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Sitech: Zahlungsentwicklung beim VW-Konzern

Global Treasury Platform in SAP

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Die Schaffung einer internen virtuellen Bank im SAP System bei Volkswagen bedeutet eine Kostenreduzierung der Bankabwicklung und eine einfachere Verwaltung der Verrechnungen mit externen Banken auf globaler Basis. Ab Oktober 2001 wickelt auch die Gesellschaft Sitech mit dem Sitz in Polkowice ihre Zahlungen mit dem virtuellen IHC System ab, das auf der Lösung SAP IHC basiert.

Einen bedeutsamen Teil der SAP FI-Funktionalitäten stellen Debitoren- und Kreditorenabrechnungen, konzerninterne Verrechnungen, Verrechnungen mit Mitarbeitern und Behörden dar. Eine berechtigte Person aus der Finanzbuchhaltung kann eine Zahlung direkt im SAP System mit Dateien in einem durch die Bank erzwungenen Format erzeugen, indem sie diese ins Banksystem einliest. Auf dieser Grundlage werden Banküberweisungen ausgeführt.

Ein allgemein angenommener Standard In Polen ist für Inlandüberweisungen das Elixir-O und für Währungsüberweisungen das MT100. Erfordert das Banksystem eines Kunden ein anderes Datenformat, so wird das die Datei in SAP erzeugende System dementsprechend angepasst.

Eine Datei mit Zahlungen (Elektronischer Datenträger genannt) ist im Grunde genommen eine (flache) Textdatei mit solchen überweisungsrelevanten Daten wie das Belastungskonto, der Begünstigte, der Betrag, die Währung, das Überweisungsdatum usw. Im nächsten Schritt am Ende eines Zahlungsprozesses erfolgt das Einlesen eines Bankauszugs ins SAP System sowie die Verrechnung von Zugängen und Abgängen.

Auf diese vereinfacht dargestellte Art und Weise werden in einer großen Vereinfachung Zahlungen mit SAP in einem herkömmlichen Modell sowohl in unabhängigen Unternehmen als auch in Konzerngesellschaften abgewickelt. Derart wurde dieser Prozess bis vor kurzem auch bei Sitech, einer Gesellschaft des Volkswagen-Konzerns realisiert.

Das ist eine ziemlich bequeme Lösung, die Zahlungsabwicklung bedeutsam automatisiert und eine schnelle und reibungslose Kommunikation zwischen dem SAP System und einem beliebigen Banksystem gewährleistet.

Solche Konzerne wie Volkswagen haben aber größere Anforderungen zur Effektivitätssteigerung im Bereich des Geldmanagements sowohl im Rahmen der Debitoren- und Kreditorenabrechnung als auch des Binnenverkehrs. Das Unternehmen, das sich für die Geschäftsprozessunterstützung im SAP System entscheidet, möchte gewöhnlich weitestgehend seine Möglichkeiten nutzen. Eine der Lösungen, die das ermöglicht, ist die Funktionalität der Inhouse Bank.

In-House Cash (IHC) ist eine der Komponenten des SAP FSCM (Financial Supply Chain Management). In dieser Komponente kann eine Inhouse Bank angelegt werden, in der internationale Zahlungen von Verbindlichkeiten aller Konzerngesellschaften an Dritte oder gegenseitige Verrechnungen zwischen Konzerngesellschaften ausgeführt werden.

Joanna Bachorska, Barbara Dominik, Sitech

Eine virtuelle Bank für den Konzern

Bei Volkswagen dauern die Arbeiten am Projekt der Einführung einer zentralen virtuellen Bank schon seit 2005 an. Zunächst funktionierte die Bank für einige Gesellschaften. Allmählich werden an die gemeinsame Plattform folgende Gesellschaften wie Audi, Seat, Skoda angeschlossen. Im Jahre 2011 kommen dazu weitere Gesellschaften aus Italien, Polen, Slowakei und Großbritannien.

Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine Konzernzentrale; es gibt einige regionale Abwicklungszentren (so werden beispielweise polnische Gesellschaften durch GTP-2 bei VW Group Services mit dem Sitz in Belgien versorgt). Eine solche Lösung wird hauptsächlich in Modulen wie Cash Management, Transaction Management und In-House Management verwendet.

Das Projektziel ist die Effektivität des Finanzmittelmanagements der Konzerngesellschaften über eine optimale Ausnutzung von Geldüberschüssen, eine Integration des Zahlungsprozessmanagements und eine Automatisierung von konzerninternen Abrechnungen, Abrechnungen aus Geldmarktgeschäften sowie Mitarbeiterabrechnungen zu steigern.

Der Volkswagen-Konzern entschied sich ein zentrales Zahlungsmanagementsystem allmählich in allen seinen verbundenen Unternehmen einzuführen. Bei der Sitech, die sich an GTP-2 Ende 2011 anschloss, sind aus dem ganzen Prozess Steuer- und Sozialversicherungszahlungen ausgeschlossen, weil Steuerzahlungen nach polnischer Gesetzgebung direkt von einem Steuerzahler geleistet werden müssen und eine von einem anderen Unternehmen im Namen eines Steuerzahlers geleistete Zahlung das Erlöschen einer Steuerverbindlichkeit nicht verursacht.

Der Volkswagen-Konzern entschied sich ein zentrales Zahlungsmanagementsystem allmählich in allen seinen verbundenen Unternehmen einzuführen

Konzeptannahmen

Die Zentralisierung der Zahlungen erfolgt in einer virtuellen Inhouse Bank des Konzerns, im GTP System (Global Treasury Platform), das auf SAP IHC basiert.

Die Grundannahme umfasst eine automatische Saldierung/ein Pooling von Salden operativer Bankkonten der Gesellschaften auf ein VGS-Konto am Ende jedes Arbeitstages, gemäß den mit Banken abgeschlossenen Verträgen. Salden werden gutgeschrieben oder belasten ein IHC-Konto (In-House Cash-Konto).

Die Kommunikation zwischen lokalen Systemen, VGS und einer externen Bank basiert auf dem RFC-Standardprotokoll. Die Informationen, wie Zahlungen, Bankauszüge und TR-Belege, werden zwischen Systemen unter Verwendung von IDocs (Intermediate documents, SAP Standardformat) über die ALE-Verbindung ausgetauscht.

Das Lösungskonzept wurde vom Sitech-Arbeitsteam vorbereitet. BCC hingegen realisierte die technische Unterstützung, die Einführung von Konfigurations- und Programmieränderungen ins System, das Support in der Testphase, beim Produktivstart und nach Produktivstart.

Die Zentralisierung der Zahlungen erfolgt in einer virtuellen Inhouse Bank des Konzerns, im GTP System (Global Treasury Platform), das auf SAP In-House Cash basiert

IDOC und Zahlungstypen

Die Kommunikation zwischen dem lokalen SAP System und VGS System verläuft unter Verwendung von IDocs. Es wurden drei Typen von Stardard-IDocs verwendet:

  • PAYEXT – Zahlungsaufträge,
  • FINSTA – Bankauszüge,
  • FIDCC2 – Finanzgeschäftsdaten (FI/TM-Buchungen).

Mit der Umstellung von Textdateien auf IDoc ist der Anschluss eines anderen Programms (Standardprogramms) zur Erzeugung eines elektronischen Datenträgers verbunden. Außerdem musste die IDoc-Struktur wegen der Umstellung dementsprechend mit Daten versorgt und an VGS übergeben werden. Es war damit die Einführung einiger Standarderweiterungen verbunden.

Infolge der Organisationsänderung wurden zwei Zahlungstypen unterschieden:

  • Interne Zahlung (in Global Treasury Platform): Zahlungen für an GTP angeschlossene Gesellschaften,
  • Konzernzahlung: Zahlung für VW-Konzerngesellschaften (Gesellschaften außerhalb GTP),
  • Inlandszahlung: Aufträge in PLN und in Fremdwährung, die an eine Bank im Inland gesendet werden,
  • Auslandszahlung: Aufträge, die an Banken im Ausland gesendet werden.

Es ist aber zu betonen, dass die Einteilung in Inland- und Auslandszahlungen nicht mehr so eindeutig ist wie zuvor. Man soll hier auch die VGS-Perspektive berücksichtigen. So soll eine EUR-Zahlung für eine deutsche Gesellschaft als eine inländische jedoch in Deutschland abgewickelte Zahlung betrachtet werden, weil VGS über das Bankkonto in diesem Land verfügt. Das ist eine wesentliche Information, weil von dieser Einteilung die Ausführungszeit sowie Kosten einer Überweisung abhängen.

Je nach Zahlungsart mussten verschiedene Bankdaten in ein IDoc übertragen werden und infolge dessen waren einige Debitoren- oder Kreditorenstammdaten im Bereich der Kontennummern zu korrigieren. Nur mit korrekten Daten können Zahlungen tatsächlich abgewickelt werden.

Die Erzeugung eines Zahlungsträgers verursacht, dass er automatisch auf die VGS-Maschine verschoben wird. Der Benutzer musst sich nicht ans Banksystem melden und eine Datei einlesen. Sind erzeugte Daten (insbesondere Bankdaten) korrekt, so braucht er keine weiteren Schritte im Zahlungsbereich auszuführen.

Wegen Mangels an der doppelten Zahlungsannahme im System, was in Banksystemen üblich ist, wurde zur Sicherheitssteigerung die Z-Lösung für Zahlungsgenehmigungen vorbereitet.

B.Dominik, Spezialist für Finanzen, Sitech

Verfahren und Sicherheit

Zusätzlich wurde auch eine andere SAP Funktionalität – Free Form-Zahlungen für HR gestartet, in der ein beliebiger Betrag angeben werden kann, weil er aus gebuchten Belegen (Zahlungsanforderungen) nicht resultiert und auf Sachkonten gebucht wird, was verursacht, dass Personalzahlungen ohne in FI sichtbare Überweisungsempfängerdaten ausgeführt werden können. Auf diese Weise erzeugte IDocs werden auch an VGS übergeben. Diese Zahlungsart wird vor allem zur Abwicklung von Auszahlungen für Mitarbeiter verwendet, die automatisch nicht erzeugt werden können.

Die Zahlungserzeugung durch Gesellschaften ist mit der Einhaltung eines gewissen Verfahrens verbunden. Erstens sollen Zahlungsläufe entsprechend früh vorbereitet werden, damit alle IDocs mit Zahlungen schon bis 13 Uhr im VGS System vorhanden sind (entscheidend ist die Zeit des IDoc-Eingangs auf der Plattform!). Nach dieser Zeit werden Überweisungen durch VGS und weiter durch eine externe Bank physisch abgewickelt.

Zweitens, weil sich das VGS-System in der belgischen Gesellschaft des Konzerns befindet, muss das Verfahren in diesem Land geltende Festtage und arbeitsfreie Tage, die die Zahlung verspäten könnten, berücksichtigen. Soll die Termineinhaltung für die Ausführung von Überweisungen gefährdet werden, stimmt die Gesellschaft mit VGS die Vorgehensweise (Personalverfügbarkeit an arbeitsfreien Tagen) ab.

Ein weiteres Element der Sicherheitssteigerung im Bereich der Datenübertragung mit Docs war die Erstellung eines verschlüsselten VPN-Kanals zur Kommunikation zwischen dem SAP System von Sitech und dem VGS System des Konzerns.

Elektronische Auszüge

Eine andere Funktionalität, die im GTP-Projekt berücksichtigt wurde, sind elektronische Bankauszüge. Auszüge aus lokalen Bankkonten werden automatisch an VGS übertragen und dann aus VGS auch automatisch ohne Änderungen an lokale SAP Systeme mit FINSTA IDocs übergeben. Auszüge werden automatisch eingelesen. Die Buchungen jedoch werden von lokalen Benutzer durchgeführt.

Neben externen Auszügen erhalten Konzerngesellschaften interne Auszüge für das IHC-Hauptkonto auf Basis der Einzelposten in einem FINSTA IDOC. Für Unterkonten, die Personalzahlungen betreffen, werden keine detaillierten Auszüge (geschützte Daten) übertragen. Diese Buchungen sind in einem Betrag als Cash Concentration aus dem P-Unterkonto (Personalzahlungen) auf das A-Hauptkonto sichtbar. Es wurde möglichst umfangreiche Automatisierung von Bankauszügen sichergestellt. So ist ein Eingriff eines Sitech Mitarbeiters nur dort erforderlich, wo keine direkte Zuordnung zum Posten z.B. beim Geldeingang, bei Retouren vorliegt. Auch FIDCC2-Auszüge werden automatisch gebucht und bedürfen keines Eingriffs.

Zahlungsabwicklung auf neue Art

Heutzutage erfolgen alle Zahlungen für Kreditoren oder zwischen Konzerngesellschaften über die Inhouse Bank und deswegen konnten die Konten zur Kreditorenabwicklung an anderen Banken aufgelöst werden. Einzige Zahlungen, die Sitech direkt über das Banksystem ausführt, sind Steuerüberweisungen sowie Überweisungen an die Sozialversicherungsanstalt, bei denen gemäß Gesetzgebung ein direkter Zahler zugleich ein Steuerzahler sein muss.

Aus der Perspektive eines Endbenutzers ändert sich bei in SAP ausgeführten Schritten grundsätzlich nichts. Es sollen der Reihe nach Parameter, ein Zahlungsvorschlag und schließlich eine Zahlung mit Erzeugung eines Zahlungsträgers vorbereitet werden. Ein Zahlungsvorschlag muss von einer Drittperson (Drittpersonen) genehmigt werden. Weil solche Annahme standardmäßig im Banksystem vollzogen wird, sollen in der eingeführten Lösung zusätzliche Schritte gemacht werden, die dieselbe Funktionalität im SAP System sicherstellen.

Bei der Erzeugung eines Zahlungsträgers muss der Benutzer beachten, dass ein Zahlungsträger automatisch ans VGS System übertragen wird und dessen Zurückziehung ein bisschen kompliziert ist (es ist ein von berechtigten Personen unterzeichneter und an VGS gemeldeter Auftrag nötig). Eine SAP Zahlungsliste wird an VGS durchschnittlich zweimal in der Woche übertragen. Als ein Konzernteil nutzt VGS auch das SAP System. Deswegen muss die Zahlungsliste nicht als flache Datei sondern mit IDoc übergeben werden. Erst als Sammelvorgang werden aus allen Überweisungen Pakete mit Zahlungen für die Bank erstellt, die den Konzern versorgt (City Bank).

Die Zahlungen werden gemäß dem in der Datei festgelegten Zahlungstermin abgewickelt. Die Auftragsrealisierung verursacht die Mittelausbuchung am Realisierungstag. Kontensalden werden jeden Tag auf das VGS-Hauptkonto (auch aus externen Konten) gepoolt. An jedem Monatsende erhält die Gesellschaft eine Aufstellung von Mitteln, die als Terminanlagen nicht angelegt wurden, einschließlich fälliger Zinsen, die wie für die Overnight-Anlage berechnet wurde.

Dagegen stellen konzerninterne Zahlungen tatsächlich Umbuchungen zwischen Sachkonten dar. Auf diese Weise findet der Fluss des virtuellen Geldes statt.

Die Transaktionswährung ist PLN. Alle Währungszugänge werden nach dem Kurs der Europäischen Zentralbank zum Poolig-Zeitpunkt umgerechnet. Einige Sitech-Zahlungen erfolgen in PLN. Soll die Zahlung in Fremdwährung durchgeführt werden, findet die Umrechnung zum EZB-Tageskurs statt. So verursachen an einem Tag durchgeführte Währungsumrechnungen keine Kursdifferenzen.

Auch Lohnüberweisungen

Außer der Debitoren- und Kreditorenabrechnungen werden mit GTP auch Lohnüberweisungen aus Vergütungen, Dienstleistungsverträgen, Pfändungen durch Gerichtsvollzieher ausgeführt.

Im Rahmen des Projekts war es nötig, die Zahlungswege in SAP an GTP-Anforderungen anzupassen. Es wurde auch in der Konfiguration das Konto geändert, aus dem die Auszahlungen für Vergütungen, Pfändungen durch Gerichtsvollzieher und gerichtliche Pfändungen realisiert werden.

Zusätzlich wurde die Möglichkeit eingeführt, das Datum einer Überweisungsausführung (bis zu 5 Tagen) zu definieren. So müssen die Personalabrechnung im System sowie die Erteilung eines Überweisungsauftrags nicht mit dem Datum der Personalauszahlungen eng verbunden werden.

Neben der Änderung einer Personalüberweisungen abwickelnden Bank wurde im Rahmen des Projekts auch ein neues Verfahren zur Genehmigung von Überweisungen eingeführt. Gemäß den Sicherheitsanforderungen und den Besten Praktiken (u.a. dem SOX-Gesetz) wurde das Prinzip einer mehrstufigen Prüfung angenommen. Vor allem hat jetzt die Person, die eine Personalabrechnung sowie einen Überweisungsauftrag vorbereitet, keine Berechtigungen einen Überweisungsauftrag im System zu genehmigen. Es ist nötig, einen anderen berechtigten Prozessteilnehmer einzusetzen. Solch eine mindestens zweistufige Prüfung steigert die Sicherheit und steht mit der VW-Politik im Einklang.

Projektarbeiten waren für die bei Sitech für Löhne und Gehälter zuständigen Personen trotz einer großen Mitarbeiteranzahl von ca. 1600 Personen nicht besonders arbeitsaufwändig. Schon nach dem Start der neuen Banklösung verlief die Arbeit der HR-Abteilung ähnlich wie bisher. Die Personalabrechnung wird ohne Änderungen ausgeführt. Erst während der Vorbereitung eines Überweisungspakets erzeugt der Mitarbeiter statt einer Textdatei ein IDoc und gibt ein Überweisungsdatum ein (nicht früher als am nächsten Tag, nicht später als nach 5 Tagen) – was vorher nicht der Fall war.

Gemäß dem angenommenen Verfahren wird die Überweisung durch einen berechtigten Mitarbeiter genehmigt.

Eine Neuheit stellt die Möglichkeit dar, in genehmigte Überweisungen im VGS-Banksystem einzusehen. Im VGS-Bankssystem besteht bei Personalzahlungen die Möglichkeit (es betrifft nicht FI), eine Zahlung zu löschen. Diese Funktion ist nur für berechtigte HR-Mitarbeiter verfügbar.

Die Ansammlung von Finanzmitteln vieler Gesellschaften verursacht, dass VGS einen wirkungsvollen Trumpf bei Verhandlungen mit Banken besitzt

Joanna Bachorska, Leiter Rechnungswesen, Sitech

Wir verdienen dank dem Skaleneffekt
Im Laufe der Entwicklung des Konzerns setzte sich Volkswagen mit dem Mangel an Transparenz in der Kontenstruktur des Konzerns, der uneffektiven Mittelallokation, der unkontrollierten Kreditverwendung durch verbundene Unternehmen sowie der Überhöhung des Kostenniveaus auseinander. Um dies zu verhindern, wurde die Systemlösung (Global Treasury Platform) auf der SAP Basis entwickelt. Ihre Aufgabe war es die Tresury-Funktionen zu zentralisieren sowie Prozesse in einzelnen Gesellschaften zu optimieren. Mit Cash Pooling hat Volkswagen die Möglichkeit, Geldüberschüsse und Geldknappheiten im Rahmen des Konzerns zu bilanzieren sowie eine vollständige Information über Geldbestände, die Kreditverwendung sowie Kreditverfügbarkeit zu gewinnen.
Die Arbeiten an der Einführung der GTP Lösung in Sitech begannen ein Jahr vor dem Produktivstart. Wegen der Komplexität dieses Problems erwies sich, dass der Einsatz nicht nur von Treasury-Mitarbeitern sondern auch einem Buchhaltungsteam, Steuerteam und Mitarbeitern der Personalabteilung, Steuerberatern, IT-Spezialisten und einem Einführungsunternehmen in unserem Fall BCC, im Einführungsprozess erforderlich ist. Man musste das Team bilden, Aufgaben definieren und die Verantwortung teilen.
Da in der polnischen Gesetzgebung stets keine eindeutige Definition für Cash Pooling vorhanden ist, nahm die Klassifikation der Lösung und einzelner Finanzvorgänge im Hinblick auf das Steuer- und Bilanzrecht einschließlich der Gewinnung einer individuellen Interpretation des Steuerorgans viel Zeit in Anspruch.Die Implementierung der Cash Pooling-Lösung war natürlich mit Änderungen des ERP Systems verbunden. Es war auch nötig Buchungsschemata für Bankvorgänge im Hauptbuch zu ändern.
Positive Effekte der Cash Pooling-Verwendung können schon einige Tage nach Start dem der Funktionalität beobachtet werden. Auf Antrag der Gesellschaft führt die Bank die Übertragung der Geldsalden aus, wodurch dieser Prozess automatisch realisiert wird und unseren Einsatz und unsere Tätigkeiten nicht erfordert. Die meisten mit dem Zahlungsverkehr verbundenen Vorgänge werden jetzt automatisch gebucht. Automatisch erfolgen auch das Einlesen von Auszügen sowie Buchungen an Hauptbuchkonten.
Wegen der Einschränkung der Bankkontenanzahl ist die Bankkontenstruktur transparent und die Übernahme der Bankfunktion durch VGS begrenzte die Notwendigkeit der Zusammenarbeit mit mehreren externen Banken. Unter Verwendung des Effekts der Skala, die Volkswagen sicherstellt, kann die Gesellschaft größere Finanzvorteile z.B. aus der Anlage freier Geldmittel ziehen. Der zusätzliche Trumpf der Lösungseinführung war die Möglichkeit, interne Buchungs- und Finanz- und Organisationsprozesse zu optimieren.
Joanna Bachorska
Leiter Rechnungswesen, Sitech

Zusammenfassung

Bei der Besprechung der GTP-Plattform sind sicherlich nachstehende Probleme zu berücksichtigen.

  • Die Ansammlung von Finanzmitteln vieler Gesellschaften verursacht, dass VGS einen wirkungsvollen Trumpf bei Verhandlungen mit Banken besitzt. Messbare Folgen dieses Zustands sind in monatlichen Aufstellungen von Zinsen sichtbar, die aus Overnight-Anlagen und langfristigen Anlagen gewonnen wurden.
  • Weil VGS Konten in allen europäischen Banken besitzt, werden Auslandsüberweisungen am häufigsten als Inlandsüberweisungen behandelt, was Abwicklungskosten senkt.
  • Im Programm zur IHC-Abwicklung sind einige Planungsfunktionen verfügbar. Es können hier für einzelne Tage geplante Umsätze eingegeben werden. Man kann auch im System vorhandene Informationen über ausgehende sowie rückkehrende Anlagen laufend berücksichtigen.
  • Die durch GTP erzwungene Planung ist vor allem für Sitech Sp. z o.o. günstig, weil die Gesellschaft in dem Moment ein sehr gutes Werkzeug zur Prüfung und Planung der Finanzmittel besitzt.
  • Die Methode der Buchung von Personalzahlungen (für FI-Mitarbeiter ist nur ein Pooling-Betrag aus dem jeweiligen Tag sichtbar) erzwingt eine regelmäßige Abstimmung von Pooling-Verbindlichkeiten.
  • Die Übernahme der Funktion einer Bank durch VGS verursacht die Zentralisierung von Bankkontakten.
  • Mit der GTP-Plattform wurden Zahlungen zwischen GTP-2 Gesellschaften und sonstigen Konzerngesellschaften vereinfacht.

Wie oben deutlich erkennbar bringt die Einführung der Plattform dem Konzern wie auch Sitech messbare und dabei nicht unbedeutende Nutzen.

Sitech ist ein Hersteller von Fahrzeugsitzen aus Polkowice. Die zum Volkswagen-Konzern gehörende und im Jahre 1998 gegründete Fabrik funktioniert in der Sonderwirtschaftszone von Legnica. Das Werk ist eine der größten Investitionen in der Automobilindustrie in Niederschlesien. Es beschäftigt über 1600 Mitarbeiter. Das Werk in Polkowice stellt 40.000 Sitzgestelle aus Metall für Fahrzeuge solcher Marken wie Volkswagen, Audi, Skoda, Seat und Porsche her.
Mehr: www.sitech.com.pl

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