SAP w kolejnych spółkach Grupy Żywiec

Pierwsze spółki, należące obecnie do Grupy Żywiec, rozpoczęły korzystanie z rozwiązań SAP już w roku 1998 (EB – wdrożenie wspierane m.in. przez BCC). W 2000 roku BCC (aktualnie All for One Poland) wspierało także uruchomienie SAP w Grupie Handlowej (spółce handlowo-marketingowej Grupy Żywiec).

W kolejnym etapie, rozpoczęto przygotowania do przeniesienia i dostosowania do spółek Grupy Żywiec rozwiązania korporacyjnego opartego na systemie SAP, z licznymi rozszerzeniami funkcjonalnymi, które funkcjonuje w koncernie, będącym największym udziałowcem Grupy Żywiec.

W tym celu, na początku 2001 roku zarząd Grupy Żywiec podjął decyzję o rozpoczęciu wdrożenia SAP w największej spółce Grupy – w Browarach Żywiec. Założono, że system zostanie uruchomiony w bardzo szerokim zakresie, tak aby wypracowane podczas wdrożenia w Browarach Żywiec rozwiązania mogły się stać modelowymi dla wszystkich pozostałych zakładów Grupy, i w konsekwencji, przyczyniły się do zwiększenia efektywności całej Grupy Żywiec. Poniżej przedstawiony został szczegółowy opis tego przedsięwzięcia w Browarach Żywiec (projekt ten objął także Browar Bracki w Cieszynie oraz spółkę Żywiec Trade Holding) – interesującego zarówno pod względem prowadzonej metodyki (wykorzystanie standardu korporacyjnego, realizowane równolegle zmiany w przebiegu procesów biznesowych), jak i zakresu (bardzo szeroka funkcjonalność, innowacyjne funkcje jak IS-Beverages).

Cele biznesowe wdrożenia w Browarach Żywiec

Cele biznesowe wdrożenia SAP w Browarach Żywiec, a docelowo – w pozostałych zakładach Grupy, obejmowały:

  • objęcie jednym zintegrowanym systemem wszystkich kluczowych obszarów przedsiębiorstwa – finanse, logistyka, produkcja, remonty. Dotychczas planowanie produkcji i gospodarka remontowa były realizowane bez wsparcia systemu zintegrowanego
  • ujednolicenie procesów biznesowych we wszystkich spółkach; w rezultacie: upowszechnianie najlepszych rozwiązań wypracowanych na poziomie korporacyjnym (best practices), usprawnienie zarządzania i rozwoju organizacji (wspólny dla spółek model działania), jednolite raportowanie i interpretacja wyników
  • ujednolicenie rozwiązań IT, a w rezultacie obniżenie kosztów eksploatacji i rozwoju systemu (wykorzystywanie wspólnych rozwiązań przez wiele spółek)

Projekt został opatrzony nazwą Copernicus – stanowiąc odwołanie do polskiego uczonego, który dzięki innowacyjnym odkryciom zmienił sposób patrzenia ludzkości na zasady rządzące wszechświatem. W maju 2001 roku kierownictwo projektu Copernicus podjęło decyzję o powierzeniu wsparcia prac wdrożeniowych BCC.

Tomasz Staszelis, ówczesny Dyrektor ds. Informatyki Grupy Żywiec: „Powodzenie przedsięwzięcia informatycznego o tak szerokim zakresie zależy w dużej mierze od współpracy wewnętrznego zespołu wdrożeniowego z kompetentnym partnerem zewnętrznym. Wybraliśmy BCC ze względu na doświadczony zespół konsultantów oraz udaną, kilkuletnią współpracę w kilku przedsięwzięciach informatycznych, prowadzonych w Grupie Żywiec”.

Zakres wdrożenia

Zakres wdrożenia został zdefiniowany w oparciu o filozofię tzw. wielkiego wybuchu (ang. „big bang”) – jednoczesnego uruchomienia nowego systemu w bardzo szerokim zakresie funkcjonalnym.

Główna zaleta takiego podejścia to brak okresów przejściowych, podczas których muszą funkcjonować tymczasowe interfejsy (np. pomiędzy obszarem finansowym a zewnętrznym systemem logistycznym). Od początku działania nowego systemu uzyskuje się pełną docelową integrację obszarów biznesowych firmy.

Z drugiej strony, im szerszy zakres wdrożenia, tym większe musi być zaangażowanie w prace wdrożeniowe pracowników przedsiębiorstwa, a także zarządu. Tym bardziej istotne jest też kompetentne wsparcie ze strony firmy wdrożeniowej.

Wdrożeniem w obu browarach (Żywiec i Cieszyn) zostały objęte następujące obszary (moduły SAP): rachunkowość finansowa (FI), kontroling (CO), zarządzanie płynnością finansową (TR), księgowość majątku trwałego (FI-AA), zarządzanie inwestycjami (IM), gospodarka materiałowa i zaopatrzenie (MM), sprzedaż i dystrybucja (SD), planowanie produkcji (PP) wraz z zarządzaniem produkcją procesową (PP-PI), zarządzanie jakością (QM), gospodarka remontowa i utrzymanie ruchu (PM). W spółce nieprodukcyjnej, jaką jest Żywiec Trade Holding, wdrożeniem objęto powyższy zakres, z pominięciem obszarów produkcji i remontów.

Istotnym elementem wdrażanej funkcjonalności było rozwiązanie branżowe dla producentów napojów: IS-Beverages. To pierwsze w Polsce i jedno z pierwszych na świecie wdrożeń SAP, w którym wykorzystano to rozwiązanie. IS-Beverages zawiera rozbudowane funkcjonalności w zakresie m.in. kalkulacji podatku akcyzowego, planowania transportu i ewidencji opakowań zwrotnych.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie systemu SAP w Grupie Żywiec zostało zaplanowane jako projekt biznesowy, zorientowany na optymalizację struktury i przebiegu procesów. Harmonogram projektu zaplanowano, uwzględniając sezonowość działania Browarów. Lato 2001 zostało wykorzystane na przygotowania projektu, prowadzone przez zespół IT Grupy Żywiec, przy niewielkim zaangażowaniu zespołów wdrożeniowych.

Od czerwca do sierpnia trwało studiowanie procesów biznesowych, zawartych w standardach korporacji właściciela Grupy Żywiec. Dokonano selekcji procesów, niezbędnych do wdrożenia w browarach Grupy oraz określono, w jakim stopniu poszczególne procesy odpowiadają wymaganiom spółek Grupy.

Spośród 387 procesów, opisujących pracę browaru w standardowym modelu korporacyjnym, ponad 330 znalazło się w zdefiniowanym zakresie wdrożenia.

W przypadku rozbieżności wymagań lokalnych i standardowego procesu zawartego w modelu korporacyjnym, priorytet miał proces standardowy. Tylko w przypadku uwarunkowań związanych ze specyfiką polskich przepisów (np. podatki) lub z istotnymi wymaganiami klientów polskich spółek, uwzględniono możliwość odstępstwa od korporacyjnego modelu działania.

Konieczność uwzględnienia standardów korporacyjnych oznacza większe wyzwanie dla zespołów wdrożeniowych. Poza warstwą techniczno-systemową konieczne jest zarządzanie zmianami organizacyjnymi. Takie podejście pozwala jednak osiągnąć ambitny cel dostosowania organizacyjnego i informatycznego do modelu korporacyjnego – w stosunkowo krótkim czasie, w ramach jednego przedsięwzięcia.

Dzięki dużej konsekwencji kierownictwa projektu, osiągnięto wysoki stopień zgodności realizowanego rozwiązania z modelem korporacyjnym. Tylko 6% procesów wymagało zaprojektowania od podstaw (ze względu na brak odpowiednika w modelu korporacyjnym), a około 20% scenariuszy biznesowych wymagało dostosowania parametrów, bez zmiany istotnych elementów procesu.

Od września 2001 do lutego 2002 przebiegały właściwe prace wdrożeniowe. We wdrożeniu SAP w Browarach Żywiec została wykorzystana metodyka SAP, wzbogacona o doświadczenia z wdrożeń w innych krajach, w browarach korporacji, w której skład wchodzi Grupa Żywiec. Narzędzia, wzory i przykłady w metodyce, dostosowane do specyfiki branży (np. gotowe scenariusze testów w module produkcji dotyczą różnych procesów związanych z warzeniem piwa), pozwoliły na znaczne oszczędności czasu i nakładów pracy w kolejnych fazach projektu.

„Poza zagwarantowaniem, że rozwiązanie mieści się w ramach wyznaczonych przez standardy korporacyjne, audyty przyniosły inne korzystne efekty.” – stwierdza Tomasz Staszelis – „Dzięki regularnym wizytom osób niezaangażowanych na co dzień w prace projektowe, uzyskaliśmy obiektywny obraz sytuacji i wskazówki, którym obszarom należy poświęcić więcej uwagi. Przepływ wiedzy następował jednak w dwie strony – niejednokrotnie browary Grupy Żywiec były stawiane jako przykład dla spółek w innych krajach, a niektóre rozwiązania wypracowane w projekcie Copernicus stały się częścią standardowego rozwiązania korporacyjnego”.

Dla większości ustawień konfiguracyjnych zostały zdefiniowane ścisłe reguły kodowania (np. zakresy numeracji) i dokumentowania ustawień. Aby zagwarantować, że zasady te nie są tylko teorią, projekt był regularnie audytowany przez konsultantów z centrali korporacji. Obok drobiazgowego przeglądu konfiguracji i dokumentów, ocenie poddawano również procesy zarządzania projektem, migracji danych, opracowania lokalnych rozszerzeń systemu.

W fazie przygotowań końcowych duży nacisk położono na testy integracyjne. Stopniowo testami obejmowane były coraz szersze obszary funkcjonalne i dłuższe „łańcuchy” procesów biznesowych, od planowania i zaopatrzenia w surowce, przez produkcję, po sprzedaż wyrobów gotowych.

Ostatnia próba generalna, tzw. „stress test”, odbywała się przy udziale około stu użytkowników, którzy przez dwa dni wykonywali operacje odpowiadające typowym zadaniom, przy własnych stanowiskach pracy. Test pozwolił zweryfikować m.in. sprawność infrastruktury IT (serwery, sieć LAN i WAN) w warunkach zbliżonych do rzeczywistego obciążenia, przygotowanie stanowisk roboczych (PC, drukarki), a także zdolność użytkowników do samodzielnej pracy.

Zgodnie z harmonogramem 1 marca 2002 r. w Browarach Żywiec zostały uruchomione wszystkie funkcjonalności SAP, wchodzące w skład zdefiniowanego zakresu.

Użytkownicy z całego kraju pracują na jednym systemie informatycznym, umieszczonym w centrum komputerowym w Elblągu. Serwery są obsługiwane zdalnie, na zasadach outsourcingu, przez zewnętrzną firmę, natomiast wsparcie użytkowników końcowych świadczy Help Desk zorganizowany przez Grupę Żywiec.

Korzyści z wdrożenia

Wdrożenie SAP w Żywcu pozwoliło osiągnąć m.in. następujące korzyści:

  • wdrożenie korporacyjnego standardu procesów biznesowych, z naciskiem na dostosowanie lokalnej organizacji do wspólnych modelowych rozwiązań (best practices)
  • uzyskanie jednolitego standardu ewidencji i raportowania zdarzeń gospodarczych, w ramach wspólnego planu kont, struktury miejsc powstawania kosztów i innych wymiarów księgowości oraz kontrolingu
  • uzyskanie jednolitej scentralizowanej platformy sprzętowej i systemowej, która docelowo obejmie wszystkie spółki, zmniejszając koszty utrzymania i rozwoju infrastruktury
  • przejęcie pełnej kontroli nad systemem przez zespół IT Grupy Żywiec, który wspiera użytkowników końcowych i samodzielnie opracowuje dalsze rozszerzenia funkcjonalności systemu, w miarę powstawania nowych potrzeb biznesowych.

Na poziomie operacyjnym, korzyści w codziennej pracy z nowym systemem to m.in.:

  • spójność danych i ich jednokrotne rejestrowanie, na przykład wszelkie ruchy materiałowe związane z zaopatrzeniem, produkcją i sprzedażą, automatycznie odzwierciedlane są w ewidencji ilościowej i wartościowej
  • możliwość precyzyjnego określenia kosztów produktów i rentowności ich sprzedaży w różnych segmentach rynku
  • dostęp do pełnej i aktualnej informacji o wszystkich obszarach działania przedsiębiorstwa, również tych, które wcześniej nie były wspierane rozwiązaniami informatycznymi (np. planowanie prac remontowych)

Tomasz Staszelis: „Copernicus to kolejne przedsięwzięcie w Grupie Żywiec, które potwierdza, że efektywne projekty informatyczne mają ścisły związek z celami biznesowymi oraz posiadają wsparcie Zarządu i kierowników zespołów. Cele biznesowe zostały osiągnięte dzięki zaangażowaniu członków zespołów, którzy wiedzieli, że w ramach wdrożenia tworzą rozwiązania, które poprawią efektywność ich własnych działań, co też przekłada się na efektywność działania całej firmy”.

Wsparcie BCC

Partnerem Działu Informatyki Grupy Żywiec we wszystkich etapach przedsięwzięcia było BCC (aktualnie All for One Poland). Udział konsultantów BCC był szczególnie ważny podczas weryfikacji koncepcji korporacyjnej SAP i konfiguracji systemu, w ramach pierwszego wdrożenia w Browarach Żywiec. Specjaliści z Grupy Żywiec zaś zajmowali się m.in. migracją danych, testami systemu, szkoleniem użytkowników, bieżącym wsparciem, rozwojem programów ABAP.

Ireneusz Kubalewski, obecny Dyrektor IT Grupy Żywiec, ocenia: „Konsultanci BCC zapewniali nam ekspercką wiedzę o systemie SAP i znajomość specyfiki wdrożeń SAP w warunkach polskich, bardzo pomocną przy dostosowaniu standardowego wzorca korporacyjnego. Dzięki transferowi tej wiedzy do pracowników Grupy Żywiec, w kolejnych etapach coraz większą część prac mogliśmy realizować samodzielnie, co wpłynęło na znaczne obniżenie łącznych kosztów całego projektu”.

Dalszy przebieg przedsięwzięcia

Uruchomienie SAP w marcu 2002 roku w Browarach Żywiec było punktem wyjścia do uruchomienia podobnych, standardowych rozwiązań, zawierających modelowe korporacyjne praktyki biznesowe, w kolejnych spółkach Grupy.

I tak, w styczniu 2003 roku zakończył się projekt przeniesienia tych rozwiązań do spółki Grupa Handlowa, a potem kolejno do roku 2005 włącznie zrealizowano podobne przedsięwzięcia w pozostałych browarach (Leżajsk, Warka, EB, Kujawiak). Wszystkie te wdrożenia realizowane były przy wsparciu BCC. Uruchomienie (roll-out) SAP w każdym zakładzie było niemałym wyzwaniem, gdyż wymagało ścisłej koordynacji z równoległym procesem konsolidacji spółek, które były włączane do jednostki gospodarczej Grupa Żywiec SA, jednocześnie ze startami produktywnymi systemu SAP.

Ponadto, włączenie zakładu do innej jednostki wymuszało wiele zmian biznesowych, zwłaszcza dotyczących współpracy z partnerami biznesowymi (np. przejęcie dotychczasowych kontraktów przez nowy podmiot – Grupę Żywiec SA).

Niezależnie od tych zmian, w 2004 roku zostały zrealizowane dwa inne projekty: wdrożenie zmian w systemie SAP, wynikających z akcesji do Unii Europejskiej, oraz wprowadzenie międzynarodowych standardów rachunkowości. Na dużą złożoność projektu wpłynęła też realizowane w międzyczasie połączenie z firmą Brau Union Polska.

Proces wdrożenia systemu SAP w kolejnych zakładach Grupy Żywiec był na bieżąco audytowany przez konsultantów korporacyjnych. Przebieg projektu został oceniony jako jedno z najlepiej zorganizowanych wdrożeń SAP w grupie Heineken.

Ireneusz Kubalewski podsumowuje: „Dzięki dużej dyscyplinie w organizacji tego wieloetapowego przedsięwzięcia, a także dzięki rygorystycznemu przestrzeganiu definicji zakresu wdrożenia ustalonego podczas projektu w Żywcu, wdrożenia SAP w kolejnych podmiotach przebiegały nadzwyczaj sprawnie. W efekcie wszystkie zakłady działają według ustandaryzowanego i efektywnego modelu biznesowego. Można więc powiedzieć, że w Grupie Żywiec system SAP został wykorzystany jako narzędzie ujednolicenia procesów i rozwiązań organizacyjnych”.

Grupa Żywiec jest liderem branży piwowarskiej – posiada ponad 30% udziału w polskim rynku piwa. W skład Grupy, której filarem są Browary Żywiec, wchodzą również Elbrewery Co. Ltd., Browary Warka i Zakłady Piwowarskie w Leżajsku. W browarach należących do Grupy produkowanych jest kilkanaście marek piwa. Do najpopularniejszych z nich należą: Żywiec, Warka Jasne Pełne, Leżajsk Pełne, Warka Strong oraz Tatra.