40 000 aplikacji

PTC prowadzi wiele procesów rekrutacyjnych, co wiąże się z koniecznością obsługi ok. 40 tys. aplikacji od kandydatów rocznie. Tak ogromna skala tego procesu wymagała usprawnienia zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Od dłuższego czasu można zaobserwować rosnące zapotrzebowanie na wykorzystanie Internetu w procesie rekrutacji. Jest to wygodne nie tylko dla kandydata, ale przede wszystkim dla firmy, która nie musi przetwarzać dużej liczby dokumentów papierowych.

W proces rekrutacji może być zaangażowany każdy menedżer PTC – jeśli tylko zajdzie potrzeba rekrutacji do podległej mu jednostki organizacyjnej. Dotychczas menedżer wystawiał papierowe zlecenie rekrutacji, które następnie w formie tradycyjnej było akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla, kontrolera finansowego, a następnie trafiało do Sekcji Organizacji, która wpisywała na tym dokumencie numer wakatu.

Taki dokument następnie trafiał do Sekcji Rekrutacji, która przygotowywała ogłoszenia publikowane w prasie bądź Internecie. Do PTC trafiały maile z załącznikami lub papierowe dokumenty, które były ręcznie rejestrowane w ówczesnej wersji systemu SAP HR. Wszystko to powodowało, że proces był długi i trudny do śledzenia.

Opracowane rozwiązanie zostało pomyślane jako funkcjonalność kompleksowo obsługująca proces rekrutacji, zintegrowana z innymi systemami IT wykorzystywanymi w PTC

 

Szukając rozwiązania, które mogłoby usprawnić ten proces, zdecydowano się w PTC na wdrożenie najnowocześniejszego w Polsce systemu, który z jednej strony pozwala na szybszy kontakt z kandydatami, a z drugiej odciąża pracowników od rutynowych czynności.

Po raz pierwszy w Polsce

Prace nad portalem rekrutacyjnym trwały od początku stycznia 2006 r. Projekt był pionierski – dotychczas nie było wdrożeń tej funkcjonalności w Polsce. Do projektu PTC zdecydowała się zaangażować BCC (aktualnie All for One Poland) ze względu na pozytywną ocenę dotychczasowej współpracy (m.in. przy projekcie udostępnienia pasków płacowych w SAP NetWeaver Portal dla kilku tysięcy pracowników PTC), a także bogate doświadczenie konsultantów BCC z różnych, często innowacyjnych przedsięwzięć SAP HR.

Pracownicy PTC i konsultanci BCC ściśle współpracowali we wszystkich etapach projektu – od tworzenia koncepcji funkcjonalnej, przez prace konfiguracyjne, wypracowanie technologii zapewniających bezpieczeństwo danych, po testy i start produkcyjny. Koncepcja rozwiązania była współtworzona przez pracowników PTC z Sekcji Rekrutacji, wśród których szczególną rolę pełniły Elżbieta Urbaniak jako kluczowy użytkownik dotychczasowego systemu wspierającego rekrutację oraz Marta Szeszko – definiujące w bardzo dużej mierze wymagania PTC wobec docelowego rozwiązania.

Konsultanci BCC i pracownicy PTC konfigurowali system, modyfikowali standardowe funkcjonalności oraz tworzyli nowe rozszerzenia w celu dostosowania go do potrzeb PTC. Brali też udział w przygotowaniu scenariuszy testów realizowanych przez pracowników PTC, wreszcie wspierali użytkowników systemu podczas startu produkcyjnego rozwiązania, a także po nim.

W grudniu 2006 r. PTC, jako pierwsza firma z Polski, udostępniła rozwiązanie do celów rekrutacji wewnętrznej, a w połowie lutego br. rozwiązanie zostało udostępnione kandydatom zewnętrznym na stronie www.era.pl.

Rekrutacja kompleksowa

Opracowywane rozwiązanie zostało pomyślane jako funkcjonalność kompleksowo obsługująca proces rekrutacji, zintegrowana z innymi systemami IT wykorzystywanymi w PTC, w tymi m.in. aplikacjami SAP. SAP E-Recruiting obsługuje cały proces rekrutacji w PTC, zaczynając od tworzenia i zatwierdzenia wniosku rekrutacyjnego, przeprowadzenia procesu publikacji ogłoszenia i zbierania ofert kandydatów, poprzez ich ocenę i wymianę informacji z kandydatami, aż po sam wybór.

Dodatkowo SAP E-Recruiting zawiera funkcjonalność umożliwiającą zarządzanie pulą talentów – która w PTC nazywa się „Bazą Kandydatów Era” – czyli potencjalnych kandydatów do zatrudnienia.

Rozwiązania techniczne

Od strony IT rozwiązanie E-Recruiting jest powiązanie z innymi obszarami SAP: SAP HR (m.in. kopia struktury organizacyjnej firmy), z SAP NetWeaver Portal. W trakcie projektu szczególną uwagę zwrócono na bezpieczeństwo technologiczne rozwiązania, ponieważ kandydaci korzystają z tego samego systemu co menedżerowie PTC składający i zatwierdzający zlecenia rekrutacyjne.

Warto podkreślić, że dane między kandydatem i Sekcją Rekrutacji przesyłane są online. Nie ma żadnego opóźnienia czy serwera pośredniego.

Kandydat zewnętrzny rejestruje się bezpośrednio w bazie danych PTC, a informacje te są od razu dostępne dla Sekcji Rekrutacji i menedżera, który na bieżąco może przeglądać aplikacje.

Bardzo ważną częścią projektu była integracja z systemem Tytan, który służy w PTC do elektronicznego zatwierdzania różnego rodzaju wniosków i dokumentów przez menedżerów – w tym np. wniosków urlopowych czy podróży służbowych. Kierownikiem projektu Tytan w PTC był Paweł Ciborowski. Dzięki integracji z SAP E-Recruiting w Tytanie (za pośrednictwem SAP NetWeaver Portal) menedżerowie mają możliwość wygodnego wprowadzania i zatwierdzania wniosków rekrutacyjnych.

Ważne bezpieczeństwo

Zgodnie ze strategią IT PTC szczególną uwagę poświęcono kwestii bezpieczeństwa danych. We wszystkich etapach projektu uczestniczyło Biuro Bezpieczeństwa Technologicznego PTC – od analizy ofert wdrożeniowych i akceptację oferty BCC (aktualnie All for One Poland), zatwierdzenie koncepcji rozwiązania, przez weryfikację testów w trakcie projektu i przed samym startem produkcyjnym, aż po wyrażenie zgody na start rozwiązania.

Serwer SAP E-Recruiting nie przechowuje żadnych danych o pracownikach PTC. Jest tam jedynie zamodelowana kopia struktury organizacyjnej, aktualizowana na podstawie systemu SAP HR. Gwarantuje to pełne bezpieczeństwo danych płacowych i personalnych.

„W Bazie Kandydatów Era zarejestrowało się kilkaset osób, z którymi możemy utrzymywać długofalowy kontakt. Możemy też błyskawicznie przeszukiwać bazę danych w celu znalezienia odpowiedniego kandydata do pracy. Po trzech miesiącach działania portalu w Bazie Kandydatów zarejestrowało się już prawie 4 tys. kandydatów. Został też przyspieszony proces publikacji ogłoszenia. Od momentu wystawienia zlecenia rekrutacyjnego, przez jego akceptację, do publikacji na stronie www.era.pl mijają czasem zaledwie 1-2 godziny. Oznacza to, że już następnego dnia można umawiać rozmowy z pierwszymi kandydatami” – opowiada Anna Dobieszewska, Kierownik Działu Rozwoju Personelu.

Natychmiastowa poprawa

Korzyści z wdrożenia widać było już w pierwszych dniach po uruchomieniu systemu. Dzięki temu rozwiązaniu Dział Rozwoju Personelu ma możliwość wręcz natychmiastowej reakcji na potrzeby firmy – szybkiej publikacji ogłoszeń w Internecie, zebrania dużej liczby interesujących kandydatur i skutecznej rekrutacji w bardzo krótkim czasie.

Kompleksowość rozwiązania

  • tworzenie zlecenia rekrutacji
  • proces publikacji ogłoszeń
  • zbieranie zgłoszeń
  • oceny kandydatów
  • obsługa wymiany informacji z kandydatami
  • wybór kandydatów
  • zarządzanie bazą talentów

System E-Recruiting jest dostępny przez przeglądarkę internetową, która jest podstawowym interfejsem osoby rekrutującej oraz kandydata zewnętrznego i wewnętrznego (jedynie niewielka część funkcji administratora wymaga posługiwania się SAP GUI – dostępu do systemu SAP). Kandydaci mają możliwość wyszukiwania ogłoszeń, a następnie składania swoich aplikacji na wybrane stanowisko.

Osoba rekrutująca określa, jakie informacje są istotne w kontekście wybranego wakatu, na przykład jakie kwalifikacje, wykształcenie, predyspozycje powinien mieć potencjalny pracownik. Kandydat może także umieszczać załączniki z dokładniejszym opisem swoich doświadczeń zawodowych i kompetencji.

Całość przepływu informacji zawarta jest w systemie informatycznym, co praktycznie eliminuje konieczność użycia dokumentów papierowych. Tworzone przez osoby rekrutujące ogłoszenia można automatycznie przesyłać na strony intranetowe oraz internetowe.

Wizerunek i przewaga

Automatyczne generowanie stron internetowych zawierających opisy aktualnych wakatów na portalu www.era.pl umożliwia szerszy niż wcześniej dostęp kandydatów do ofert pracy i praktyk, kreując jednocześnie nowoczesny i pozytywny wizerunek PTC jako potencjalnego pracodawcy.

Dostępność Bazy Kandydatów ERA, budowanej dzięki nowemu rozwiązaniu, umożliwia zmianę charakteru pracy działu rekrutacji na bardziej aktywną, na przykład wyszukiwanie kandydatów zarejestrowanych w bazie, którzy nie złożyli aplikacji na określony wakat. Wykorzystanie funkcjonalności zarządzania talentami pomoże więc PTC osiągnąć przewagę rynkową.

Kandydat zewnętrzny rejestruje swoje dane bezpośrednio w bazie danych PTC, a informacje te są od razu dostępne dla zainteresowanych – Sekcji Rekrutacji i menedżera

Korzyści: podsumowanie

  • Usprawnienie procesu rekrutacji: rejestracja danych przez kandydatów (odciążenie specjalistów PTC od rutynowych czynności); szybsza komunikacja z kandydatami; możliwość przetworzenia większej liczby aplikacji; dostęp kandydata do informacji o statusie jego aplikacji
  • Budowanie puli talentów (Baza Kandydatów Era): szybsze wyszukiwanie odpowiedniego kandydata; możliwość śledzenia zmian w profilach kandydatów; lepsze poznanie kandydatów poprzez długofalowy kontakt
  • Odpowiedź na potrzeby rynku i kandydatów – w świetle rosnącej roli medium internetowego w procesie naboru
  • Budowanie wizerunku PTC jako dobrego pracodawcy

Rozwiązanie jest dostępne na stronie www.era.pl

Polska Telefonia Cyfrowa sp. z o.o. jest operatorem sieci telefonii komórkowej Era i Heyah. Po rozpoczęciu działalności komercyjnej w 1996 r. pod marką Era GSM (obecnie Era) szybko zyskała pozycję jednej z największych polskich firm. PTC oferuje usługi oparte na licencjach: GSM 900, GSM 1800 i UMTS, a także najszybszy bezprzewodowy dostęp do Internetu– usługę blueconnect z technologią HSDPA. PTC obsługuje ponad 12,525 mln klientów; obejmuje swoim zasięgiem 96,5% terytorium Polski i 99,6% jej mieszkańców. PTC proponuje usługi w trzech kategoriach: Era – dla klientów prywatnych, Era Biznes – dla klientów instytucjonalnych oraz Tak Tak i Heyah – w systemie pre-paid. Oferta firmy obejmuje różnorodne usługi głosowe i niegłosowe, w tym również bezprzewodowy dostęp do Internetu i usługi multimedialne na platformie Era Omnix. Era Biznes zapewnia kompleksowe rozwiązania mobilne dla biznesu w obszarach: komunikacji, transmisji danych i aplikacji specjalistycznych.