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Wirthwein Polska: USA, Deutschland, Polen, China im Rahmen eines einzelnen Systems

SAP Rollout aus Deutschland nach Nordamerika durch ein polnisches Unternehmen unterstützt

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Wirthwein AG vereinigt in sich Eigenschaften eines elastischen mittelständischen Unternehmens mit einer globalen Perspektive. Das ist ein ideales Beispiel dafür, dass ein Familienunternehmen als internationaler Konzern erfolgreich sein kann. Der Start des SAP Systems in weiteren Ländern eröffnet für ein solches Unternehmen neue Möglichkeiten des globalen Managements.

Das von Walter Wirthwein in 1949 gegründete Unternehmen aus Creglingen befasst sich mit der Kunststoffverarbeitung, darunter mit der Herstellung von Spritzgussformen im Auftrag von Kunden aus der Haushaltsgeräte-Branche sowie der Automobil-, Eisenbahn-, Energie- und Medizinindustrie, zu denen u.a. weltweite Konzerne wie Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH gehören.

Wirthwein AG war eines der ersten westeuropäischen Unternehmen, die sich kurz nach dem Fall der Berliner Mauer dazu entschlossen haben in Ostdeutschland zu investieren. Später hat Wirthwein ihre Betriebe nacheinander in New Bern (North Carolina, USA), in Łódź (Polen), in Kunshan (China) sowie Saragossa (Spanien) eröffnet. Gleichzeitig ist die Anzahl an Betrieben, die zur Wirthwein Gruppe gehören, in Deutschland selbst gestiegen. Heute setzt sich Wirthwein aus 19 Unternehmen in fünf Ländern auf drei Kontinenten zusammen. In den letzten Jahren wäre eine solche dynamische Entwicklung nicht möglich, wenn sich Wirthwein  nicht für die Investierung in moderne Werkzeuge und innovative Lösungen entscheiden würde.

IT-Strategie von Wirthwein AG und SAP Projekte

Eine der Lösungen ist ein geeignetes IT-System, das ein globales Management möglich macht. Die Softwarewahl ist äußerst relevant – mit einem richtigen System können viele Prozesse, auch Entscheidungsprozesse, erleichtert und beschleunigt werden. In diesem Fall wurde das SAP-System gewählt. Es ist eine Lösung, die unbegrenzte Entwicklungsmöglichkeiten bietet und sich in international tätigen Unternehmen sehr gut bewährt. Der SAP Standard umfasst einige zehn Sprachversionen und die SAP Software funktioniert im Einklang mit lokalen Vorschriften der Länder, in denen Wirthwein AG tätig ist.

Der Ausgangspunkt waren lokal in einigen Niederlassungen unterstützte SAP Lösungen. Um das Potenzial des vielsprachigen Systems nutzen zu können, hat der Vorstand von Wirthwein beschlossen, einen wesentlichen Teil der Prozesse in einzelnen Gesellschaften zu vereinheitlichen und ausgewählte Module, in erster Linie Finanzen zentral zu verwalten.

Der Vorteil einer solchen Lösung sind nicht nur die Reduzierung von Systemverwaltungskosten sondern auch vor allem Geschäftsvorteile u.a. die Beschleunigung des Informationsflusses (z.B. über die Zeitverkürzung beim Monats-/Jahresabschluss und die Vorbereitung erforderlicher Berichte), die Standarisierung und Vereinheitlichung von Prozessen und Verfahren in allen Unternehmen, die Verbesserung der internen Organisation und die Steigerung der Prozessautomatisierung sowie die Eliminierung einiger manuellen Vorgänge.

In den letzen Jahren hat sich die Unternehmensleitung entschieden, konzernweit genutzte SAP Lösungen in Betrieben in Polen, China und in USA einzuführen. In dem polnischen und deutschen Projekt war BCC der Einführungspartner von Wirthwein.

Finanzen und Controlling in Polen

Das Einführungsprojekt mit dem SAP System im Bereich des Finanzwesens und des Controllings sowie des Vertriebs beruhte in Polen auf der Übertragung der SAP Unternehmenslösung einschließlich deren Anpassung an polnische rechtliche Besonderheiten. Das System wurde den Benutzern Anfang 2011 zugänglich gemacht. Die wichtigste Herausforderung des oben genannten Projekts war es, die bestehende SAP Struktur an Anforderungen der Sonderwirtschaftszone sowie der polnischen, nicht gerade einfachen Gesetzgebung anzupassen. Eines der Elemente war die Anpassung der globalen Lösung für das Skonto an polnische Rechtsvorschriften bei der Erhaltung einer Konsistenz der Lösung mit sonstigen Unternehmen im Konzern. Nach der einstimmigen Meinung ist das Projekt hinsichtlich der Komplexität von der vorher realisierten Einführung in der Volksrepublik China nicht abgewichen.

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit und eine hohe Bewertung der Kompetenzen von BCC Beratern, die am polnischen Projekt teilgenommen haben, waren der Grund dafür, dass sich Wirthwein AG für die BCC Unterstützung beim SAP Rollout nach USA entschieden hat.

Zeit für Amerika

Das im März 2012 gestartete Projekt des SAP Rollouts in die Gesellschaft Carolina Technical Plastics (CTP) in USA umfasste 3 grundsätzliche Herausforderungen.

Die erste war die Tatsache, dass die amerikanische Konzerngesellschaft bereits eine lokale SAP Installation genutzt hat, die jedoch nur die Logistik (Materialwirtschaft, Produktion, Planung und Vertrieb) unterstützte. Daher mussten „neue Finanzen” in, im  SAP bereits  funktionierende Betriebsprozesse eingefügt werden. Im Rahmen des Projekts sollten, außer der SAP Einführung im Bereich des Finanzwesens, der Sachanlagen und des Controllings, auch Logistikprozesse des Systems diesmal jedoch in einer integrierten SAP Umgebung von Wirthwein neu gestartet werden.

Die zweite Herausforderung war die Notwendigkeit, rechtliche Anforderungen auf der USA-Ebene sowie lokale Anforderungen auf der Ebene des Staates North Carolina u.a. im Steuerbereich zu berücksichtigen. Die Gesetzgebung weicht in vieler Hinsicht davon, womit sich Berater bei der Ausführung von europäischen Projekten auseinandersetzen, beispielweise im Hinblick auf den föderativen Charakter des Landes oder den Mangel an Mehrwertsteuer (in USA tritt Sales and Use Tax auf, was eine andere Steuer als europäische Mehrwertsteuer darstellt).

Die dritte Herausforderung stellten organisatorische Angelegenheiten dar. Innerhalb von knapp 6 Monaten mussten drei Projektparteien (Wirthwein AG, CTP und BCC) die erwartete SAP Funktionalität erfolgreich zum Start bringen.

Trotz dieser Herausforderungen wurde das Projekt gemäß dem Produktivstartplan im August 2012 mit Erfolg beendet.

Carolina Technical Plastics, New Bern, North Carolina, USA

Rollenverteilung

Eines der wichtigsten Kriterien der Wirthwein Entscheidung für diese ziemlich untypische Kombination war es, dass BCC Berater die Funktionsweise des SAP Systems in Wirthwein mittlerweile gekannt und verstanden haben. Die einzige auszufüllende Lücke waren Kompetenzen im Bereich der lokalen rechtlichen Besonderheiten. Hier hat BCC auf dem Wissen eines externen Subunternehmers basiert, der vorher für Unternehmen in North Carolina gearbeitet hat.

BCC nahm von Beginn an am Projekt teil, also von der Projektvorbereitungsphase mit solchen Tätigkeiten wie die Bestätigung des Projektumfangs und der Projektziele, die Ernennung des Projektteams oder die Bearbeitung des Projektzeitplans bis zur Phase der Unterstützung nach dem Produktivstart, die eine laufende Unterstützung der Benutzer bei der Arbeit mit dem System und zusätzliche Online-Schulungssitzungen umfasst.

Da  ins Projekt viele Parteien eingesetzt wurden, war eine klare Rollenverteilung am Projekt von sehr großer Bedeutung. Für die FI und FI-AA Einführung war BCC zusammen mit dem Subunternehmer zuständig.

Für die Einführung im Bereich der Logistik und des Controllings war ein erfahrenes IT-Team von Wirthwein zuständig. Nach Bedarf und Akzeptanz durch den Projektleiter wurden zusätzlich BCC Berater (z.B. im Bereich von SD und der Datenmigration) eingesetzt.

Für die Projektverwaltung war eine erfahrene Projektleiterin aus der Wirthwein-Zentrale verantwortlich, die von dem BCC-Projektleiter unterstützt wurde.

Die Projektabwicklung wäre ohne CTP-Schlüsselbenutzer, die Empfänger des eingeführten Systems gewesen sind, unmöglich. Zur Projektausführung wurden zwei Schlüsselbenutzer für die Logistik und für das Finanzwesen entsendet, die vom Anfang an an den Projektarbeiten teilgenommen haben.

Nur 6 Monate

Das Projekt wurde für 6 Monate eingeplant. Daher ist der Arbeitszeitplan voll gewesen – insbesondere in der Zeit der Vorbereitung des Produktivstarts, als Mitarbeiter laufende Pflichten mit der äußerst wichtigen Aufgabe der Datenvorbereitung und Datenüberprüfung für die Migration vereinen mussten. Behilflich war dabei die detaillierte Aktivitätsplanung und die Fortschrittüberwachung auf der Pflegebene von einzelnen Datensets.

Eine andere für die Planung der Entwicklungsarbeiten wichtige Sache, stellte die Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Personen aus CTP dar. Es war notwendig bedeutsam früher Reisen zu planen und Flüge zu buchen. Zusätzlich wurde in derselben Zeit in der polnischen Niederlassung von Wirthwein das WMS-Modul eingeführt. Der Zeitplan musste also so festgelegt werden, dass die im Rahmen eines Projektes durchgeführten Änderungen die im anderen Projekt ausgeführten Arbeiten nicht beeinflussen. Weil der Projektleiter beide Projekte sehr gut kannte, konnte Wirthwein parallele Arbeiten völlig schmerzfrei  durchführen.

Unterschied nicht nur in der Zeit

Die Sache, die bei einer solchen Projektart beunruhigen kann, ist der Zeitunterschied von 6 Stunden. Der Zeitunterschied muss kein Hindernis bei der Projektabwicklung sein. Wie es sich erwies, hat dieser mehrstündige Zeitunterschied auch Vorteile. Die während des Projekts vom CTP-Team gemeldeten Probleme und Fragen wurden am amerikanischen Arbeitstag spezifiziert. Eine Antwort und eine Lösung waren in europäischen Arbeitsstunden ausgearbeitet und warteten im Posteingang der CTP-Mitarbeiter.

Sehr interessant war eine ganz andere auf verschiedene Kulturgegebenheiten und Erfahrungen zurückzuführende Vorgehensweise bei der Aufgabenausführung. In Europa liegt die Entscheidung über die endgültige Lösungsform immer an dem Kunden und ist meistens unangreifbar. In USA entscheidet ein Berater als Spezialist aus der Branche im großen Maße über die Gestalt der endgültigen Lösung. Ein solcher Grundsatz basiert auf der Überzeugung von der Stärke  der langjährigen Erfahrungen der Einführungsunternehmen. Der amerikanische Pragmatismus schlägt sich in Vorteilen im Unternehmen nieder. Festangestellte Unternehmensmitarbeiter sind weniger mit der Arbeit am Projekt belastet. Das Wichtigste in USA ist ein Endergebnis – je einfacher die Zielerreichungsmethode ist, desto besser.

Im Rahmen des Rolloutprojekts in CTP musste das Einführungsteam einige andere Änderungen vornehmen. Es handelt sich um das Steuerverfahren, das von der Zeit sowie der Steuerberechnungsstufe abhängt, die mit dem Steuerstandort zusammenhängt, der nicht nur den Staat, die Gemeinde sondern auch die Stadt abbildet. Aus diesem Grund werden in außerordentlichen Fällen externe Anwendungen wie Vertex verwendet. Bei CTP wurde das Verfahren für USA – TAXUS erfolgreich angewendet, ohne dass eine zusätzliche Software und eine andere Schnittstelle installiert werden musste.

Ein anderes nicht standardmäßiges Element war der Bedarf das Format aller Ausdrücke von A4 auf US LETTER zu ändern, wo das Format nicht nur kürzer sondern auch breiter ist. Damit bleiben Fußzeilen mit Banknummern außerhalb des Ausdrucks und die Adresse-Fußzeile ist in das abweichende Format des Briefumschlags richtig kalibriert. Bei der Finanzdatenanalyse für die jeweilige Periode muss man das abweichende Datumsformat beachten, wo im Falle von USA der Monat, der Tag und das Jahr Reihe nach angegeben werden. Auch hier wird im SAP System eine vollständige Flexibilität in der Abhängigkeit von dem Benutzer und seiner Zeitzone sichergestellt.

Die Projektführung in einer so großen Entfernung mit Teilnehmern aus verschiedenen Standorten muss nicht hohe Logistikkosten nach sich ziehen. Während der Projektabwicklung bei CTP wurden 4 Sessions vor Ort veranstaltet: 2 in Łódź (während der Konzeptbearbeitung sowie während der Integrationstests) und 2 in New Bern (Benutzerschulung in der Konzeptphase sowie Go-Live Support). In der restlichen Zeit wurden Telefone, E-Mails und Videokonferenzen genutzt. Außerdem haben BCC Berater einige Konfigurationsarbeiten im Remote-Zugriff ausgeführt.

Melanie Hojsak, SAP Application Manager FI/CO, Witrhwein AG

Die Frage nach der SAP Rolle und Vorteilen aus dem SAP Rollout im Bereich des Finanzwesens und Controllings beantwortet Frau Melanie Hojsak – SAP Application Manager FI/CO, Wirthwein.

Sie haben 19 Niederlassungen weltweit. Welche Rolle spielt das SAP System im Unternehmen, das auf diese Art und Weise tätig ist?
Melanie Hojsak:
Es gibt einige Vorteile aus der Nutzung des SAP Systems als unser globales ERP System.
Einerseits können wir sehr schnell handeln und reagieren, weil wir alle Daten aus fast allen unseren Betrieben in einem System haben. Andererseits gehören das einheitliche Reporting und die einheitliche Zugänglichmachung von Informationen zu den wichtigsten Elementen und müssen am beliebigen Ort und zum beliebigen Zeitpunkt sichergestellt werden. Wir können unsere Kosten reduzieren, indem wir ein System verwenden, weil wir parallel mehrere Systeme nicht unterhalten müssen. Es werden auch Aufwendungen für Schnittstellen zwischen Systemen erniedrigt. Im SAP System können auch gemeinsame von Wirthwein freigegebene Prozessstandards konfiguriert werden.Warum wurde die Entscheidung für die SAP Rollout-Durchführung in Polen, China und USA im Finanzwesen getroffen?
M.H.:
Die Hauptursache der SAP FI-Installation in unseren Betrieben in Polen, China und jetzt in den USA war der Bedarf am einheitlichen Reporting mit SAP. Jetzt können wir einen monatlichen Verkaufsbericht zum beliebigen Zeitpunkt starten, sobald er nötig ist. Die Führungskräfte können sich beim Entscheidungstreffen auf erhaltene Daten verlassen. Schneller werden auch Monatsabschlussprozesse abgewickelt, weil die Finanzintegration in SAP auch Logistikprozesse verbessert.

Das Rollout von SAP Lösungen im Bereich des Finanzwesens und Controllings ist ein wichtiges Projekt für jedes Unternehmen und die Wahl von Subunternehmern bedarf einer sorgfältigen Erwägung. Warum haben Sie sich für BCC als Subunternehmer und nicht für ein Unternehmen aus den USA entschieden?
M.H.:
Nach dem genauen Vergleich aller Angebote mehrerer Beratungsunternehmen hat sich Wirthwein für die Wahl von BCC als Subunternehmer entschieden. Der Entscheidungsgrund waren gute Erfahrungen während des SAP FI/CO Rollouts in unserem Betrieb in Polen. BCC Berater und Projektmanager verfügen über umfangreiche Erfahrungen und die Zusammenarbeit zwischen BCC Projektleitern und internen Wirthwein Beratern im Bereich des SAP Systems war immer zufriedenstellend. Sogar während der Angebotsverhandlung hat BCC die Flexibilität erwiesen und mehrere verschiedene Vertragsmodelle sichergestellt, damit wir das beste Modell für das jeweilige Projekt wählen konnten.

Wie bewerten Sie den Projektverlauf? Termine, BCC Verpflichtungen und Kommunikationskenntnisse?
M.H.:
An unserem Treffen, mit dem das Projekt gestartet wurde, haben wir Projektmeilensteine bestimmt und alle Projekttermine wurden eingehalten. Da die SAP Berater Englisch und manchmal auch Deutsch fließend sprechen, haben wir niemals Kommunikationsprobleme gehabt. Kommunikationsmittel wie die E-Mail, das Telefon und sogar Videokonferenzen haben sich bei Arbeiten bewährt, als wir uns auf die herkömmliche Art und Weise nicht treffen konnten. Zusammenfassend wurde das Projekt meiner Meinung nach reibungslos durchgeführt.

Der Rollout-Prozeß wurde beendet. Wie beurteilen Sie Vorteile aus dem Projekt – aus dem Gesichtspunkt von Wirthwein AG und CTP?
M.H.:
Der erfolgreiche Produktivstart am 1. August hat gezeigt, dass das Projekt sogar in nicht standardmäßigen Gegebenheiten richtig verwaltet werden kann. Das von Personen aus drei Ländern auf 2 Kontinenten geführte Projekt wurde termingerecht ausgeführt und es wurden alle Anforderungen und Herausforderungen dieser Projektart erfüllt. Treffen im Rahmen des Projekts haben in Creglingen, in Łódź, Poznań und in New Bern stattgefunden. Im Hinblick auf Entfernungen und Zeitunterschiede meine ich, dass das Ganze tatsächlich ungewöhnlich gewesen ist und hervorragende Erfahrungen für uns alle dargestellt hat. Um noch einmal auf das Thema zurückzukommen: Ein Vorteil aus dem Projekt ist es, dass der Hauptsitz jetzt den Zugriff auf alle Informationen hat, die zum Entscheidungstreffen oder zum Erhalt von Berichten mit einem Klick nötig sind. Vorteile für CTP beruhen auf der Nutzung aller SAP Funktionen und der Möglichkeit des Periodenabschlusses in einem System ohne externe Dienstleister. Die Einführung eines neuen Systems zieht am Anfang eine größere Belastung nach sich, weil Mitarbeiter alle Funktionen zu bedienen lernen müssen. Sie haben aber die Möglichkeit die BCC Unterstützung zu erhalten, weil Prozesse in Wirthwein heutzutage meistens übergreifend sind.

Wirthwein Gruppe ist ein internationaler Konzern mit deutschem Kapital. Zurzeit besteht sie aus 19 Unternehmen, in denen 2350 Mitarbeiter eingestellt sind. Der Konzern spezialisiert sich auf die Kunststoffverarbeitung und den Bau von Spritzgussformen für die Automobilindustrie, Eisenbahnindustrie, Elektroindustrie, Haushaltsgeräte-Branche und Medizintechnik.
Mehr auf: www.wirthwein.de

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