Typische Probleme
Die Verwaltung von Stammdaten im SAP ist ein Schlüsselprozess für effizientes Arbeiten mit dem System. Die Stammdaten gelten nämlich zusammen mit den Konfigurationsdaten als „Motor” aller Transaktionen zur Erfassung von wirtschaftlichen Ereignissen im SAP. Die Erstellung von Bestellungen wäre unmöglich, wenn es im System keine definierten Datensätze von Materialindizes zur Darstellung der gekauften Rohstoffe und Lieferantendatensätze gäbe. Ähnlich wäre der Verkauf von Fertigprodukten auf Grundlage von Verkaufsaufträgen realisiert, wenn es keine Datensätze von Materialindizes, die diese Produkte repräsentieren und die Empfängerdatensätze nicht gäbe. In allen Modulen und Funktionsbereichen von SAP erfüllen die Stammdaten eine wichtige Rolle.
Warum wird ihnen daher nicht die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt, insbesondere während des Implementierungsprojekts, geschenkt? Das Thema der Verwaltung von Stammdaten bei Implementierungsprojekten wird häufig in den Hintergrund gedrängt, wobei wichtiger dabei operative und buchungsbezogene Prozesse zu sein scheinen. Dies führt dazu, dass die Stammdaten nicht pünktlich bearbeitet sind, was wiederum ungewollten Stillstand hervorruft oder die Daten sind bearbeitet, aber fehlerhaft, wodurch Dokumente storniert und zum zweiten Mal eingeführt werden müssen. Mit richtig bearbeiteten Stammdaten lassen sich viele Probleme und unnötige Frustrationen beim Arbeiten am System vermeiden. Die richtige Bearbeitung von Stammdaten bedarf jedoch zum einen eines entsprechenden Verwaltungsprozesses für die Stammdaten und zum anderen eines entsprechenden Tools zur Unterstützung dieses Prozesses.
BCC MatFlow
Innerhalb der letzten einigen Jahren war die BCC für viele Unternehmen tätig, die mit Problemen mit den Stammdaten, insbesondere im Bereich der Materialindizes, zu kämpfen hatten. Wir haben in dieser Hinsicht organisatorische und systembezogene Lösungen ausgearbeitet. Beispielsweise sind wir darauf gestoßen, dass die Stammdaten direkt aus der im SAP GUI eingebetteten Excel-Datei heruntergeladen wurden. Dazu zählt auch die Erstellung eines Datensatzes für einen Materialindex nach Freigabe der CAD-Zeichnung im DMS oder Replikation des Datensatzes des Materialindex durch IDOC in andere Systeme.
Aus unseren Erfahrungen und mit Erfolg abgeschlossenen Projekten ging ein Gesamtbild der Prozesse sowie Tools hervor, die unabhängige von der Firma und Branche das Problem der unvollständigen oder fehlerhaften Stammdaten von Materialien lösen. Dies führt zu einem Standardprodukt, der es ermöglicht, eine Reihe von Problemen im Bereich der Verwaltung der Stammdaten von Materialindizes zu lösen. BCC MatFlow ist eine Lösung mit im SAP Business Workflow implementierten Musterprozessen zur Erstellung bzw. Änderung der Stammdaten von Materialien, die mit entsprechenden nicht standardmäßigen Anwendungen unterstützt werden.
Aufgrund des Einsatzes von SAP Business Workflow ermöglicht dieses Tool die Automatisierung der Arbeit mit den Stammdaten, was garantiert, dass alle erforderlichen Maßnahmen im Prozess zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Reihenfolge und von dafür vorgesehenen Personen ausgeführt werden. Alle im Rahmen eines Tools realisierten Prozesse können aus der Ebene von standardmäßigen und nicht standardmäßigen Berichten überwacht werden.
Materialantrag – Zentralisierter Prozess
Als Hauptbestandteil des Produkts BCC MatFlow gilt eine App mit dem Materialantrag, der als kein standardmäßiges Systemdokument fungiert (siehe Screenshot oben/unten). Der Materialantrag ermöglicht es, den Bedarf nach Erstellung, Erweiterung oder Änderung von Stammdaten des Materials auf eine strukturierte Weise zu erkennen, der völlig konform mit dem Standardmodell des Datensatzes eines Materialindex, ohne notwendige sofortige Änderung der Materialkartei, ist. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit den notwendigen Bedarf nach Erstellung von neuen Daten oder Einführung von Korrekturen in Bezug auf bestehende Daten anmelden, ohne dass die Situation aufkommt, in der eine Änderung von Daten in der tatsächlichen Materialkartei z.B. zur Entstehung von Fehlern in den Systemdokumenten zur Erfassung eines bestimmten Ereignisses beitragen könnte.
Das Vorhandensein eines Dokuments in Form eines Antrags auf Ausführung bestimmter Tätigkeiten impliziert das Bestehen eines Prozesses, in dem ein derartiger Antrag verarbeitet werden kann. In der organisatorischen Wirklichkeit gehören Prozesse auf Basis einer Vielzahl diverser Anträge zum Alltag: vom Vorgesetzten zu genehmigende Urlaubsanträge oder Einkaufsanträge, die von der Beschaffungsabteilung realisiert werden usw. Es ist auch im Falle von Stammdaten nicht anders. Aus unserer Erfahrung geht hervor, dass die Gründung im Unternehmen einer dedizierten Organisationseinheit, die für die Stammdaten zuständig ist oder zumindest die Schaffung des Postens einer Fachkraft für Stammdaten zur höheren Qualität von Stammdaten und infolgedessen zum fließenden und effizienteren Arbeit mit dem System führt.
Das Mustermodell des Prozesses, das im Produkt BCC MatFlow implementiert ist, unterstützt genau einen derartigen Umlauf. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beantragen Änderungen (Erstellung neuer Indizes/ Änderung bestehender Indizes) in der Materialkartei mit Hilfe eines Materialantrags. Der Antrag wird über den Workflow zur Fachkraft/Fachkräften, die diesen akzeptieren oder ablehnen können (samt Angabe des Grundes für ihre Entscheidung). Zudem können sie diesen Antrag auch vor der Freigabe korrigieren und/oder ergänzen. Es ist hervorzuheben, dass die Freigabe des Antrags mit der gänzlich automatischen Eingabe von Daten in die Materialkartei mittels eines Abrufes einer von SAP bereitgestellten API-Schnittstelle gleichbedeutend ist (was wiederum die Kohärenz von Daten gewährleistet).
BCC MatFlow ist nicht nur ein Tool, sondern eine nicht standardmäßige App im System – wir bieten eine bestimmte Arbeitsphilosophie, deren grundlegende Eigenschaft die Abgrenzung von Berechtigungen und des Aufgabenbereichs von Personen ist, die mit der Materialkartei interagieren (Aufteilung in Antragstellende und Experten). MatFlow bewährt sich auch bei Shared Service Centern, die nicht nur finanzielle und buchhalterische Prozesse realisieren können, sondern auch für die zentrale Verwaltung von Stammdaten verantwortlich sein können.
Materialantrag – Dezentralisierter Prozess
Das vorstehend beschriebene Modell eines Musterprozesses unterstreicht die Rolle der Zentralisierung bei der Verwaltung der Materialkartei. Aus unserer Erfahrung geht hervor, dass ein derartiger Ansatz zu guten Ergebnissen, insbesondere in Großkonzernen/Unternehmensgruppen führt, die häufig über ein zugewiesenes Shared Service Center oder eine Organisationseinheit/Personengruppe verfügen, die ganzheitlich für die jeweilige Materialkartei verantwortlich sind.
Jedoch gibt es auch Firmen (in der Regel kleinere Firmen aus dem Sektor für kleine und mittelständische Unternehmen), die im Hinblick auf die Verwaltung von Stammdaten der Materialindizes auf eine Weise vorgehen, die man als dezentralisiert bezeichnen kann. Der Aufbau von Standardtransaktionen zur Verwaltung der Materialkartei weist darauf hin, dass die Firma SAP bei der Entwicklung ihres Flaggschiffprodukts namens SAP ERP den Unternehmen eben dieses Modell vorgeschlagen hat. Die Transaktionen aus der Gruppe MM0x sind derart konzipiert, dass die Felder eindeutig nach Funktionsbereichen, d.h. Haupt-, Verkaufs-, Beschaffungs-, Lager-, Qualitätskontroll-, Rechnungswesens-, Controillingdaten usw., gruppiert sind. Eine derartige Konstruktion der Transaktion zwingt auf natürliche Weise eine Arbeitsaufteilung basierend auf funktionaler Organisationsstruktur auf. Deshalb haben viele Firmen einen solchen Ansatz zur Verwaltung der Materialkartei gewissermaßen aus eigenem Antrieb übernommen.
Das Ziel in Form der vollständigen Erarbeitung des Datensatzes des Materialindexes lässt sich nicht mittels Ausführung einer isolierten Aufgabe erreichen, die einer Abteilung zugeordnet ist (dabei denke ich nicht an eine dedizierte spezialisierte Organisationseinheit, sondern eher an eine typische Organisationseinheit, wie die Einkaufs- oder Verkaufsabteilung). Die Erarbeitung eines Materialindexes ist ein Prozess, der von vielen Menschen aus verschiedenen Abteilungen ausgeführt wird, bei dem die funktionale Struktur diagonal zerlegt wird.
Die BCC MatFlow Lösung ist in der Lage, einen derartigen dezentralisierten Prozess ebenso effizient wie ein zentralisierter Prozess zu unterstützen. Der Materialantrag ist Träger von erforderlichen Daten zur Erstellung/Änderung von Datensätzen der Materialindexe und kann automatisch mittels der Workflow-Mechanismen übertragen werden. Es ist auch nicht notwendig, dass die erforderlichen Daten durch den Antragsteller vollständig erstellt werden – der Antrag kann z.B. nur mit den Stammdaten wie Organisationseinheiten oder Beschreibungen versendet werden. Folglich spricht nichts dagegen, dass ein solcher Materialantrag durch viele Abteilungen (mittels Workflow) „reist“, in denen die Mitarbeiter die Daten ergänzen, für die sie gemäß der funktionalen Aufteilung zuständig sind. Die letzte Person in solch einem Prozess gibt den Antrag frei, wodurch alle Daten in der Materialkartei generiert werden.
Die gesamte Arbeit erfolgt in Isolation auf dem Materialantrag und in die Materialkartei gelangen alle Daten, die von den Spezialisten, Shared Service Center oder Mitarbeiter diverser Abteilungen erarbeitet wurden.
Zentralisierter und dezentralisierter Umlauf eines Materialantrags – Vergleich
Zusammenfassend können die wichtige Produktanwendung BCC MatFlow in Form eines Materialantrags und Workflow-Mechanismen mit Erfolg sowohl das zentralisierte, als auch dezentralisierte Modell des Erarbeitungsprozesses der Stammdaten von Materialien unterstützen. In beiden Fällen liegt der größte Vorteil darin, dass die gesamte Arbeit in Isolation auf dem Materialantrag erfolgt und in die Materialkartei alle Daten gelangen, die von den Spezialisten, Shared Service Center oder Mitarbeiter diverser Abteilungen erarbeitet wurden. In der nachstehenden Tabelle wurde eine Zusammenstellung der Eigenschaften beider Varianten zur Implementierung des Umlaufs eines Materialantrags präsentiert und zwar des zentralisierten und dezentralisierten Antrags.
Vollständiger Prozess zur Erarbeitung von Daten eines Materialindexes
Die Erstellung des Datensatzes eines Materialindexes ist ganz bestimmt nicht das Ergebnis der Erarbeitung eines Materialindexes im SAP, sondern der Anfang dieses Prozesses und eigentlich seine erste Phase. Jeder Prozess zur Erarbeitung eines Materialindexes im SAP lässt sich in drei aufeinander folgende Phasen einteilen:
- Erstellung des Datensatzes eines Materialindexes;
- Erstellung der übrigen Objekte von Stammdaten, die mit dem Materialindex in Verbindung stehen;
- Benachrichtigung der Interessierten über das Prozessergebnis.
Je nach Art des Materials (Produkt, Halbprodukt, Rohstoff, Verpackung usw.) kann der Umfang der zu bearbeitenden Felder in Phase 1 anders sein, aber anders ist in erster Linie der Umfang der Objekte, die in der Phase 2 zu erstellen sind. Die Phase 2 kann grundsätzlich als ein Unterprozess wahrgenommen werden, der aus mehreren Schritten bestehen kann. Beispielsweise bedarf das Produkt/Kalbprodukt der Erstellung einer Spezifikation, Marschroute (diskrete Produktion) oder Rezeptur (Prozessproduktion). Der Rohstoff bedarf hingegen keiner Spezifikation, aber kann die Erstellung eines informativen Datensatzes über die Beschaffung erfordern.
BCC MatFlow wurde derart konzipiert, damit es die Realisierung der Erarbeitung von Stammdaten gemäß dem vorstehenden Schema unterstützen kann. Die Phase 1 (Erstellung des Datensatzes eines Materialindexes) wird immer als ein bereits beschriebener Umlauf des Materialantrags realisiert (zentralisierte/dezentralisierte Variante). In der Phase 2 kommen Standardtransaktionen zur Erstellung von mit dem Materialindex verbundenen Objekten zum Einsatz. Die Phase 3 besteht aus dem Versenden von E-Mails auf die Vertriebsliste, die zum jeweiligen Prozess zugeordnet ist. Alle drei Phasen sind im BCC MatFlow in den Workflow-Vorlagen implementiert.
Jedoch hängt die Form der endgültigen Implementierung der Phase 2 größtenteils von der Art der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Unternehmens und der Tatsache, wie die im Unternehmen realisierten Aktivitäten während der Implementierung den Aktivitäten im System SAP ERP zugeordnet wurden. Deshalb ist in diesem Zusammenhang das Produkt BCC MatFlow in gewissem Sinne als ein Halbprodukt anzusehen. In der Lösung steht eine Konfigurationstabelle zur Verfügung, die zur Bestimmung der verschiedenen Workflow-Vorlagen (für Phase 2) je nach Art des Materials und der auf dem Materialantrag geforderten Aktion dient (ein neuer Materialindex, Änderung des aktuellen Indexes).
In der Standardversion verfügt BCC MatFlow über implementierte Workflow-Vorlagen, die auf Basis der Erfahrungen von BCC ausgearbeitet wurden, die gänzlich übernommen werden können oder als Datenbank zur Schaffung neuer kundenspezifischer Workflow-Vorlagen eingesetzt werden können. Der nachstehenden Tabelle sind Beispiele zu entnehmen, die in der Lösung BCC MatFlow implementiert sind.
Projektkarte von Stammdaten
Als letzter Bestandteil der Lösung BCC MatFlow gilt die App zur Darstellung eines weiteren nicht standardmäßigen Systemdokuments und zwar der Projektkarte von Stammdaten. Die Projektkarte dient grundsätzlich drei Zielen. Erstens der Erfassung von Vorhaben, im Rahmen deren Stammdaten von Materialindizes wie z.B. Implementierung zur Produktion eines neuen Fertigprodukt oder Imageänderung eines bestehenden Produkts, die der Entwicklung einer neuen Verpackung bedarf, entstehen. Zweitens soll diese je nach ausgewähltem Projekttyp automatisch die Personen bestimmen, die für die Erstellung von Stammdaten der Materialindizes im Projekt verantwortlich sind und automatisch diese Person mittels der Workflow-Mechanismen benachrichtigen. Drittens soll die Karte der kollektiven Überwachung von Prozessen zur Erstellung von Stammdaten der Materialindizes im Rahmen des Vorhabens, welches es vertritt, dienen.
Die Karte von Stammdaten ist eine Ergänzung der zuvor beschriebenen Tools und zwar des Materialantrags und der Workflow-Vorlagen. Bei der Integration der Karte und des Materialantrags wird die Kartennummer in entsprechendem Feld des Materialantrags eingetragen. Dann ist der Workflow-Prozess, der die zuvor beschriebenen drei Phasen der Erstellung von Stammdaten realisiert, auf der Projektkarte sichtbar.
Für eine Projektkarte kann man selbstverständlich N viele Prozesse für verschiedene Materialien aktivieren, wodurch sich die Fortschritte von Arbeiten im Rahmen des gesamten Vorhabens verfolgen lassen. Darüber hinaus ermöglicht die Karte die Erfassung von Textinformationen über das Projekt und der binären Anlage, z.B. in Bezug auf die Graphik, XLS-Dateien usw. In der nachstehenden/obigen Abbildung wurde die Gruppierung durch die Projektkarte von aktivierten Workflow-Prozessen auf eine symbolische Art und Weise dargestellt.
Implementierungsprojekt von BCC MatFlow
Die Lösung BCC MatFlow ist ein ausgebautes Tool. Aus diesem Grunde bedarf seine Aktivierung der Durchführung eines Implementierungsprojekts, welches Roll-Out-Merkmale aufweist. Betrachtet man die aus der Schachtel verfügbare Produktversion als ein Bezugsmuster, so sollte ihrer Aktivierung die Fit & Gap-Analyse vorangehen.
Wir gehen davon aus, dass die Core-Lösungen, d.h. Apps, Materialanträge und Projektkarten samt vorgelegter Arbeitsphilosophie basierend auf der Technologie SAP Business Workflow gänzlich übernommen werden. Wir sehen jedoch vor, dass Implementierungsänderungen in erster Linie im Bereich der Workflow-Vorlagen vorkommen werden (die zuvor beschriebene Phase 2). Die Fit & Gap-Analyse sollte diese Unterschiede aufzeigen.
Beispiele: Beim Kunden wird der Index in ein anderes System repliziert, wenn dieser vollständig in SAP ERP bearbeitet ist. In solch einem Fall wird Gap darüber informieren, dass zur Workflow-Vorlage mit der Nummer XYZ der Schritt mit der Aufgabe zum Aufrufen der Transaktion hinzugefügt werden muss, die den IDOC in das vorgegebene System versendet. Die Analyse sollte auch folgende Fragen beantworten: Welche Materialarten werden im Unternehmen verwendet, welche zusätzliche Daten sind für die jeweilige Materialart erforderlich oder ob es auf dem Materialindex nicht standardmäßige Felder gibt, die zum Materialantrag hinzugefügt werden sollten, welche Feldergruppen sind auf dem Materialantrag je nach Materialart zu verstecken, wer wird konkreter Ausführender von Aufgaben im Workflow sein und welche Projektarten von Stammdaten gibt es in der Firma.
Stammdaten als Ganzes
BCC MatFlow ist im Rahmen des Angebots EXTRA BCC erhältlich. Dieses Produkt wurde auf Grundlage von Erfahrungen während der Implementierungen in Unternehmen, die Marktführer in ihren Branchen sind. Die in der Lösung implementierten Geschäftsbereiche können daher als gute Praktiken im Bereich der Verwaltung der Stammdaten von Materialindizes bezeichnet werden. Tools, die im BCC MatFlow enthalten sind, unterstützen systembezogen diese Praktiken auf die bestmögliche Weise.
Die Stützung der ganzen Lösung auf der Technologie SAP Business Workflow führt zu hervorragenden Ergebnissen im Bereich der Koordinierung der Tätigkeiten bei der Erstellung und Änderung der Stammdaten von Materialindizes sowie der anderen damit verbundenen Daten. Die Aufgaben werden automatisch an die zuständigen Personen, in der richtigen Reihenfolge und immer gemäß dem konzipierten Prozessmodell versendet. Darüber hinaus bietet der Einsatz der Technologie SAP Business Workflow enorme Möglichkeiten für die Verfolgung der Prozesse, Überwachung des Fortschritts von Arbeiten und Belastung der jeweiligen Personen. Zusammenfassend ermöglicht BCC MatFlow in erster Linie eine ganzheitliche Organisation der Arbeit an den Stammdaten von Materialien in ein kohärentes Modell, wobei eine gut organisierte Arbeit zu guten Ergebnissen führt – in diesem Fall zu vollständigen, fehlerfreien und pünktlich erstellten Stammdaten von Materialindizes und damit verbundenen Daten.
