Od ponad 24 lat wywodząca się z Francji grupa energetyczna EDF jest obecna na polskim rynku energii elektrycznej i ciepła. Od tego czasu, realizując politykę silnego zaangażowania na rynkach lokalnych, konsekwentnie umacnia swoją pozycję, przejmując udziały w największych polskich elektrociepłowniach i zakładach z sektora energetycznego. Podmiotem koordynującym działania spółek zależnych EDF w Polsce jest EDF Polska Centrala. W jej strukturach funkcjonuje Centrum Usług Wspólnych (CUW), którego główne zadania polegają na świadczeniu kompleksowej obsługi spółek grupy w zakresie finansów i księgowości, zarządzania zasobami ludzkimi oraz wsparcia IT (w tym także administracji systemem SAP HR).
Organizacja Centrum Usług Wspólnych dla grupy kapitałowej złożonej z podmiotów o różnej historii, modelu zarządzania i strukturze organizacyjnej to nie lada wyzwanie, jednak, jak podkreślają w EDF, reorganizacja i centralizacja usług pomocniczych w CUW jest kluczowym elementem na drodze do osiągnięcia efektywności ekonomicznej grupy.
Jednym z obszarów wspólnych realizowanych w krakowskim CUW jest administracja i zarządzanie kadrami oraz naliczanie wynagrodzeń dla wszystkich ponad 3500 pracowników grupy EDF w Polsce. Centralizację zadań kadrowo-płacowych w grupie ułatwia zintegrowany z innymi obszarami system SAP HR.
Oprócz efektów finansowych inne korzyści z takiego modelu obsługi pracowników są oczywiste: jedno źródło danych o zatrudnionych, szerokie możliwości raportowania informacji kadrowo-płacowych, ujednolicenie procesów HR we wszystkich spółkach grupy, wykorzystanie efektu skali dzięki skupieniu obsługi pracowniczej dla wielu spółek w jednym miejscu i budowanie spójnej polityki zatrudnienia i rozwoju kadr to tylko podstawowe z nich. Jednak to punkt widzenia pracodawcy.
Dla pracownika konsekwencją wejścia jego macierzystej firmy w struktury grupy kapitałowej czy też centralizacji procesów w CUW może być „oddalenie się” działu kadr i płac i utrudniony dostęp do ważnych dla niego informacji kadrowych.
Informacja podstawą komunikacji z pracownikiem
Przepływ informacji kadrowych w każdej firmie jest bardzo istotny. Ma on szczególne znaczenie w dużych firmach o rozproszonej strukturze, które zatrudniają znaczną liczbę osób. W tak dużej organizacji, jaką jest EDF, centralizacja procesów kadrowych w CUW nie oznacza, że wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kadry i płace pracują w Krakowie. Oprócz centrali w poszczególnych spółkach działają oddziały lokalne, które zapewniają bieżącą obsługę pracowników, przygotowując dla nich potrzebne zaświadczenia czy zbierając informacje o zdarzeniach (zmiana danych, zwolnienia lekarskie itp.).
Jednak podobnie jak w każdej firmie działy kadrowe i płacowe spółek Grupy zasypywane są pytaniami: ile pozostało mi urlopu, kiedy mam pójść na badania okresowe, kiedy dokładnie mam wrócić do pracy po urlopie macierzyńskim, kiedy będą robione przelewy z wynagrodzeniami i ile wyniesie moja wypłata w tym miesiącu… Przekazanie tych informacji pojedynczo każdej osobie generuje znaczną ilość pracy.
W dużej bądź rozproszonej organizacji – szczególnie w firmach produkcyjnych czy usługowych, gdzie nie wszyscy pracownicy mają dostęp do firmowej poczty lub portalu – często brakuje narzędzia, które pomagałoby w pilnowaniu terminów i wysyłaniu odpowiednio wcześniej informacji o obowiązkowych szkoleniach, terminie ocen pracowniczych, konieczności dostarczenia dokumentów lub zaświadczeń. Dlatego pracodawcy poszukują rozwiązania, które usprawni i zautomatyzuje dystrybucję takich informacji.
Powiadomienia o zdarzeniach kadrowych
Od grudnia 2011 roku Centrum Usług Wspólnych Grupy EDF w Polsce korzysta z aplikacji SNP EasyReminder. Jest to rozwiązanie, które w oparciu o system SAP HR pozwala na definiowanie, a następnie wysyłanie powiadomień o zdarzeniach kadrowych poprzez SMS i/lub e-mail. Celem wdrożenia było usprawnienie procesu informowania pracowników i menedżerów w spółkach EDF Centrala, EDF CUW, Elektrownia Rybnik Elektrociepłownia Kraków, Energokrak, Elektrociepłownia Wybrzeże, Everen, wrocławska Kogeneracja, toruńska Cergia i PEC Tarnobrzeg.
Idea aplikacji opiera się na wykorzystaniu danych zgromadzonych w systemie SAP HR (np. informacje o dacie powrotu z urlopu, końcu ważności badań okresowych, dacie zakończenia umowy) i przetworzeniu ich w krótkie komunikaty tekstowe, wysyłane do wybranych adresatów lub grup adresatów.
Różne typy powiadomień
Spośród możliwości, jakie oferuje SNP EasyReminder, EDF na początek zdecydował się na wykorzystanie trzech typów powiadomień pracowników:
- powiadomienie o nieobecności,
- przypomnienie o terminie wykonania badań okresowych,
- informacja o przelewach wynagrodzeń.
Powiadomienia o nieobecności generowane są po powrocie pracownika do pracy, zawierają informację o tym, z nieobecności jakiego typu powrócił (urlop, opieka nad dzieckiem, L4) oraz ile dni urlopu pozostało mu do wykorzystania w ciągu roku. Tego typu komunikaty wysyłane są jedynie do pracowników. Do pracownika zaś i do jego bezpośredniego przełożonego (menedżera) wysyłane są przypomnienia o zbliżającym się terminie wykonania badań okresowych. Ostatni typ informacji otrzymują również tylko pracownicy – są to informacje o przelewach wynagrodzeń – kwota wynagrodzenia.
Data wysłania informacji jest definiowana w SNP EasyReminderze i może być skorelowana z informacją z działu finansowego. Komunikat o wynagrodzeniu powstaje automatycznie po wygenerowaniu w systemie listy płac oraz odpowiadającej jej informacji o przelewach, a następnie jest buforowany i wysyłany dopiero po wykonaniu przelewu (przygotowanie listy płac w dziale płacowym może się odbywać nawet kilka dni wcześniej niż rzeczywista data przelewu). Możliwe jest także ustawienie powtórnego komunikatu (np. informacja o upływającym za miesiąc terminie ważności badań lekarskich i ponowne przypomnienie na dwa tygodnie przed upływającym terminem).
E-mail czy SMS?
SNP EasyReminder umożliwia wysyłanie informacji za pomocą dwóch kanałów dystrybucji: e-maila i SMS-a. Choć wysyłanie SMS-ów przez bramki operatorów sieci telefonii komórkowej pociąga za sobą pewne koszty (w przeciwieństwie do poczty elektronicznej), Grupa EDF zdecydowano się korzystać z wiadomości SMS z kilku powodów. Po pierwsze – nie wszyscy pracownicy mają dostęp do komputera i firmowej poczty elektronicznej. Drugi i ważniejszy powód wynika z charakteru przekazywanych informacji. Są to dane wrażliwe, zawierające dane osobowe i wysokość wynagrodzenia. W EDF oceniono, że SMS jest bezpieczniejszym kanałem komunikacji, gdyż transmisja danych do operatora jest szyfrowana. Dodatkowo SMS jest szybszy od e-maila.
Informacje przesyłane są tylko do pracowników, którzy podali swoje numery telefonów i wyrazili zgodę na otrzymywanie takich wiadomości. W spółkach grupy EDF liczba osób zainteresowanych tego typu komunikatami rośnie z miesiąca na miesiąc.
Z SAP-a na SMS
Zasada działania aplikacji SNP EasyReminder jest dość prosta. Dla poszczególnych zdarzeń, o których chcemy informować na podstawie danych w systemie, definiuje się adresata lub grupę adresatów, czy komunikat trafia tylko do pracowników, czy też do ich przełożonych, kiedy w stosunku do zdarzenia informacja zostanie wysłana (przed czy po zdarzeniu) oraz czy będzie powtarzana. W wypadku powiadomień stałych (cyklicznych) można również wprowadzić datę, w której stosowne powiadomienie lub komunikat zostanie wysłany.
Aplikacja jest automatycznie uruchamiana raz dzienne (w razie potrzeby może też zostać uruchomiona ręcznie) i podczas tego cyklu zbiera dane z systemu konieczne do wygenerowania zdefiniowanych komunikatów.
Sama treść wiadomości tworzona jest dynamicznie. Do stałych fragmentów tekstu przechowywanych w EasyReminderze aplikacja pobiera dane z odpowiednich infotypów bądź tabel systemu SAP (np. informacja o urlopie do wykorzystania z infotypu 2001, wysokość wynagrodzenia z tabeli z informacjami o przelewach oraz z klastra płacowego).
W rezultacie powstaje gotowy komunikat.
Poniżej treści SMS-ów, jakie otrzymują pracownicy Grupy EDF.
- Powrót z nieobecności:
„Informujemy, że do dnia dd.mm.rrrr wykorzystałeś/aś urlop
<nazwa_podtypu_dla_ktorego_powrot>: <wartość_zmniejszenia>
Pozostało DNI:
wypocz: <wartość dla podtypów (A+B+…) (w tym na żądanie <wartość>) >
zaległy: <wartość> (podtyp A dla dat zmniejszenia…)
stażowy: <wartość> (podtyp E)
4 bryg.: <wartość> (podtyp F)”
- Przelew wynagrodzeń
„Informujemy, że dokonaliśmy przelewu na kwotę: <wartość>”
- Badania okresowe:
„Informujemy, że dnia dd.mm.rrrr kończy się ważność badań okresowych”.
Budowanie polityki kadrowej
Choć EDF wykorzystuje na razie trzy typy powiadomień, rozwiązanie jest na tyle elastyczne, a przy tym łatwe w obsłudze i administracji, że w przyszłości, wraz z rosnącymi potrzebami kadrowymi, administratorzy SAP w CUW będą mogli rozszerzać zakres komunikatów wysyłanych do pracowników i menedżerów o inne zdarzenia, np. informacje o szkoleniach, powiadomienia o upłynięciu terminu ważności uprawnień technicznych itp. Praktycznie rzecz biorąc, można wysyłać powiadomienie niemal o każdej danej dotyczącej pracownika, która jest określona w czasie.
Wdrożenie aplikacji SNP EasyReminder to realizacja strategicznych celów Centrum Usług Wspólnych EDF w praktyce. Rozwiązanie jest jednym z elementów wdrażania polityki porządkowania procesów HR w organizacji i standaryzacji wymogów informowania. Automatyczne generowanie i dystrybucja komunikatów dla pracowników to także znaczna oszczędność w czasie pracy działów kadrowych.
Ale oprócz tych korzyści dla EDF ważny jest także punkt widzenia pracowników. Łatwy dostęp do istotnych dla niego informacji o wymiarze urlopu czy wysokości wynagrodzenia to jeden z elementów budujących lojalność i zaufanie dla pracodawcy.
Andrzej Nowak, Kierownik Centrum Kompetencyjnego SAP, EDF Polska CUW
Coraz więcej chętnych na SMS
Decyzja o wdrożeniu SNP EasyRemindera w Grupie EDF w Polsce to efekt rozmów pomiędzy dyrekcjami HR i IT na temat możliwości lepszego wykorzystania oraz dalszego rozwoju narzędzi informatycznych wspierających procesy HR w spółce. EasyReminder okazał się atrakcyjną, łatwą w obsłudze aplikacją spełniającą te oczekiwania. Stosunkowo niewielkim kosztem narzędzie to umożliwia lepsze wykorzystanie SAP-a, który jest zintegrowanym systemem informatycznym do obsługi procesów kadrowo-płacowych w grupie.
W systemie SAP HR obsługiwanych jest ponad 3500 pracowników spółek Grupy EDF w Polsce, ponad 1500 z nich to użytkownicy pracujący bezpośrednio w systemie. Ze względu na ich geograficzne rozproszenie SNP EasyReminder istotnie ułatwia kontakt na linii dział HR – pracownik, stanowiąc dodatkową płaszczyznę komunikacji i podnosząc wizerunek spółki w oczach pracowników.
Do tej pory chęć otrzymywania komunikatów SMS z EasyRemindera wyraziło ok. 500 osób (z powodu wysyłania danych wrażliwych, każdy musi wyrazić pisemną zgodę na ich otrzymywanie). W ostatnim miesiącu system wysłał prawie 1600 takich komunikatów. Ich liczba jest zmienna, w zależności od liczby zdarzeń kadrowo-płacowych, które występują w danym okresie.
O nowym narzędziu, a tym samym nowej możliwości komunikacji informowaliśmy pracowników w naszym miesięczniku „Wspólna Energia” oraz za pośrednictwem e-maili i rozmów z bezpośrednimi przełożonymi. Sama inicjatywa odbierana jest przez pracowników pozytywnie, z dnia na dzień rośnie liczba chętnych do otrzymywania informacji z EasyRemindera. Nieufność wzbudza jedynie przesyłanie danych o wynagrodzeniu. Narzędzie jest bardzo elastyczne, dlatego nie wykluczamy dalszego rozszerzania zakresu informacji, o których będziemy chcieli informować pracowników.
Andrzej Nowak, Kierownik Centrum Kompetencyjnego SAP, EDF Polska CUW
