Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Strauss Cafe: SAP pierwszy raz dla firmy średniej wielkości

SPRINT po raz pierwszy

Udostępnij
Elite Cafe, obecnie Strauss Cafe, był pierwszą firmą średniej wielkości, która zdecydowała się na wdrożenie systemu SAP metodyką SPRINT. O przeprowadzonym przed siedmiu laty projekcie, metodyce i rozwoju systemu rozmawiamy z Jarosławem Skąpskim, Dyrektorem Finansowym, oraz Adrianem Kurlitem, Kierownikiem Działu IT w Strauss Cafe.

W 2000 r. firma Elite Cafe, jeden z głównych graczy na polskim rynku kawy, podjęła decyzję o wyjściu z modelu biznesowego „producent korzystający z zewnętrznego dystrybutora” i kontynuowaniu całej działalności w jednym przedsiębiorstwie w pełnym zakresie, tzn. obejmującym również własną sprzedaż i dystrybucję.

Wiązało się to nie tylko z rozbudową palarni, uruchomieniem własnego centrum logistycznego, stworzeniem struktur sprzedaży i nowych działów je wspomagających, ale również z potrzebą wdrożenia zintegrowanego systemu, pozwalającego sprawnie zarządzać wszystkimi obszarami biznesu. Wdrożenie systemu SAP metodyką SPRINT zostało przeprowadzone w drugim półroczu 2000 r., ze startem produktywnym od 1 stycznia 2001 r. Od tego czasu system jest konsekwentnie rozwijany pod kątem zmieniających się wymogów – zarówno biznesowych, jak i w obowiązujących uregulowaniach prawnych.

Jarosław Skąpski, Dyrektor Finansowy, Strauss Cafe

W tym roku minęło siedem lat od startu systemu SAP w Strauss Cafe (poprzednio Elite Cafe). Po zakończeniu projektu Amir Levin, ówczesny dyrektor finansowy firmy, powiedział: „Pół roku od podjęcia decyzji o wdrożeniu mamy sprawnie działający system SAP, obejmujący wymaganą przez nas funkcjonalność”. Jak dziś Pan wspomina tamto pół roku?

Jarosław Skąpski: Wybór SAP był dość oczywisty – z jednej strony najszersza oferowana funkcjonalność, możliwości rozwoju i elastyczność, a z drugiej ten sam system działający już w centrali, co przy coraz dalej idącej integracji struktur międzynarodowych pozwala taniej i łatwiej dostosowywać się do grupowych wymogów działania i raportowania. Wdrożenie z zastosowaniem metodyki SPRINT okazało się optymalnym rozwiązaniem, głównie ze względu na możliwości implementacji w tak krótkim czasie przy znaczącej reorganizacji biznesu, którą nasza firma wówczas przechodziła.

Czas wdrożenia wspominam jako wielkie zawodowe wyzwanie i ogromne doświadczenie

Czas wdrożenia wspominam jako wielkie zawodowe wyzwanie i ogromne doświadczenie. Dzięki zaangażowaniu wdrożeniowców po obu stronach implementacja przebiegała modelowo. Powołanie odpowiedniej struktury i zespołów wdrożeniowych z jasno sprecyzowanymi celami i odpowiednim systemem motywacyjnym pozwoliło na szybkie zbudowanie koncepcji wdrożenia i sprawną implementację. Dużym sukcesem był moment startu produktywnego – „biznes” ruszył bez większych problemów w planowanym terminie, a to jest zawsze wielką obawą kierownictwa firmy, gdzie każdy dzień postoju przynosi wymierne straty.

Jak z perspektywy czasu ocenia Pan decyzję o zastosowaniu metodyki SPRINT przy wdrożeniu?

JS: Metodyka uporządkowała proces wdrożenia systemu, który w tamtym czasie był wyzwaniem dla średniego przedsiębiorstwa. Dziś nie jest to novum, ale wtedy czuliśmy się prekursorami w naszym sektorze. Rozpoczynając projekt, byliśmy spokojniejsi, wiedząc, że otrzymaliśmy również mapę prowadzącą nas do celu. Dzięki dokładnie zaplanowanemu harmonogramowi działania na każdym etapie wdrożenia wiedzieliśmy, gdzie jesteśmy i jakie kolejne kroki musimy podjąć. Wszystko to miało na celu start produktywny w ściśle wyznaczonej dacie, i to właśnie dzięki metodyce SPRINT zamknęliśmy projekt w założonym terminie.

Inne przedsiębiorstwa czerpały z Waszego doświadczenia, o czym świadczą choćby wizyty referencyjne, które 7milowy organizował w Strauss Cafe dla swoich przyszłych klientów.

JS: Strauss Cafe było poligonem wdrożeniowym, ale jednocześnie „żywym” przykładem, że SAP jest nie tylko dla gigantów. Wizyty referencyjne przełamywały stereotyp, że wdrożenie systemu to zadanie tak trudne, kosztowne i długotrwałe, że przerasta możliwości firm średniej wielkości. System działający po wdrożeniu metodyką SPRINT robił na wizytujących bardzo pozytywnie wrażenie i rozwiewał wątpliwości, czy taki sposób implementacji nie wpłynie na efektywność działania biznesu. Takich wizyt przyjęliśmy kilka, między innymi z firm Apart i Elstar Oils. Ta ostatnia zresztą zdecydowała się na wdrożenie SAP z 7milowym.

Siedem lat temu był Pan Kierownikiem Finansowym, odpowiedzialnym m.in. za wdrożenie modułu TR i częściowo FI. Od czterech lat jest Pan CFO. Dzięki takiej ścieżce kariery dysponuje Pan bardzo zaawansowaną znajomością systemu i jego możliwości. To nieczęste na takim stanowisku. Jak obecnie wykorzystuje Pan tę wiedzę, czego oczekuje Pan od systemu obecnie?

JS: Znajomość systemu SAP bardzo nobilituje. Praca z SAP-em była i jest jednym z moich ważnych filarów zawodowych. To właśnie dzięki znajomości SAP-a trafiłem do Strauss Cafe i tutaj nadal się rozwijam wraz z nim, decydując teraz również o jego kształcie i roli. Dzisiaj, na stanowisku CFO i w roli członka zarządu, wykorzystuję znajomość systemu SAP przede wszystkim do wsparcia i podnoszenia efektywności wszystkich procesów wewnętrznych, a przez to zwiększania rentowności naszej firmy.

System SAP jest ważną częścią naszej przewagi konkurencyjnej, więc musi być również elastyczny, a dzięki swojej wszechstronności i konfiguracji pozwalać wszystkim kluczowym użytkownikom na skupienie się na analizie, kontroli i zarządzaniu biznesem.

Prace rozwojowe w systemach ERP służą zasadniczo dwóm celom: wdrożeniu nowych funkcjonalności, które obsługują rosnący biznes, oraz optymalizacji kosztów działalności. Jakie nowe funkcjonalności ocenia Pan jako generujące największe oszczędności dla firmy?

JS: Do największych zalet zintegrowanego systemu ERP należy bieżąca i dokładna informacja o głównych parametrach biznesu, która umożliwia szybką reakcję na konkurencyjnym rynku. System pozwala dobrać i elastycznie dopasować kolejne rozszerzenia, które są niezbędne ze względu na zmieniające się realia rynkowe, prawne czy pozycję konkurencyjną. Z punktu widzenia CFO to pełna kontrola nad finansami i bezpieczeństwo działań.

Dzięki funkcjonalności FI mamy scentralizowaną i pełną kontrolę nad współpracą i rozliczeniami z odbiorcami i dostawcami. Sprawnie działający system kontroli należności nie tylko znacząco poprawia stan kapitału pracującego, ale również zapewnia minimalizację ryzyka kredytowego. Automatyczne rozliczenia bankowe pozwalają uzyskać aktualną informację każdego dnia rano, a to z kolei umożliwia sprawną i szybką weryfikację możliwości sprzedaży w systemie kontroli kredytowej oraz raportowanie sytuacji klientów do naszych przedstawicieli, którzy dzięki temu również czynnie wspierają proces rozliczeń.

Centralizacja zarządzania parametrami odbiorców i dostawców z połączeniu z odpowiednimi procedurami wewnętrznymi (takimi jak terminy płatności, limity kredytowe i blokady) zapewnia bezpieczeństwo przed nieautoryzowanymi zmianami i nadużyciami. SAP pozwala komfortowo wypełniać wymogi sprawozdawczości zarówno krajowej, korporacyjnej, jak i zarządczej. Dla mnie i zarządu szczególnie ważną funkcjonalnością jest moduł kontrolingu, który zapewnia nam nie tylko pełną analizę rentowności we wszystkich kategoriach działań, ale również pozwala sprawnie budżetować i kontrolować koszty we wszystkich komórkach.

Jedną z większych prac rozwojowych w systemie było wdrożenie rozwiązania SAP dla Elite Coffee Service. Jakie były powody uruchomienia tego rozwiązania?

JS: Tak, to był szczególnie trudny projekt ze względu na dużo większy stopień skomplikowania działalności gastronomicznej w porównaniu ze sprzedażą detaliczną. Bardzo ważną częścią naszego biznesu jest, obok produkcji i sprzedaży kawy ziarnistej, mielonej i rozpuszczalnej na rynku detalicznym, również działalność na rynku gastronomicznym, zwanym też rynkiem Away From Home – konsumpcji poza domem.

Do 2006 r. ta część firmy funkcjonowała jako osobny oddział i operowała poprzez sieć ośmiu filii w największych miastach Polski. Zakres tej działalności jest bardzo wszechstronny i obejmuje m.in. sprzedaż kawy, również marki Lavazza, której jesteśmy wyłącznym przedstawicielem, ekspresów i akcesoriów do branży horeca, miejsca pracy, serwisowanie maszyn i urządzeń gastronomicznych, operowanie maszynami vendingowymi, szkolenia w zakresie przygotowywania kawy i wiele innych.

Bardzo ważną częścią naszego biznesu jest działalność na rynku gastronomicznym, zwanym również rynkiem Away From Home – konsumpcji poza domem

Celem naszej strategii była coraz większa integracja obu struktur i wykorzystanie wszystkich możliwych synergii w rozwoju i optymalizacji biznesu kawowego. Ważną decyzją było połączenie wszystkich zdublowanych struktur w jednej firmie oraz objęcie jej zintegrowanym systemem działającym już w części detalicznej.

Powstała więc potrzeba roll-outowania systemu również na działalność gastronomiczną i w związku z tym pod koniec 2006 r. przeprowadzony został duży projekt rozszerzenia systemu SAP na wszystkie obszary działalności AFH, który został uruchomiony od 1 stycznia 2007 r.

Obecnie sprzedaż detaliczna i gastronomiczna korzystają ze wspólnych działów logistyki, finansów, IT i HR, a cała działalność jest kontrolowana za pomocą wspólnego systemu raportowania i analiz w SAP. Na szczególną uwagę zasługuje tu unikatowy w kraju moduł obsługi serwisu maszyn (Customer Service), który został wdrożony przez BCC przy okazji tego roll-outu.

Na początku 2007 r. rozpoczął Pan pracę w Strauss Cafe, kiedy firma już od sześciu lat pracowała z systemem SAP. Jakie znaczenie z Pana punktu widzenia miał fakt, że SAP w firmie został wdrożony metodyką SPRINT?

Adrian Kurlit: Poprzednio pracowałem w dużej korporacji z rozbudowaną infrastrukturą SAP i choć znam założenia metodyki SPRINT, jako osoba niezaangażowana w prace wdrożeniowe w Strauss Cafe nie dostrzegam żadnych różnic pomiędzy tymi dwoma instalacjami.

Efekt końcowy wdrożenia z wykorzystaniem metodyki SPRINT jest podobny jak każdego poprawnie przeprowadzonego wdrożenia SAP – w pełni funkcjonalny system, który cały czas może być rozwijany  i rozbudowywany. Przez lata wprowadzono do niego liczne rozszerzenia, dodano nowe moduły i przeprowadzono upgrade. Prowadząc różne projekty rozwojowe, nie natrafiłem na żadne ograniczenia, które wynikałyby z metodyki wdrożenia

Adrian Kurlit, Kierownik Działu IT, Strauss Cafe Poland

Jak system SAP był rozwijany w ciągu ostatnich lat?

AK: Na przełomie 2001/2002 system został rozszerzony o funkcjonalność HR, następnie nastąpiło uruchomienie platformy integracyjnej do elektronicznej wymiany dokumentów z dostawcami i sieciami handlowymi.

Byliśmy jedną z pierwszych firm w Polsce, która w tak szerokim zakresie wykorzystywała rozwiązania EDI. Wynikało to z wymogów sieci handlowych, z którymi współpracujemy, jednak i my dużo zyskaliśmy dzięki EDI. Wyeliminowanie na przykład przesyłania faktur pocztą nie tylko przyspiesza cały proces, ale też go porządkuje. Odbiorcy już na wejściu weryfikują poprawność danych, a my zawsze mamy w systemie ślad, że dokument został wysłany. Dzięki elektronicznej wymianie dokumentów nastąpiło też przyspieszenie spływu należności. Wdrożyliśmy również system archiwizacji elektronicznej dokumentów, naliczanie rezerw z tytułu rozliczeń z sieciami i wiele innych funkcjonalności usprawniających kontrolę biznesu.

Rok 2006 był bardzo intensywny, jeśli chodzi o rozwój systemu. W pierwszej połowie roku został przeprowadzony upgrade do wersji 5.0, natomiast w drugiej połowie 2006 trwało wspomniane wdrożenie SAP dla części gastronomicznej. Niedawno zakończył się projekt zastąpienia aplikacji WMS Qguar rozwiązaniem SAP WM. Jakie były powody decyzji o zamianie tych systemów?

AK: Qguar to ceniony na rynku system do obsługi gospodarki magazynowej. Firma korzystała z niego przez kilka lat i muszę powiedzieć, że świetnie się sprawdzał. Był zresztą rozszerzany i dostosowywany do naszych potrzeb. Jednak wciąż był to odrębny system i występowały problemy integracyjne.

Dane dla niektórych procesów trzeba było wprowadzać dwa razy, dostęp do historii pewnych zdarzeń, na przykład wysyłki konkretnej partii danego produktu, był ograniczony lub wymagał czerpania danych z dwóch systemów. Tak było na przykład w przypadku procesu śledzenia partii, który jest prawnym wymogiem Unii Europejskiej dla producentów żywności. Informacje o klientach były przechowywane w systemie SAP, natomiast dane o wyjściu towaru i konkretnych partiach należało już czerpać z systemu Qguar. Ujednolicenie systemów znacznie uprościło ten proces.

Kolejna rzecz to konieczność utrzymywania relacji z dwoma partnerami i wsparcie techniczne z dwóch firm. Zdarzało się, że zmiany w SAP-ie pociągały za sobą konieczność zmian w Qguarze. Teraz integracja następuje bezpośrednio i natychmiast. No i unikamy problemów związanych z tworzeniem i utrzymywaniem interfejsów między systemami.

To przekłada się na oszczędności nie tylko w wymiarze finansowym, ale też w czasie poświęcanym na utrzymywanie relacji z jednym partnerem.

Projekty SAP w Strauss Cafe

  • 2000-2001 – wdrożenie systemu SAP metodyką SPRINT (rachunkowość finansowa, kontroling, zarządzanie majątkiem trwałym, zarządzanie płynnością finansową i budżetowaniem, gospodarka materiałowa i zaopatrzenie, sprzedaż i dystrybucja)
  • 2001-2002 – wdrożenie SAP HR
  • 2002 – uruchomienie platformy integracyjnej EDI
  • 2002 – archiwizacja optyczna dokumentów w SAP
  • 2006 – upgrade do wersji 5.0
  • 2006 – wdrożenie SAP dla Elite Coffee Services, w tym modułu Customer Service
  • 2007-2008 – wdrożenie SAP WM

Proszę opowiedzieć o filozofii zarządzania systemami IT w Strauss Cafe. Jakie są plany rozwoju SAP-a?

AK: Ujednolicanie systemów i korzystanie w szerokim zakresie z outsourcingu usług IT to główne założenia strategii zarządzania i rozwoju IT w firmie.

Obecnie zespół IT Strauss Cafe to cztery osoby, plus dwóch pracowników firmy zewnętrznej na stałe oddelegowanych do pracy u nas, którzy zajmują się administracją sprzętem i pełnią rolę tak zwanego helpdesku pierwszego stopnia. Specjaliści Strauss pełnią rolę analityków biznesowych, których zadaniem jest „tłumaczenie” potrzeb biznesu na ewentualne rozwiązania informatyczne i kontakt z dostawcami takich rozwiązań oraz koordynacja wdrożeń. Uważam, że wewnętrzny dział IT powinien skupiać się na tym, w czym ma przewagę nad firmami zewnętrznymi, czyli na znajomości procesów biznesowych firmy. Dzięki temu możemy zaproponować najlepsze narzędzia informatyczne pomocne w zarządzaniu, oczywiście uwzględniając istniejącą architekturę IT.

Zarządzanie i administracja systemem SAP jest zoptymalizowana kosztowo poprzez outsourcing tej części odpowiedzialności. W tym zakresie korzystamy z usług BCC. Druga obok BCC firma zewnętrzna, z której usług korzystamy, zajmuje się infrastrukturą i systemami podstawowymi – siecią wewnętrzną, systemem pocztowym oraz ogólną administracją sprzętem. Taki model utrzymania IT jest zgodny ze światowymi trendami. Firmy nieinformatyczne nie są w stanie budować i utrzymywać wysokich kompetencji w tych samych kosztach co firmy świadczące usługi IT. Ten model sprawdza się i u nas. W firmie jest ponad 140 użytkowników SAP – pracowników w naszych lokalizacjach w Warszawie i Poznaniu oraz w oddziałach terenowych obsługujących sektor horeca.

Mimo rozległej infrastruktury systemu nie rozwijamy wewnętrznych kompetencji SAP związanych z konfiguracją czy rozwojem. Mamy użytkowników kluczowych oraz tak zwanych właścicieli modułów, którzy są odpowiedzialni za zatwierdzanie zmian w swoich modułach oraz przydzielanie i akceptację uprawnień. Natomiast od strony technicznej zmiany są wykonywane przez BCC.

SAP jest kluczowym systemem, ale oprócz tego korzystamy też z CRM-owego systemu wspomagania sprzedaży mobilnej oraz systemów raportujących. Jako firma produkcyjna mamy też systemy zarządzania urządzeniami produkcyjnymi i systemy wspomagania produkcji. Ich administracją także zajmują się zewnętrzni dostawcy, a nasze zadanie jako wewnętrznego IT polega na takim budowaniu architektury IT, by te systemy wysokiej dostępności były uodpornione na awarie. W tym celu np. staramy się zapewnić redundancję jak największej liczby elementów, które mogą ulec uszkodzeniu.

Jako część korporacji korzystamy z efektu skali, jaki daje współdziałanie i unifikacja pewnych działań czy narzędzi. Jednak cieszymy się dużą swobodą w działaniu, jeśli chodzi o wybór narzędzi i partnerów informatycznych. Moim priorytetem jest takie budowanie infrastruktury informatycznej w firmie, żeby z naszego lokalnego punktu widzenia działała jak najlepiej, ale tworzymy ją też z myślą, by była jak najbardziej elastyczna.

Jeśli chodzi o plany rozwoju systemu, to jeszcze w tym roku chcemy rozpocząć przygotowanie do wdrożenia planowania produkcji w SAP. Ten projekt zostanie podzielony na dwie części – konsultingową, która ma dać odpowiedź na pytania o korzyści i dokładnie określić zakres prac oraz konieczne zaangażowanie zarówno podczas samego wdrożenia, jaki i po nim. Dopiero w kolejnym etapie nastąpi samo wdrożenie systemu. W dalszych planach mamy wdrożenie systemu do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie.

Strauss Cafe Poland (wcześniej Elite Cafe), producent kaw MK Cafe, Pedro’s, Sahara, Optima, Fort i Mildano oraz wyłączny dystrybutor włoskiej kawy Lavazza, to największy producent  i jeden z największych dystrybutorów kawy w Polsce. Firma jest obecna na polskim rynku od 1991 r. Palarnia kawy w Swadzimiu koło Poznania to jeden z najnowocześniejszych zakładów w Europie. Firma prowadzi również działalność na rynku gastronomicznym: dział Coffee Services to największy w Polsce dostawca kawy (marki Strauss i Lavazza) oraz urządzeń do parzenia kawy do hoteli, restauracji i kawiarni (horeca). Więcej informacji: www.strauss-group.pl

Udostępnij

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim do 24 maja 2018 r. jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a od 25 maja 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a Pracownik ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt