Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Knauf: Archiwizacja optyczna dokumentów w systemie SAP

Efektywne zarządzanie dokumentami

Udostępnij
Wielowarstwowa struktura Grupy Knauf determinuje konieczność stworzenia jednolitego archiwum, obejmującego wszystkie dokumenty firmowe, do których dostęp w tym samym czasie mogą mieć upoważnieni pracownicy poszczególnych spółek.

Celem opisanego poniżej, a realizowanego przez Magellan Service przy współpracy BCC (od 2018 SNP Poland) przedsięwzięcia, jest zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentacji obejmującego wszystkie lokalizacje Knauf w Polsce. Archiwum pozwoli uporządkować wiedzę zawartą w dokumentach firmowych Knauf oraz skróci czas wyszukiwania potrzebnych informacji. Podobny system od kilku lat funkcjonuje w firmach Grupy Knauf w Niemczech.

Proces tworzenia elektronicznego archiwum dokumentów w Polsce został zapoczątkowany w 2002 r. wdrożeniem w Knauf Sp. o.o. w Warszawie, przy współpracy z SNP w zakresie integracji z systemem SAP, użytkowanym przez Knauf.

„Zorganizowanie elektronicznego przepływu i archiwizacji dokumentów w firmach Knauf w Polsce to prawdziwe wyzwanie, wymagające szerokich kompetencji, znajomości technologii i procesów biznesowych.” – komentuje Marek Zwierzchowski, IT Manager Knauf Service Sp. z o.o. „Szukaliśmy dostawcy, który byłby w stanie spełnić odpowiednie standardy informatyczne obowiązujące w firmach Knauf w innych krajach Europy. Spółka Magellan Service, jako jedyna była w stanie zaprojektować i wdrożyć aplikację dedykowaną dla architektury AS400 oraz zintegrować ją z systemem SAP.” 

W 2003 r. Magellan zrealizował drugi etap budowy elektronicznego archiwum dokumentów wdrażając rozwiązanie w firmie Knauf Service Sp. z o.o. Następnie aplikacja została wdrożona w zakładach produkcyjnych w Bełchatowie i Jaworznie, a w marcu 2004 r. – w kolejnej lokalizacji Knauf w pobliżu Opola. Zdaniem przedstawicieli Knauf, prace wdrożeniowe we wszystkich lokalizacjach przebiegły nadzwyczaj sprawnie. Ostatnia realizacja zajęła niespełna trzy dni.

Budowa systemu

Rozwiązanie zastosowane przez Magellan oparte zostało na współpracującej z wydajnymi skanerami aplikacji do przetwarzania dokumentów MagSCAN. Aplikacja posiada wbudowane mechanizmy automatycznego opisywania dokumentów oraz walidacji wprowadzonych indeksów. Jest skalowalna – używa protokołu komunikacyjnego TCP/IP, posiada budowę typu Client – Server. Umożliwia nadawanie uprawnień zarówno dla osób wprowadzających, jak i tylko przeglądających dokumenty.

Integracja z SAP

Instalacja i wdrożenie wszystkich elementów rozwiązania zostały zrealizowane we współpracy z SNP Poland. SNP było odpowiedzialne za prace realizowane w systemie SAP oraz prace na styku SAP i systemu archiwizacji. W zakres prac SNP wchodziła analiza wymagań klienta dotyczących integracji systemu archiwizacji z systemem SAP. SNP określiło zakres prac programistycznych oraz konfiguracyjnych, które należało wykonać w systemach archiwizacji oraz SAP, a następnie zrealizowało prace konfiguracyjne.

Warto wspomnieć, że przygotowane w ten sposób rozwiązanie obejmuje zaawansowane metody zarządzania i klasyfikowania dokumentów, wykorzystujące między innymi kody kreskowe.

Korzyści

Zdaniem przedstawicieli firmy Knauf procesy zarządzania dokumentami mają realną wartość biznesową. Koszty inwestycji w innowacyjne metody organizowania, dystrybuowania i pracę z dokumentami zwracają się bardzo szybko.

Zastosowanie elektronicznej formy dokumentów jako standard w polskich firmach należących do Grupy Knauf znacznie przyspieszyło ich obieg. Rozproszone dotychczas dokumenty stały się dostępne dla uprawnionych użytkowników aplikacji w dowolnym czasie. Przejrzysty system katalogowania jeszcze bardziej skrócił czas dotarcia do potrzebnych informacji. Elektroniczne archiwum pozwala uniknąć duplikowania tego samego dokumentu w kilku egzemplarzach, dzięki czemu firma może stopniowo redukować archiwum konwencjonalne.

„W ciągu 1,5 roku funkcjonowania rozwiązania zeskanowaliśmy i wprowadziliśmy do archiwum ok. 150 000 dokumentów” – dodaje Marek Zwierzchowski. „W każdej z trzech lokalizacji dziennie skanujemy od 300 do 1000 faktur wychodzących, przychodzących oraz innych dokumentów księgowych. Stopniowo będziemy wprowadzać do systemu pozostałe kategorie dokumentów – umowy z klientami, dokumenty windykacyjne etc.”

Obecnie (kwiecień 2004) Knauf i Magellan pracują już nad kolejnym etapem wdrożenia, którego realizacja planowana jest na koniec 2004 r. Docelowo system zarządzania i archiwizacji dokumentów ma objąć wszystkie firmy działające w ramach Grupy Kapitałowej Knauf w Polsce.

Informacje o firmie Magellan Service Sp. z o.o.

Firma Magellan Service Sp. z o.o. opracowuje i dostarcza oprogramowanie umożliwiające tworzenie i zarządzane elektronicznym archiwum dokumentów. Spółka powstała w 2001 r. w odpowiedzi na zapotrzebowanie na usługi w dziedzinie outsourcingu elektronicznej archiwizacji danych. Oprogramowanie firmy Magellan Service Sp. z o.o. spełnia wysokie normy unijne w zakresie elektronicznej archiwizacji, które od stycznia 2002 r. stały się wymogiem formalnym w krajach należących do Unii. Więcej informacji: www.magsoft.pl

Wywodząca się z Niemiec firma Knauf produkuje swoje wyroby w ponad 100 fabrykach w Europie i na świecie. Podstawowy obszar działalności przedsiębiorstwa stanowi produkcja i dystrybucja materiałów budowlanych. W Polsce firma posiada klika fabryk, m.in. w Bełchatowie i Jaworznie. Dystrybucją wyrobów zajmuje się sieć handlowa złożona z kilkuset placówek. Knauf oferuje również usługi doradztwa technicznego dla architektów, wykonawców i handlowców polskich poprzez swoje Centrum Szkoleniowe.

Udostępnij

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00