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Zusammenschlüsse, Übernahmen und Aussonderungen und das SAP-System

Einfluss der wirtschaftlichen Reorganisation auf IT-Systeme

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Zusammenschlüsse und Übernahmen der Gesellschaften oder Aussonderung eines Teils vom eigenen Unternehmen sind ein häufiger Weg zu bestimmten finanziellen Nutzen und zur Erhöhung des Unternehmenswertes auf dem Markt und für die Aktionäre. Rechtlich und organisatorisch gesehen ist eine Unternehmensreorganisation ein großes Unterfangen. Einer detaillierten Analyse der Änderungen und der Anpassungserfordernisse bedarf auch der IT-Bereich, sowohl in Hinsicht der rechtlichen Vorschriften, als auch in Bezug auf die technische Infrastruktur und Anwendungsschicht der SAP-Systeme.
 

Größenvorteile, Einführung der neuen Marken auf den internationalen Markt, Beschaffung der neuen Technologien, Modifizierung des Geschäftsmodells oder Einschränkung der operativen Kosten der geschäftlichen Tätigkeit sind typische Vorteile, die das Unternehmen infolge von Zusammenschlüssen, Übernahmen oder Aussonderungen erzielen kann.

Unter Berücksichtigung von angedeuteten Reorganisationsvorteilen werden folgende Fälle von Zusammenschlüssen und Unternehmenskäufen erwogen:

  • Zusammenschluss der Gesellschaften eines Konzerns zwecks Umstrukturierung und Reorganisation von Geschäftsprozessen,
  • Zusammenschluss mit einer externen Gesellschaft, mit Zentralisierung von Finanz-, Buchhaltungs- und Personalprozessen,

Im Falle von Aussonderungen erwägen wir dagegen:

  • Gründung einer neuen Gesellschaft, die einen bestimmten Teil der Unternehmenstätigkeit übernimmt (zB. die HR-Prozesse),
  • Veräußerung der Gesellschaft an ein anderes Subjekt,
  • Aussonderung der Gesellschaft im Falle des Konkurses eines Unternehmens.

Wegen der instabilen wirtschaftlichen Situation auf der Welt kann der letzte Geschäftsfall öfter auftreten. Dieser bezieht sich auf solche Situationen, in denen die Muttergesellschaft wegen der ...

Größenvorteile, Einführung der neuen Marken auf den internationalen Markt, Beschaffung der neuen Technologien, Modifizierung des Geschäftsmodells oder Einschränkung der operativen Kosten der geschäftlichen Tätigkeit sind typische Vorteile, die das Unternehmen infolge von Zusammenschlüssen, Übernahmen oder Aussonderungen erzielen kann.

Unter Berücksichtigung von angedeuteten Reorganisationsvorteilen werden folgende Fälle von Zusammenschlüssen und Unternehmenskäufen erwogen:

  • Zusammenschluss der Gesellschaften eines Konzerns zwecks Umstrukturierung und Reorganisation von Geschäftsprozessen,
  • Zusammenschluss mit einer externen Gesellschaft, mit Zentralisierung von Finanz-, Buchhaltungs- und Personalprozessen,

Im Falle von Aussonderungen erwägen wir dagegen:

  • Gründung einer neuen Gesellschaft, die einen bestimmten Teil der Unternehmenstätigkeit übernimmt (zB. die HR-Prozesse),
  • Veräußerung der Gesellschaft an ein anderes Subjekt,
  • Aussonderung der Gesellschaft im Falle des Konkurses eines Unternehmens.

Wegen der instabilen wirtschaftlichen Situation auf der Welt kann der letzte Geschäftsfall öfter auftreten. Dieser bezieht sich auf solche Situationen, in denen die Muttergesellschaft wegen der nicht ausreichenden Liquidität in Konkurs gerät, die Tochtergesellschaft mit dem Sitz beispielsweise in Polen dagegen immer noch rentabel ist und positive Cashflows erzeugt.

Notwendigkeit einer guten Analyse

Statistiken zeigen, dass viele solche Unterfangen erfolglos sind und zu keinen beabsichtigten wirtschaftlichen Nutzen führen. Sehr oft treten organisatorische Probleme auf, wie etwa Mangel an Harmonierung der Geschäftsprozesse oder derer nicht ausreichende Integration. Auch die Unterschiede in der Organisationskultur können sich auf die operative Effizienz der zusammengeschlossenen Unternehmen auswirken, wenn sie während der Reorganisation nicht berücksichtigt werden. Diesen Problemen liegen vor allem ungenaue Investitionsanalyse des Unterfangens, als auch Mangel an einer bestimmten Strategie, auch im IT-Bereich, zugrunde. Ob das Unternehmen eine optimale Investitionsentscheidung trifft, hängt im hohen Maße von der Genauigkeit dieser Analyse und einem breitmöglichsten Spektrum der berücksichtigten Faktoren ab. Die Investitionsanalyse des Unterfangens, die so wichtig im Falle von Zusammenschlüssen und Übernahmen (Engl: due diligence) ist, basiert auf der Wirtschafts-, Rechts- und Marketinganalyse der gegenwärtigen Situation und des Zielzustandes nach dem Zusammenschluss. Normalerweise wird solch eine Analyse von einem externen Beratungsunternehmen durchgeführt. Der Prozess einer Analysedurchführung, des Entscheidungstreffens und schließlich der Eintragung von Änderungen im Handelsregister ist komplex und mit der Notwendigkeit verbunden, eine Reihe von rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, die in einer bestimmten Reihenfolge und innerhalb einer gewissen Zeit erfolgen müssen. Man muss also entsprechend früh die rechtlichen Aktivitäten planen und mit den Aktivitäten in anderen Bereichen, darunter IT, synchronisierenDie Bestimmung des genauen Eintragungsdatums von Änderungen durch das Gericht ist einer der Schlüsselfaktoren des Planungsprozesses, weil davon auch die Zeit der formalen Einführung aller Änderungen in Bezug auf Organisation und IT im Unternehmen abhängt. Deswegen soll die Zeit der Eintragung einer neuen Rechtsform entsprechend früher, vor dem Eintragungsdatum, bestätigt werden. In der Praxis könnte es sich herausstellen, dass solch eine Bestätigung früher nicht zu erlangen ist, worüber uns das Gericht zu spät informiert. In der Planung soll auch dieses Risiko mit einbezogen werden.

Einfluss auf IT

Vor dem Treffen einer Entscheidung über einen Zusammenschluss oder eine Aussonderung der Gesellschaft wird der Einfluss dieser Änderungen auf den IT-Bereich nicht ausreichend analysiert. Auf den IT-Lösungen basieren aber in der Tat die Unternehmensprozesse, die standardmäßig wegen der organisatorischen Veränderungen modifiziert werden. Es ist also notwendig, schon während der Planung von Zusammenschlüssen, Übernahmen oder Aussonderungen auch die Planung und Schätzung der Veränderungen in diesem Bereich zu berücksichtigen.Insbesondere wird der IT-Bereich in diesem Prozess eine operative Schlüsselrolle spielen. Auch wenn die organisatorischen und infrastrukturellen Veränderungen, vor allem bei der Ähnlichkeit der geschäftlichen Tätigkeit der zusammengeschlossenen Subjekte ziemlich einfach durchzuführen sind, kann das Projekt der Modifizierung von IT-Lösungen eine hohe Herausforderung sein und einen zusätzlichen Zeitfaktor einführen, der bei der Aktivitätenplanung zu berücksichtigen ist. Ein Bestandteil dieser Analyse soll u.a. die Bewertung des Einflusses eines Zusammenschlusses oder einer Aussonderung auf die Anwendungslösungen und die technische Infrastruktur des Unternehmens sein. Die Kriterien dieser Analyse sollen abhängig von der Art der Veränderung gewählt werden, da man andere Elemente bei dem Zusammenschluss der Gesellschaften als bei der Aussonderung berücksichtigt. Analyse von Anpassungsbedürfnissen im IT-Bereich bezieht sich bei jedem Zusammenschluss- oder Aussonderungsfall auf zwei Hauptbereiche: auf die Netzwerk-Infrastruktur samt Geräten, Systemen und Anwendungen, die sie unterstützen, und auf die Anwendungsschicht, die aus den ERP-, CRM-, EDI-, und HD-Systemen u.a. besteht und mit denen das Unternehmen seine eigentlichen Geschäftsprozesse abwickelt. Bei den Zusammenschlüssen und Aussonderungen der Gesellschaften bezieht sich die Analyse der Anpassungsbedürfnisse im IT-Bereich auf die Netzwerk-Infrastruktur und Anwendungsschicht, die aus den ERP-, CRM-, EDI-, HD- Systemen u.a. besteht, die der Unterstützung von Geschäftsprozessen dienen.

Zusammenschluss, Aussonderung im SAP-System

Im Anwendungsbereich, der auch die SAP-Lösungen mit einschließt, wird die Skala der Veränderungen analysiert. Es werden sowohl die Funktionsbereiche (Module), als auch der geprüfte technische Bereich (der Datenmigration und der Oberflächen) unter die Lupe genommen. Auch die notwendigen Hardware-Änderungen werden berücksichtigt. Während der Analyse wird der Umfang des zusammenschluss- oder aussonderungsbezogenen Projektes bestimmt. Ähnlich wie die anderen Einführungsprojekte, bedarf auch dieses Projekt eines methodischen, stufenweisen Ansatzes, um die entsprechende Qualität und Sicherheit zu gewährleisten. Der Zusammenschluss der Gesellschaften im SAP ERP wird gewöhnlich mit folgenden Varianten abgewickelt:

  • Zusammenschluss der Buchungskreise, die im ERP-System schon vorhanden sind,
  • Erstellung eines neuen Buchungskreises.

Abhängig von dem angenommenen Model und der Strategie der Systementwicklung können die Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Engl.: single client approach) oder in separaten Mandanten (multi-client) zusammengeschlossen und ausgesondert werden. Jeder der Ansätze bedarf der Ausführung von bestimmten Arbeiten im SAP-System. Im Falle eines Zusammenschlusses der Einheiten werden sie mit der erneuten Zuordnung oder Erstellung von bestimmten Organisationsobjekten und Ergänzung der Konfiguration und Entwicklungsmodifizierung im Zusammenhang stehen. Wenn die Einheiten innerhalb desselben Mandanten zusammengeschlossen werden, ist bei den Projektarbeiten die Berücksichtigung von Aktivitäten, die als Ziel die Eliminierung von überflüssigen Einheiten oder Einschränkung ihren Zugriffs haben, erwägungswert.Auch die Tatsache, dass das Löschen der Daten ein komplexer Prozess ist und es aus diesem Grund für spätere Zeit, als separates Projekt geplant wird, soll in Betracht gezogen werden. Die Einführungsarbeiten sollen auf dem Systemmodel basieren (Mustergesellschaft), das bestimmt, welche Objekte im Falle einer neuen Einheit anzupassen sind. Solche Arbeiten sollen also möglicherweise auf der Basis der vorhandenen Referenzdokumentation ausgeführt werden, die in diesem Fall ein „Einführungsleitfaden” sein wird. Das Sollkonzept während der Ausführung von Projektarbeiten wird dagegen hauptsächlich auf der Analyse der Unterschiede beruhen – welche Objekte sollen übernommen, welche – angepasst, und welche – angelegt werden. Einer der Hauptelemente der Bearbeitung eines Zusammenschlusskonzeptes für Gesellschaften soll die Abstimmung des Umfangs sein, in welchem die Finanzberichte der zusammengeschlossenen Gesellschaften konsolidiert werden. Bei einem Zusammenschluss mit einer ausländischen Gesellschaft kann die Einführung eines konsolidierten Berichtswesens auf der Grundlage von einem internationalen Standard, wie etwa IFRS oder US-GAAP, nötig sein. Hier werden bestimmt die zusätzlichen Werkzeuge, zB. Data Warehouse mit einem zusätzlichen Modul für die Abwicklung der Konsolidierungsprozesse (SEM-BCS) hilfreich. Es soll auch beachtet werden und im Konzept enthalten sein, dass die funktionellen Lösungen im System, in dem die Änderungen vorgenommen werden, die Implementierung von Einschränkungen und Bedingungen der Funktionsverwendung in einer ausgesonderten oder zusammengeschlossenen Einheit bedeuten können, weil nicht alle Lösungen der Quelleinheit direkt verwendbar werden.

Gesellschaftsumwandlungen und SAP-Lizenzen
Eine separate Frage, die einer Analyse bei der geschäftlichen Umwandlung bedarf, sind die rechtlichen Bedingungen zur SAP-Systemverwendung, also die Lizenzen, die von dem Software-Hersteller erteilt werden. Es ist relativ einfach bei einem Zusammenschluss von zwei Subjekten. Das Subjekt, der nach dem Zusammenschluss entsteht, wird zu einem „Erben” von Lizenzrechten der beiden verschmelzenden Gesellschaften. Ist ein neues Subjekt ausgesondert, in dem aber die Muttergesellschaft mehr als 50% der Anteile behält, kann darauf ein Teil von Lizenzen übertragen werden. Sollen wir aber keine Mehrheitsbeteiligung an der neugegründeten Gesellschaft behalten, und wollen wir ihr die Lizenzen übergeben, müssen wir eine Zustimmung beim Systemhersteller beantragen. Auch der Ankauf einer Mehrheitsbeteiligung an der neuen Gesellschaft, in der das SAP-System eingeführt werden soll, bereitet keine Schwierigkeiten. Die Lizenzbedingungen lassen eine solche Situation zu, in der das System auf das neue Subjekt im Konzern erweitert wird. In jedem der obengenannten Fälle ist der Systemhersteller über die Änderung des rechtlichen Status zu informieren und ein Subjekt, das die Lizenzrechte behält, anzugeben. Die Situation wird kompliziert, wenn das Unternehmen, das kein System besitzt, die Mehrheitsbeteiligung an einer über das SAP-System verfügenden Gesellschaft ankauft und in der Zukunft ihr System benutzen will. Das SAP-System ist in der Regel ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmensvermögens – dieser umfasst Infrastruktur, Konfiguration, Stammdaten, Kompetenzen von Administratoren und Benutzern und natürlich die Lizenzrechte. Der neue Eigentümer muss aber die Zustimmung von SAP erhalten, um das System benutzen zu dürfen. Wenn man also die Entscheidung über Ankauf trifft, soll man sich vergewissern, dass eine solche Zustimmung von SAP erteilt wird.Es ist nicht offensichtlich, wenn das Subjekt, das angekauft wird, von den spezifisch für seinen vorherigen Eigentümer bestimmten Sonderlizenzbedingungen profitierte. In solch einem Fall kann der Systemhersteller keine Zustimmung erteilen, und die Gesellschaft wird, wenn sie die SAP-Produkte benutzen möchte, die entsprechenden Lizenzen ankaufen oder von dem neuen Eigentümer erhalten müssen, sofern er sie besitzt.Empfohlen sind aber eine besondere Vorsicht und Sorgfalt bei der Prüfung des rechtlichen Status von Lizenzen und der Bedingungen zu ihrer Übernahme. Dies beugt die Situation vor, in der wir eine breit entwickelte und gut verwaltete SAP-Installation besitzen, die wir aber wegen des Mangels an Lizenzrechten nicht benutzen können. Die obengenanten Anmerkungen beziehen sich auf die Standardvertragsbedingugen, die in den einzelnen SAP-Verträgen unterschiedlich sein können, deshalb soll man sich bei jedem Audit vor dem Unternehmensankauf mit dem Lizenzvertrag vertraut machen.
Andrzej Moskalik, Leiter des BereichsKundenbeziehungen, SNP Poland

Beispielsweise im Rahmen einer Oberfläche kann der Zugriff auf einen selektierten Teil von ihr beschränkt sein, im Bericht taucht eine zusätzliche Einschränkung der Datenselektion auf, und eine zusätzliche Erweiterung, die zur Prozessabwicklung in der zusammengeschlossenen Gesellschaft nötig ist, wird nicht verwendbar sein. Implementierung solcher Änderungen im „Model” setzt also sehr gute Kenntnisse im Bereich von diesem Model voraus. Ähnlich führen wir während des Projektes eine Überprüfung von den Benutzerberechtigungen (Systemrollen) durch. Im Falle der Aussonderung einer Gesellschaft, die andere, oft neue Prozesse abwickeln soll, ist es notwendig, die neuen Rollen zu definieren, die den neugegründeten Arbeitsplätzen zugewiesen werden. Die Abwicklung des Zusammenschlussprojektes für die Gesellschaften erzwingt normalerweise Änderungen im Datenhaltungsverfahren, dh. in der zentralen Datenverwaltung, zB. durch die Einführung der Mechanismen zur Automatisierung des Workflows.

Oberflächen und Migration der Daten

In jedem dieser Projekte sollen die Bereiche Oberflächen und Datenmigration unter die Lupe genommen werden, weil die Änderungen, die in ihnen vorgenommen werden, am umfangreichsten und am empfindlichsten sind. Der Bereich von Migration der Daten benötigt die Erarbeitung einer richtigen Strategie der Migration von Daten der zusammengeschlossenen oder ausgesonderten Gesellschaft in die Zielumgebung. Für das Zusammenschlussprojekt ist eine genaue Analyse nötig, die bestimmt, welche Daten und mit welchen Parametern wir migrieren wollen, ob die Daten ergänzt oder zusammengeführt werden sollen, ob die Änderungen in der gegenwärtigen Umgebung angefordert sind, ob die Migration automatisch oder manuell vorgehen soll, usw. Die nötigen Aktivitäten im Bereich der Migration werden von den Geschäftsprozessen, die in der zusammengeschlossenen Gesellschaft abgewickelt werden, bestimmt. Wenn beispielsweise eine Gesellschaft, die bisher nur Handelsprozesse abgewickelt hat, mit einer Produktionsgesellschaft verschmilzt, kann die Notwendigkeit entstehen, ganz neue Stammdaten zum Zweck der Abwicklung von Produktionsprozessen in das System zu migrieren. Der Migrationsbereich ist eng mit der Datenhaltung im System verbunden. Die Abwicklung des Zusammenschlussprojektes für die Gesellschaften erzwingt normalerweise Änderungen im Datenhaltungsverfahren, dh. in der zentralen Datenverwaltung, zB. durch die Einführung der Mechanismen zur Automatisierung der Arbeitsabläufe (des Workflows). Normalerweise unterliegen der Verwaltungszentralisierung die Material-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, als auch die verbundenen Daten, wie die Preisbedingungen. Sie kommen in den meisten logistischen Prozessen des Unternehmens vor, woraus die Notwendigkeit resultiert, sie strukturiert zu betrachten, besonders im Fall, wenn ein Zusammenschluss mit anderen Subjekten ein Schlüsselelement der Entwicklungsstrategie eines Unternehmens ist. Wenn man den Bereich der Oberflächen in den Zusammenschlussprojekten analysiert, wird schon während der Konzeptarbeiten der Einfluss der Änderung von Organisationsstrukturen im System auf implementierte Lösungen untersucht – wird die Gesellschaft die eigenen Oberflächen einführen oder benutzt sie die vorhandenen? Wird die aktuelle Oberfläche in der neuen Gesellschaft im identischem Umfang verwendbar sein (Meldungen, Parameter)? Wird die Modifizierung von Verarbeitungsregeln (Routing, Datenumstellung usw.) nötig sein? Im Aussonderungsprojekt bestimmen wir im Bereich der Migration zusätzlich, welche Daten in die neue Einheit zu übernehmen, und welche – in der Quelleinheit zu löschen sind. Ein besonders kritischer Bereich ist hier der HR-Bereich, mit den „empfindlichen”, personenbezogenen Daten. Während eines typischen Migrationsprojektes, das mit der Aussonderung verbunden ist, entstehen in der Regel spezielle Werkzeuge (Programme, Berichte), die den Export der Daten der ausgesonderten Einheit aus dem System, ihre Löschung und den Import in das System ermöglichen. In einem anderen Fall kann auch eine Aussonderung des ganzen Mandanten aus dem existierenden System durchgeführt werden.In solch einer Situation wird sich das Projekt hauptsächlich auf die Ausführung der Arbeiten im Bereich von Basis und eine etwaige Anpassung der Funktionalität fokussieren, gemäß den Anforderungen des Konzerns. Wenn man die Organisationsveränderungen im SAP-System im Zusammenhang mit der geschäftlichen Umstellung plant, muss man auch darüber nachdenken, wie sie sich auf die aktuelle Struktur und Funktion des IT/SAP-Helpdesks auswirken, ob keine zusätzlichen Kompetenzen und Ressourcen nötig sind und ob die Verfahren zur Systemwartung geändert werden. Vor allem bei den Aussonderungsprojekten, wenn die ausgesonderte Gesellschaft vorher das System nicht administriert hatte und die Hardware-Schicht nicht pflegte, sind die Kosten der Hardware-Beschaffung und Kompetenzerhaltung mit den Kosten von Hosting und SAP-Administration-Outsourcing zu vergleichen. Auch im Falle der Fusion sind die organisatorischen Änderungen ein gutes Moment dafür, eine Erweiterung des Systemerhaltungsmodels um eine Möglichkeit der Outsourcing-Verwendung zu erwägen.

Von der Analyse bis zum Geschäftsnutzen

Die Zusammenschluss- und Aussonderungsprojekte sind geschäftlich attraktiv, wegen ihrer komplexen Eigenart verlangen sie aber eine gute, vielseitige Vorbereitung, darunter Berücksichtigung nicht nur der organisatorischen, aber auch der rechtlichen Fragen. Von der Vollständigkeit der Analyse und der Auswahl der richtigen Strategie hängt die effiziente Projektabwicklung ab, was insofern wichtig ist, dass im Falle von Zusammenschlüssen, Übernahmen und Unternehmenskäufen die Gesellschaften schnellstmöglich die angenommenen Geschäftsnutzen erreichen wollen. Schnelle und richtige Abwicklung solcher Projekte kann nur eine komplexe Analyse garantieren, die das nötige Wissen und Anforderungen im IT-Bereich berücksichtigt.

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