Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

DHL Parcel: Dziesiątki tysięcy e-faktur z systemu SAP

BCC E-Billing Portal w praktyce

Udostępnij
Od listopada 2016 roku dzięki rozwiązaniu BCC E-Billing Portal, tysiące klientów DHL Parcel w Polsce otrzymuje dostęp do faktur za usługi w formie elektronicznej. Portal jest zintegrowany z systemami informatycznymi w DHL, w tym z systemem SAP ERP.

DHL Parcel jest liderem polskiego rynku przesyłek krajowych i prekursorem innowacyjnych rozwiązań e-commerce dedykowanych klientom w Polsce i w Europie. Firma wykorzystuje swoją wiedzę w dziedzinie krajowych oraz międzynarodowych przesyłek drogowych docierając do 28 krajów Unii Europejskiej. Oferuje odbiór osobisty w sieci DHL Parcelshop. Jest to blisko 1800 Punktów Partnerskich, w których szybko i wygodnie można nadać lub odebrać przesyłkę. Sieć Parcelshop tworzą między innymi sklepy Inmedio, 1-minute, Relay, Żabka, Freshmarket i sieć stacji benzynowych Shell – większość z tych punktów czynna jest codziennie, również w weekendy, minimum do godziny 21. Każdego miesiąca DHL Parcel w Polsce wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur dla wielu tysięcy klientów – począwszy od jednoosobowych podmiotów gospodarczych, po duże firmy, które wysyłają nawet tysiące przesyłek miesięcznie.

Przy tak dużej skali, generowanie faktur papierowych to dla firmy olbrzymi koszt. Uproszczeniem tego procesu są oczywiście faktury elektroniczne, które pozwalają na zdecydowaną redukcję kosztów. Wprowadzenie takiego rozwiązania jest dużym wyzwaniem dla działów informatycznych. Aby spełniało swoje zadanie, musi być w pełni zintegrowane z systemami informatycznymi w firmie oraz spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa. W DHL Parcel zastępując poprzedni system, zdawano sobie sprawę z zagrożeń, jakie może ze sobą nieść wdrożenie nowego rozwiązania, ale też jasno przedstawiono oczekiwania w stosunku do jego funkcjonalności.

Kompleksowe rozwiązanie

DHL Parcel decydując się na wdrożenie nowego rozwiązania, poszukiwało partnera, który swoim doświadczeniem i kompetencjami zagwarantuje kompleksowe obsłużenie zagadnienia: zarówno po stronie udostępniania dokumentów poprzez rozwiązania webowe, jak i w zakresie koniecznej integracji z SAP, na którym pracują na co dzień pracownicy DHL Parcel.

Rozwiązanie, zaproponowane przez BCC, składa się z:

  • portalu internetowego do masowego udostępniania faktur elektronicznych, opartego na autorskim rozwiązaniu BCC E-Billing Portal,
  • platformy integracyjnej BCC Edistrada, służącej jako warstwa komunikacyjna z systemem SAP.

Zarówno BCC E-Billing Portal, jak i platforma Edistrada, są rozwiązaniami chmurowymi, utrzymywanymi w BCC Data Centers i dostarczanymi w modelu SaaS (Software as a Service).
Z punktu widzenia użytkowników końcowych, najważniejszym komponentem rozwiązania jest BCC
E-Billing Portal, w którym klient może obejrzeć historię otrzymanych dokumentów: e-faktur oraz uzyskać dostęp do obrazu PDF każdego dokumentu, którego był odbiorcą. Portal został zaprojektowany z użyciem rekomendowanych obecnie technologii dla aplikacji internetowych. Szata graficzna jest zgodna z wymaganiami DHL Parcel w zakresie brandingu. Aktualnie dostępne są dwie wersje językowe portalu (polska i angielska), a rozwiązanie przygotowane jest do obsługi kolejnych języków.

Niezawodna komunikacja

Wygenerowane z systemu SAP dokumenty trafiają do wydajnej rozproszonej bazy danych będącej komponentem platformy integracyjnej Edistrada. System ten odpowiada za przyjęcie, archiwizację oraz dystrybucję dokumentów elektronicznych na różne sposoby (SOAP WebService, REST API, AS2, SFTP itp.) oraz w różnej formie (np. PDF, XML, EDIFACT, XLSX) po to, aby móc dostosować się do możliwości technologicznych obu stron wymieniających dokumenty. Architektura systemu została zaprojektowana tak, aby system był łatwo skalowalny i mógł rosnąć wraz z rosnącym biznesem DHL Parcel.

Aby zapewnić niezawodność komunikacji pomiędzy systemem SAP a platformą Edistrada, BCC wyeliminowało wszelkie nadmiarowe węzły i uruchomiło komunikację online w oparciu o usługi sieciowe (WebServices) z wykorzystaniem serwerów proxy i szyfrowanego połączenia HTTPS.

Bezpośrednia wymiana danych pomiędzy systemami pozwala na komunikację synchroniczną i niesie korzyść szybkiego znalezienia przyczyny ewentualnej awarii i to bezpośrednio z poziomu systemu SAP. Dzięki temu administratorzy DHL Parcel mogą sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zostały wysłane poprawnie z SAP, a jeżeli nie, to jakie były przyczyny błędów.

Bezpieczeństwo danych wrażliwych

Kluczowym aspektem, zarówno dla BCC jak i DHL Parcel, są kwestie bezpieczeństwa wszystkich komponentów systemu. Na etapie wdrożenia i już po starcie produkcyjnym przeprowadzony został szereg testów i audytów bezpieczeństwa – przez specjalistów BCC oraz specjalistów DHL Parcel. Bezpieczne działanie systemu Edistrada jest również potwierdzone certyfikacją BCC z zakresu normy ISO 27018, dotyczącej kwestii bezpieczeństwa danych osobowych przechowywanych w chmurze.

Zespół projektowy w DHL Parcel (od lewej): Anna Kostrzewska, Elżbieta Libich-Gołda, Joanna Żuberek

E-faktury dla klientów DHL Parcel

Z punktu widzenia odbiorcy, e-faktura jest odpowiednikiem faktury papierowej w wersji elektronicznej i ma taką samą moc prawną, jak zwykła faktura. Różnica między nimi polega na sposobie jej dostarczania.

W przypadku DHL Parcel, faktury tworzone są standardowo w systemie SAP ERP, skąd przekazywane są do platformy integracyjnej w chmurze BCC (Edistrada). Kolejnym krokiem jest ich udostępnianie klientom DHL Parcel. Ci mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów na różne sposoby, adekwatnie do preferencji – zgodnie ze standardami EDI, poprzez webportal, czy z poziomu wiadomości e-mail. Metody otrzymywania e-faktur można również przełączać, aby dostosować się do aktualnych możliwości klienta.

Zalety portalu dla użytkowników:

  • wybór najkorzystniejszego formatu: e-faktura dostępna jest w formacie pliku PDF. Dodatkowo można ją pobrać w formacie pliku CSV lub XML,
  • dostęp online: faktury przechowywane są online w aplikacji przez okres 7 lat,
  • skrócenie czasu obiegu dokumentów: aplikacja umożliwia wysłanie e-faktury na więcej niż jeden adres e-mail, co przyspiesza prace związane z obsługą księgową dokumentów,
  • podgląd listów przewozowych: w dowolnym momencie można obejrzeć i pobrać skany zafakturowanych listów przewozowych,
  • zarządzenie kontem na poziomie klienta: aktualizacja adresów e-mail, zapisanie indywidualnych ustawień, generowanie i zapisywanie raportów wystawionych dokumentów.

Co z obszernymi fakturami?

Dokumenty faktur zawierają oprócz typowych pozycji również wykaz przesyłek oraz odnośniki do listów przewozowych i ze względu na swoją specyfikę potrafią być bardzo obszerne. Niektóre z nich mają nawet kilka tysięcy stron, dlatego szczególnie istotne było zapewnienie wydajności rozwiązania i niezawodnej komunikacji. Aby interfejs pomiędzy systemami był w stanie obsłużyć przesyłanie danych o tak dużym rozmiarze, został wykorzystany mechanizm MTOM (Message Transmission Optimization Mechanism), który pozwala na optymalne załączanie danych w wiadomościach SOAP.

Przesłanie danych to pierwszy krok, kolejnym wyzwaniem przy tak dużych dokumentach jest generowanie ich obrazów w formie PDF. Algorytm odpowiadający za tę czynność udało się również zoptymalizować na tyle, że największe dokumenty generują się w czasie do 10 sekund (z możliwością generowania dokumentów w tle).

Portal także dla pracowników DHL Parcel

Oprócz klientów DHL Parcel, z BCC E-Billing Portal korzystają również pracownicy DHL Parcel, którzy mają dostępne w aplikacji dodatkowe funkcje (zgodnie ze zdefiniowanymi rolami w systemie uprawnień). Dział Fakturowania co prawda nie korzysta bezpośrednio z aplikacji, ale jest ona częścią systemowych procesów, np. aktualizacja adresów mailowych. Rozwiązanie ma też spory wpływ na proces zarządzania dystrybucją wystawionych faktur.

Funkcje BCC E-Billing Portalu, z których korzystają użytkownicy po stronie DHL Parcel:

  • dostęp do dokumentów klientów, wraz z informacją o dacie otwarcia danego dokumentu przez klienta i możliwością raportowania wysłanych dokumentów (z uwzględnieniem szeregu filtrów),
  • zatwierdzanie lub odrzucanie faktur korygujących,
  • zarządzanie kontami klientów (do jednego klienta może być przypisanych wielu użytkowników i odwrotnie),
  • weryfikacja zgłoszeń rejestracji (użytkownik-klient może sam zarejestrować się w systemie wypełniając formularz rejestracji),
  • zarządzanie kontami użytkowników (blokowanie/odblokowywanie kont, resetowanie haseł, przypisywanie uprawnień) i raportowanie aktywności użytkowników,
  • zarządzanie powiadomieniami e-mail (można zdefiniować wiele szablonów e-maili, dla różnych akcji w systemie: informacja o nowym dokumencie, założeniu konta, resecie hasła itd.).

Wdrożenie i eksploatacja

Projekt wdrożenia Edistrady i BCC E-Billing Portal rozpoczął się w kwietniu 2016 roku, a jednym z jego założeń było dotrzymanie bardzo ambitnego harmonogramu. Wprawdzie pierwotny termin startu został przesunięty, jednak dzięki dużemu zaangażowaniu użytkowników biznesowych DHL Parcel na etapie testów akceptacyjnych oraz zespołu programistów BCC wcześniej w fazie realizacji, udało się dotrzymać ważnego założenia – startu produkcyjnego przed końcem roku 2016.

Dla przedsięwzięć tego typu uruchomienie produkcyjne jest jedynie końcem pierwszego etapu, kolejnym kamieniem milowym. W sytuacji, w której dostawca odpowiada w pełni za utrzymanie systemu również po jego starcie, oprócz wysokiej jakości dostarczonego produktu musi zadbać również o to, aby cała infrastruktura wokół systemu była odpowiednio dostosowana, aby umożliwić jego bezproblemową eksploatację i weryfikację poprawnego funkcjonowania. Bardzo istotne kwestie dotyczą monitoringu różnych parametrów systemu, np. kolejki wychodzących e-maili (aby wszystkie wiadomości o fakturach dotarły do adresatów, nawet jeżeli serwer pocztowy przesłanie działać), czy dostępności systemu z Internetu.

Najważniejszym czynnikiem jest jednak dobra współpraca pomiędzy zespołami, tak aby reakcja na występujące problemy była błyskawiczna, a analiza i wdrożenie rozwiązania były przeprowadzone wspólnie, w najlepiej nadającym się do tego miejscu rozproszonego systemu. Wyzwania, z którymi zespoły DHL Parcel i BCC miały okazję zmierzyć się w projekcie, pokazały, że współdziałanie i otwarta, sprawna komunikacja są najlepszą drogą do sukcesu.

Elżbieta Libich-Gołda, Dyrektor Działu Księgowości Klienta, DHL Parcel Polska

Kompleksowe rozwiązanie z korzyścią dla klientów
Czynnikiem, który znacząco wpłynął na sukces przedsięwzięcia, był fakt, iż dokładnie przygotowaliśmy się do jego realizacji. Oferta BCC łączyła doświadczenie w zakresie SAP, niezbędne kompetencje integracyjne oraz dostępne w modelu SaaS rozwiązania webowe.
Z BCC E-Billing Portal korzystają nie tylko użytkownicy po stronie DHL, ale przede wszystkim nasi klienci. Aplikacja musiała być więc prosta i intuicyjna w obsłudze, a równocześnie spełniająca wszystkie wymagania techniczne. Rozwiązanie BCC spełniło nasze oczekiwania w zakresie funkcjonalnym oraz oczekiwania naszych specjalistów zajmujących się kwestiami bezpieczeństwa systemów. Dodatkową korzyścią było przygotowanie kompleksowego rozwiązania – nie tylko portalu, ale również niezbędnych zmian w SAP. Odpowiedzialność za całość prac spoczywała na jednym podmiocie i spoczywa w dalszym ciągu, w miarę jak korzystamy i rozwijamy nasz system.
Portal w dzisiejszej postaci jest również dobrym punktem wyjścia do kolejnych zmian. Mamy szerokie plany związane z rozbudową użyteczności portalu i będziemy je realizować wspólnie z BCC.
Elżbieta Libich-Gołda, Dyrektor Działu Księgowości Klienta, DHL Parcel Polska Sp. z o.o.

DHL Parcel to młoda i prężnie rozwijająca się marka, korzystająca z 48 lat doświadczeń  firmy  DHL. Dysponując wieloletnią i ugruntowaną pozycją w Polsce w branży logistycznej, z początkiem 2014 roku DHL Parcel został specjalnie wyodrębniony w ramach struktury  DHL Express (Poland) Sp. z o.o.. Obecnie DHL Parcel jest liderem polskiego rynku przesyłek krajowych i prekursorem innowacyjnych rozwiązań e-commerce dedykowanych klientom w Polsce i w Europie. Firma DHL Parcel wykorzystuje swoją wiedzę w dziedzinie krajowych oraz międzynarodowych przesyłek drogowych docierając do 28 krajów Unii Europejskiej.

Oferuje także odbiór osobisty w DHL Parcelshop. Jest to sieć blisko 1800 Punktów Partnerskich w których szybko i wygodnie można nadać lub odebrać przesyłkę. Sieć Parcelshop tworzą między innymi sklepy Inmedio, 1-minute, Relay, Żabka, Freshmarket i sieć stacji benzynowych Shell – większość z tych punktów czynna jest codziennie, również w weekendy, minimum do godziny 21.

Zatrudnia prawie 3000 pracowników, posiada 6 krajowych centrów sortowania i 41 terminali. Kierownictwo i pracownicy firmy DHL Parcel mają świadomość odpowiedzialności społecznej związanej z działaniem na rzecz ochrony środowiska, zarządzaniem kryzysowym i edukacją. W 2015 roku firma otrzymała tytuł Logistycznego Operatora e-commerce. W latach 2016–2017 została dwukrotnie wyróżniona przez konsumentów tytułem Marki Godnej Zaufania oraz tytułem QI Order – za System Zarządzania Jakością. Dodatkowo Grupa DP DHL jest regularnie doceniana jako pracodawca. W zeszłym roku zdobyła nagrodę Top Employer Global 2016. Firma DHL jest częścią Grupy Deutsche Post DHL.

Zobacz to case study w innym języku

Ta sama treść jest dostępna w serwisie w innym języku:

Zobacz case study - angielski

Zobacz case study - niemiecki

Udostępnij

Case studies

Poradniki

Zapraszamy do obejrzenia nagrania z webinara na temat E-Billing Portal

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt