Rozliczaj delegacje elektronicznie. Pracownicy sami wprowadzą dane i załączą zdjęcia rachunków, a księgowość szybko i sprawnie rozliczy koszty i diety. Zautomatyzuj rozliczanie aut służbowych i prywatnych. Zarządzaj flotą i jej serwisowaniem.
Rozliczanie kosztów delegacji i aut - digitalizacja, automatyzacja, samoobsługa
Jeden formularz delegacji online dla wszystkich: pracownik wprowadza rachunki do rozliczenia, przełożony akceptuje wyjazd i wydatki, księgowość rozlicza i zwraca koszty.
Funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.
Zespół działa sprawniej, a BeeOffice dba o zgodność całego procesu z przepisami. Elektroniczne delegacje oszczędzają czas wszystkich twoich pracowników!
Czy wiesz, że…. 2 godz.: tyle czasu pracy (w sumie – delegowanego pracownika, przełożonego, księgowości) średnio zajmuje obsługa i rozliczenie 1 podróży służbowej
Jak to działa?
Formularz delegacji – wszystkie potrzebne informacje, w jednym miejscu…
Pracownik wprowadza wydatki i ew. ryczałty związane z delegacją. Kwoty diet są obliczane automatycznie.
Skany lub zdjęcia rachunków mogą być dodane jako załączniki, kiedy rozliczamy delegację po powrocie do biura lub – na bieżąco w trakcie podróży – wprost z ekranu telefonu.
Obieg dokumentów zgodnie z procedurą ustaloną w firmie – np. przełożony zatwierdza, a księgowość weryfikuje i rozlicza podróż. System rejestruje datę, czas i osobę podejmującą każdą decyzję w procesie workflow.
Jeśli pracownik odbywa kilka podobnych podróży, można skopiować wybraną delegację i wypełnić tylko zmienione dane
W każdej organizacji zdarzają się sytuacje kiedy kilka osób podróżuje służbowo do tego samego miejsca. Na ekranie delegacji można włączyć „podpowiedź” innych osób, które podróżują do tego samego miejsca docelowego w terminie, który w całości lub częściowo pokrywa się z naszą podróżą.
Przełożony może analizować koszty i czas podróży swojego zespołu wg krajów, miejscowości lub osób
Uzupełnieniem procesu rozliczania delegacji jest formularz rezerwacji podróży – planowanie i wybór hotelu, połączenia lotniczego, itp. Może być wykorzystany do bezpośredniej komunikacji z biurem podróży, które obsługuje firmę.
Tankowania, kilometrówka, karty paliwowe. Baza informacji o firmowych autach. Wszystko w BeeOffice.
Moduł Samochody to nie tylko baza informacji o autach firmowych, ale przede wszystkim możliwość automatycznego rozliczania zużytego przez nie paliwa na podstawie informacji wprowadzonych przez pracowników do delegacji!
W jednym miejscu możesz wprowadzać i przechowywać informacje o statusie aut, ich przypisaniu do pracowników lub dodatkowych cechach i atrybutach.
Czy wiesz, że… 1200/rok: średnio tyle rozliczeń aut służbowych i prywatnych dokonuje się w firmie z 50 samochodami używanymi w celach służbowych
Jak to działa?
Informacje o firmowej flocie zebrane w jednym miejscu…
Metryka samochodu pozwala zapisać wszystkie istotne dane
System automatycznie przypomni o wygasającym wkrótce ubezpieczeniu lub terminie badania technicznego
