Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Bilfinger Infrastructure: Wdrożenie SAP jak projekt budowlany

Polski Bilfinger korzysta z systemu SAP ERP

Udostępnij
Do projektu SAP firma Bilfinger Infrastructure podeszła tak samo jak do realizowanych przez siebie inwestycji budowlanych: ma być zgodnie z harmonogramem i budżetem, a rozwiązanie powinno spełniać oczekiwania użytkowników. W tym celu część funkcjonalności została rolloutowana z korporacyjnego systemu SAP ERP, a część implementowana od zera. Do realizacji projektu wdrożeniowego zatrudniono fachowców – firmę BCC.

Koncern Bilfinger to jedna z największych firm usługowo-budowlanych, działająca w Europie, Ameryce Północnej i Azji. W Polsce jest obecna od połowy lat 90. jako udziałowiec Hydrobudowy-6, a w 2008 r. na fundamencie trzech dużych przedsiębiorstw budowlanych (Hydrobudowa-6, WPRD i PPRM) powstała spółka Bilfinger Berger Budownictwo (obecnie Bilfinger Infrastructure), najlepiej znana z realizacji dróg, mostów i obiektów kubaturowych.

Jako część koncernu Bilfinger Infrastructure, polska spółka korzysta z korporacyjnego rozwiązana SAP ERP, które obsługuje ponad 70 spółek grupy. System jest zlokalizowany i utrzymywany w niemieckiej centrali koncernu, a za jego administrację odpowiada wydzielona w strukturze komórka Service Center IT (SCIT), pełniąca rolę centrum kompetencyjnego IT/SAP. SCIT oprócz utrzymania systemu realizuje także kolejne rollouty SAP do spółek Bilfinger w różnych krajach.

Rollout czy wdrożenie?

Gdy wreszcie zapadła decyzja, że także polska spółka grupy będzie korzystać z systemu SAP ERP, pojawiło się pytanie, jak to zrobić? Czy wzorem innych podmiotów, objąć polski oddział korporacyjnym rozwiązaniem SAP, czy też – ze względu na wielkość i specyfikę firmy – zastosować inne podejście.

By ograniczyć ryzyko projektowe oraz w efekcie wypracować rozwiązanie jak najlepiej przystające do oczekiwań biznesowych oraz polskich przepisów księgowo-podatkowych, osoby zarządzające polską spółką optowały za zaangażowaniem do projektu trzeciej strony – firmy konsultingowej, która ma doświadczenie w realizacji projektów polegających na dostosowaniu systemu SAP do realiów polskiej spółki, przy jednoczesnym zachowaniu jak największej spójności z rozwiązaniem korporacyjnym.

Do współpracy zaangażowano firmę BCC. Przeprowadzona pod koniec 2012 roku wspólnie z SCIT sesja tzw. analizy różnic (z ang. GAP analysis) wykazała, że o ile w obszarach kontrolingu i zarządzania projektami (PS) korporacyjny template systemu w dużym zakresie pokrywa potrzeby biznesowe, o tyle w zakresie finansów, księgowości środków trwałych i gospodarki materiałowej procesy biznesowe w polskim oddziale znacznie odbiegają od „korporacyjnych”, zaszytych w systemie SAP. Wynika to po części z przepisów polskiego prawa, a po części z powszechnie stosowanej praktyki w branży budowlanej.

Oceniono, że dostosowania, które byłyby konieczne w systemie SAP Bilfingera w tym obszarze, bardzo mocno ingerowałyby w rozwiązanie korporacyjne, nie gwarantując jednak pełnego zakresu funkcji, jakich oczekują polscy użytkownicy.

Ostatecznie – po zebraniu informacji o specyfice projektów typu rollout i wewnętrznych dyskusjach, firma Bilfinger Infrastructure zdecydowała się zastosować podejście mieszane: obszary CO i PS zostaną rolowane z centralnego rozwiązania przez pracowników SCIT. Z kolei w zakresie FI, FI-AA, MM oraz SAP Workflow system będzie wdrażany klasycznie przez BCC, zgodnie z potrzebami biznesowymi Bilfinger Infrastructure Polska.

Realizacja prac wdrożeniowych zgodnie z powyższymi ustaleniami rozpoczęła się w lutym 2012 r. System wystartował w styczniu 2013 r.

Konsekwencją zastosowanego podejścia było wydzielenie na systemie korporacyjnym niezależnego mandanta, na którym przygotowane zostały odpowiednie rozwiązania SAP ERP dla polskiej spółki. Warto podkreślić, że w Bilfinger na taki krok zdecydowano się po raz pierwszy. Wszystkie dotychczasowe rollouty systemu SAP były wykonane w ramach spójnej, jednomandantowej instalacji.

Zarządzanie projektami

Podstawową działalnością Bilfinger Infrastructure jest realizacja projektów budowlanych, stąd zasadnym było wykorzystanie modułu PS. Przy jego implementacji zwrócono szczególną uwagę, by struktura projektu odzwierciedlała każdorazowo pozycje kosztorysu, co znacznie ułatwia porównywanie danych księgowych z informacjami o rzeczywistych postępach na budowach, ewidencjonowanymi w systemach dedykowanych do prowadzenia zaawansowanej kontroli technicznej realizacji. Dzięki hierarchii elementów PSP oraz przypisanym do nich partnerom Joint Venture można dowolnie raportować projekty, zarówno jako całość inwestycji, jak i w częściach realizowanych przez poszczególne oddziały.

W trakcie wdrożenia duży nacisk położono na zminimalizowanie nakładu pracy przy wprowadzeniu danych do SAP. W tym celu stworzono interfejs, który pozwala w prosty sposób przetransponować plany z prowadzonych budżetów do modułu PS. Utworzono dodatkowe raporty, wyliczające w dowolnym momencie przerób na projektach oraz pokazujące wartości wykonane i planowane w rozbiciu na poszczególne miesiące i kategorie kosztów.

Oprócz wykorzystywania standardowej funkcjonalności SAP pozwalającej na wyliczanie i księgowanie przychodów z kontraktów długoterminowych w module FI, stworzono również specjalny program do takich księgowań w CO.

Bardzo ważnym elementem w kontrolingu projektu jest cash flow. Do jego kontroli i planowania zaimplementowano istniejące w systemie korporacyjnym rozwiązanie „internal money”, opierające się na księgowaniach w module Joint Venture i planach wpływów i wydatków. Stworzone raporty, w tym bilans projektu, pozwalają na bieżące monitorowanie stanu cash flow netto na wszystkich budowach.

Raportowanie na potrzeby korporacji

Decyzja o wykorzystaniu koncernowych rozwiązań dla modułu CO pozwoliła na dość szybkie zaimplementowanie większości raportów dostępnych bezpośrednio w systemie SAP i wykorzystywanych przez inne spółki grupy.

Raportowanie do centrali koncernu odbywa się przez hurtownię danych SAP Financial Data Warehouse (FDWH). W dotychczas stosowanym rozwiązaniu dane do hurtowni importowane były w walucie obszaru CO, którą jest euro. Bilfinger Infrastructure jest zobowiązany raportować w walucie krajowej, która jest przeliczana na koniec miesiąca z wykorzystaniem kursów koncernowych, oddzielnych dla danych rzeczywistych i planowych. Niezbędne było stworzenie mechanizmów umożliwiających dostarczanie danych zarówno w złotówkach, jak i w euro zgodnie z wymaganiami grupowymi.

Ze względu na trwający równolegle projekt koncernowy, w który zaangażowani byli wszyscy konsultanci SCIT z obszaru BW, dodatkowe rozwiązania dla naszej spółki, jak np. noty księgowe do sprawozdań finansowych czy kokpit menedżerski, będą wdrażane w drugiej połowie roku 2013.

Finanse w SAP

W finansach wdrożone rozwiązania SAP obejmowały standardowe procesy finansowo-księgowe oraz zarządzanie majątkiem trwałym. Polska wersja systemu SAP FI jest w pełni dostosowana do regulacji polskiego prawa i wymagań standardów rachunkowości finansowej. Konsultanci BCC dokonali niezbędnych rozszerzeń i dostosowań systemu w tym zakresie.

W dużej firmie budowlanej takiej jak Bilfinger Infrastructure największym wyzwaniem we wdrożeniu modułu FI są rozrachunki i płatności. Duża liczba podwykonawców i dostawców materiałów na projektach budowlanych w finansach ma odzwierciedlenie w bardzo dużej liczbie dokumentów, a co za tym idzie – szczególnych przypadków. Zobowiązania i należności muszą być ewidencjonowane w sposób zgodny z wymogami raportowania ustawowego oraz grupowego.

Różne typy rozrachunków z kontrahentem muszą być księgowane na różnych kontach księgi głównej: kaucje należytego wykonania, kaucje gwarancyjne, rozrachunki z konsorcjantami, odszkodowania, odsetki, faktury zaliczkowe i inne. W SAP jest to o tyle problemem, że system uznaje to za operacje specjalne, podczas gdy dla spółki to chleb powszedni. Przykładowo faktury zakupowe wprowadzane przez logistyczną weryfikację faktury w odniesieniu do zamówienia standardowo księgowane są tylko bez operacji specjalnych na dostawcy. Jako że podstawowym założeniem wdrożenia była zasada, że wszystkie faktury zakupowe są procesowane przez workflow, konsultanci BCC musieli przygotować rozszerzenie umożliwiające księgowanie faktur z operacjami specjalnymi.

Agnieszka Rzeszotek, Dyrektor ds. Controllingu, Bilfinger Infrastructure

Wyzwania projektowe
Z perspektywy dyrektora kontrolingu niewątpliwą zaletą SAP jest możliwość tworzenia własnych raportów, szybki dostęp do danych w wybranym układzie i szczegółowa analiza drill-down, umożliwiająca dojście od wartości zagregowanych do pozycji pojedynczych.
Wdrożone rozwiązania koncernowe sprawiają, że czas przeznaczany do tej pory na tworzenie raportów można poświęcić na pracę analityczną, ułatwioną przez możliwość dowolnego filtrowania, sortowania i sumowania pozycji.
Kontroling w Bilfinger Infrastructure realizuje zadania typowe dla takiego działu, czyli jest odpowiedzialny za dostarczanie informacji finansowej zarządowi spółki i terminowe raportowanie do centrali koncernu. W praktyce jego zadaniem jest zbieranie planów z budów, oddziałów i komórek centralnych, ocena odchyleń wykonania od planów, identyfikacja szans i zagrożeń oraz tworzenie różnorodnych analiz ad hoc. To co wyróżnia kontroling w firmie budowlanej, to różnorodność prowadzonych projektów. Nigdy nie ma dwóch takich samych, co sprawia, że każdy z nich trzeba zawsze rozpatrywać indywidualnie.
Wdrożenie SAP w Bilfinger Infrastructure odbywało się w wyjątkowo niesprzyjających warunkach. Gdy we wrześniu 2011 r. zapadła ostateczna decyzja o wyborze systemu, nikt chyba nie przypuszczał, że w kolejnym roku przyjdzie nam się zmierzyć z problemami realizacyjnymi na projektach prowadzonych dla GDDKiA, szeroko opisywanymi w prasie, ze zwolnieniami grupowymi w spółce, które spowodowały odejście kilku osób z zespołów wdrożeniowych w końcowej fazie projektu. Równolegle prowadziliśmy duży projekt korporacyjny, mający znaczący wpływ na naszą implementację.
Dodatkowym wyzwaniem był język projektu – angielski, obcy dla wszystkich uczestników, oraz terminologia budowlana i SAP, w których te same słowa mają zupełnie inne znaczenie.
Również praca na działającym systemie, z jego istniejącą architekturą i regularnymi kwartalnymi kopiami systemu produkcyjnego na system testowy nie ułatwiały nam zadania.
Atutem naszej trójstronnej współpracy była bardzo dobra komunikacja. Ustalone na początku jasne zasady i podział odpowiedzialności, cotygodniowe spotkania koordynujące i wdrożony system raportowania postępów do Komitetu Sterującego pozwalały szybko identyfikować zagrożenia i podejmować niezbędne działania zaradcze.
Udany start produkcyjny w styczniu 2013 r. jest zasługą wszystkich uczestników projektu, których determinacja w dążeniu do celu i ciężka praca spowodowały, że pomimo wszystkich przeciwności udało nam się osiągnąć zamierzony wynik.
Agnieszka Rzeszotek, Dyrektor ds. Controllingu, Bilfinger Infrastructure SA

Akceptacja płatności

Procesem, który wymagał opracowania dodatkowych narzędzi w SAP FI, była obsługa akceptacji płatności, która w Bilfinger Infrastructure jest złożona i wieloetapowa.

Specyfiką firm budowlanych realizujących wielkie przedsięwzięcia infrastrukturalne, takie jak budowy dróg i mostów, jest realizacja projektów, w które zaangażowanych jest wiele stron – nawet kilkuset kooperantów, dostawców i podwykonawców, których faktury spływają do centralnego działu księgowości. W tego typu inwestycjach w grę wchodzą ogromne sumy, a faktury nierzadko opiewają na milionowe kwoty.

Bezpieczeństwo finansowe, wyraźne przypisanie odpowiedzialności za akceptację płatności oraz poprawność procesów księgowania zapewnia autorskie rozwiązanie do obsługi akceptacji płatności, które zostało opracowane i wdrożone przez konsultantów BCC. Narzędzie pozwala na wielopoziomową akceptację płatności, zanim zostanie ona fizycznie dokonana. W Bilfinger każda faktura zakupowa jest księgowana z blokadą płatności i musi przejść trzystopniową akceptację przed zwolnieniem jej do zapłacenia. Blokady płatności nie można zmienić bezpośrednio w dokumencie czy w propozycji płatności, bo nie pozwalają na to odpowiednio zaprojektowane uprawnienia.

Płatności w Bilfinger Infrastructure są dokonywane w cyklu tygodniowym. Najpierw pracownik działu finansowego zajmujący się zobowiązaniami dokonuje weryfikacji i akceptacji zapadalnych faktur. Następnie kieruje je do menedżera odpowiedzialnego za zobowiązania (zmiana blokady płatności na drugi poziom). Tu dokonuje się kolejne sprawdzenie i po akceptacji dokument trafia na ostatni poziom – do dyrektora finansowego lub generalnego. Jego akceptacja powoduje usunięcie blokady w dokumencie, co z kolei pozwala na uwzględnienie go w programie płatności i przygotowanie polecenia przelewu w systemie bankowym.

Akceptacja płatności nie obejmuje już osób merytorycznie odpowiedzialnych (np. kierowników budowy), gdyż weryfikacja zgodności zamówienia z fakturą i dodanie informacji dotyczących ewentualnych zmian co do płatności następuje w procesie obiegu faktury. W momencie akceptacji pracownik działu finansowego sprawdza, czy np. uwagi kierownika budowy dotyczące płatności za fakturę zostały uwzględnione podczas księgowania.

Specyfika branży budowlanej powoduje, że bardzo często faktury za usługi podwykonawców są częściowo blokowane do płatności wg ustaleń w protokole odbioru prac. Takie faktury muszą być odpowiednio rozbijane na różne terminy płatności podczas księgowania.

Dostępny w rozwiązaniu do akceptacji płatności raport wyświetla pozycje dostawcy dla danego poziomu akceptacji. Uprawniony użytkownik ma możliwość selekcji pozycji w oparciu o wybrane kryteria (np. kwotę, termin płatności, numer dostawcy, budowę), a następnie przesunięcia ich do kolejnego poziomu akceptacji lub odrzucenia do poziomu poprzedniego. Akceptacja/odrzucenie powoduje zmianę blokady płatności w dokumencie księgowym. Dzięki przystępnej formie odrzucone pozycje są wyróżnione, użytkownik ma możliwość poznania przyczyny odrzucenia – zgodnie z przyjętymi zasadami osoba odrzucająca płatność powinna w odpowiednim polu zamieścić komentarz z uzasadnieniem odrzucenia.

Przy kwotach, jakimi obraca się w firmie Bilfinger, troska o prawidłowe i bezpieczne księgowania zobowiązań i monitorowanie płatności faktur zgodnie z warunkami kontraktów i realnym stanem robót jest zadaniem kluczowym.

Ergonomia i międzynarodowe standardy

Kolejnym kluczowym procesem w obszarze finansowym jest rozliczenie podatku VAT i CIT. W tym zakresie również zostały wdrożone mechanizmy wspomagające: substytucja, która wspomaga rozliczanie automatyczne kont VAT, co ułatwia później analizę pozycji na tych kontach, oraz substytucja i walidacja dla typów kosztów do deklaracji CIT.

Ze względu na projektowy charakter działalności Bilfinger Infrastructure istotnym procesem finansowym są rozliczenia z pracownikami. Tutaj wykorzystano standardowe funkcjonalności modułu SAP FI, jednak dużo uwagi konsultanci BCC poświęcili na to, aby ten proces był dla pracowników księgowości ergonomiczny, ponieważ także w tym wypadku w grę wchodzi bardzo duża liczba dokumentów.

W module FI-AA zostało wdrożone typowe rozwiązanie dla międzynarodowych firm w Polsce. Umożliwia ono równoległą wycenę bilansową, podatkową i wg zasad Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (IFRS), które są stosowane w koncernie Bilfinger. W tym obszarze wyzwaniem była duża liczba grup środków trwałych, wynikających z nałożenia się wymagań statutowych i korporacyjnych oraz duża liczba danych (ponad 11 tysięcy składników). Wymagało to dużej uwagi w procesie migracji.

Nowy plan kont

Równolegle z projektem wdrożenia SAP w Polsce w całej grupie Bilfinger trwał zakrojony na szeroką skalę projekt opracowania i wdrożenia nowego korporacyjnego planu kont. Celem tego dużego przedsięwzięcia było ujednolicenie raportowania finansowego w całej korporacji.

Skala tego projektu znacznie przekraczała prace związanie z SAP, a dodatkowe wyzwanie stanowiło zaangażowanie tych samych pracowników w obydwa przedsięwzięcia, co stanowiło dla nich duże obciążenie – obok normalnych obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem. Oczywiście w SAP FI został zaimplementowany plan kont uwzględniający nowe wymogi korporacyjne.

Maciej Grochowski, Główny Specjalista ds. SAP, Bilfinfer Infrastructure

Joint Venture

Joint Venture jest modułem SAP bardzo rzadko spotykanym w polskich wdrożeniach. Jak sama nazwa wskazuje – jest on przeznaczony dla organizacji, która wymaga rachunkowości joint-venture. Pierwotnie był to kluczowy obszar w rozwiązaniu branżowym dla przemysłu paliwowego, później użyty również w rozwiązaniu dla branży projektowej, budowlanej i inżynieryjnej. Technicznie jest to dodatkowa księga do ewidencji danych księgowych w podziale na udziały danej firmy w joint-venture. W koncernie Bilfinger moduł ten znalazł zastosowanie głównie ze względu na ewidencjonowanie wszystkich zapisów księgowych zarówno na kontach kosztowych, jak i bilansowych w podziale na obiekty CO (w przypadku Bilfinger Infrastructure – projekty, MPK oraz statystyczne zlecenia wewnętrzne). Dzięki temu jednostki gospodarcze mają możliwość raportowania np. należności i zobowiązań w podziale na poszczególne budowy i komórki organizacyjne. Dokumenty JV są wykorzystane również w dedykowanym narzędziu do akceptacji płatności, którego jednym z podstawowych wymagań było analizowanie płatności w podziale na projekty.

MM – czyli asfalt i stal

Oprócz oddziałów odpowiedzialnych za budownictwo dróg i mostów, jednym z filarów firmy jest Baza Techniczna, obejmująca zasięgiem cały kraj. Jej podstawowe zadania to zapewnienie serwisu maszyn i urządzeń wchodzących w skład floty firmy i przede wszystkim produkcja prowadzona na potrzeby realizowanych inwestycji. Również ta działalność, związana ze złożonym i wieloetapowym procesem rozliczania przychodów i kosztów wewnętrznych, została  odzwierciedlona w modułach MM i CO systemu SAP.

W module zarządzania gospodarką materiałową opracowano autorskie rozwiązanie, które służy do kompleksowego rozliczania produkcji mas asfaltowych i betonowych oraz konstrukcji stalowych. W tym celu przygotowane zostały dedykowane transakcje, które przy niewielkim nakładzie pracy użytkownika umożliwiają automatyczne zużycie wykorzystanych w procesie produkcji surowców na podstawie wcześniej utworzonej receptury (BOM), przyjęcie wyrobu gotowego z produkcji na magazyn, a następnie jego wydanie, np. na budowę lub w ramach sprzedaży zewnętrznej.

Poza standardowymi dokumentami materiałowymi i księgowymi, powstającymi w wyniku ruchów magazynowych, zaimplementowana funkcjonalność pozwala także na dodatkowe automatyczne księgowania w tle, np. pomiędzy kontami kosztów pośrednich i bezpośrednich produkcji a odpowiednim kontem produkcji w toku, oraz automatyczne stornowanie powstałych dokumentów w przypadku wystąpienia błędu i przerwania wykonania transakcji.

Zastosowane rozwiązanie nie tylko minimalizuje ryzyko błędnego zaewidencjonowania złożonej operacji gospodarczej, jaką jest produkcja, lecz również wspomaga prawidłowe przeprowadzenie procesu produkcyjnego poprzez zapewnienie zgodności składu wyrobu gotowego z opracowaną i wprowadzoną do systemu specyfikacją materiałową.

Faktury zakupowe w SAP Workflow

Pod względem organizacji pracy specyficzna dla branży budowlanej jest praca projektowa. Każda prowadzona inwestycja – odcinek drogi, most czy wiadukt jest osobnym projektem budowanym,  oddzielnie zarządzanym i rozliczanym. W Bilfinger Infrastructure każdy dokument kosztowy jest przypisywany do odpowiedniego rodzaju robót w ramach danego projektu, odwzorowanego w module SAP PS. Takie podejście pozwala na dokładną, opartą na rzeczywistych danych kontrolę kosztów każdego z etapów prac, np. kosztu prac ziemnych, fundamentowania bądź poszczególnych obiektów inżynieryjnych.

Weryfikacja faktur odbywa się w oparciu o zadekretowane, zatwierdzone zgodnie z odpowiednią strategią i zrealizowane zamówienia zakupu. Jednak takie podejście oznacza też, że przypisanie zamówień, opracowanie dekretacji i akceptacja merytoryczna faktur i innych dokumentów kosztowych to zadanie wykonywane przez wiele osób, zaangażowanych w prace na różnych etapach realizacji inwestycji oraz na różnych szczeblach organizacji. Są to zarówno dyrektorzy, handlowcy jak i kierownicy kontraktu.

W bieżącym obiegu jest kilka tysięcy faktur, a każdego dnia pojawia się kilkadziesiąt lub nawet kilkaset nowych. Każdy dokument musi trafić do odpowiedzialnej osoby, która po jego opracowaniu i zatwierdzeniu skieruje go wyżej, na kolejny poziom akceptacji – oznacza to, że dla każdego typu faktury proces musi przebiegać według zaprojektowanego modelu.

W celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów kosztowych zdecydowano się zastosować technologię SAP Business Workflow. Docelowy proces biznesowy został zaprojektowany na podstawie ustaleń dotyczących procesów w MM zdefiniowanych na potrzeby Bilfingera. Zgodnie z założeniami, rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, by było spójne logicznie ze standardem SAP (workflow czyni bowiem użytek z zaprojektowanego w SAP cyklu przetwarzania faktury zakupowej od wstępnego wprowadzenia po zaksięgowanie).

Wszystkie zakupy są rejestrowane jako zamówienia w module MM, weryfikacja faktur odbywa się w oparciu o zadekretowane i zrealizowane zamówienia. Każdy dokument kosztowy przechodzi dwustopniową akceptację. Praca z fakturą polega na automatycznym otwieraniu drugiej sesji z widocznym skanem faktury, co ułatwia jej weryfikację. Codziennie rano pracownicy merytoryczni otrzymują e-mail z listą faktur gotowych do opracowania.

Rozwiązanie umożliwia bezpośrednie wykonanie zadań z poziomu skrzynki odbiorczej workflow w SAP (transakcja SBWP). Po zaakceptowaniu dokument automatycznie jest dystrybuowany dalej – do kolejnej osoby akceptującej, a finalnie trafia do działu księgowości, który odpowiada za księgowanie faktur i płatności.

Przygotowane rozwiązanie całkowicie eliminuje obieg dokumentów w formie papierowej i umożliwia opracowanie faktur w dowolnej lokalizacji. Te cechy są szczególnie ważne w sytuacji, gdy osoby akceptujące pracują na placach budów rozsianych po całym kraju. Intuicyjność rozwiązania (powiadomienia e-mail, podgląd dokumentu itp.) stanowi duże wsparcie dla użytkowników.

Opracowane rozwiązanie gwarantuje, że do księgowości trafia prawidłowo zadekretowana faktura, sprawdzona i zatwierdzona przez upoważnione osoby.

Warto podkreślić, że przed wdrożeniem SAP ERP Bilfinger Polska korzystał z zewnętrznej aplikacji do obsługi przepływu dokumentów kosztowych, która spełniała oczekiwania biznesowe firmy. Jednak w celu zapewnienia spójności danych, a także w trosce o stabilność zdecydowano się opracować rozwiązanie mieszczące się w standardzie SAP. Jednorodna architektura daje większą gwarancję bezpieczeństwa. No i pozwala uniknąć dodatkowych kosztów licencyjnych.

Most nad Motławą w ciągu Południowej Obwodnicy Gdańska. Wykonawca: Bilfinger Infrastructure

Projekt informatyczny jak projekt budowlany?

Wdrożenia systemów informatycznych, a szczególnie tak złożonych i wieloobszarowych jak SAP ERP, to zwykle duży wysiłek organizacyjny, wydarzenie wymagające dużej mobilizacji członków zespołów projektowych, mające wpływ – w mniejszym lub większym stopniu – na całą firmę.

Podobnie było też w Bilfinger Infrastructure. Jednak praca projektowa to codzienność firmy budowlanej, dzięki czemu uczestnicy projektu SAP bardzo łatwo zaadoptowali się do warunków pracy podczas wdrożenia.

Lista zadań, harmonogram, odbiór faz projektu, rozliczanie etapów, realizacja zadań w ramach budżetu itp.: rzeczywistość wdrożenia SAP – przynajmniej od strony organizacyjnej – nie odbiega tak bardzo od organizacji prac budowlanych.

Należy też podkreślić dużą otwartość pracowników Bilfingera na korzystanie z rekomendowanych przez BCC narzędzi. Portal projektowy Share Point, metodyka Go Forward i dobre praktyki organizacji prac rekomendowane przez BCC były chętnie wykorzystywane i oceniane jako przydatne w pracy.

Realizując prace budowlane, Bilfinger także wypracował własne best practices w swojej branży i doskonale rozumie znaczenie tych elementów dla końcowego sukcesu projektu.

Z kolei dla konsultantów BCC, mimo że nawykłych do pracy dla klientów z różnych branż, nowością było zapoznanie się z innym rodzajem projektu – na konsultacjach czy szkoleniach prowadzonych w bazach produkcyjnych.

Projekt był prowadzony w trudnym dla branży budowlanej roku 2012. Jego pierwsza połowa to jeszcze gorączka przed Euro 2012 – czyli nacisk na kończenie i oddawanie do użytku obiektów infrastruktury drogowej i komunikacyjnej, z kolei druga połowa roku to odsłona kryzysu ekonomicznego, który w budownictwie infrastrukturalnym stał się szczególnie dotkliwy po Euro. Te warunki nie mogły pozostać bez wpływu na prace projektowe, jednak mimo trudnego dla firmy okresu, dzięki organizacji i determinacji członków zespołów projektowych, nie miały one większego wpływu na ostateczny wynik prac.

Wysoka kultura organizacyjna oraz zaangażowanie pracowników pozwalają określić projekt w Bilfinger Infrastructure jako modelowy pod względem organizacji.

Serwis aplikacyjny SAP w outsourcingu BCC

Jak już wspomniano, administracją i utrzymaniem systemu w Bilfinger zajmuje się centrum kompetencyjne SCIT. Jednak konsekwencją nowego podejścia do rolloutu SAP w korporacji i niezależnego wdrożenia systemu w wybranych obszarach jest kontynuowanie współpracy z BCC w zakresie wsparcia aplikacyjnego SAP w finansach i zarządzaniu środkami trwałymi, a także gospodarce materiałowej i opracowanych rozwiązaniach SAP Workflow.

Wsparcie użytkowników, utrzymanie i drobny rozwój zaimplementowanych przez BCC funkcjonalności odbywa się na podstawie kontraktu zawierającego ustalone warunki SLA, w wysokim standardzie usług oferowanym przez Centrum Outsourcingowe BCC.

Współpraca: Magdalena Pawlukiewicz, Karolina Wazelin, Tomasz Gerke, Krzysztof Usowicz, BCC

Bilfinger Infrastructure SA (dawniej Bilfinger Berger Budownictwo) to polska spółka koncernu Bilfinger SE – jednej z największych firm usługowo-budowlanych na świecie. W Polsce fundament firmy stanowią oddziały: drogowy, mostowy i inżynieryjny. Bilfinger Infrastructure specjalizuje się w realizacji projektów infrastrukturalnych, przemysłowych, ochrony środowiska i kubaturowych. Wchodząca w strukturę firmy Baza Techniczna zapewnia całościowy serwis dla firmowego parku maszyn, produkuje masy bitumiczne i betonowe, a także konstrukcje stalowe na potrzeby prowadzonych inwestycji. Bilfinger Infrastructure Polska zatrudnia obecnie ponad 700 pracowników. Więcej informacji: www.bilfinger.pl

Zobacz to case study w innym języku

Ta sama treść jest dostępna w serwisie w innym języku:

Zobacz case study - angielski

Zobacz case study - niemiecki

Udostępnij

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00

0.4721 seconds.