DUNI: W stronę turkusowego HR

Czym zajmuje się oddział DUNI w Polsce?

Joanna Stanišić: Posiadamy w Polsce 3 spółki: DUNI Poland – zakład produkcyjny, DUNI Sales Poland – spółkę sprzedażową oraz DUNI EFF – spółkę finansową. W fabryce produkujemy głównie serwetki drukowane i niedrukowane oraz talerze. DUNI Sales Poland oferuje wszystkie produkty z naszego asortymentu. DUNI EFF obsługuje większość podmiotów DUNI na świecie od strony finansowo-księgowej. Wszystkie spółki znajdują się w Poznaniu, zatrudniając w sumie około 600 osób.

Jak organizują Państwo pracę w biurze i na produkcji?

J.S.: W fabryce, która jest największym pracodawcą, mamy pracowników produkcyjnych i biurowych. Pracownicy produkcyjni pracują w układzie 3 zmian, praca standardowo planowana jest od poniedziałku do piątku. Pracownicy biurowi pracują w elastycznym czasie pracy, mają też możliwość pracowania z domu.

Jak dotychczas wyglądało w DUNI zarządzanie pracownikami? Mieli Państwo jakieś oprogramowanie, które wspomagało „miękki” HR, czy tylko sprawy typowo kadrowe?

J.S.: Korzystaliśmy raczej z typowego oprogramowania kadrowo-płacowego, wspieranego licznymi plikami w Excelu. Jak dotąd, nie mamy kompleksowego oprogramowania do zarządzania innymi aspektami HR.

Co było największą „bolączką”, czego brakowało w DUNI? Co popchnęło Państwa do podjęcia decyzji o radykalnych zmianach?

J.S.: Myślę, że typowe programy kadrowo-płacowe są mało elastyczne w obecnej zmieniającej się szybko rzeczywistości. Brakowało nam narzędzia bardziej kompleksowego, a jednocześnie prostego i wygodnego dla użytkowników. Naszym celem jest również całkowite wyeliminowanie dokumentacji: wniosków, dodatkowych plików, które generują niepotrzebną pracę.

Na czym polega w DUNI filozofia „Turkusowej organizacji”? Czy wpłynęła ona na decyzję o wdrożeniu nowej platformy HR?

J.S.: Pojęcie „Turkusowej organizacji” jest bardzo szerokie. W skrócie, to dość elastyczny model zarządzania opierający się na samoorganizowaniu się zespołów w różnych procesach. W modelu tym nie ma typowej hierarchii, rola kierowników bardziej sprowadza się do coachowania i wspierania specjalistów w ich dalszym rozwoju. Pracownicy mogą wszechstronnie się rozwijać. Duni w Poznaniu nie jest jeszcze organizacją turkusową, jednak powoli zmierzamy w tym kierunku. Nowa platforma HR z pewnością pomoże nam w samodzielności pracowników, którzy w dużej mierze sami będą odpowiedzialni za swój rozwój i dbałość o swoje dane.

Jakie były Państwa oczekiwania względem nowej platformy i partnera wdrożeniowego?

J.S.: Szukaliśmy narzędzia nowoczesnego, inteligentnego i szybkiego, które pomoże nam usprawnić naszą codzienną pracę. Projekt jest inicjatywą oddolną zespołu HR w Poznaniu. Do przetargu zaprosiliśmy kilka firm i poświęciliśmy każdej z nich bardzo dużo czasu na spotkania. Zajęło nam to kilka miesięcy. Podejmując decyzję o zakupie i wdrożeniu z SNP mieliśmy pełny obraz działania docelowej platformy oraz sposobu działania partnera odpowiedzialnego za wdrożenie.

Zdecydowali się Państwo na SAP SuccessFactors i SNP E-Time w modelu chmurowym. Dlaczego ten wybór, co Państwa przekonało?

J.S.: Połączenie tych dwóch systemów zapewni nam szeroki dostęp do funkcjonalności praktycznie z każdego miejsca i o każdej porze. Każdy pracownik będzie mógł zmienić swoje dane, harmonogram pracy, zawnioskować o urlop z dowolnego urządzenia mobilnego. To duża zmiana, zwłaszcza dla pracowników produkcyjnych, którzy na co dzień nie pracują przy komputerach.

Joanna Stanišić, HR Manager East Europe, DUNI

Istotą rozwiązania SNP E-Time jest środowisko, które spina w jednym miejscu wszystkie dane, związane z planowaniem czasu pracy, które potrzebne są kierownikom, m.in.: zapotrzebowanie na pracę, uwarunkowania prawne, preferencje pracowników. W jakim zakresie planują Państwo wykorzystywać SNP E-Time dla pracowników biurowych, a w jakim dla produkcyjnych? Z jakich funkcji będą korzystać pracownicy?

J.S.: SNP E-Time będzie dogodnym rozwiązaniem dla wszystkich i z pewnością pomoże każdej grupie pracowników. Pracownicy biurowi przemieszczają się, często pracują z domu, wyjeżdżają na delegacje. Pracownicy sprzedaży są ulokowani w całej Polsce i codzienny dostęp do swoich menedżerów mają bardzo ograniczony. Posiadanie dostępu online poprzez urządzenia mobilne bardzo im pomoże. Dodatkowo dla pracowników DUNI EFF będzie możliwość podziału monitorowania czasu pracy dla różnych klientów. Pracownicy produkcyjni natomiast funkcjonują w rzeczywistości zmian i równoważnego czasu pracy. Również dla nich dostęp online w dogodnym czasie będzie idealnym rozwiązaniem. Harmonogramy pracy często się zmieniają i oni w każdej chwili będą o tym wiedzieć.

Na ile nowe narzędzia ułatwią/przyspieszą pracę kierownikom?

J.S.: Zdecydowanie pomogą kierownikom w natychmiastowym reagowaniu na wnioski pracowników. Teraz jest to często utrudnione, np. podczas nieobecności kierownika. Największą zmianę odczują kierownicy produkcji i osoby odpowiedzialne za przygotowywanie grafików. Wykorzystanie  SNP E-Time wg naszych wyliczeń zaoszczędzi kilkadziesiąt godzin pracy dla każdej ze zmian w tym zakresie. Do tej pory planowanie odbywało się w plikach Excel, co jest dużym wysiłkiem w szybko zmieniającej się rzeczywistości (zmiana zleceń produkcyjnych, nagłe przestoje maszyn, nieplanowane nieobecności pracowników).

Jakie jest nastawienie pracowników DUNI do tego projektu?

J.S.: Jak dotąd zaprezentowaliśmy narzędzie jedynie poprzez prezentację. Szkolenia pracowników planujemy pod koniec wdrożenia. Dotychczas odbiór pracowników był pozytywny. Zwłaszcza opcja samoobsługi z mobilnych urządzeń spotkała się z dużym zainteresowaniem. Zespół wdrożeniowy po stronie HR jest bardzo zmotywowany. Wiemy, że to wdrożenie niesamowicie usprawni naszą pracę, co już w tej chwili wpływa pozytywnie na nasz nastrój.

DUNI Poland wdraża SuccessFactors jako pierwsza firma w grupie. Czy planują Państwo udostępnić to rozwiązanie dla innych lokalizacji?

J.S.: Zadecyduje o tym wdrożenie w Poznaniu. Czujemy się wyróżnieni w grupie DUNI, będąc krajem, który testuje nowe rozwiązanie. Mam nadzieję, że nasze zadowolenie wpłynie pozytywnie na dalsze decyzje odnośnie rolloutu w innych lokalizacjach.

Serdecznie dziękuję za rozmowę

Rozmawiała: Monika Kanigowska

SNP E-Time: rewolucja w planowaniu grafików pracowników produkcyjnych

Firmy stosują bardzo różne systemy czasu pracy. Dla nas najwygodniejszą formą jest równoważny system czasu pracy, przy czym planujemy produkcję od poniedziałku do piątku. Staramy się, aby pracownicy mieli jednak weekendową dłuższą przerwę, bo to wpływa na ich zadowolenie. Mają czas dla swoich bliskich i na rozwijanie swoich pasji. Nasza produkcja nie odbywa się w ruchu ciągłym, dlatego możemy sobie na taki system pozwolić.
Za prawidłowe harmonogramowanie odpowiadają kierownicy zmian. Dotychczas planowanie czasu pracy operatorów na produkcji odbywało się przy wykorzystaniu Excela, na podstawie planu produkcji dostępnego w systemie SAP. Jest to proces bardzo czasochłonny, obciążony dużą ilością zmiennych, często nawet kilka razy w trakcie zmiany (zmiana planów produkcyjnych, postoje i awarie maszyn, nieobecności pracowników).
Integracja SNP E-Time z APO PP/DS oznacza, że system automatycznie podpowie nam, jaką obsadą dysponujemy do konkretnego zlecenia produkcyjnego. Planiści zleceń produkcyjnych zobaczą dostępność ludzi z kompetencjami dedykowanymi konkretnej maszynie produkcyjnej jeszcze przed uwolnieniem zlecenia w systemie. Planiści odpowiedzialni za obsadę pracowników produkcyjnych skorzystają z najbardziej optymalnych grafików, które podpowie im system. Wymaga to od nas na etapie wdrożenia bardzo dokładnego opisania kompetencji naszych pracowników, jednak korzyści płynące z niesamowitej oszczędności czasu po wdrożeniu będą ogromne.
Dostęp do systemu będą mieli wszyscy pracownicy produkcyjni, co pozwoli im wprowadzać preferencje co do czasu pracy, jak i wnioski urlopowe. Dziś nie ma już chyba osoby, która nie korzysta ze smartfona, a łatwość obsługi i intuicyjność systemu gwarantuje zadowolenie wszystkich użytkowników.
Marcin Stoiński, Kierownik Produkcji, DUNI Poland