) sowie die Integration der Online-Vertriebsplattform und des B2B-Großhandelsportals mit SAP Business One ein wesentlicher Teil der Arbeit von SNP Poland.

Im Rahmen des Projektes hat 7milowy auch die Funktionalität SAP Business One gemäß den Bedürfnissen der Chic-Gruppe vorbereitet. Die Lösung namens SAP-Packstation wird verwendet, um Bestellungen zu kommissionieren, Waren aus dem Zentrallager in Ostrzeszów an Einzelhandelsgeschäfte und Einzelkunden im In- und Ausland vorzubereiten und zu versenden.

Wie Hubert Urban, Vorstandsmitglied der Chic-Gruppe, betont: „Wir befinden uns die ganze Zeit in der Phase intensiven Wachstums. Diese Tatsache erfreut und zum einen, aber zum anderen stellt solch eine schnelle Entwicklung viele Herausforderungen dar. Die Anzahl von Prozessen, die wir bewältigen müssen, der zu verarbeitenden Daten und Geschäftsentscheidungen, die wir treffen müssen, wachsen von Tag zu Tag. Wir haben immer mehr Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden. Dieses komplexe Abhängigkeitsnetzwerk kann nicht ohne zuverlässige Informationen verwaltet werden, die im integrierten System verfügbar sind. Wir haben erwartet, dass die Einführung von SAP Business One eine Gelegenheit sein wird, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu vereinheitlichen – angefangen mit dem Verkauf einer einzelnen E-Zigarette bis hin zum gesamten Finanzergebnis”.

Wir haben erwartet, dass die Einführung von SAP Business One eine Gelegenheit sein wird, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu vereinheitlichen – angefangen mit dem Verkauf einer einzelnen E-Zigarette bis hin zum gesamten Finanzergebnis.

Doppelte Projektherausforderung

Im Projekt für die Chic-Gruppe war nicht die große Bandbreite von Arbeiten oder die Komplexität der Integration die größte Herausforderung. Während der Ausführung der Arbeiten verzeichnete das Unternehmen ein sehr intensives Wachstum. Sie hat die Anzahl der Mitarbeiter erhöht und die Anzahl der SAP-Anwender und der polenweit agierenden Verkaufsstellen hat sich verdoppelt, die von der Implementierung erfasst waren. Außerdem wurde eine Partnerschaft mit Filialen und Tankstellen aufgebaut, wodurch die Anzahl der Kunden und das Verkaufsvolumen stark gestiegen sind. Das Unternehmen eröffnete weiterhin ausländische Niederlassungen in Europa, die ebenfalls die IT-Unterstützung benötigen.

Von Anfang an war das Projekt sehr anspruchsvoll. Dies war keine klassische Implementierung eines ERP-Systems, sondern eine komplette IT-Informatisierung eines Unternehmens.

„Von Anfang an war das Projekt sehr anspruchsvoll. Dies war keine klassische Implementierung eines ERP-Systems, sondern eine komplette IT-Informatisierung eines Unternehmens. Zusätzlich zu den ursprünglichen Annahmen hat sich der Projektumfang drastisch erhöht. Wir mussten aktiv auf Veränderungen reagieren, d. h. die Umfänge und Termine der jeweiligen Phasen überprüfen. Wir haben unsere hohen Kompetenzen beim Projektmanagement unter Beweis gestellt, die eine sichere Ausführung der Arbeit bei Kunden garantiert “ – kommentiert Michał Lorenz, Projektleiter bei 7milowy, der für die Implementierung verantwortlich war.

Umfang der Arbeiten
Implementierung von SAP Business One
Bereitstellung der SAP-Lizenz
SAP Maintenance
Erstellung eigens entwickelter Funktionalitäten für SAP Business One
Lieferung und Implementierung der POS-Lösung
Integration des SAP- und POS-Systems
Integration SAP-Systems mit der E-Commerce-Plattform
Integration des SAP-Systems mit der B2B-Plattform

Positano, d. h. Unterstützung für die Verkaufsstellen

Der Erfolg von eSmoking World basiert auf dichtem Netz von Einzelhandelsstellen. Das Kooperationsmodell mit den Geschäftspartnern setzt eine praktisch kostenfreie Aktivierung der Verkaufsstellen und niedrige Betriebs- und Wartungskosten voraus.

Diese Strategie basiert auf der eigens entwickelten POS-Lösung vom Implementierungspartner, der Firma 7milowy. Positano hat eine Doppelrolle: Es unterstützt die Verkaufsprozesse in den Verkaufsstellen und liefert Informationen an das zentrale ERP-System, dank der Integration beider Lösungen.

Als typische POS ermöglicht das System eine schnelle Erfassung des Verkaufs samt Kontrolle der Lagerbestände. Der Verkauf wird mittels Ausdrucken aus den Fiskaldruckern dokumentiert und das Programm erfasst grundlegende Kassentransaktionen. Wichtig ist hervorzuheben, dass das Programm so konzipiert wurde, damit der Bediener Zugriff auf alle Funktionen aus dem Hauptbildschirm hat. Diese Lösung verfügt über eine benutzerfreundliche Schnittstelle und lässt sich intuitiv handhaben – sie erfordert keine komplizierte Schulung der Mitarbeiter. Die Plattform ermöglicht den Verkaufsstellen u. a. die Aktualisierung der Produkte, Preislisten, Lagerbestände, Herunterladen von Informationen über aktuelle Sonderaktionen und garantiert dem Operations Center von Chic in Ostrzeszów laufende Einsicht in die Verkaufsdaten.

Diese Lösung verbesserte nicht nur den Betrieb von Einzelhandelsgeschäften, sondern trägt auch zum schnellen Wachstum der gesamten Firmenkette bei. Ab der IT-Unterstützung bis zur Eröffnung einer neuen Verkaufsstelle sind lediglich ein Notebook, Hochladen der Positano-App, zu der das Installationsprogramm per E-Mail versendet werden sowie zweimal täglich der Zugang zum Internet erforderlich (am Anfang und Ende einer Arbeitsschicht), um Produkte und Preise zu aktualisieren sowie um einen Verkaufsbericht an das System zu übersenden.

SAP-Integration mit der E-Commerce-Plattform

Durch die Integration des Online-Shops www.esmokingworld.com mit SAP Business One hat die Firma die volle Online-Kontrolle über die Warenverfügbarkeit im Lager erlangt. Dadurch wird der Kundenservice verbessert, indem die Bearbeitungszeit verkürzt, Fehler und Verzögerungen vermieden und die Anzahl der Reklamationen reduziert wird.

Auf der operativen Seite gibt es folgende Hauptvorteile der Integration von E-Commerce-Plattform mit SAP Business One:

  • Automatisierung von Geschäftsprozessen,
  • Aktualisierung der Lagerbestände in Echtzeit,
  • Erhöhte Mitarbeiterproduktivität (durch Beseitigung sich wiederholender Aufgaben, z. B. mehrfaches Eintragen derselben Daten).

Für Unternehmen, welche wie eSmoking World den Online-Verkauf betreiben, ist die Integration des Online-Shops mit dem ERP-System eine geschäftliche Notwendigkeit. Die von SNP Poland entwickelte Integrationsplattform garantiert schnellen und korrekten Datenaustausch zwischen diesen beiden Lösungen. Bei den Integrationsarbeiten bediente sich 7milowy der Software TaskCentre der Firma Orbis Software.

SAP-Packstation: Ein Schritt hinter dem Lager

In Ostrzeszów gibt es ein modernes Zentrallager mit einer Fläche von über 1500 qm, über welches alle Geschäftspartner der Chic-Gruppe versorgt werden. Jeden Tag versendet die Firma einige Hundert von Paketen je nach Bestellungen. Unseren Kunden stehen knapp 3.000 Produkte zur Verfügung, darunter, Einweg-E-Zigaretten, Sets, Batterien, Zubehörteile, Patronen und Liquids verschiedener Marken mit unterschiedlichem Fassungsvermögen, Stärke, Geschmack…

Das reichhaltige Sortiment zieht Kunden an, aber die schnelle und fehlerlose Ausführung von Bestellungen ist zweifellos eine Herausforderung. Um die Kommissionierung zu optimieren und die Zeit ab der Bestellung bis zum Versand der Ware an den Kunden zu verkürzen, hat SNP Poland die eigens entwickelte Erweiterung von SAP Business One und zwar die SAP-Packstation vorbereitet. Die Mitarbeiter im Zentrallager verwenden intuitive SAP-Schnittstellen, die über Datenbusse mit zentralem SAP Business One verbunden sind. Das System liefert Informationen über den Zeitpunkt des Einpackens unter Berücksichtigung der Bestellungsgröße und Vielfalt des Sortiments, und misst die Verzögerung in Bezug auf die geltende Norm. Auf Basis dieser Daten können Berichte z. B. mit Informationen über die durchschnittliche Versandzeit oder Mitarbeiterproduktivität generiert werden.

Die SAP-Packstation ist an eine zentrale Lagerfunktionalität gekoppelt, die eine Echtzeit-Verfolgung der Lagerbestände und das laufende Nachfüllen der Fehlmengen ermöglicht.

eSmoking World gewann den SAP Quality Award 2014
Das Implementierungsprojekt in der Chic-Gruppe wurde bei der 5. Auflage des internationalen Wettbewerbs SAP Quality Awards für Mittel- und Osteuropa ausgezeichnet. Die von der Firma 7milowy realisierte Implementierung von SAP Business One wurde in der Kategorie „Rapid Delivery – Kürzeste Implementierungszeit” ausgezeichnet. Diese Kategorie umfasst Projekte mit einer geringeren Reichweite als 500 Nutzer und mit einer Dauer nicht länger als 1000 Personentage.
Die internationale Jury wählt die Gewinner nach streng definierten Kriterien aus wie z. B. Qualität der Implementierung, angewandte Methodik, Komplexität der Partnerunterstützung, Innovation der implementierten Lösungen und Transparenz von Kommunikationskanälen. Für die Auszeichnung von Chic war laut der Jury Folgendes ausschlaggebend:
Projektergebnisse: Erfolgreiche Integration des ERP-Systems mit POS und mit der E-Commerce-Plattform sowie Aufbau von kundenspezifischen Funktionalitäten der Packstation in SAP Business One,

Qualität der Implementierung: Verwendung der Vorimplementierungsanalyse und der ASAP-Methodik,
Geschäftsvorteile: Verbesserung der Prozesseffizienz, Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, Verbesserungen im Logistikbereich,
Projektherausforderungen: dynamisches Wachstum der Firma während der Implementierung.
Hubert Urban, Vorstandsmitglied der Chic-Gruppe, betont, dass der SAP Quality Award der Verdienst des gesamten Implementierungsteams ist. „Ein Wort der Anerkennung gehört unserem Partner, 7milowy, der Autor der Implementierung und unseres Erfolgs ist. 7milowy hatte die Möglichkeit, sich unter anspruchsvollen Geschäftsbedingungen zu bewähren und hat dabei hohe Arbeitsstandards bewiesen. Wir haben die in der Vorimplementierungsanalyse definierten Ziele erreicht, die Zusammenarbeit mit 7milowy war sehr gut und die Berater haben ihre Kompetenzen bestätigt. Ich freue mich, dass auch die unabhängige Jury das zu schätzen wusste”.
Der SAP Quality Award 2014 ist ein Wettbewerb, bei dem Unternehmen ausgezeichnet werden, die den besten Ansatz bei Implementierungsprojekten gezeigt haben. Dieser Wettbewerb war für alle SAP-Kunden aus Mittel- und Osteuropa vorgesehen, deren Projekte in den Jahren 2013 und 2014 realisiert wurden. Bei der 5. Wettbewerbsauflage wurden Auszeichnungen in fünf Kategorien verliehen: Cloud-Innovationen, Mobilität und HANA-Plattform sowie kürzeste Implementierungszeit und größte Geschäftsvorteile.

Einzelhandelsprozesse auf europäischem Niveau

Eines der Hauptziele des Vorhabens war die Optimierung von Geschäftsprozessen mit besonderem Augenmerk auf die Informatisierung des Einzelhandels. Und es ist gelungen, dieses Ziel zu erreichen. Die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und logistische Verbesserungen sind ein weiterer wichtiger Vorteil dank der Implementierung von SAP Bussiness One.

Das von SNP Poland vorgeschlagene Modell der Integration aller Schlüsselanwendungen im Rahmen des zentralen Systems SAP Business One ermöglichte die Abwicklung der Einzelhandelsprozesse auf hohem Niveau unter Einhaltung niedriger Kosten. Darüber hinaus hat das Unternehmen dank der Kombination von SAP Business One und der POS-Lösung die volle Kontrolle über das Einzelhandelsgeschäft erlangt. Die Vorratsbestände können vom Zentrallager bis zur einzelnen Verkaufsstelle verfolgt werden. Jeden Tag wird ein detaillierter Bericht über das Verkaufsvolumen und die Rentabilität bereitgestellt, der genaue Informationen in ausgewählten Abschnitten bis zur Ebene der ausgewählten Verkaufsstelle liefert.

Die Chic-Gruppe konnte die notwendige Zeit für das Beziehen wichtigster Informationen deutlich verkürzen. Das System erfasst Daten und Statistiken, die unter anderem die Anzahl der pro Tag versendeten Pakete, die Produktivität der Packanlage mit Aufteilung in den jeweiligen Mitarbeiter, berechnet aus der Anzahl der gepackten Linien oder Warenstücke, anzeigt. Im Bedarfsfall können Informationen beispielsweise über die durchschnittliche Auftragsabwicklungszeit und die Anzahl der Reklamationen schnell bezogen werden.

Beim derart rasanten Wachstum der Chic-Gruppe ermöglichte das effiziente zentrale SAP-System die Systematisierung von Ergebnissen und das Messen deren tatsächlichen Wertes unter Berücksichtigung der Investitionsausgaben. Durch die Rationalisierung der Geschäftsprozesse im ERP-System hat das Unternehmen eine umfassende Reporting-Plattform erhalten, welche die Einsicht in folgende Geschäftsdaten ermöglicht: von den allgemeinen (aggregierten Informationen) bis zu detaillierten Daten (z. B. Verkaufsdaten der jeweiligen Handelsinsel).

Obwohl das Implementierungsprojekt Mitte 2014 abgeschlossen wurde, hat sich gezeigt, dass eine Weiterentwicklung des Systems erforderlich sein wird. Der Start der eigenen Produktion in einem neuen Werk Anfang 2015, die Eröffnung von Auslandsgesellschaften und neuer Absatzmärkte sowie der kontinuierliche Ausbau des Vertriebsnetzes in Polen werden neue Anforderungen an die IT-Systeme stellen. Die Chic-Gruppe setzt die Zusammenarbeit mit der Firma SNP Poland fort.

Die Chic-Gruppe ist Eigentümer des europaweit größten Netzes von Einzelhandels- und Fachgeschäften eSmoking World, zu dem mehr als 1.100 Einzelhandelsgeschäfte und ein internationales E-Commerce-Zentrum gehören, das Online-Bestellungen in mehr als 24 Länder auf der ganzen Welt abwickelt. Die Chic-Gruppe verfügt auch über eine der in Europa modernsten Produktionsstätten für Nikotinflüssigkeiten für E-Zigaretten in Europa und über ein eigenes Forschungslabor. Nur in Polen sind Produkte von eSmoking World in über 27.000 Einzelhandelsgeschäften erhältlich, die mehr als 1,5 Millionen der E-Zigaretten-Nutzer im ganzen Land beliefern.

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