Dlaczego wdrożenie SAP?

Zarówno specyfika działalności, jak i dynamiczny rozwój firmy BCC, aktualnie All for One Poland (w latach 1995-1999 coroczny wzrost przychodów o co najmniej 100%) wymagały uporządkowania działań przez system informatyczny, który sprostałby potrzebom BCC – obecnym i przewidywanym za kilka lat.

Decyzja o wyborze systemu SAP była naturalną konsekwencją faktu, iż system ten jest wykorzystywany z powodzeniem przez klientów BCC. Bardzo ważną zaletą SAP są też praktycznie nieograniczone możliwości dostosowania systemu do różnych rodzajów działalności, w tym do działalności usługowej w firmie zatrudniającej kilkudziesięciu pracowników.

Po kilku latach szybkiego rozwoju potrzebowaliśmy profesjonalnego narzędzia, które usprawniłoby działanie przedsiębiorstwa – poprawiło zarządzanie, zoptymalizowało wykorzystanie zasobów, a w konsekwencji prowadziło do zwiększenia zysków. Dlatego podjęliśmy decyzję o wdrożeniu systemu SAP” – stwierdził Michała Jankowski, Prezes BCC.

Cele wdrożenia

Wśród zdefiniowanych celów wdrożenia SAP w BCC wymienione zostały m.in.:

  • zapewnienie wsparcia dla dynamicznego rozwoju firmy poprzez uzyskanie podstaw do podejmowania trafnych decyzji, dzięki dostępowi do wszelkich danych o działalności firmy oraz przez wdrożenie elastycznego narzędzia, gwarantującego sprawne zarządzanie rosnącą organizacją
  • zwiększenie skuteczności sprzedaży poprzez gromadzenie danych o działaniach handlowych i marketingowych, statystyczną analizę przyczyn sukcesów i porażek handlowych, wsparcie dla realizacji procedur Systemu Zapewnienia Jakości oraz zredukowanie ilości występujących w firmie dokumentów papierowych do niezbędnych dokumentów wymaganych prawem.

Wdrożenie SAP w BCC (aktualnie All for One Poland) miało też inny cel i wymiar – szkoleniowy. Udział we wdrożeniu tego systemu w BCC był dla wielu, zwłaszcza młodszych, konsultantów firmy polem do zdobycia nowych, unikalnych doświadczeń, wykorzystywanych później w pracach realizowanych dla klientów, a także podczas wewnętrznego projektu przygotowania SPRINT – prekonfigurowanego systemu SAP dla przedsiębiorstw średniej wielkości.

Przebieg wdrożenia

Prace wdrożeniowe trwały od marca do października 1999 roku, uczestniczyło w nich ponad 20 konsultantów BCC. Start produktywny systemu miał miejsce w styczniu 2000 r., ze względu na początek roku obrachunkowego.

Wdrożono następujące moduły SAP: FI – Rachunkowość finansowa, CO – Kontroling, PS – Zarządzanie projektami i przedsięwzięciami, MM – Gospodarka materiałowa i zaopatrzenie, SD – Sprzedaż i dystrybucja, oraz HR – Zarządzanie kadrami. Oprócz standardowych modułów SAP wdrożono też specjalnie przygotowane rozwiązania rozszerzające standardową funkcjonalność SAP, m.in. – OPA (Obsługa Procesu Audytowania).

Do obsługi działalności usługowej specyficznego typu, jaką jest świadczenie usług konsultingowych i szkoleniowych, stworzono i zastosowano unikalne rozwiązanie, składające się z modułów CO i PS systemu SAP, poszerzonych o dodatkowe funkcje. Rozwiązanie to można wykorzystywać w przedsiębiorstwach, które stosują podobny model sprzedaży usług konsultingowych, doradczych, szkoleniowych czy prawniczych.

Wdrożenie w BCC było pierwszym projektem SAP w firmie konsultingowej w Polsce, w której system ten wykorzystano do zarządzania i sprzedaży czasu pracy pracowników.

Korzyści z SAP

Najważniejszą korzyścią wdrożenia SAP R/3 w BCC było umożliwienie planowania, rejestracji i analizy rentowności poszczególnych przedsięwzięć wdrożeniowych na podstawie rzetelnych i aktualnych danych.

W trakcie realizacji przedsięwzięć do SAP wprowadzane są wielkości planowane (np. zaplanowane dni konsultacji, koszty własne), jak i wielkości rzeczywiste (zrealizowane dni konsultacji, zrealizowane koszty). Dzięki SAP można generować elastyczne raporty zestawiające wartości zaplanowane i uzyskane. Na podstawie dostępnych w systemie informacji o planowanym obciążeniu konsultantów dział sprzedaży może podejmować prawidłowe decyzje dotyczące sprzedaży wolnych zasobów.

„Dzięki SAP uzyskujemy możliwość zarządzania specyficznym zasobem, jakim jest czas naszych pracowników. System wspomaga optymalne planowanie wykorzystania zasobów, umożliwia ewidencję zrealizowanych usług, tworzenie raportów z wykonanych prac, wreszcie ich rozliczenie i sprzedaż klientowi. Dotyczy to nie tylko usług rozliczanych w godzinach czy dniach pracy, ale także usług zdefiniowanych jako projekty, sprzedawanych jako jedna całość.”– powiedział Bartłomiej Buszczak, dyrektor ds. konsultingu BCC.

W obszarze finansowym SAP dostarcza narzędzi pozwalających na sprawne generowanie i analizowanie sprawozdań finansowych, a także planowanie budżetów finansowych, rejestrację zdarzeń, analizy porównujące plan i wykonanie budżetów.

System umożliwia prowadzenie historii kontaktów z klientami, rejestrację zapytań ofertowych, ofert i kontraktów. SAP pozwala też na dogłębną analizę aktywności działań sprzedażowych. Dzięki wdrożeniu modułu MM usprawniło się funkcjonowanie łańcucha zakupów na potrzeby własne BCC oraz zakupów towarów handlowych. Moduł HR natomiast umożliwia zarządzanie personelem w zakresie danych osobowych, szkoleń, udziału konsultantów w projektach wdrożeniowych, a także w zakresie rekrutacji. Aplikacja SAPOffice ułatwia pracownikom dostęp do danych biurowych, takich jak terminarz zbiorczy, a także pozwala na zdalną rezerwację zasobów – pomieszczeń, urządzeń, samochodów.

Stworzona specjalnie na potrzeby BCC aplikacja OPA (Obsługa Procesu Audytowania), zintegrowana z SAP, wspiera utrzymanie Systemu Zapewnienia Jakości (SZJ), w tym proces audytowania i przeglądu SZJ, nadzór nad stwierdzonymi niezgodnościami oraz nad działaniami korygującymi i zapobiegawczymi.

Ważnym zwłaszcza z punktu widzenia modelu funkcjonowania firmy jest zdalny dostęp pracowników BCC (aktualnie All for One Poland) do systemu SAP, z jakiegokolwiek miejsca na świecie, przy zachowaniu wszelkich zasad bezpieczeństwa.

Dodatkową korzyścią płynącą z wdrożenia SAP w BCC jest fakt, że pracownicy mieli okazję poznać wdrożenie niejako od strony klienta. Dzięki temu konsultanci firmy mogą łatwiej zrozumieć i przewidzieć problemy powstające u klientów podczas wdrożenia.

„Użytkowanie systemu SAP pozwala nam doświadczyć tych samych korzyści, które otrzymują nasi klienci używający tego systemu. Wdrożenie SAP stanowi dobrą podstawę do dalszego rozwoju na wiele lat. Dziś zatrudniamy kilkadziesiąt osób, ale mamy pewność, że nasz system będzie rozwijał się razem z naszą firmą” – stwierdza Michał Jankowski, prezes BCC