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Best Practices für das IT-Dienstleistungsmanagement

Die dedizierte SNP Serviceorganisation stellt eine hohe Qualität und kontinuierliche Abwicklung von Outsourcing-Verträgen sicher. Wir arbeiten nach den Normen ISO 20000, ISO 27001 und PCoE (SAP Partner Center of Expertise).

SNP Poland ist der führende Anbieter von SAP-Dienstleistungen in Polen.
Seit 25 Jahren (bis 2017 - als BCC) bieten wir das gesamte Spektrum der Implementierung, Entwicklung und Wartung von SAP-Systemen an. Wir bieten Dienstleistungen in den Bereichen IT-Sicherheit und Softwareentwicklung an.

Wir sind Teil der SNP-Gruppe - einem weltweit führenden Anbieter von Lösungen für die Transformation von SAP-Umgebungen.

Seit 1995 haben wir mit Erfolg Hunderte von IT-Projekten in 40 verschiedenen Ländern realisiert.

Unsere Experten präsentieren die interessantesten Lösungen und Neuheiten aus der IT-Welt.

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Polnische Besonderheit bei SAP-Rollout-Implementierungen

Was die Konzernberater nicht wissen

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Viele polnische Niederlassungen von ausländischen Konzernen verwenden SAP-Unternehmenslösungen, bei denen die für Polen typischen Rechtsvorschriften nicht berücksichtigt worden sind. Es lohnt sich zu wissen, welche Gefahren damit verbunden sind und wie diese verhindert werden können.
 

Die polnische Version bedarf einer Konfiguration

SAP ist ein mehrsprachiges System und die polnische Version ist als Standardversion bereits seit vielen Jahren verfügbar. Dies bedeutet, dass jede Firma weltweit das SAP-System auch in der polnischen Version verwenden kann. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Sprache, sondern vielmehr um die Anpassung der Prozesse an die für Polen typischen rechtlichen Regelungen. Ausgewählte SAP-Funktionalitäten müssen gemäß diesen Vorgaben konfiguriert bzw. implementiert werden.

Es muss dem Konzern bewusst sein, dass eine derartige Notwendigkeit besteht. Darüber hinaus sind Personen in die Implementierung einzubinden, die die lokalen Besonderheiten im SAP-System wiedergeben können. Die Berater aus der Konzernzentrale, die die Unternehmenslösung entwickelten und anschließend in weiteren Ländern implementierten bzw. implementieren, verfügen in der Regel nicht über derartige Fachkenntnisse.

Selbstverständlich gibt es lokale rechtliche Besonderheiten in jedem Land. Allerdings gehört das polnische Rechts- und Steuersystem zu den komplexeren Systemen. Unterschiede gibt es nicht nur bei den Steuervorschriften, sondern auch bei einigen anderen weniger offensichtlichen Bereichen. Dieser Artikel bietet eine kurze Übersicht in Bezug auf diese Bereiche und wurde für Korporationen und deren polnischen Niederlassungen, die sich auf den SAP-Rollout vorbereiten, verfasst.

Themenbereiche und spezifische Prozesse für Polen – Beispiele

FI/AA/TR

  • Buchführung für Zwecke der Körperschaftssteuer (CIT)
  • Teilung der Kosten und Erlöse in steuerliche und nichtsteuerliche
  • Mehrwertsteuer- und Mehrwertsteuerregister-Codes
  • CIT und VAT – Abwicklung der Wirtschaftserfassungen in der Fremdwährung
  • VAT-Datum – Fälligkeitsdatum der Steuerpflicht
  • Konfiguration von Bankdaten und Formularen für den Datenaustausch mit Banksystemen
  • notwendige Klassifizierung von Sachanlagen anhand der Bilanzposten und des polnischen Hauptstatistikamts
  • Einsatz von Prozentsätzen in Abschreibungsschlüsseln
  • separate Abschreibungsbereiche für Bilanz- und Steuerzwecke

MM

  • Zentralisierung des Einkaufsprozesses
  • Vorratswirtschaft

SD

  • Inhalt von Verkaufsrechnungen (Ausdrucke)
  • Abwicklung von Verkaufsrechnungskorrekturen
  • Buchung von Anzahlungen

HR

  • Berichterstattung für das polnische Hauptstatistikamt, Sozialversicherung, Finanzamt und Staatlichen Fonds für Rehabilitation von Personen mit Behinderungen (PFRON)
  • Personalformulare für Mitarbeiter
  • Ermittlung der Dienstzeit
  • Urlaubslimits
  • Abrechnung von Gehaltslisten

Besonderheiten in erster Linie bei den Finanzen

Die wichtigsten Besonderheiten gibt es im Finanzbereich (Finanzrechnungswesen – FI SA und Sachanlagen – FI-AA sowie TR – Treasury).

Im Bereich des Finanzrechnungswesens ist es erforderlich folgende Elemente der SAP-Unternehmenslösungen anzupassen: Kontenplan, vom System generierte Berichte basierend auf dem Kontenplan, Mehrwertsteuer- und Mehrwertsteuerregister-Codes, Währungs- und Währungskurseinstellungen, Arten von Dokumenten, Stornierung von Dokumenten, Teilung der Kosten und Erlöse in steuerliche und nichtsteuerliche Kosten und Erlöse sowie die Bargeldkasse.

In Polen ist es notwendig, die Buchführung für Zwecke der Körperschaftssteuer zu führen. Es ist auch notwendig, Buchführungstransaktionen als Betriebsausgaben oder Nichtbetriebsausgaben auszuweisen. Der firmeneigene Kontenplan ist in der Regel von der Korporation auferlegt – im System benutzen alle Niederlassungen den gleichen Kontenplan und die Möglichkeiten seiner Anpassung an polnische Anforderungen sind stark begrenzt.

Die Unterstützung der wirtschaftlichen Erfassung in einer Fremdwährung ist vom Standpunkt der CIT- und VAT-Steuer ein Themenbereich, welcher in Polen schon immer charakteristisch war. Leider kann man im Laufe der Zeit den Eindruck haben, dass weitere rechtliche damit verbundene Anforderungen zusätzlich verwirrend waren und die Notwendigkeit einer weiteren Anpassung des Systems erzwingen. Eine derartige Anpassung ist desto schwieriger, je mehr Einstellungen des Rollout-Systems den Umfang von möglichen Änderungen einschränken.

In Bezug auf die Mehrwertsteuer ist eine Aktivierung der Deklarierung des VAT-Datums in den Buchführungsunterlagen notwendig. Die Anforderungen gegenüber dem Fälligkeitsdatum der Steuerpflicht implizieren die notwendige Anwendung im „polnischen” SAP-System von Erweiterungen, die bei manchen Prozessen das VAT-Datum auf eine bestimmte Art und Weise ableiten.

Bei Treasury ist die Konfiguration von Bankdaten und Formularen für den Datenaustausch mit Banksystemen (Zahlungen und Auszüge) zu beachten. Gebraucht werden verschiedene Formulare für Zahlungsdateien und Bankauszüge, die nicht immer vollständig vom SAP-Standard unterstützt werden.

Im Bereich der Abwicklung von Sachanlagen ist die Notwendigkeit der Klassifizierung von Sachanlagen auf Grundlage der Bilanzposten und des polnischen Hauptstatistikamts zu berücksichtigen. Zusätzlich sind der Einsatz von Prozentsätzen in den Abschreibungsschlüsseln und die notwendige Anwendung von separaten Abschreibungsbereichen für Bilanz- und Steuerzwecke zu beachten.

Aufgrund fehlender Vorschriften, die konkrete Lösungen beim Controlling auferlegen, sind lokale Besonderheiten von deutlich geringerer Bedeutung. In der Regel hat ohnehin jede Korporation eigene Controlling-Standards, die in verschiedenen Ländern eingesetzt werden müssen, damit die Berichterstattung von Daten gemäß einheitlichen Regeln erfolgt.

Rollout mit der SNP

Für internationale Konzerne, die SAP-Unternehmens-Templates in Anspruch nehmen, bietet die SNP Unterstützung bei SAP-Rollout-Programmen im beliebigen Umfang und Land.
Wir bieten die Konformität der SAP-Systeme mit den Konzernanforderungen und Bedürfnissen von Niederlassungen in den jeweiligen Ländern. Es haben uns mehr als 40 Korporationen mit der Unterstützung bei SAP-Rollouts betraut, wobei dazu welt- und europaweit agierende Marktführer zählen.
Je nach Bedarf kann sich die Unterstützung seitens der SNP auf folgende Bereiche erstrecken:

  • Verwaltung der Rollout-Implementierung,
  • Ausführung von Implementierungsarbeiten im Ganzen oder im ausgewählten Umfang,
  • Sicherstellung der Konformität von Unternehmenslösungen mit den rechtlichen Anforderungen im jeweiligen Land,
  • Koordinierung der Zusammenarbeit mit Nachunternehmern,
  • Modifizierung und Entwicklung des SAP-Unternehmens-Templates.

Recht und Gewohnheiten

Die Probleme mit der Anpassung von SAP FI/CO an lokale Anforderungen in Polen ergeben sich nicht nur aus deren notwendiger Konfiguration gemäß rechtlichen Anforderungen, sondern auch aus Erfahrungen und Gewohnheiten von Buchhaltern und deren Erwartungen in Bezug auf das neu zu implementierende System. Das polnische Recht (Rechnungslegungsgesetz) bestimmt nicht, ob der jeweilige Prozess vollständig von einem integrierten IT-System unterstützt werden muss oder auch nicht. Als Beispiel: LT/OT-Dokumente oder Rechnungen für sonstigen Verkauf können im SAP-System implementiert werden, aber auch mittels anderer Programme, z.B. MS Word, generiert werden, womit die Endanwender des Systems nicht immer einverstanden sind.

Einkauf

Beim Vorratsmanagement (Einkauf, Lager) gibt es keine spezifischen legislativen Lösungen, die SAP-Anpassungen erzwingen würden. Jedoch ist es beim Blick auf die Unterschiede infolge der Übertragung von Business- und System-Lösungen von im Ausland ansässigen Firmen auf die in Polen herrschende Realität (Rollouts) empfehlenswert, sich in der Zielfirma auf organisatorische Anpassungen an definierte Prozesse und Funktionen in der Basislösung (SAP-Template) zu fokussieren.

Als grundlegendes Element bei Rollouts des Materialwirtschaftsmoduls (SAP MM) gilt die Verwendung von in der Ziellösung geltenden Lösungen und das Ziehen messbarer Vorteile im Zielunternehmen. Ein Beispiel dafür sind langfristige Verträge (z.B. Kontrakte). Dank der Verwendung dieser Funktionalität kann man (aber muss nicht) sich auf die sog. Zentralisierung des Einkaufsprozesses konzentrieren. Dies ermöglicht eine entsprechende Organisation und umfassende Kontrolle der zu erwerbenden Materialien und Dienstleistungen. Die Zentralisierung von Kontrakten bzw. langfristigen Verträgen bietet die Möglichkeit der Nutzung von Bedingungen, die die zentrale Einkaufsabteilung ausgehandelt hat. Es ist dann möglich, Rabatte in Anspruch zu nehmen, die u.a. für Preise von Materialien, Dienstleistungen oder Transportkosten gelten.

Ein zweiter wesentlicher Aspekt, der während des Rollouts zu analysieren ist, ist die Organisation der Lagerung und Identifizierung von Materialvorräten. Dabei geht es in erster Linie um die Vorratswirtschaft. Die Firma, die das SAP-System unter den in der Korporation herrschenden Bedingungen implementiert, kann Zugang (Einsicht) zu Materialien im Ausland erhalten. Dadurch kann sie die Einkaufs- und Lagerprozesse mit Blick auf Verfügbarkeit und Lieferzeit von Waren optimieren. Eine derartige Optimierung lässt sich mittels der Aktivierung der Funktionalität der Verschiebung von Vorräten im Rahmen einer Wirtschaftseinheit oder mehrerer Wirtschaftseinheiten im Rahmen einer Korporation erzielen.

Im Bereich des Verkaufs und Vertriebs (SD-Modul) beziehen sich die Besonderheiten u.a. auf den informativen Inhalt von Verkaufsrechnungen, Abwicklung von Verkaufsrechnungskorrekturen und Automaten zur Buchung von Anzahlungen

Verkauf

Im Bereich des Verkaufs und Vertriebs (SD-Modul) gelten die Besonderheiten u.a. für den informativen Inhalt von Verkaufsrechnungen, Abwicklung von Verkaufsrechnungskorrekturen und Automaten zur Buchung von Anzahlungen.

In Bezug auf Anzahlungen gibt es in Polen eine andere Methode zur Buchung der Anzahlung selbst, der abrechnenden Rechnung und des Ausdrucks der Endrechnung.

Große Differenzen gibt es bei Ausdrucken, insbesondere bei Ausdrucken von Rechnungen. Bis vor kurzem bestanden die einzig akzeptierbaren Korrekturrechnungen aus zwei Posten, ein Posten der zu korrigierenden Rechnung zweimal als „war” und „sollte sein”. Um diese Anforderung zu erfüllen, mussten viele Änderungen im System vorgenommen werden. Diese herkömmliche Lösung kommt weiterhin häufig zum Einsatz, obwohl es heutzutage auch möglich ist, Rechnungen mit einem Posten, sog. Credit oder Debit Memo, auszustellen. Der Ausdruck der Rechnung zur Abrechnung der Anzahlung ist etwas komplizierter, da dieser die Vorauszahlungsrechnungen (Betrag, Datum usw.) zu berücksichtigen hat.

Auch eine einfache Rechnung muss etwas mehr Informationen als in den meisten anderen Ländern enthalten, z.B. Wert der Mehrwertsteuer für jeden Rechnungsposten, Zusammenfassung der Mehrwertsteuer, Nettowert vor und nach Zuzahlungen/Rabatten usw.

Darüber hinaus ist die Buchung von Korrekturen zu einer Korrektur und die Buchung des Datums der Steuerpflicht (sog. VAT-Datum) etwas ungewöhnlich.

Personal und Löhne

Die lokale Version von Personal- und Lohnlösungen für Polen umfasst dedizierte Funktionen, Transaktionen und Programme zur Abwicklung vieler spezifischer Prozesse u.a.:

  • Berichterstattungsformulare für das polnische Hauptstatistikamt (GUS) (z. B. GUS Z-06, GUS Z-05, GUS Z-02, GUS Z-03, GUS Z-12);
  • Personalformulare für Mitarbeiter (z.B. Arbeitsvertrag oder Arbeitszeugnis);
  • Generierung von Abrechnungsdokumenten für die polnische Sozialversicherung (ZUS) im KEDU-Format (Kollektionsdatei von elektronischen Versicherungsdokumenten): ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS DRA;
  • Generierung von Anmeldungsdokumenten für die Sozialversicherung im KEDU-Format: ZUSZUA, ZUSZCNA, ZUSZIUA, ZUSZZA, ZUSZWUA (diese Dokumente werden anschließend zum – Programm namens „Płatnik“ [Zahler] importiert);
  • automatische Bestimmung der Größe der Mitarbeiterdienstzeiten (Dienstzeit bis zur Rente, Dienstzeit für die Urlaubsbemessung, betriebliche Dienstzeit usw.);
  • Mechanismus zur Generierung von Urlaubslimits für den Mitarbeiter (u.a. Erholungsurlaub, Urlaub auf Verlangen, Pflegegeld für Kinder, Pflegegeld für Familienmitglieder, zusätzlicher Urlaub für Personen mit Behinderungen samt definiertem Behinderungsgrad) unter Berücksichtigung u.a. der Dienstzeit für die Urlaubsbemessung und Reduzierung der Urlaubsbemessung durch bestimmte Arten von Abwesenheiten;
  • Prozess der Generierung von Dokumenten, die elektronisch an das Finanzamt versendet werden,
  • obligatorische Berichterstattung an den polnischen Staatlichen Fonds für Rehabilitation von Personen mit Behinderungen (PFRON) (was mit der Beschäftigungskennzahl von Personen mit Behinderungen verbunden ist);
  • Prozess der Abrechnung der Gehaltsliste gemäß polnischer Gesetzgebung. Beim „harten“ HR (insbesondere für die Abrechnung der Gehaltsliste für Polen) ähnelt das Projekt zur Aktivierung des Systems in der polnischen Niederlassung eher einer klassischen Implementierung (mit Elementen zur Anpassung an Unternehmensstandards) als einer Übertragung des Template samt Anpassung an das polnische Recht).

Die vorstehend genannten Anpassungen gelten als „Pflichtprogramm” für Unternehmen, die HR-Prozesse im SAP-System realisieren möchten. Zudem berücksichtigt die polnische Version des Systems auch Prozesse, die das Unternehmen im eigenen Umfang der SAP HR Implementierung berücksichtigen kann, aber nicht muss (z.B. Abwicklung von Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Arbeitsschutzvorschriften).

Steuerkontrollen, Wirtschaftsprüfer und Auditoren

Die Nichtbeachtung der polnischen Besonderheiten bedeutet, dass das in der polnischen Niederlassung eingesetzte SAP-System die Anforderungen aus den Vorschriften über das Rechnungswesen, Steuern, Devisenrecht usw. nicht erfüllen wird.

Die Nichterfüllung dieser Anforderungen kann im extremen Fall zu Steuerrückständen führen und Steuer- bzw. Finanzkontrollen nach sich ziehen. Dies kann auch die Erstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Berichten und Steuererklärungen für Finanzamt, Sozialversicherung, Hauptstatistikamt oder Warschauer Wertpapierbörse erschweren oder unmöglich machen. Dies ist im Bereich der Mehrwertsteuer, Verbrauchssteuer, CIT oder PIT besonders wichtig. Darüber hinaus läuft man Gefahr eines negativen Gutachtens seitens des Wirtschaftsprüfers oder Auditoren bezüglich der Rechnungsbücher, die nicht mit einem polonisierten System geführt worden sind.

Fit-Gap-Analyse – Identifikation von Unterschieden
Die Realisierung des Implementierungsprojekts für ein Template-SAP-System, welches in der Korporation funktioniert, stellt viele organisatorische und kommunikative Herausforderungen an die Muttergesellschaft und die lokale Gesellschaft, insbesondere dann, wenn beide Gesellschaften in verschiedenen Ländern lokalisiert sind. Die Muttergesellschaft ist an einer bestmöglichen Anpassung der lokalen Gesellschaft an die Unternehmensprozesse, vornehmlich aufgrund der notwendigen Vereinheitlichung von Prozessen gemäß den im Unternehmen geltenden besten Praktiken, interessiert. Ein wichtiger Aspekt ist auch die Optimierung der Implementierung und deren Kosten. Jedoch abgesehen davon, wie sehr die Muttergesellschaft möchte, dass das Template ein unverändertes Ganzes darstellt, sind zwei Unterschiede nicht zu vermeiden und zwar rechtliche Unterschiede und Differenzen bei Business-Prozessen.
Wir wissen mittlerweile, dass es Unterschiede gibt, aber wie lassen sich diese definieren? Wie können Probleme während der Implementierung infolge des Nichterkennens von lokalen Bedürfnissen vermieden werden? Hilfreich ist dabei die Fit-Gap-Analyse – ein Standardelement der SNP Go Forward Methodik für Rollout-Projekte (aus dem Englischen Fit – Anpassung, Gap – Unterschied).
Beata Niemiec-Siwek, Projektleiterin, SNP

Wenn sich ein Konzern an den SAP-Rollout in Polen wagt

Die Konzernzentrale entscheidet meistens darüber, wann die SAP-Unternehmenslösung in ein anderes Land transferiert wird. Wenn es solche Pläne gibt, ist es empfehlenswert, sich bestmöglich auf dieses Vorhaben vorzubereiten, damit die Implementierungsarbeiten reibungslos verlaufen, das System und seine künftigen Anwender entsprechend auf die Nutzung vorbereitet sind und die Ziellösungen rechtlichen Regelungen entsprechen.

Wichtig ist auch ein guter Kontakt mit Personen, die im Konzern für SAP-Rollouts zuständig sind. Dies sind meistens die Mitarbeiter der IT-Abteilung aus der Konzernzentrale, der ausgegliederten IT-Gesellschaft in der Korporation oder auch einer externen Beratungsfirma, die die Zentrale im SAP-Bereich unterstützt.

Zu Beginn ist die Dokumentation der Unternehmenslösung zur Kenntnis zu nehmen. Dazu zählen die Projektkarte oder ein ähnliches Dokument samt u.a. Informationen über den Umfang und die Phasen der SAP-Implementierung, Implementierungskonzepte und Konfigurationen der jeweiligen Module. Wichtig ist auch das Kennenlernen der Dokumentation von Systemtests, Anleitungen für Endanwender und Dokumentationen zur Beschreibung der Art und Weise und des Umfangs für die Einführung der Eröffnungsbilanz in den jeweiligen Modulen.

Das Fehlen irgendeines dieser Dokumente sollte als potentielle Gefahr für irgendeine ihrer Implementierungsphasen aufgefasst werden. Die meisten dieser Dokumente sollten in polnischer Sprache verfügbar sein, um das System richtig zu nutzen und für Kontrollzwecke zur Verfügung zu stehen. Es lohnt sich herauszufinden, ob das anvisierte Rollout-Modell des Konzerns eine entsprechende Schulung der Systemanwender berücksichtigt. Für viele von ihnen kann sich die Fremdsprache als eine Barriere erweisen, wodurch Schulungen nicht das erhoffte Ergebnis bringen werden.

Wenn bekannt ist, wie die Zentrale den SAP-Rollout durchführen möchte, kann man während der Implementierungsarbeiten alle hier beschriebenen Themenbereiche abarbeiten sowie entsprechende Hilfe bereitstellen.

Wenn das Unternehmens-SAP-System bereits implementiert worden ist…

Die Überprüfung, ob das SAP-System unter Berücksichtigung der polnischen Besonderheiten implementiert worden ist, kann von erfahrenen Beratern durchgeführt werden, die detaillierte in Polen im System verwendete Lösungen bestens kennen.

Auch wenn man kein SAP-Spezialist ist, kann man eine vorausgehende Überprüfung des Systems anhand der Analyse der während der Implementierung entstandenen Dokumentation durchführen (soweit eine derartige Dokumentation verfasst worden ist). Wichtige Schlussfolgerungen lassen sich auch ziehen, wenn man den Kontenplan, verfügbare Berichte und Ausdrucke analysiert.

Als bewährte Praxis gilt das Audit des verwendeten SAP-Systems durch den Implementierungsberater mit Erfahrung bei SAP-Rollout-Projekten. Während des Audits erkennt der Berater Bereiche im System und/oder in der Implementierungsdokumentation, die zur Vorschriftsverzerrungen führen.

Auf diese Art und Weise entsteht eine Liste von Themen, die abgearbeitet werden müssen. Ein Teil von Firmen entscheidet sich für die Einführung von spezifizierten Änderungen durch die Unternehmensberater, aber in der Regel ist die Vornahme von Änderungen und Ergänzungen durch einen Berater mit Erfahrung aus Implementierungen in Polen besser.

Eine gute Vorbereitung auf den SAP-Rollout ist häufig mit der notwendigen Überzeugung der Entscheidungsträger in Unternehmen für eine Unterstützung durch eine polnische Implementierungsfirma verbunden. Je nach Rolle und Berechtigungen wird ihre Einbindung das Risiko eines Fehlschlagens der Implementierung und Mängel in der Dokumentation reduzieren oder gänzlich eliminieren.

Es ist anzumerken, dass sich ein schlecht implementiertes System nicht nur als Quelle von Problemen für die Mitarbeiter der polnischen Niederlassung erweisen wird, sondern kann auch den Konzern mit zusätzlichen schwierig einschätzbaren Kosten für die Instandsetzung des Systems belasten.

Kooperation: Marta Habza, Bartosz Janowski, Tomasz Krauze, Lubomir Przyborski, Maciej Szajna

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