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Tamel: SAP-Rollout in Tamel (ATB Gruppe)

Diskussionen – Vermittlungsgespräche – Kompromiss

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SAP-Rollout ist eine Herausforderung, die mit einer Diskussion verbunden ist, was harmonisiert und welche Lösungen an die Spezifität der Gesellschaft in dem jeweiligen Land genau angepasst werden sollen. Hier tritt eine schwierige aber wichtige Rolle des Einführungsunternehmens ein, die die Rolle des Vermittlers zwischen der Unternehmenszentrale und dem Unternehmens durch das Rollout übernimmt.

Tamel, eine Gesellschaft aus dem österreichischen ATB Konzern, gehört zu den größten Herstellern von Elektromotoren in unserem Teil Europas. Der  Betrieb in Tarnow beschäftigt  ca. 1000 Personen.

Die Arbeiten am Rollout von SAP ERP aus der österreichischen Muttergesellschaft begannen im Herbst 2010.  Die verantwortliche Einheit war das SAP-Kompetenzzentrumder ATB-Gruppe in Spielbergin Österreich. Das Projekt umfasste das Rollout des Systems in Version 4.7, das in der ganzen ATB-Gruppe – zu der auch Tamel gehört – verwendet wird, sowie die Anbindung eines neuen Mandanten für Tamel.

Interessant hierbei ist jedoch die Tatsache, dass für die Mitarbeitervon Tamel das SAP-System nichts Neues war. Seit dem Jahr 2000 benutzten sie SAP in Version 4.5, das von der lokalen IT-Abteilung unterstützt wurde. Es waren keine allgemeinen Schulungen über das System nötig, es genügte den Mitarbeitern die Änderungen und Neuheiten vorzustellen, die in der eingeführten Version (4.7) aufgetreten sind. Den Endbenutzern standen viele Innovationen bevor, z.B. neue Berichte, neue Transaktionen und sehr erweiterte Verwaltungsweise über die Anzeigevarianten (Layouts) in den Transaktionen zur Präsentation der einzelnen Positionen. Die Mitarbeiter der Buchhaltung von Tamel waren gezwungen bei den SAP-Funktionalitäten im Hinblick auf die Transaktionscodes umzudenken. In Version 4.5 erfolgte die Wahl der Berichte und Programme aus dem Menü und die Kenntnis der Transaktionscodes wurde wenig genutzt. In der Version 4.7 beginnt die tägliche Arbeit mit einer personalisierten Benutzeroberfläche samt  der Sektion der Favoritentransaktionen, die per Mausklick zugänglich sind.

Gegen Probleme – BCC

In 2011 begannen die Rolloutarbeiten langsamer voranzukommen, es kam zu Unterbrechungen und die Kommunikation zwischen den Teams in Polen und Österreich wurde seltener und weniger effektiv als am Anfang. Das war einer der Gründe für die Einstellung von BCC zur Unterstützung beim Projekt.

Die Berater von BCC waren im Projekt für die Verifizierung des Konzepts des neuen Systems sowie die Entwicklung und Verhandlungen mit ATB über die neuen Voraussetzungen verantwortlich für den Fall, wenn es zu wesentlichen Unterschieden zwischen den Bedürfnissen von Tamel und der Konzernlösung kommen sollte.

Das ATB-Model unterschied sich von dem bisher in Tamel verwendeten Modell, daher die große Bedeutung der letzteren Aufgabe – der Ausarbeitungder Kompromiss-Bestimmungen, die von den Businessvertretern in Tarnowsowie von den Verantwortlichen für die einzelnen Modulein dem integrierten System in Spielberg akzeptiert werden könnten.

Beispiele für solche Probleme waren anderweitig verwendete Bewertungsklassen oder Konfigurationseinstellungen der Kontierung (Transaktion OBYC), Einkaufsbelegdrucke und  Druckeinstellungen für Bestätigungen und Materialbewegungen. Gewählte Elemente wurden im weiteren Teil des Artikels vorgestellt.

In all diesen Fällen widmete man viel Zeit der Festlegung der Einzelheiten in Tamel, den Telekonferenzen mit Partnern aus der ATB sowie dem Schreiben von Spezifikationen und dem Testen nach den Konfigurationsänderungen oder nach der Erstellung neuer Erweiterungen oder Formulare.

Die BCC-Berater nahmen an folgenden Projektphasen teil: erste Integrationsteste, erweiterte Modulteste, Erarbeitung der Änderungen am Konzept, Modul- und Integrationsteste nach den Änderungen in der Konfiguration und bei der Unterstützung des Produktionsstarts. BCC unterstützte das SAP Rollout bei Tammel in folgenden Bereichen: Finanzwesen, Controlling, Materialwirtschaft sowie Verkauf und Vertrieb.

Die Arbeiten von BCC begannen mit der Beantwortung einer wichtigen Frage – werden die Berater von BCC die Änderungen in der SAP-Konfiguration manuell einführen? Laut dem österreichischen Kompetenzzentrum war das System zu diesem Zeitpunkt für die Teste bereit und die Konfiguration von FI-Modulsollte die Behandlung der meisten (wenn nicht allen) Finanz- und Buchhaltungsprozesse ermöglichen. Allerdings hat sich diese Annahme nicht bewährt. In FI und CO wurde das Prinzip angenommen, dass die Österreicher die Änderungen einführen und die BCC-Berater ihre eigenen Lösungenaufdem Testsystem testen.

BCC bietet den internationalen Konzernen, die die SAP Standardvorlagen (so genannte SAP Templates) nutzen, eine Unterstützung bei den SAP Rollout-Programmen im beliebigen Umfang und in jedem Land an.
Wir garantieren eine Übereinstimmung der SAP Systeme sowohl mit den Konzernanforderungen, als auch mit den Bedürfnissen der Niederlassungen in den einzelnen Ländern. Die SAP Rollout-Unterstützung wurde uns von über 40 Großkunden anvertraut, darunter die internationalen und europäischen Marktführer.
Je nach den Bedürfnissen kann die BCC-Unterstützung folgende Bereiche betreffen:
– Management der Rollout-Einführung
– Ausführung von allen oder ausgewählten Einführungsarbeiten
– Sicherung einer Übereinstimmung der Organisationslösungen mit den rechtlichen Anforderungen eines bestimmten Landes
– Koordinierung der Zusammenarbeit mit den Subunternehmern
– Modifikation und Entwicklung der SAP Standardvorlage (SAP Template)

Kontenplan

Eine wichtige Frage inRollout-Projekten ist immer, welche Elemente der grundlegenden Struktur des Unternehmens eine Instanz des Systems gemeinsam mit anderen Gesellschaften nutzen. Alle Buchungskreise der ATB-Gruppe nutzen denselben Mandanten und haben denselben Kontenplan. Dasselbe Prinzip sollte im Fall Tamel eingehalten werden.

Die Situation, in derdie Gesellschaften aus verschiedenen Ländern den  gleichen Kontenplan benutzen, ist immer eine beträchtliche Herausforderung für den FI-Berater aufgrund eines begrenzten Spielraumes. Eine noch schwierigere Aufgabe erwartete aber die Tamel-Buchhaltung. Nach vielen Jahren der Nutzung des SAP-Systems, dass die Firma „zum  alleinigen Gebrauch“ hatte, haben sie einen völlig neuen Hauptbuch-Kontenplan übernommen. Die alte Ordnung wurde zerstört, die „Sieben" wurden durch "Vierer" und "Fünfer" und die "Vierer" vor allem durch "Sechser" ersetzt. Das erforderte erstens Abschaffung von alten Gewohnheiten und Gedankensprünge und zweitens bildete eine Herausforderung im Prozess der Mapping der alten auf die neuen Konten. Natürlich wurden viele neue Konten speziell für Tamel angelegt aber in vielen Fällen musste man Kompromisse akzeptieren und Standards des österreichischen Plans annehmen.

Eine Änderung der bisherigen Weise der Behandlung der Konten im Hauptbuch erforderten auch spezifische Anforderungen einiger Konten bezüglich der Zuordnung der Controllingobjekte. Viele Konten werden in anderen ATB-Gesellschaften verwendet und haben etwas andere Funktionen im CO-Modul als ihre Pendants in Tamel. In einigen Fällen hat sich gezeigt, dass eine steife Zuordnung der statistischen Innenaufträge nötig war.

Abrechnung der Kosten am Monatsende

Ein Problem, dass strikt das CO-Modul betraf und zusätzliche Analyse erforderte, war die Kostenverrechnung am Monatsende. Die Aufgabe war so anspruchsvoll, dass neben dem BCC-Berater und den Mitarbeitern von Tamel ein zusätzlicher Unternehmensberater zum Projekt eingeladen wurde. Als notwendig erwies sich auch eine Unterstützung in FI insbesondere im Bereich der Berichterstattung über die Abrechnungsergebnisse.

Agata Hajduk, IT-Koordinator, FSE Tamel SA

Der erste, misslungene Versuch eines Rollouts der Version 4.7 aus ATB auf Tamel fand 2010 statt. Es fehlte damals am methodischen Vorgehen, das die entsprechende Arbeitsorganisation und Lösung schwieriger Probleme ermöglichen würde, was zur Einstellung des Projektes führte.
In Anbetracht der Schlussfolgerungen aus dem ersten, nicht beendeten Rollout nahm man im zweiten Anlauf zu dieser Umsetzung die Beschäftigung eines polnischen Einführungsunternehmens an. Zuvor fehlte dem Projekt ein Partner, der in der Lage wäre, zu einem Kompromiss zwischen den spezifischen Anforderungen des Betriebes in Tarnow und dem vorhandenem ATB-Modell des Systems zu führen. In Jahre 2011 wurde die Firma BCC als Bindungsglied zwischen den Schlüsselbenutzern und dem österreichischen Kompetenzzentrum in das Projekt einbezogen. Die BCC-Berater haben uns geholfen, die Unterschiede zu definieren, zu prüfen und die Kompromisslösungen zu entwickeln. Dies führte zu einem endgültigen Erfolg. Neben den offensichtlichen wirtschaftlichen Vorteilen für die Zentrale und unser Unternehmen brachte es auch positive Änderungen für die SAP-Benutzer. Zunächst waren das lokale Projektteams und die Anwender sehr misstrauisch gegenüber dem nächsten Versuch waren, den Rollout zu bewältigen aber bald merkten alle die Vorteile dieses Wandels und akzeptierten ihn. Ein wichtiges Anreizelement für alle Projektbeteiligten war die Erkenntnis, dass der nächste Schritt in der nahen Zukunft die Erweiterung der SAP-Funktionalität auf Produktion und Einführung des PP-Moduls in Tamel sein wird.
Agata Hajduk, IT-Koordinator, FSE Tamel SA

Übertragung der Buchhaltungsberichte

Innerhalb von 12 Jahren der Tätigkeit von SAP in Talmel hat die innere IT-Abteilung Werkzeuge gebaut, die die Berichtsanforderungen der Systembenutzer erfüllten. Diese Berichte nutzten verschiedene SAP-Technologien, wie SAP Query, Report Painter/Report Writer oder Recherche-Berichte (Drilldown reports).

Wichtig für das Rollout war die Feststellung, welche von diesen Berichten in der Zukunft genutzt werden, denn – wie sich herausstellte – waren viele von ihnen nicht mehr aktiv und manche wiederholten Funktionen anderer Berichte. Darüber hinaus berücksichtigte ein Teil der Berichte keine Möglichkeit der Änderung des Buchungskreises in den Auswahlparametern oder das Merkmal war im Programm fest einkodiert. Im Altsystem spielte es keine Rolle, denn nur ein Buchungskreis wurde verwendet. Daher wurde es notwendig, den Code dieser Programme so zu aktualisieren, dass sie die Daten von anderen den ATB- Mandanten nutzenden Gesellschaften nicht entnehmen.

Materialklassifizierung

Eine große Herausforderung während des Projekts in Tarnow war das Problem der Einstufung der Materialien und des Mechanismus zur automatischen Kontierung.

Bisher stütze sich das System auf einer intensiven Nutzung der Bewertungsklassen. Zum Beginn der Arbeiten am SAP-System in Tamel wurden über 20 Bewertungsklassen angelegt, um alle möglichen Varianten der hergestellten Motoren und ihrer Teile zu unterscheiden. Mit der Zeit verschwanden viele dieser Produkte aus dem Angebot und überließen Spuren in Form von nicht benutzten Bewertungsklassen. Während des Rollouts in Version 4.7 forderte die Zentrale in Österreich erhebliche Einschränkung ihrer Anzahl. Das war leider auch mit der Notwendigkeit verbunden, die weiterhin verwendeten Klassen in größere Sets zu gruppieren. Diese Forderungwar schwierig aus der Sicht der Tamel-Logistik zu erfüllen.

Der in diesem Bereich erzielte Kompromiss war Ergebnis vieler Diskussionen zwischen den beiden Parteien und einer Art Vermittlung der BCC-Berater.

Für Berichterstattung in FI war solch eine Fragmentierung der Bewertungsklassen nicht  notwendig – es genügten 7 Arten der Charakteristik. Tamel behielt die alten Bewertungsklassen in Form von Eingaben in FI-Daten der Materialindizes in einem speziell angelegten Feld, das nach dem Rollout für Berichtszwecke verwendet wird. Viele Berichte über die Kostenkonten benutzten diese Charakteristik und obwohl es nicht die einzige Lösung war, ermöglichte sie am schnellsten die gesuchten Daten abzufragen.

Martin Neumann, Geschäftsführer, FSE Tamel SA

Rechtmäßigkeit des SAP-Rollouts in Tamel war offensichtlich. Die einheitliche Berichterstattung in der ganzen Gruppe und die Möglichkeit derstrategischen Planung erhöhen die Flexibilität der Beschlussfassung der ganzen Gruppe. Die Modellösung, die wir übernehmen sollten, nahm an, dass das eingeführte System mit den Konzernstandards maximal übereinstimmend sein soll und die Änderungen auf ein Minimum eingeschränkt werden sollen, das mit den lokalen Rechtsvorschriften verbunden ist. Diese Annahme brachte die Gefahr, dass nach 12 Jahren Nutzung des SAP-Systems die eigens entwickelten Lösungen, die zum Teil anders als Konzernlösungen waren und nicht nur aus den polnischen Rechtsvorschriften sondern auch aus der Spezifität unserer Geschäftsaktivitäten resultierten, entfernt (übergangen) würden.
Der erste Ansatz zum Rollout wurde ohne Beteiligung eines lokalen Einführungsunternehmens entwickelt. Diese Annahme erwies sich als falsch. Es fehlte ein Mediator, der durch Verhandlung aller Änderungen und manchmal sogar durch Beilegung von Streitigkeiten zwischen den beiden Parteien vermitteln würde. Ein Jahr später kehrten wir zu diesem Projekt zurück, wobei wir uns für die Hilfe des Einführungsunternehmens BCC entschieden haben. Es unterstützte uns aufgrund seiner Erfahrung in der Umsetzung ähnlicher Projekte und wir konnten das Vorhaben erfolgreich beenden.
Um Gefahren zu vermeiden, haben wir zuerst die Rollen definiert, die alle Projektparteien und Projektteilnehmer bei der Einführung spielen sollten. Die Arbeit an der von drei Parteien (und nicht zwei, wie vorher) durchführenden Projekt kann zusätzliche Herausforderungen bringen, die mit der Kommunikation und mit den Entscheidungsprozessen verbunden sind (z.B. formalisierte Genehmigung von Einführungsänderungen im Vergleich zur Konzernlösung).
Wie die Praxis gezeigt hat, ist ein guter Einführungspartner der Schlüssel zum Erfolg. Wir könnten das Projekt ohne Unterstützung von BCC nicht erfolgreich umsetzen. Wissen, Erfahrung und ein großes Engagement der BCC-Berater ermöglichten uns einen Kompromiss in vielen strittigen Fragen zu verschiedenen Lösungen im SAP-System zu erzielen.
Zurzeit arbeitet Tamel am SAP Konzernsystem, das für die ganze Gruppe einheitlich ist. Dadurch haben wir die Standardisierung der Weise der Tätigkeit und des Ergebnisreportings einzelner Konzernunternehmen erzielt. Dank der Einführung einer gemeinsamen Terminologie und Kriterien der Ergebnisbewertung wurde die Kommunikation zwischen Tamel und der ganzen ATB-Gruppe erleichtert. Durch den Einsatz der Best Practices haben wir einige Prozessabläufe und Funktionen in Tamel optimiert, wobei wir einige lokale, für uns nötige Lösungenbeibehalten haben.
Es war ohne Zweifel einschwieriges Projekt. Für seinen Erfolg haben wir gemeinsam mit BCC hart gearbeitet. Im Rückblickhaben wir jedoch bei dieser Einführung sehr viel gelernt undkönnen dieses Wissenjetzt bei anderen Projektennutzen. Derzeit arbeiten wir gemeinsam mit BCC bei der Einführung von SAP im Bereich der Produktionsplanung (PP).
Martin Neumann, Geschäftsführer, FSE Tamel SA
Tamel, eine Gesellschaft aus dem österreichischen ATB Konzern, gehört zu den größten Herstellern von Elektromotoren in unserem Teil Europas. Sie bietet Motoren für die allgemeine Bestimmung, explosionsgeschützte,  feuerundurchlässige, einphasige, polumschaltbare Motoren sowie Sondermotoren an, die an Bedürfnisse von Kunden mit höchsten Anforderungen angepasste Bauanpassungen darstellen. Der Betrieb in Tarnów beschäftigt  ca. 1000 Personen. Mehr auf: www.tamel.pl

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