Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

PKN Orlen: Zarządzanie podróżami służbowymi w systemie SAP

Koszty delegacji służbowych pod lupą

Udostępnij
W PKN Orlen system SAP przetwarza dane ponad 1500 podróży służbowych miesięcznie. Całość procesu przetwarzania delegacji uległa usprawnieniu, a odpowiedzialni za koszty dysponują narzędziem ich kontroli.

Orzeł w podróży

W PKN Orlen co miesiąc wyrusza w podróż służbową kilkuset pracowników – kierując się do partnerów zagranicznych, do biur terenowych Orlenu, wizytując stacje benzynowe ze znakiem Orła. Każdego miesiąca pojawia się potrzeba zatwierdzenia i rozliczenia ponad 1500 delegacji.

Przy tej skali sprawne prowadzenie rozliczeń z pracownikami to poważny problem organizacyjny. Poza tym, w dokładnej kontroli kosztów – i co za tym idzie ich optymalizacji, może pomóc tylko odpowiednie narzędzie informatyczne.

Podróże służbowe w SAP – dlaczego?

W II połowie 2003 roku PKN Orlen rozpoczęło się wdrożenie funkcjonalności SAP w zakresie rejestracji i rozliczania podróży służbowych.

Zgodnie z oczekiwaniami działów biznesowych Orlenu, narzędzie docelowo miało zapewniać:

  • Planowanie wyjazdów służbowych w systemie informatycznym SAP, poprzez rejestrację wniosków o podróż
  • Podział podróży służbowych za względu na cel podróży i przypisanie do obiektów kontrolingowych
  • Elektroniczne prowadzenie ewidencji podróży służbowych (rezygnacja z dotychczasowego, ręcznie prowadzonego rejestru wyjazdów)
  • Wydruk poleceń wyjazdów służbowych na formularzu dostosowanym do wymagań Orlenu
  • Rejestrowanie zamówień zaliczki na wyjazd służbowy bezpośrednio w systemie informatycznym
  • Automatyczne naliczanie diet i ryczałtów
  • Rozliczenie delegacji – nadwyżek i dopłat przez listę płac HR (ograniczenie rozliczeń w kasie)

Wdrożenie funkcjonalności SAP w zakresie zarządzania podróżami służbowymi było częścią II etapu wdrożenia w Orlenie mySAP HR – kompleksowego systemu obsługi procesów kadrowo-płacowych, w całości realizowanego wspólnie z BCC (od 2018 SNP Poland). Jest to jedno z pierwszych w kraju wdrożeń SAP w obszarze zarządzania delegacjami i jak do tej pory, o największym zakresie i liczbie użytkowników (wcześniej ta funkcjonalność została uruchomiona przez konsultantów SNP m.in. w VW Poznań).

Zgodnie z planem, Orlen rozpoczął korzystanie z SAP w obszarze zarządzania podróżami służbowymi od marca 2004 roku.

Efekty

  • Centralny rejestr wyjazdów wszystkich pracowników, zarówno centrali, jak i regionalnych oddziałów firmy (ponad 1500 delegacji miesięcznie)
  • Automatyczne rozliczanie kosztów podróży służbowych poprzez listę płac
  • Automatyczne, zbiorcze księgowanie wydatków podróży służbowych z całego miesiąca
  • Bezbłędna i elastyczna dekretacja kosztów uzależniona od miejsca podróży (kraj/zagranica), powodu podróży (np. realizowana inwestycja) oraz rodzaju wydatku
  • Możliwość dokonywania korekt do nieprawidłowo wprowadzonych danych delegacji przed i po ich ostatecznym zaksięgowaniu.
  • Szeroki wachlarz raportów do analiz kosztów podróży służbowych, stanowiących istotną pozycję kosztów firmy

Mniej kosztów, mniej pracy

Kontrola planowanych wydatków przez przełożonego to pierwszy etap procesu kompleksowego nadzoru nad kosztami delegacji – po rejestracji wniosków dane delegacji są przetwarzane w SAP, aż do zaksięgowania oraz rozliczenia przez listę płac.

Grażyna Kowalczyk, odpowiedzialna za wdrożenie mySAP HR ze strony Orlenu, ocenia: „Właściwa dekretacja kosztów pozwala raportować rzeczywiste, jednoznaczne i aktualne dane w odniesieniu do kosztów delegacji poszczególnych osób, działów czy związanych z danymi przedsięwzięciami w firmie. Dane z raportów stanowią punkt wyjścia do optymalizacji zarządzania kosztami delegacji”.

Skoro o raportach i zestawieniach mowa, to dzięki integracji całego procesu przetwarzania delegacji w ramach systemu SAP, znacznie zmniejszyła się pracochłonność przygotowywania analiz i zestawień – czy to wewnętrznych, czy na potrzeby zewnętrzne. Mniej też jest pracy z bieżącą obsługą rozliczania podróży służbowych (zaliczki w wielu firmach to „dyżurny” problem księgowy).

W obiegu jest mniej „papierów”, a automatyczne przetwarzanie danych praktycznie wyklucza możliwość powstawania w nich błędów. System wymaga jednorazowego wprowadzenia danych o delegacji, pozostałe procesy zostały zautomatyzowane, co zwiększa jakość i komfort pracy.

Rozwiązanie umożliwia pracownikom działu Likwidatury i Księgowości grupowe rozliczanie pracowników, co znacznie oszczędza pracę. Wdrożone rozwiązanie wspiera działania użytkowników systemu SAP w obszarach rachunkowości finansowej i zarządzania kadrami, zabezpieczając ewidencję niezbędnych informacji o podróżach.

Dostarcza mechanizmów grupowego zatwierdzania i rozliczania podróży, automatyzując procesy naliczania diet i kosztów przejazdu oraz księgowań. Rozliczona delegacja jest automatycznie interpretowana przez listę płac.

Uruchomiona funkcjonalność pozwala służbom finansowym Orlenu wziąć pod lupę koszty związane z podróżami – menedżerowie działów mają wygodne narzędzie do kontroli kosztów, a księgowość ma znacznie mniej pracy z księgowaniami, obsługą zaliczek i przygotowaniem zestawień.

Udostępnij

Nasza oferta

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00