Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Phoenix Contact Wielkopolska: Integracja BeeOffice i SAP HR

Platforma samoobsługowa HR dla pracowników

Udostępnij
Od grudnia 2016 roku firma Phoenix Contact Wielkopolska Sp. z o.o. korzysta z platformy samoobsługowej HR dla pracowników, opartej o portal BeeOffice. Autorskie rozwiązanie SNP Poland wspiera m.in. zarządzanie urlopami i rozliczanie delegacji, w integracji z systemem SAP HR Phoenix Contact.

Phoenix Contact Wielkopolska, zwiększając z roku na rok zatrudnienie, coraz bardziej odczuwało potrzebę prostego i łatwego w obsłudze narzędzia do obsługi spraw kadrowych, najlepiej zintegrowanego z firmowym systemem SAP. Wybór padł na BeeOffice – przyjazne i intuicyjnie rozwiązanie, które ułatwia pracę nie tylko pracownikom działu HR, ale wszystkim pracownikom firmy, którzy z niego korzystają.

Po pierwsze – dostosowanie do potrzeb klienta

Każda firma posiada swoją specyfikę, dlatego ważne jest, żeby oferowane narzędzie było elastyczne i miało możliwość dostosowania do konkretnych oczekiwań klienta. Tylko wtedy będzie realną korzyścią. Dlatego dostarczone przez SNP rozwiązanie składa się z:

  • dedykowanej instalacji portalu BeeOffice,
  • specjalnie dla Phoenix Contact Wielkopolska rozwiniętych funkcji BeeOffice w zakresie urlopów, delegacji i wniosków HR
  • interfejsów z systemem SAP HR.

Platforma zainstalowana jest u klienta w modelu on-premise.

Okno portalu BeeOffice w Phoenix Contact Wielkopolska

Urlop ważna sprawa

Moduł Urlopów BeeOffice umożliwia obsługę całego procesu – począwszy od złożenia wniosku urlopowego przez pracownika, przez akceptację przełożonego, po kontrolę wykorzystania urlopów – całkowicie online, bez dokumentów papierowych. Dane o urlopach są dostępne dla wszystkich uprawnionych. Każdy pracownik może szybko sprawdzić, ile urlopu i jakiego typu już wykorzystał, a ile dni wolnego pozostało mu do dyspozycji.

Eliminacja wniosków papierowych i składanie ich tylko poprzez portal porządkuje obieg dokumentów. Wszystko znajduje się w jednym miejscu, nie ma możliwości zagubienia wniosku. Składanie wniosków online jest też wygodne dla pracowników, nie trzeba drukować, wypełniać i przekazywać przełożonemu, a następnie czekać na jego podpis. Pracownik jest powiadomiony automatycznie mailem, gdy przełożony zatwierdzi urlop.

Podczas wprowadzania wniosku urlopowego zarówno pracownik (wnioskujący o dni wolne), jak i przełożony (akceptujący nieobecność) widzą w BeeOffice podgląd kalendarza urlopowego innych osób w zespole. Dzięki temu łatwo można zweryfikować, czy obsada poszczególnych stanowisk będzie wystarczająca, czy zbyt wiele osób nie weźmie dni wolnych w tym samym terminie.

Dzięki integracji z SAP HR automatycznie pobierane są do BeeOffice limity urlopów, struktura organizacyjna i dane pracowników, harmonogram czasu pracy (np. dla pracowników produkcyjnych jest to praca na 3 zmiany, również w dni wolne). Zatwierdzone wnioski urlopowe zaś trafiają automatycznie do SAP HR. Nie trzeba ponownie wpisywać danych, co oszczędza czas i znów eliminuje błędy ludzkie, które zawsze mogą się zdarzyć.

Plan urlopów w formie przejrzystej tabelki – możliwość planowania urlopów na dowolny czas naprzód, wyświetlanie aktualnego planu urlopów przez wszystkich uprawnionych (np. przełożony widzi plan urlopów całego zespołu)

W delegację czas ruszyć…

Funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów. Formularz delegacji umożliwia przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów.

Przed zaplanowaną podróżą, formularz jest traktowany jako „polecenie wyjazdu służbowego” – pracownik wypełnia miejsce rozpoczęcia i miejsce docelowe podróży, planowane terminy i ewentualnie wnioskuje o zaliczkę. Taki wniosek trafia do przełożonego do akceptacji oraz – w przypadku zaliczki – również do księgowości. W terminarzu pracownika w BeeOffice dni są odpowiednio wyróżnione, tak aby inne osoby były uprzedzone o nieobecności w miejscu pracy.

Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty, może dołączyć skany faktur i inne konieczne pliki. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby. Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi. Zatwierdzona delegacja również trafia automatycznie do firmowego systemu SAP HR, poprzez interfejs.

Formularz delegacji – jedno miejsce dla wszystkich informacji, załączników i rozliczeń

Jeśli nie druki, to co?

Obsługa wniosków HR to nie tylko usprawnienie dla pracowników, którzy nie muszą już wypełniać dużej ilości druków, ale również oszczędność czasu pracowników działu HR. Zależnie od wybranego typu wniosku, jest on przekazywany do odpowiedniego specjalisty w dziale HR (kadry, płace lub rejestracja czasu pracy). Dzięki uporządkowaniu obiegu dokumentów w ramach „workflow” zarząd firmy, może w każdej chwili ustalić jak dużo wniosków danego rodzaju jest zgłaszanych i jak duże jest obciążenie poszczególnych osób ich przetwarzaniem.

Na chwilę obecną mogą korzystać z ok. 30 rodzajów wniosków, w tym np.: wniosek o zmianę danych o koncie bankowym, wniosek o zarejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, o zasiłek opiekuńczy czy przystąpienie do ubezpieczenia zbiorowego. Dzięki mechanizmom konfiguracji BeeOffice nowe rodzaje wniosków mogą być definiowane samodzielnie przez Phoenix Contact Wielkopolska – rodzaj wniosku, szablon tekstu do wpisania przez pracownika lub załączniki niezbędne do wypełnienia podczas składania wniosku.

Przykładowy wniosek HR – o zarejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego

Integracja z SAP

Kluczowym elementem pakietu BeeOffice jest możliwość integracji z istniejącymi w firmie systemami, w tym z HR. W ten sposób BeeOffice stał się naturalnym uzupełnieniem i dopełnieniem istniejących już rozwiązań IT. Integracja pozwala pracować firmie z jednolitą bazą danych w różnych narzędziach lub tworzyć jedną platformę współpracy, automatyzując przepływ informacji między różnymi systemami.

W Phoenix Contact Wielkopolska dzięki integracji z SAP HR automatycznie zaciągane są limity urlopów, struktura organizacyjna i dane pracowników oraz harmonogramy czasu pracy. Zatwierdzone wnioski urlopowe zaś trafiają automatycznie do SAP HR, gdzie trafiają również zatwierdzone delegacje. Nie trzeba ponownie wpisywać danych, co oszczędza czas i eliminuje błędy ludzkie, które zawsze mogą się zdarzyć.

Działanie interfejsu można monitorować dzięki liście komunikatów wysłanych/otrzymanych z SAP. W razie nietypowych sytuacji/błędów (np. rozbieżność w konfiguracji, po dodaniu nowego rodzaju urlopu) można w prosty sposób z poziomu BeeOffice wywołać ponowne wysłanie komunikatu.

Rafał Konopka, Dyrektor finansowy, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Efekt skali
Jesteśmy firmą nowoczesną, która korzysta z najnowszych rozwiązań informatycznych po to, aby usprawnić pracę  i zoptymalizować przebiegi. W sytuacji, gdzie nasze dotychczasowe rozwiązania nie zapewniały pełnej obsługi, zdecydowaliśmy się na BeeOffice. Obecnie korzysta z niego w Phoenix Contact Wielkopolska 2400 pracowników. Przy takiej skali, stopień usprawnienia pracy działu HR jest znaczny. Zdecydowanie mniej telefonów, maili, drukowanego papieru. Pracownicy HR mogą skupić się na swojej pracy. Dane pobierane są automatycznie z SAP HR, zatem nie ma zagrożenia popełnienia błędów przy naliczaniu urlopów.
Rafał Konopka, Dyrektor finansowy, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Alicja Fogel, Kierownik Działu Kadr i Płac, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Proste i dobre rozwiązanie
Na co dzień pracujemy w systemie SAP. Jednak SAP HR nie posiada takich funkcjonalności, jak online-owe wnioski urlopowe. Strawa wydawać by się mogła mało istotna, jednak jeśli pracowników jest w firmie dużo, zaczyna to stanowić utrudnienie w pracy HR. Podobnie jak obsługa delegacji i wnioski HR-owe, których w firmach jest bardzo wiele. Potrzebowaliśmy narzędzia, które byłoby proste w obsłudze dla użytkowników końcowych, ale zawierającego wszystkie potrzebne dla nas funkcje. Ważna była również możliwość integracji tego narzędzia z naszym firmowym SAP HR, aby nie powielać danych w dwóch miejscach.
BeeOffice okazał się tym, czego szukaliśmy. Elastyczne narzędzie, które łatwo można było dostosować do naszej specyfiki, nie wymagające skomplikowanego, długotrwałego wdrożenia. Dzięki niemu, pracownicy Phoenix Contact Wielkopolska mogą załatwić sprawy kadrowe w dowolnej porze i z dowolnego miejsca na świecie, z poziomu przeglądarki internetowej.
Alicja Fogel, Kierownik Działu Kadr i Płac, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Phoenix Contact oferuje produkty i rozwiązania z zakresu elektrotechniki i automatyki przemysłowej, w tym złączek szynowych, złącz przemysłowych, ochrony przed przepięciami i urządzeń automatyki, m.in. dla energetyki, telekomunikacji, przemysłu samochodowego, chemicznego, naftowo-gazowego. Phoenix Contact Wielkopolska Sp. z o.o. jest częścią międzynarodowej grupy kapitałowej. Spółka produkcyjna w Polsce powstała w 1997 roku. Posiada ona nowoczesny zakład produkcyjny zlokalizowany w Nowym Tomyślu i obecnie zatrudnia około 2400 osób.
Dystrybucję i sprzedaż wyrobów realizuje PHOENIX CONTACT Sp. z o.o. we Wrocławiu, która świadczy także profesjonalny serwis dla klientów na terenie całego kraju.

Udostępnij

Case studies

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt