Case study
Przeczytaj, jak firma InPost rozlicza koszty podróży służbowych swoich pracowników w BeeOffice
BeeOffice Delegacje
Rozliczanie delegacji online
Jeden formularz delegacji online dla wszystkich: pracownik wprowadza rachunki do rozliczenia, przełożony akceptuje wyjazd i wydatki, księgowość rozlicza i zwraca koszty.
Funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.
Zespół działa sprawniej, a BeeOffice dba o zgodność całego procesu z przepisami. Elektroniczne delegacje oszczędzają czas wszystkich twoich pracowników!
Jak to działa?
Dowiedz się więcej
2 godz.
tyle czasu pracy (w sumie – delegowanego pracownika, przełożonego, księgowości) średnio zajmuje obsługa i rozliczenie 1 podróży służbowej
- Możliwości
-
- Wszystkie formalności związane z delegacjami możecie załatwić online, z każdego miejsca na świecie
- Pracownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją, takie jak cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty itp.
- Jeśli w Waszej firmie jest to wymagane, wniosek może zostać automatycznie przekazany do przełożonego, który zatwierdza możliwość odbycia podróży służbowej
- Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty, może dołączyć skany faktur i inne konieczne pliki. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby lub osób
- Proces workflow w BeeOffice może przebiegać zgodnie z zasadami panującymi w Waszej firmie. Na przykład jeśli koszty delegacji zatwierdza inny pracownik niż bezpośredni przełożony, BeeOffice właśnie do niej skieruje wniosek pracownika
- Formularz delegacji umożliwia również przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów
- Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi
- BeeOffice zapewnia zgodność całego procesu z przepisami prawa (wysokość diet itp.)
- Dokumenty papierowe ograniczacie do koniecznego minimum. A te, które są niezbędne (bilety PKP, faktury) otrzymują numer zgodny z numerem wniosku i już nic nie zaginie
- Jeśli Wasza firma korzysta również z modułu Samochody, koszt paliwa automatycznie zostanie przypisany do odpowiedniego auta (prywatnego lub służbowego)
- Korzyści
-
- Wzrost efektywności i wygody pracy osób często wyjeżdżających służbowo (pracowników i przełożonych) – teraz nie musisz jechać specjalnie do biura, aby złożyć lub akceptować wniosek
- Oszczędność czasu w skali firmy – proces jest samoobsługowy, nie angażuje dodatkowych osób np. z administracji
- Duże ułatwienie przy rozliczaniu czasu pracy na poszczególne MPK – odbywa się automatycznie już przy wypełnianiu wniosku
- Zarządzanie delegacjami przejrzyste i przyjazne dzięki ograniczeniu zawodnej dokumentacji papierowej i wprowadzeniu jednoznacznego procesu
- Oszczędność kosztów dzięki racjonalnym decyzjom przełożonych, na bieżąco i przy pełnej informacji
Kalkulator delegacji i diet - wypróbuj za darmo
Wypróbuj bezpłatnie funkcjonalność modułu Delegacje w BeeOffice. Kalkulator kosztów delegacji wyliczy kwotę należnej diety lub rozliczy całą delegację. Podaj tylko dane podróży i... gotowe!
