Serwis aplikacyjny SAP dla radia ESKA i „Super Expressu”

Grupa ZPR Media jest dynamicznie rozwijającą się grupą mediową. Skupia lokalne i ogólnopolskie rozgłośnie radiowe, wydaje gazetę codzienną i kilka magazynów tematycznych, posiada kilkadziesiąt serwisów internetowych, prowadzi wydawnictwo i wytwórnie muzyczne, realizuje usługi dla biznesu, a także zarządza siecią kasyn.

Każda z tych linii biznesowych charakteryzuje się wykorzystaniem systemów i aplikacji dziedzinowych, które wspierają typowe procesy, takie jak zarządzanie redakcją, czasem antenowym, a także sprzedaż reklamy radiowej, powierzchni reklamowych w prasie i na portalach oraz innych usług będących w portfolio grupy.

Rozwiązaniem, które spina bogaty pejzaż IT firmy, jest system SAP, stanowiący spójną platformę transakcyjną i raportową, gromadzącą dane z innych systemów i dającą kontrolę nad finansami firmy. Systemem SAP w Grupie ZPR Media objęte są obszary finansów i kontrolingu, zarządzania środkami trwałymi oraz obszar kadrowo-płacowy.

W firmach o rozproszonej strukturze oraz grupach kapitałowych częstą praktyką biznesową jest centralizacja procesów, szczególnie z obszaru finansów i HR, w centrum usług wspólnych. To pozwala osiągnąć oszczędności wynikające z uproszczenia struktury organizacyjnej i ujednolicenia procesów oraz wprowadzenia jednolitych standardów w skali grupy. Podobną drogę obrała także Grupa ZPR Media, powołując spółkę AZB Sp. z o.o. – stanowiącą centrum usług wspólnych w zakresie księgowości i finansów, kard i płac oraz utrzymania systemu SAP, obsługującą kilkadziesiąt podmiotów – od Radia ESKA, poprzez Radio Supernova (wcześniej Radio Wawa), Super Express, aż po zakłady bukmacherskie Totalbet.

Łącznie jest to blisko 60 podmiotów i około 5000 pracowników, zarówno etatowych, jak i zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Własne kompetencje SAP

Od systemu SAP, w którym codziennie księgowane są setki faktur, wymagana jest stała dostępność i bezawaryjność. Dodatkowo zarówno finanse, jak i HR to obszary, które muszą się mierzyć z ciągłymi zmianami prawa w zakresie podatków, nowych wymagań raportowych Ministerstwa Finansów czy zmian w administrowaniu kadrami i naliczaniu wynagrodzeń. Grupa ZPR Media ma własny silny zespół kompetencyjny SAP, który odpowiada za obsługę użytkowników oraz administrację obszarem Basis. Użytkownicy kluczowi w poszczególnych obszarach funkcjonalnych sami realizują wiele zgłoszeń użytkowników końcowych związanych z problemami w codziennej pracy z systemem.

Kompetencje SAP do wynajęcia – AMS

Własny zespół wsparcia i rozwoju SAP w dużej mierze zaspokaja bieżące potrzeby w zakresie wsparcia użytkowników i utrzymania systemu. Mimo to dojrzałe organizacje zapewniają sobie kolejną linię wsparcia w postaci usług wyspecjalizowanej organizacji serwisowej (SAP Application Management Service).

Grupa ZPR Media od lat korzysta z tego rodzaju usług. Pod koniec 2020 r. zdecydowała się na zmianę partnera, powierzając od stycznia 2021 r. serwis aplikacyjny SAP dla FI/CO i HR firmie SNP Poland (aktualnie All for One Poland). Także wsparcie administracji SAP realizowane jest przez naszych konsultantów.

Serwis aplikacyjny SAP w SNP to ponad 30 dedykowanych konsultantów serwisowych, podzielonych na wyspecjalizowane zespoły kompetencyjne, które gwarantują stałą dostępność doświadczonych specjalistów, realizujących zgłoszenia zgodnie z gwarantowanym w kontrakcie SLA czasem reakcji.

Stosowane światowe standardy bezpieczeństwa i zarządzania usługami IT są poświadczone stosownymi certyfikatami (ISO 27001 i ISO 20000). W wymiarze praktycznym jedną z realizacji tych standardów jest aplikacja ticketowa All for One Service Desk, stanowiąca pojedynczy punkt kontaktu dla konsultantów i użytkowników systemu, a zarazem będąca wygodną platformą komunikacji i rozliczeń oraz bazą wiedzy. Usługa jest świadczona zdalnie. Także transfer wiedzy o systemie klienta i warunkach świadczenia usług – ze względu na okoliczności pandemii COVID-19 – został przeprowadzony zdalnie.

Anna Krzemień, Dyrektor ds. Wsparcia i Rozwoju SAP w AZB Sp. z o. o. i Pełnomocnik Zarządu ds. systemu informatycznego SAP w Time SA

Dla finansów

W obszarze zarządzania finansami początek usługi serwisowej SNP zbiegł się z obowiązkiem przygotowania przez grupę kapitałową sprawozdania o praktykach płatniczych – do końca stycznia 2021. Grupa ZPR Media zdecydowała się na gotowe rozwiązanie All for One Zatory Płatnicze w SAP, które pozwoliło jej w krótkim czasie dostosować system, tak by zautomatyzować proces przetwarzania danych koniecznych do wygenerowania danych do rocznego sprawozdania.

Innym rozwiązaniem z oferty All for One SAP Add-Ons, na które zdecydowała się Grupa ZPR Media, jest All for One JPK – Jednolity Plik Kontrolny w SAP. To rozwiązanie pozwala przygotować system SAP do generowania danych podatkowych i księgowych w formacie JPK zgodnym z aktualnymi przepisami. Pakiet All for One JPK jest rozwijany i na bieżąco dostosowywany do zmieniającego się prawa. A klienci – na podstawie warunków maintenance – korzystają z aktualizacji i nowych wersji bez dodatkowych opłat.

To nie jedyne nowości. Po gładkim przebiegu transferu wiedzy i płynnym przejęciu przez SNP (aktualnie All for One Poland) obsługi serwisowej od poprzedniego usługodawcy, Grupa ZPR Media zdecydowała się zlecić naszym konsultantom drobne prace rozwojowe, mieszczące się w obszarze usług AMS.

Zlecone prace koncentrowały się na przygotowaniu dostosowań dla struktur WB (wyciągi bankowe) i FA (faktury) w JPK oraz zmian w istniejących już w systemie klienta niestandardowych raportach. Na realizację czeka m.in. opracowanie mechanizmu generującego noty obciążeniowe oraz opracowanie rozwiązania obsługującego tolerancje rozliczeniowe dla drobnych różnic.

To przykłady zadań, jakie mogą być zlecane konsultantom FI SNP. Większość czasu poświęcają oni jednak na wsparcie użytkowników w procesach ewidencji finansowo-kontrolingowej dla różnych linii biznesowych grupy.

Dla kadr i płac

W obszarze kadr i płac większość zadań wsparcia serwisowego koncentruje się wokół wsparcia w zakresie not i aktualizacji systemowych oraz naliczania listy płac. Branża mediowa, w której działa Grupa ZPR Media, charakteryzuje się tym, że część pracowników jest zatrudniona na podstawie umów cywilnoprawnych, a na wynagrodzenie składa się wiele składników dodatkowych, uzależnionych od różnych warunków i parametrów (np. bonusy, premie, prowizje). To z kolei oznacza, że w centrum usług wspólnych grupy miesięcznie rozlicza się sporo dodatkowych list płac (tzw. list typu A). Dodatkowo jeden pracownik może się pojawić na kilku listach dodatkowych w miesiącu. Ta dość złożona „siatka płac” dla kilkudziesięciu jednostek gospodarczych, zaimplementowana w SAP HR, wymaga częstego wsparcia konsultantów serwisowych z SNP Poland (aktualnie All for One Poland).

Wsparcie administracji SAP

Uzupełnieniem serwisu aplikacyjnego SAP dla modułów FI/CO i HR jest usługa wsparcia Basis. Zdalnie wsparcie administratorów SAP klienta także jest realizowane przez dedykowane zespoły konsultantów, działających na podstawie stałej umowy i zapisów SLA (m.in. dotyczących czasu reakcji).

W chwili przejęcia systemów w zdalną administrację zaktualizowano systemy operacyjne, na których znajdują się systemy SAP klienta. Aktualność systemów OS oraz bazy danych ma szczególne znaczenie dla bezpieczeństwa oraz wydajności systemów. Konsultanci SNP dbają o to, aby aktualizacje były wdrażane cyklicznie w całym landscapie klienta. Pomaga w tym system monitoringu Zabbix, który oprócz czuwania nad aktualnością systemów monitoruje dostępność usług SAP, obciążenie i zajętość zasobów. Monitoring ten pozwala szybko reagować na pojawiające się alerty.

Oprócz utrzymywania aktualnych wersji systemów OS wsparcie Basis zajmuje się również aktualizacją komponentów SAP na systemie, w tym komponentów SAP_HR, EA-HR, ST-PI itd. Aktualność komponentów HR ma szczególne znaczenie w codziennej pracy zespołu kadrowo-płacowego, dla którego niezwykle ważne jest, aby praca przebiegała płynnie, w oparciu o najnowsze rozwiązania np. w prawie pracy. Natomiast aktualizacje takich komponentów jak ST-PI czy ST-A/PI pozwalają na bieżące monitorowanie systemów w SAP Solution Manager.

Grupa ZPR Media korzysta z outsourcingu kompetencji SAP Basis w dość ograniczonym zakresie, gdyż dysponuje własnym Zespołem Wsparcia i Rozwoju SAP.