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Sokołów: Migration von SAP ERP und SAP BW auf SAP HANA

Transaktionen und Analyse – schneller und besser

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Die Migration von SAP ERP und SAP BW auf die SAP HANA Plattform ist ein nicht alltägliches Projekt. Dafür wurde das erste Migrationsprojekt in Europa überhaupt ins Leben gerufen und die Sokolow Gruppe konnte dadurch die “Leader Prämie” gewinnen. Mehrfache Beschleunigung von transaktionalen und analytischen Daten durch die In- Memory-Technologie ist ein großer Wettbewerbsvorteil. Durch die Aufhebung von technologische Grenzen ist eine sehr gute Grundlage gegeben, weitere Entwicklungen für die Geschäftstätigkeit zu realisieren.

Im Jahr 2010 führte die Sokołów Gruppe das SAP ERP-System ein. Sein breiter Funktionsumfang deckt nahezu alle Geschäftsbereiche des Unternehmens. Das System ist verantwortlich für Finanzen, Controlling und Logistik. Es bietet eine Berichtsplattform (Data Warehouse) und eine Integrationsplattform (EAI) mit den Schnittstellen und dem Portalzugriff auf Daten.

Der Appetit kommt jedoch beim Essen. So wurden in den Folgejahren weitere Entwicklungsprojekte in den bereits bestehenden Implementierungen vorgenommen. Hierzu zählen Rollouts in weitere Betriebe, Integration weiterer Werkzeuge wie z.B. proprietäre SNP- Lösungen, welche den Ablauf innerhalb von Großhandelsunternehmen unterstützen. Hierzu zählt z.B. das SAP HR System, welches innovative Funktionen wie Zeitauswertung oder Akkordabrechnung bietet. Aufgrund dieser und von SNP zusätzlich entwickelten Lösungen, wurde SAP HR nicht nur in der Zentrale und Fertigungsunternehmen der Sokolow Gruppe eingesetzt sondern auch in dessen Vertriebsgesellschaften. In allen Bereichen war die Firma SNP als Einführungspartner tätig.

Nicht übertrieben ist die Behauptung, dass die Sokolow Gruppe über eine der funktionell umfangreichsten SAP Installationen in Polen verfügt. Bereits Ende des Jahres 2011 wurde aufgrund der dynamischen Geschäftsentwicklung begonnen, nach einer Hardwareplattform zu suchen welche weitere Möglichkeiten bietet, die Geschäftstätigkeit zu entwickeln. Hier war besonders wichtig, das Technologie- oder Leistungseinschränkungen ausgeschlossen sind.

Lawinenartiges Wachstum von Daten

Die Anzahl der von SAP unterstützten Prozesse wächst von Jahr zu Jahr, und im Laufe der Zeit erhöht sich auch das Volumen der online bearbeiteten Systemdaten. Bei Sokołów muss das IT-System aufgrund der kontinuierlichen Unterstützung der Logistikprozesse (z.B. Versandvorbereitung, Laden und Versenden von Lieferungen) in Echtzeit 24 Stunden am Tag laufen.

Lawinenartiges Wachstum der Datenbank, neue, in die SAP-Landschaft integrierte Systeme sowie die Entwicklung der Geschäftstätigkeit des Fleischmagnaten (neue Geschäftseinheiten) – eine derartig intensive Entwicklung der SAP-Installationen und des Business-Umfangs bei den Einschränkungen der Hardware-Plattform begann, sich negativ auf die Leistungsfähigkeit auszuwirken. Die lange Systemreaktionszeit wurde bereits in der Benutzerarbeit spürbar. Zu langes Warten auf die Erzeugung der relevanten Berichte ist nicht nur störend und ärgerlich, es birgt auch das Risiko der Verringerung der Betriebseffizienz und der negativen Auswirkung auf das Ergebnis des Unternehmens.

Geschäftliche Gründe sowie technologische und finanzielle Fragen (die ablaufende Unterstützungsdauer der alten Hardware-Plattform und die steigenden Kosten ihrer Aufrechterhaltung) führten zwangsläufig zu der Schlussfolgerung, dass die Sokołów Gruppe eine neue – schnelle, zuverlässige und effiziente – Plattform braucht, die die Leistungsgrenzen aufheben wird, kein Hindernis für die Geschäftsentwicklung sein wird und die Senkung der Gesamtunterhaltungskosten der IT-Infrastruktur ermöglicht.

Die Notwendigkeit der Auswahl und die Migration auf die neue Plattform fiel zeitlich mit der Reifung der innovativen, auf der Verarbeitung im Speicher basierenden Technologie zusammen – SAP HANA.

Der revolutionäre Charakter von SAP HANA

SAP HANA (High-Performance Analytic Appliance) ist eine revolutionäre IT-Plattform, die sowohl das Gesicht der von SAP AG entwickelten Systeme als auch das der Anwendungen von Drittanbietern verändert.

Sie integriert eine moderne Datenbank, die vollständig auf der Verarbeitung im Speicher (In-Memory) basiert und mit Werkzeugen ausgestattet ist, die es ermöglichen, Daten mit oder ohne Aggregation im Datenbankmanagementsystem unglaublich schnell zu schreiben und zu lesen. Die HANA-Plattform verfügt über Bibliotheken, die die Ausführung der Standardoperationen auf Daten verbessern (z.B. Statistikfunktionen, Planungsfunktionen), über Werkzeuge zum Laden von Daten (ETL) und über viele Standardzugriffsschnittstellen, welche die Verbindung von Anwendungen und Berichtssystemen anderer Anbieter ermöglichen. Die enge Zusammenarbeit von Software und Technologieschicht wird durch die SAP-Zertifizierung der Hardware für diese Plattform gewährleistet.

Wegen der enormen Datenverarbeitungsgeschwindigkeit kann SAP HANA sowohl die Funktionen der analytischen Plattform, als auch des Datenbanksystems ausführen und dazu die In-Memory-Technologie für die Verarbeitung der gigantischen Datenmengen in Echtzeit nutzen. Ähnliche Lösungen waren bisher nur für den analytischen Bereich verfügbar, indem sie die Verarbeitung im Speicher und das Spaltenlayout von Daten anboten, um das Reporting zu beschleunigen. SAP ging noch einen Schritt weiter und erstellte eine universelle SAP HANA-Plattform, die für beliebige analytische und transaktionale Anwendungen verwendet werden kann.

SAP HANA kann in Verbindung mit den meisten SAP-Systemen eingesetzt werden.

Mutige Entscheidung von Sokołów

Der signifikante Datenzuwachs im SAP-Unternehmenssystem (2,5 Terabyte an Daten in SAP ERP bei der Migration auf SAP HANA) und die schnell wachsende Zahl der zu verarbeitenden Transaktionen in Verbindung mit den Einschränkungen bezüglich der aktuellen IT-Plattform und der hohen Kosten für ihre Unterhaltung und Erweiterung trugen dazu bei, dass eine Entscheidung über die Auswahl der SAP-HANA-Plattform vom Sokołów-Vorstand getroffen wurde.

Es wurde entschieden, dass es für die Geschäftstätigkeit am wichtigsten ist, die Schlüsselsysteme – SAP ERP und SAP BW – auf die neue Plattform zu migrieren und dies war auch der etablierte Projektumfang.

Das ganze Migrationsprogramm wurde im September 2013 ins Leben gerufen. Das Upgrade und die Migration des Data Warehouse-Systems SAP BW waren Ende 2013 abgeschlossen. Die Migration des SAP ERP-Systems nahm aufgrund des viel größeren Umfangs der für die Durchführung notwendigen Tests und der Unfähigkeit, die anderen Änderungen im System für die Dauer des Projektes zu fixieren mehr Zeit in Anspruch. Schließlich wurde nach der Berücksichtigung der verfügbaren Service-Fenster die Migration des SAP ERP-Produktivsystems auf den 29. Juni 2014 vereinbart. Das Projekt lief nach Plan und sowohl die ersten Tage der Arbeit, als auch das Monatsabschlussverfahren verliefen problemlos. Spürbar war ebenfalls die Beschleunigung der Ausführung der Transaktionen und des Reportings.

Es ist hervorzuheben, dass sofern die SAP BW-Migration ein bereits gut geprüfter und beschriebener Prozess ist, die Migration des SAP ERP-Systems auf SAP HANA bei Sokołów ein wegweisendes Projekt ist – das erste seiner Art in Polen und eines der ersten in Europa. Es wurde entschieden, auch dieses Projekt gemeinsam mit BCC (SNP Poland) durchzuführen.

Janusz Jastrzębski, Finanzvizepräsident, Sokołów Gruppe

SAP HANA – Geschwindigkeit und Komfort
Bei der Entscheidung über den Übergang auf die SAP HANA-Plattform war der Vorstand von Sokołów Gruppe zwischen zwei Problemen hin und her gerissen. Einerseits lag eine enorme Verlangsamung der Erstattung von Berichten aufgrund des Komplexitätsgrades und ihrer Anzahl (die Sokołów Gruppe hatte damals zwei verschiedene Anteilseigner mit zwei getrennten Systemen zur analytischen und finanziellen Berichterstattung), sowie ein zunehmender Druck auf die Fristen für die Einreichung der Finanzergebnisse vor (einer der Anteilseigner war an der Helsinki Stock Exchange notiert).
Andererseits fürchtete man sich vor der Implementierung von IT-Lösungen, die nicht gründlich auf dem Markt getestet wurden. Für die endgültige Entscheidung war die Information über die Gewährleistung einer bisher nicht vorhandenen technischen Unterstützung aller Teilnehmer des Einführungsprozesses maßgeblich.
SAP auf HANA ist wie ein Ersatz des alten Autos durch ein neues, mit extra starkem Motor und reicher Ausstattung. Angeblich sind die grundlegenden Funktionen gleich, aber die Geschwindigkeit und der Fahrtkomfort – völlig unvergleichbar.
Janusz Jastrzębski, Finanzvizepräsident, Sokołów Gruppe

Die Festlegung neuer Wege ist immer risikobehaftet. Um diese zu minimieren und um Geschäftsvorteile zu erwägen, wurde eine Reihe von Vorabschritten ausgeführt. Zuvor wurde ein Projekt der Testmigration von Daten aus Data Warehouse auf die SAP HANA-Plattform (Proof of Concept Projekt, 2012) von SNP durchgeführt, das u.a. die Schätzung der erwarteten Vorteile ermöglichte.

Zudem wurden von SNP im Bereich von SAP ERP, neben Beraterschulungen und dem Kauf eigener Hardware für die HANA-Plattform, die eigenen ERP-Systeme auf die SAP HANA-Plattform migriert. Dieses „Training“ hat uns geholfen, einzigartige Erfahrungen auf dem SAP-Einführungsmarkt zu sammeln.

Im Bereich von SAP BW zeigte das Projekt der Testmigration auf neue Plattform die Möglichkeit, die Berichterstellung mehrfach zu beschleunigen, das Data Warehouse Management wesentlich zu vereinfachen sowie die Mitarbeiter-Selbstbedienung zu erhöhen. Es ergab sich die Möglichkeit, die Berichte von Business-Benutzern zu erstatten, ohne dass die die Leistungsfähigkeit optimierenden Elemente durch die IT-Abteilung vorbereitet werden müssen. Die Testmigration des ERP-Systems zeigte eine signifikante Beschleunigung der Datenmeldung und Transaktionsdurchführung im ERP-System.

Nach solchen ermutigenden Ergebnissen von Tests wurde das Zielprojekt gestavrtet.

Zbigniew Kostka, Direktor des Controllingbüros, Sokołów Gruppe

Controlling: spektakuläre Steigerung der Leistungsfähigkeit
Das Controllingteam verzeichnete ein spektakuläres Wachstum der Leistungsfähigkeit fast in jedem Bereich, welchen wir verwenden. Die Dauer der Monatsabrechnung und des Monatsabschlusses wurde im Controlling um die Hälfte verkürzt. Zum Beispiel wurden die Erzeugungszeiten der Berichtteile 20-fach verkürzt! Es ist also ein Argument dafür, dass die meisten analytischen Werkzeuge in nächster Zukunft umgebaut werden sollen. Wir planen, die Gruppe von Berichten zu konsolidieren, die eine Datenquelle für sehr komplizierte Analysen bilden. Dieses Projekt, davon bin ich überzeugt, reduziert noch mehr den Prozess zur Erstattung der umfassenden Analysen, die in diesem Moment auf der Basis der aus BW erhaltenen Teilberichte durchgeführt werden müssen. Dank SAP BW, HANA Live und Business Objects wird unser Team völlig selbständig sein, auch auf der Etappe der Vorbereitung der neuen Berichte, die auf Data Warehouse und SAP ERP-Bewegungsdaten basieren.
Zbigniew Kostka, Direktor des Controllingbüros, Sokołów Gruppe

Projekt: Organisation, Verlauf, Management

Hinsichtlich des Umfangs wurde die Migration auf die SAP HANA-Plattform in zwei parallele Projekte aufgeteilt – SAP BW-Migration und SAP ERP-Migration. Gleichzeitig wurden andere SAP-Systeme (Portal, XI-Nachrichtenaustauschsystem, Solution Manager, Anwendungsserver) aus der IBM iSeries-Plattform auf die auf dem Linux-System SLES basierende Plattform an der Dell-Hardware migriert. Die Aufteilung in kleinere Teile ermöglichte es, das Projektrisiko zu reduzieren und die Beteiligung der Schlüsselpersonen zeitlich besser zu verteilen.

Jedes der Projekte wurde anschließend in zwei folgende Teilprojekte aufgeteilt – in das Upgrade auf die mit SAP HANA kompatible Version und in das Migrationsprojekt selbst. Da jedes der SAP BW/ERP-Systeme aus mehreren Umgebungen – Entwicklung, Test und Produktion – bestand, befasste sich jedes der Teilprojekte sukzessiv mit diesen Umgebungen.

Aufgrund des einzigartigen Charakters des Projektes (die erste Migration von SAP-Business-Suite in Polen) und der Notwendigkeit einer engen Zusammenarbeit von Software und Hardware (zertifizierte HP-Hardware für SAP HANA) wurde der Umfang des Projektmanagements erweitert. Zu den Standardparteien (Sokołów und SNP) wurde der Anbieter der Hardware für die Plattform – HP und SAP HANA-Anbietermitarbeiter von SAP AG aus Walldorf sowie SAP Polska angeschlossen.

Bei so vielen Teilnehmern gibt es natürlich zusätzliche Herausforderungen im Projektmanagement, wie z.B. die Identifizierung der in den Prozess einbezogenen Personen oder die Festlegung der Reporting-Wege. Ein solches Vorgehen garantierte der Firma Sokołów die erforderliche Sicherheit und die Möglichkeit, potenzielle Projektprobleme effektiv zu lösen.

Die gute Zusammenarbeit aller Projektparteien ergab problemlosen Start und Zufriedenheit der Kunden mit dem erreichten Ergebnis. Die entwickelte Methodik zur Migration auf die HANA-Plattform (die auf der Autorenmethodik von SNP Go Forward basiert) wird wahrscheinlich in den folgenden Migrationsprojekten des SAP Business Suite-Systems auf SAP HANA verwendet werden.

Erstens – Beschleunigung

Nach der Migration von SAP BW und SAP Business Suite auf die SAP HANA-Plattform stieg die Geschwindigkeit des Datenlade- und Planungsprozesses zehnfach und die Geschwindigkeit der Berichterstattung aus SAP BW über hundertfach. Noch schneller werden die Berichte direkt aus SAP Business Suite erzeugt, wo die Leistungsfähigkeit tausendfach stieg.

Diese Daten wurden in den ersten Tagen nach der Migration erhalten. Eine weitere Beschleunigung erfolgt vermutlich nach dem Start der in HANA verfügbaren Werkzeuge zur Beschleunigung und Optimierung des Systems, was eine noch effizientere Nutzung der Datenbank ermöglicht.

Die Einführung der HANA-Plattform brachte greifbaren wirtschaftlichen Nutzen, nicht nur für die hohe Geschwindigkeit der Datenverarbeitung durch die SAP HANA-Plattform. Der schnellere Zugriff auf die Istdaten führt zum höheren Komfort und besserer Qualität der Arbeit sowohl der Business-Analysten als auch der anderen Mitarbeiter, die die SAP Business Suite-Anwendungen in der Verwaltung u.a. von Finanzwesen, Rechnungswesen, Einkauf oder Kundendienst verwenden. Die Einen und die Anderen können ebenfalls Business-Berichte erstellen, ohne die IT-Abteilung einbeziehen zu müssen.

Die Business-Benutzer können gegenwärtig die Berichte auf der Ebene der Einzelpositionen selbst erstellen, ohne auf die Einschränkungen der aggregierten Daten (Aggregate dürfen weiter verwendet werden, aber sie sind nicht mehr nötig) achten zu müssen. Viele Berichte können ad-hoc erstellt werden, was vorher aufgrund der begrenzten Effizienz der Datenverarbeitung nicht möglich war. Die Datenverwaltung im Data Warehouse ist jetzt einfacher und die aus dem SAP ERP-System abgerufenen Daten können häufiger aktualisiert werden.

Die Verarbeitung der logistischen Transaktionen wurde reibungsloser und die Zeit der Ausführung der Monatsabschlussfunktion im Finanzwesen wurde um mehr als die Hälfte reduziert.

Jetzt können die Mitarbeiter von Sokołów SA ohne Furcht vor dem Verlust der Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur die SAP-Lösungen wie SAP ERP oder SAP Business Objects effektiver nutzen, einige Dutzend an zusätzlichen Transaktionen durchführen, die Anzahl der analytischen Sichten erhöhen und die neu implementierten Werkzeuge effizient einsetzen: SAP Business Planning and Consolidation, SAP Accounting und SAP Cash Management. Anwendungen powered by SAP HANA unterstützen ihre Benutzer im Bereich der Planung und Budgetierung, der Verwaltung von finanzbuchhalterischen Daten sowie der Überwachung und Prognose des Cashflows in Echtzeit.

Neben einer radikalen Steigerung der Leistungsfähigkeit von Data Warehouse und von den Geschäftsanwendungen in SAP HANA erfolgte auch eine bedeutende Vereinfachung und Senkung der Gesamtkosten der IT-Infrastrukturwartung. Die vorherige Datenbank umfasste ca. 2,5 TB und nach der Migration auf SAP HANA wurde sie bis unter 600 GB komprimiert. Einfacher wurden die Verfahren zur Verwaltung und Sicherung des Systems.

Was wichtig ist, hat das System jetzt einen „Leistungsvorrat“ für mehrere Jahre. In dieser Zeit wird die Entwicklung des Business-Umfangs der Sokołów Gruppe durch die auf der modernen SAP HANA-Plattform basierenden SAP-Systeme effektiv unterstützt.

Geschäftsnutzen des Einsatzes der SAP HANA-Plattform für SAP BW bei Sokołów
– Beschleunigung der Leistungsfähigkeit von SAP BW im Bereich der Berichterstattung
– Erhöhung der Mitarbeiter-Selbstbedienung im Bereich der Berichterstellung
– Geänderte Betrachtungsweise der Berichterstattung
– Reduzierte Kosten für die Verwaltung von Data Warehouse
– Bessere Zusammenarbeit des SAP BW Data Warehouses mit den SAP BusinessObjects-Berichtswerkzeugen
– Schnellere und häufigere Aktualisierung der analytischen Daten

Technisches Projekt, Vorteile für Business

Projekte der Migration auf die neue Hardware-Plattform haben hauptsächlich technischen Charakter, aber die neuen Möglichkeiten, welche von SAP HANA angeboten werden, bieten die wichtigsten Vorteile für Business.

Die neue Plattform stellt auch ein HANA Live-Werkzeug zur Verfügung – welches große Möglichkeiten der direkten Berichterstattung mit SAP ERP (Analyse), ohne BW liefert. Die Möglichkeiten sind enorm, z.B. im Bereich der Mitarbeiter-Selbstbedienung oder des Controllings. SAP HANA hat die traditionellen Datenbanken ersetzt, die bisher von Sokołów SA unter SAP Business Suite genutzt wurden.

Kinga Piecuch, Geschäftsführerin von SAP Polska

In-Memory: neue Standards
Wir gratulieren der Firma Sokołów SA zur Wahl der neusten SAP-Lösungen und zum Erfolg der wegweisenden Einführung von SAP Business Suite auf der SAP HANA-Plattform. Dieses Projekt setzt neue Standards für den Einsatz der In-Memory-Technologie in unserem Teil Europas. Ich bin davon überzeugt, dass SAP HANA es der Firma Sokołów ermöglichen wird, ihre Marktposition zu stärken und neue, immer effektivere Geschäftsprozesse zu entwickeln ermöglicht.
Kinga Piecuch, Geschäftsführerin von SAP Polska

 

Andrzej Moskalik, Direktor für Kundenbeziehungen bei SNP Poland

Innovation im IT
Migration der SAP Umgebungen auf die SAP HANA-Plattform ist eines der innovativsten Projekte, die von SNP in den letzten Jahren realisiert wurden. Der Erfolg der Einführung bei Sokołów bestätigt, dass polnische Unternehmen dank SAP HANA einen deutlichen Fortschritt in der Nutzung von IT-Werkzeugen im Bereich der Planung und Analyse der Geschäftsdaten erzielen können.
Andrzej Moskalik, Direktor für Kundenbeziehungen bei SNP Poland
Grupa Sokołów SA ist einer der Leader in der Fleischbranche in Polen. Die Gruppe besteht aus sieben modernen Fertigungsanlagen in: Sokołów Podlaski, Czyżew, Koło, Jarosław, Tarnów, Dębica und Robakowo in der Nähe von Poznań. Die Sokołów Gruppe verfügt über ein Produktionspotenzial, das eine Tagesproduktion von etwa 1200 Tonnen hochwertiger Produkte ermöglicht. Das umfangreiche Verkaufsnetz, das alle Vertriebswege einschließlich des eigenen, modern organisierten Netzes umfasst, gewährleistet die Verfügbarkeit von Produkten im ganzen Land. Eine wichtige Rolle in der Tätigkeit der Gruppe spielt der Export. Durchschnittlich 25-30% des Gesamtumsatzes kommen auf ausländische Märkte, vor allem in die Europäische Union.

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