Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Media Regionalne: Wdrożenie SAP

Jak wdrożyć SAP w 12 spółkach jednocześnie?

Udostępnij
Przy planowaniu opisanego w niniejszym tekście przedsięwzięcia celem Grupy Orkla Press Polska było polepszenie organizacji i sprawności działania Grupy, w oparciu o rzetelną, dostępną i aktualną informację zarządczą.

Kluczowym założeniem było wdrożenie systemu od razu w 12 spółkach wydawniczych, w celu unifikacji rozwiązań w obszarze finansów, logistyki i HR oraz uzyskania jednolitego systemu raportowania. Wśród innych celów przedsięwzięcia można wymienić także integrację centralnego systemu IT z aplikacjami sprzedaży ogłoszeń i bankowości elektronicznej, oraz obniżenie kosztów obsługi informatycznej poprzez zastosowanie centralnej architektury systemu z dostępem poprzez sieć korporacyjną WAN.

Wszystkie te cele miały zostać uzyskane w krótkim czasie, przy ograniczonych kosztach wdrożenia oraz przy ograniczonym zespole ludzi, który Orkla Press mogła oddelegować do realizacji projektu. Naturalnym wyborem, dokonanym po dogłębnej analizie ofert różnych producentów i firm wdrożeniowych, był proponowany przez BCC SPRINT, prekonfigurowany system SAP dla przedsiębiorstw średniej wielkości.

Andrzej Stokłosa, Kierownik Projektu, stwierdził: „Początkowo braliśmy pod uwagę inne systemy ERP. Zdecydowaliśmy się jednak na SAP jako na najpotężniejsze zintegrowane narzędzie zarządzania firmą. Na wybór istotnie wpłynął fakt, że SAP stanowi standardową platformę programową w grupie Orkla Media, oraz możliwość wykorzystania oferowanego przez BCC prekonfigurowanego rozwiązania SPRINT, co pozwoliło skrócić czas wdrożenia i obniżyć jego koszty”.

Przebieg wdrożenia

W pierwszym etapie przedsięwzięcia, rozpoczętym w czerwcu 2001 roku, wdrożeniem objęto rozwiązania SAP w zakresie: rachunkowości finansowej, księgowości majątku trwałego, kontrolingu, gospodarki materiałowej i zaopatrzenia, sprzedaży i dystrybucji. Prace wdrożeniowe objęły 12 firm, zajmujących się wydawaniem dzienników, a także 5 należących do spółek zakładów drukarskich.

Zgodnie z harmonogramem, spółki Orkli rozpoczęły korzystanie z SAP w styczniu 2002 r. Wdrożenie SAP w 12 spółkach w tak szerokim zakresie, w krótkim czasie 6 miesięcy, było możliwe dzięki wykorzystaniu SPRINT. Zawarte w SPRINT gotowe rozwiązania funkcjonalne i organizacyjne pozwoliły zredukować budżet czasu i obciążenie pracowników Orkli do niezbędnego minimum.

W ramach drugiego etapu wdrożenia, zakończonego w sierpniu 2002 r., uruchomione zostały rozwiązania SAP w zarządzaniu kadrami i płacami. Także w tym etapie wykorzystano przygotowane przez BCC prekonfigurowane rozwiązanie HR SPRINT.

Całość przedsięwzięcia była unikalna pod względem organizacyjnym. W obrębie każdej fazy wdrożenia rozwiązanie było wypracowywane w jednej, pilotażowej spółce wydawniczo-drukarskiej (w pierwszym etapie wdrożenia – Pro-Media sp. z o.o. w Opolu, w drugim etapie dotyczącym HR – G.P. Media sp. z o.o. w Bydgoszczy). Następnie rozwiązanie było kopiowane, z opóźnieniem jednej fazy projektu, w pozostałych spółkach: AWH Edytor S.A. (Białystok), Edytor Press sp. z o.o. (Lublin), Kresy BO sp. z o.o. (Białystok), KW Forum sp. z o.o. (Koszalin), Lubpress sp. z o.o. (Zielona Góra), R-Press sp. z o.o. (Rzeszów), Szczecin Press sp. z o.o., Dolnośląskie Wydawnictwo Prasowe Sp. z o.o. (Wrocław), Tygodnik Ostrołęcki sp. z o.o., Orkla Media Magazines Sp. z o.o. (Bydgoszcz).

KORZYŚCI Z SAP

Finanse i kontroling

Rachunkowość finansowastanowi podstawowe ogniwo integrujące system. Integracja odbywa się głównie poprzez zastosowanie wspólnego dla wszystkich spółek planu kont. Wzorcowy plan kont SPRINT został dostosowany do potrzeb prowadzonej działalności wydawniczej i odpowiada potrzebom analitycznym poszczególnych obszarów rachunkowości. Jedną z podstawowych korzyści z wdrożenia SPRINT w rachunkowości finansowej jest wzrost poziomu automatyzacji księgowań, wynikający z integracji poszczególnych obszarów systemu.

Szczególne znaczenie ma to w obszarze sprzedaży (np. utworzenie faktury sprzedaży skutkuje księgowaniem należności, przychodu oraz podatku należnego), ze względu na dużą ilość przetwarzanych dokumentów. Również operacje home banking przetwarzane są automatycznie – np. elektroniczny transfer przelewów, księgowanie wyciągu obejmujące wprowadzanie operacji bankowych, księgowanie na konta księgi głównej i ksiąg rozrachunkowych.

Wdrożenie modułów finansowych SAP umożliwiło szybkie sporządzanie sprawozdań po każdym miesiącu obrachunkowym, łącznie z tworzeniem na żądanie sprawozdań historycznych za dowolny okres. Większość prac związanych z zamknięciem okresu została zautomatyzowana.

W zakresie majątku trwałego wdrożenie SPRINT zapewniło jednolite zasady prowadzenia księgowej ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji,  finansowego majątku trwałego oraz pozostałych składników (np. pozostających w ewidencji pozabilansowej).

System zapewnia automatyczną ewidencję i księgowanie amortyzacji bilansowej, podatkowej oraz podatku od nieruchomości, a także wielowymiarową wycenę i klasyfikację majątku (zgodnie z wymaganiami prawa bilansowego, podatkowego, wymogami grupy kapitałowej itp.). System informacyjny umożliwia szybkie tworzenie szczegółowych zestawień i raportów wymaganych przez różne podmioty: GUS, gminy oraz Zarząd, Radę Nadzorczą itp.

Wdrożenie SPRINT w kontrolingu umożliwiło wprowadzenie nowoczesnej analizy kosztów. Wprowadzono spójną strukturę miejsc powstawania kosztów oraz tzw. zlecenia wewnętrzne, pozwalające gromadzić koszty specyficznej działalności (np. koszty akcji marketingowych, koszty projektów wydawniczych).

Rozliczenia kosztów zostały zautomatyzowane, udostępnione zostały jednolite narzędzia planowania kosztów.

W spółkach posiadających drukarnie uruchomiono funkcjonalność SPRINT pozwalającą na rachunek kosztów rzeczywistych produkcji do poziomu poszczególnych pozycji asortymentowych, łącznie z rozliczeniem odchyleń produkcyjnych.

W kontrolingu sprzedaży wprowadzone rozwiązania pozwalają na wielowymiarową rejestrację i raportowanie przychodów ze sprzedaży oraz kosztu własnego sprzedaży. Analiza przychodów i rentowności możliwa jest w segmentach rynku, składających się z kombinacji cech takich jak produkt (np. analizowane są przychody ze sprzedaży gazet w podziale na dni tygodnia i wydania magazynowe), klient, sprzedawca, kanał dystrybucji.

Elastyczny system raportowania umożliwia tworzenie własnych zestawień użytkowników w dowolnym układzie. Zagregowane dane finansowe są przekazywane za pomocą interfejsu do stosowanego w korporacji Orkla systemu Hyperion Enterprise.

Wprowadzono także narzędzia zarządzania środkami pieniężnymi w SAP. Na jednym raporcie (prognozie płynności) wyświetlane są kwoty wpływów i wypływów środków pieniężnych wg planowanej daty waluty. W prognozie płynności uwzględnione są operacje logistyczne, jak zamówienie zaopatrzenia czy zlecenia sprzedaży, oraz pozycje rozrachunkowe.

Wartości z prognozy płynności mogą być zestawiane razem z wartościami sald na rachunkach bankowych oraz sald innych pomocniczych kont bankowych, dzięki czemu uzyskuje się informację o prognozowanym stanie środków pieniężnych. Tę informację dział finansowy uzyskuje z odpowiednim wyprzedzeniem w stosunku do daty rzeczywistego ruchu środków pieniężnych.

Gospodarka materiałowa i zaopatrzenie

SPRINT zapewnia ilościowo-wartościową gospodarkę zapasami w spółkach posiadających własne drukarnie. Dzięki temu na bieżąco dostępna jest informacja o ilości i wartości stanów zapasów w poszczególnych magazynach. Wszystkie księgowania związane z realizowanymi ruchami materiałowymi odbywają się automatycznie w księdze głównej.

Unifikacji uległa baza indeksów materiałowych, wprowadzono obsługę procesu centralnej realizacji zakupów. W procesie zaopatrzenia wprowadzono strategię zatwierdzania dokumentów zaopatrzeniowych.

Wykorzystanie funkcji tzw. zakupów dekretowanych (przyjmowane od dostawców materiały obciążają od razu koszty) pozwoliło na uproszczenie procesu zakupów materiałów biurowych, a funkcje zakupu usług umożliwiły wprowadzenie szczegółowej kontroli procesu nabywania usług.

Sprzedaż i dystrybucja

SPRINT pozwala korzystać z jednej bazy danych klientów i produktów we wszystkich spółkach. Dzięki integracji sprzedaż zafakturowana oraz dostawy księgowane są automatycznie na kontach oraz umożliwiają prowadzenie analizy rentowności sprzedaży wg wielu kryteriów.

Specjalnie dla Grupy Orkla opracowane zostały rozszerzenia standardu systemu o funkcjonalności związane ze specyfiką działalności wydawniczej. Są to kalendarz wydawniczy, funkcje sprzedaży w prenumeracie oraz księgowania przychodów przyszłych okresów. SPRINT został także zintegrowany ze specjalizowanymi rozwiązaniami, obsługującymi sprzedaż powierzchni reklamowej. Oprócz sprzedaży SPRINT obsługuje także czynności z nią zrównane: wydania na reprezentację i reklamę oraz darowizny.

Dużą korzyścią z wdrożenia jest uruchomienie kontroli kredytowej odbiorców, która zabezpiecza przed przekraczaniem limitów kredytu kupieckiego.

Informacje rejestrowane podczas wprowadzania zamówień klientów, wysyłek i fakturowania, stanowią podstawę dla analiz wielowymiarowego systemu informacyjnego sprzedaży.

Zarządzanie kadrami i listą płac

Wdrożenie HR SPRINT w spółkach grupy Orkla umożliwiło usprawnienie pracy w obszarach zarządzania kadrami i obsługi listy płac. W systemie przechowywana jest historia wszystkich zdarzeń kadrowych (zatrudnienie, zmiana przypisania organizacyjnego, zawieszenie itp.).

W systemie rejestracji czasu pracy odnotowywane są dane o nieobecnościach, saldach urlopowych i zmianach w harmonogramach pracy. Informacje te są automatycznie interpretowane przez listę płac.

System informacyjny HR zapewnia możliwość generowania wymaganych zestawień, w tym raportów ZUS i formularzy podatkowych. Dzięki funkcjom tworzenia zapytań ad-hoc i mechanizmowi generowania korespondencji seryjnej, raportowanie informacji kadrowo-płacowych stało się szybkie i łatwe.

Steinar Bjornbet, Dyrektor Finansowy Orkla Press, podsumowuje: „Wdrożenie SPRINT w grupie Orkla Press w Polsce pozwoliło na osiągnięcie standaryzacji systemów kilkunastu rozproszonych terytorialnie podmiotów w oparciu o jedną silną i spójną platformę programową. Wszystkie objęte wdrożeniem spółki działają teraz według jednego standardu, który sprawia, że dane kontrolingowe i zarządcze dostępne w systemie są w pełni wiarygodne. Kierownictwo Orkla Press Polska otrzymało zaś narzędzie umożliwiające sprawne zarządzanie spółkami grupy – od finansów, przez logistykę, po kadry i płace”.

Grupa Orkla Press w Polsce to jeden z liderów rynku prasowego. Orkla Press jest częścią koncernu Orkla, jednej z największych spółek giełdowych w Norwegii. Orkla ma obecnie 51% udziałów w „Rzeczpospolitej” oraz udziaływ gazetach regionalnych, m.in.: „Słowo Polskie”, „Wieczór Wrocławia”, „Głos Pomorza”, „Gazeta Pomorska”, „Kurier Poranny”, „Dziennik Wschodni”, „Nowa Trybuna Opolska”, „Gazeta Lubuska”, „Głos Szczeciński”, „Nowiny”, „Gazeta Współczesna”. Spółki prowadzą działalność wydawniczą, część z nich posiada własne drukarnie. Udział Orkli w rynku prasy codziennej
w Polsce to ponad 23%.

Zobacz to case study w innym języku

Ta sama treść jest dostępna w serwisie w innym języku:

Zobacz case study - angielski

Udostępnij

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt