Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Polimex-Mostostal: Umowy pod pełną kontrolą

ECM w SaaS zintegrowany z SAP

Udostępnij
Firma Polimex-Mostostal wykorzystuje autorskie rozwiązanie SNP ECM do obsługi umów. Docelowo wszystkie umowy będą przygotowywane, a następnie archiwizowane w systemie. Spodziewane korzyści to krótszy czas obiegu, opiniowania i akceptowana dokumentów, znaczne ograniczenie obiegu wersji papierowych, stworzenie centralnego repozytorium umów bieżących i archiwalnych, a także gwarancja bezpieczeństwa i ochrony przed niepowołanym dostępem.

W organizacji o profilu inżynieryjno-usługowym, skoncentrowanej na obsłudze tak trudnych i wymagających sektorów, jakimi są petrochemia i budownictwo energetyczne, efektywność dostępu do informacji przy realizacji złożonych procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia biznesu. Odpowiednie narzędzia do zarządzania dokumentami w firmie, pozwalające z jednej strony na skrócenie czasu dostępu do potrzebnych informacji, a z drugiej – na zapewnienie bezpiecznego ich przetwarzania, są kluczowym elementem strategii podnoszenia efektywności w Polimex-Mostostal.

Rosnąca liczba dokumentów w kontaktach z dostawcami i klientami, stopień skomplikowania ich obsługi, konieczność zapewnienia sprawnej akceptacji i możliwość dostępu do historii obiegu dokumentu w danej sprawie stały się bezpośrednią przyczyną wdrożenia narzędzia klasy ECM, czyli takiego, które łączy w sobie funkcje repozytorium dokumentów oraz silnika workflow, a także gwarantuje szczelny i sprawny obieg dokumentów elektronicznych w całej organizacji.

„W obliczu potrzeby usprawnienia procesu zawierania umów z klientami i dostawcami poszukiwaliśmy systemu, który będzie stosunkowo łatwy do uruchomieniu i od razu dostępny dla wszystkich użytkowników, nie będzie generował zapotrzebowania na zasoby po stronie IT oraz będzie się łatwo integrować z systemem SAP ERP. Z uwagi na najlepszą kombinację powyższych kryteriów zdecydowaliśmy się na SNP ECM. Istotne było również, że to rozwiązanie jest dostarczane w postaci usługi biznesowej, opartej na chmurze obliczeniowej” – tak decyzję o wyborze systemu uzasadnia Tomasz Pierzchała, Dyrektor Biura Informatyki w Polimex-Mostostal.

Najważniejsze cele wdrożenia systemu SNP ECM w obszarze obsługi umów to m.in.:

  • wprowadzenie centralnego, spójnego i kompletnego rejestru umów zawieranych przez Polimex i spółki z grupy kapitałowej,
  • umożliwienie szybkiego dostępu do dokumentów umowy w postaci elektronicznej dla uprawnionych osób,
  • usprawnienie procesu opiniowania umów, zapewnienie przejrzystości procesu, z pełnym dostępem do historii zdarzeń,
  • zapewnienie, że przed podpisaniem umowa uzyska opinię komórek, które są kluczowe z punktu widzenia biznesowego bezpieczeństwa procesu zawierania umów w organizacji.

Wiele typów dokumentów – jedna platforma współpracy

Rozwiązaniem SNP ECM zostały objęte zarówno umowy, w których Polimex-Mostostal SA występuje w roli usługodawcy lub sprzedawcy, jak i umowy, w których firma pełni rolę usługobiorcy lub kupującego. System obsługuje również obieg aneksów do istniejących umów. W wyniku analizy biznesowej przeprowadzonej wspólnie z SNP wszystkie umowy obsługiwane w SNP ECM zostały podzielone na odpowiednie typy, wśród których są np. takie kategorie, jak umowy wykonawcze, umowy-zlecenia czy o poufności.

W SNP ECM dla każdej umowy, oprócz indywidualnych atrybutów ją opisujących, umożliwiających pełnotekstowe wyszukiwanie w całej bazie umów, zostały stworzone dokumenty porządkujące i dokumentujące proces ich przygotowania, analizy oraz obiegu.

W wyniku analizy przedwdrożeniowej proces obsługi umów został odzwierciedlony w postaci graficznej mapy, określającej: role użytkowników w procesie, zadania użytkowników w systemie SNP ECM, etapy obsługi umowy, dokumenty tworzone w procesie. Mapa procesu jest podstawą do zarządzania całą aplikacją obsługującą system obiegu umów w SNP ECM, w tym zarządzania zmianami. Dzięki przejętym kompetencjom w procesie transferu wiedzy Polimex-Mostostal jest w stanie samodzielnie tworzyć nowe typy dokumentów oraz konfigurować repozytorium content management pod własne potrzeby biznesowe.

Całe rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z systemem SAP ERP. Integracja obejmuje: pobieranie danych o kontrahentach z SAP z automatycznym uzupełnianiem danych dla umów w repozytorium dokumentów, pobieranie danych o projektach z systemu SAP, w tym m.in. informacje opisowe projektu z SAP, oraz pobieranie danych o zamówieniach w SAP.

Proces obsługi umowy w SNP ECM można podzielić na kilka zasadniczych etapów: utworzenie i rejestracja nowego dokumentu, opiniowanie, przygotowanie do podpisu, wreszcie zarchiwizowanie skanu podpisanego dokumentu.

Tomasz Pierzchała, Dyrektor Biura Informatyki, Polimex-Mostostal

Dzięki korzystaniu z SNP ECM w modelu SaaS nie martwimy się o infrastrukturę IT. Umówiliśmy się z SNP Poland, że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników okeślonych w umowie SLA.

Na etapie rejestracji nowej umowy SNP ECM automatycznie tworzy kartę przeglądu umowy, a po jej wypełnieniu przez osobę inicjującą proces sprawdza (waliduje) kompletność wszystkich informacji koniecznych do przejścia dokumentu na dalszy etap w workflow. Poszczególni uczestnicy procesu z odpowiednich działów organizacji kolejno realizują swoje zadania związane z obsługą umowy. Rozwiązanie „pilnuje” kolejności i automatycznie tworzy kolejne zadania.

Zadania generowane przez SNP ECM mają charakter zadań grupowych, dlatego na etapie walidacji opinie w poszczególnych działach wydają te osoby, które pierwsze podejmą zadanie ze swojej listy zadań. W przypadku kiedy zadania nie są podejmowane, system przypomina użytkownikom o konieczności zajęcia się danym dokumentem i obsługuje eskalacje według określonych warunków biznesowych (reguł). SNP ECM pozwala także na komunikację pomiędzy uczestnikami procesu. Wszystkie  ustalenia i decyzje są rejestrowane w historii obiegu dokumentu.

Po zakończeniu ustaleń umowa jest drukowana i przedstawiana do podpisu wszystkim zainteresowanym stronom. Wybrani użytkownicy zostają poinformowani, że umowa przechodzi w tryb realizacji. Na koniec – w formie zeskanowanej – dokument wraca do systemu, gdzie jest zarchiwizowany. Umowa zostanie powiązana z odpowiednim projektem w SAP PS.

Korzyści nie tylko dla biznesu

Oprócz skrócenia czasu potrzebnego na zebranie informacji o danej umowie, Polimex-Mostostal osiągnął również szereg innych korzyści. Jedną z najważniejszych jest dostęp do zestawu danych analitycznych, począwszy od prowadzenia statystyk, do raportowania całego procesu. Przed wdrożeniem SNP ECM uzyskanie szybkiej i pełnej informacji o konkretnej umowie z danym dostawcą lub w danym projekcie zajmowało znacznie więcej czasu niż obecnie, ponieważ wymagało wielu ustaleń prowadzonych tradycyjnymi kanałami komunikacji. Dzięki SNP ECM wszystkie informacje o poszukiwanych dokumentach (łącznie z historią ich obiegu) są teraz dla uprawionych użytkowników widoczne natychmiast.

ISO 27018 – bezpieczna chmura SNP
Autorskie rozwiązania SNP oferowane w chmurze posiadają certyfikat ISO 27018 dla rozwiązań SaaS (Software as a Service). BeeOffice, SNP ECM oraz Edistrada są rozwijane w SNP Software Factory i oferowane w oparciu o bezpieczną infrastrukturę SNP Data Centers. Certyfikat ISO 27018 stanowi niezależną gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacjach. Norma ISO 27018 dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami. Certyfikat ISO 27018 rozszerza zakres funkcjonującego w SNP Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, zgodnego z normą ISO 27001.

 

SNP ECM stanowi kompletne, spójne i bezpieczne repozytorium dokumentów w chmurze, dostępne o każdej porze dla każdego użytkownika. O bezpieczeństwo procesu i blokowanie nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych biznesowo informacji dba rozbudowany system uprawnień, dzięki któremu można dowolnie konfigurować widoki i nadawać uprawnienia.

Po wdrożeniu SNP ECM ustalenia związane z obsługą dokumentów zaczęły zajmować znacznie mniej czasu, a użytkownikom pracuje się wygodniej, bo system zarządza informacjami z kilku systemów IT, potrzebnych do przetworzenia umowy zgodnie z procedurami. W firmie stopniowo ogranicza się liczbę  dokumentów papierowych związanych z umowami będących w obiegu. Docelowo planowane jest ich całkowite wyeliminowanie. To pozwoli ograniczyć ryzyko związane z możliwymi opóźnieniami (wynikającymi np. z niedostępności osób) czy błędami ludzkimi. Nie do pominięcia są również oszczędności finansowe i działania proekologiczne.

Opisanie umów za pomocą (dowolnych) atrybutów pozwala na łatwe raportowanie wszystkich informacji w układzie, który ułatwia i przyspiesza podejmowanie decyzji biznesowych. Dzięki BCC ECM udało się również uporządkować repozytorium umów także według jednostek organizacyjnych – dokumenty są jednoznacznie przypisane do poszczególnych komórek realizacyjnych i widoczne tylko dla uprawnionych osób.

Rozwiązanie umożliwia migrację zasobu archiwalnego umów do nowego rozwiązania, dzięki czemu z poziomu jednego narzędzia dostępne są zarówno umowy bieżące, jak i archiwalne.

„Dzięki korzystaniu z SNP ECM w modelu SaaS (software as a service) nie martwimy się o infrastrukturę IT, którą musielibyśmy administrować, monitorować, aktualizować, zabezpieczać i wymieniać. Umówiliśmy się z SNP, że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników określonych w umowie SLA, takich jak np. dostępność i wydajność. Dzięki temu ponosimy koszty realnego wykorzystania, nie płacimy za coś, czego nie potrzebuje nasz biznes. Ochroną naszych danych i całą administracją w warstwie technicznej również zajmuje się SNP. Podobnie jak ma to miejsce w przypadku systemu SAP ERP, gdzie również zdecydowaliśmy się na usługi SNP Data Centers” – podsumowuje Tomasz Pierzchała.

Polimex-Mostostal SA to jedna z największych w Polsce firm inżynieryjno-budowlanych. Ta notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie spółka działa w kilku sektorach, wśród nich najważniejsze to energetyka i petrochemia oraz produkcja konstrukcji stalowych. Polimex-Mostostal SA jest holdingiem. Działalność operacyjną prowadzą wyspecjalizowane spółki. Wśród nich najważniejsze to Naftoremont-Naftobudowa działająca w segmencie chemii i petrochemii oraz Polimex Energetyka działająca w segmencie energetycznym. Mostostal Siedlce jest producentem konstrukcji i wyrobów stalowych, w tym krat pomostowych oraz świadczy usługi cynkowania ogniowego. Spółka eksportuje znaczną część swoich produktów i usług. Polimex jest wykonawcą Europejskiego Centrum Solidarności w Gdańsku czy Muzeum Historii Żydów Polskich w Warszawie. Obecnie dwie największe wykonywane przez firmę inwestycje to budowa bloków energetycznych w Elektrowni Kozienice i Elektrowni Opole.

Zobacz to case study w innym języku

Ta sama treść jest dostępna w serwisie w innym języku:

Zobacz case study - angielski

Udostępnij

Nasza oferta

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00