W dziale płac największa mobilizacja następuje w styczniu i lutym, gdy trzeba przygotować i wysłać roczne deklaracje podatkowe wszystkich pracowników.
Nawet jeśli formularze są generowane automatycznie z systemu SAP HR, i tak jest to duża operacja logistyczna. Drukowanie formularzy w trzech kopiach – dla pracownika, urzędu, do archiwum, dystrybucja z zachowaniem poufności danych osobowych i informacji o zarobkach, wreszcie obsługa korekt związanych z pomyłkami. Wystarczy, że w danych pracownika zakradł się błąd literowy lub też zapomniał on na czas zgłosić pracodawcy zmianę adresu, a już trzeba PIT przygotować od nowa.
Do ogromnych kosztów pracy związanej z obsługą całego procesu dochodzą jeszcze niemałe koszty druku, kopert, adresowania i dystrybucji (poczta, przesyłka kurierska).
I oszczędnie i bezpiecznie
Od kiedy w 2008 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło usługę przyjmowania elektronicznych deklaracji za pośrednictwem internetu, firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, przekazując formularze tą drogą. Wszak w większości firm PIT-y od lat są generowane z systemów finansowo-księgowych w wymaganej przez ustawodawcę formie. Ułatwienie ministerstwa polega głównie na tym, że nie trzeba ich drukować i wysyłać pocztą.
Dla firm używających systemu SAP HR dostępne jest rozszerzenie standardu SAP przygotowane przez BCC (aktualnie All for One Poland) i udostępniane w ramach oferty All for One SAP Add-ons – All for One e-Deklaracje w SAP HR. Ten autorski produkt umożliwia utworzenie deklaracji w systemie SAP HR i przesłanie ich do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów. Z udogodnień oferowanych przez All for One e-Deklaracje w SAP HR korzysta coraz więcej firm. W ostatnich miesiącach za pomocą tego rozwiązania klienci BCC przesłali drogą elektroniczną do Ministerstwa Finansów zeznania podatkowe ponad 65 000 pracowników.
Wśród organizacji osiągających oszczędności dzięki All for One e-Deklaracjom w SAP HR są m.in. sieci handlowe, bank, producenci z branż farmaceutycznej i spożywczej.
Deklaracje PIT online
Pakiet All for One e-Deklaracje w SAP HR to rozszerzenie standardu SAP, pozwalające na wysyłanie formularzy podatkowych PIT-11, PIT-8C i PIT-40 drogą elektroniczną do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów. Firma oszczędza w ten sposób czas pracowników działu finansowego i nie ponosi kosztów korespondencji z urzędami skarbowymi. Dzięki automatyzacji procesu przygotowania deklaracji PIT, All for One e-Deklaracje w SAP HR eliminują też ryzyko popełnienia błędów podczas kopertowania, adresowania i wysyłania dokumentów.
All for One e-Deklaracje w SAP HR generują i wysyłają następujące rodzaje standardowych dokumentów PIT: PIT-11, PIT-8C, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR, ponadto obsługują ORD-ZU (uzasadnienie korekty). Pozwalają przesłać deklarację w postaci elektronicznej oraz ją wydrukować. Archiwizują dokumenty w centralnym archiwum w systemie SAP. W wypadku zmiany wyglądu formularzy PIT pozwalają szybko i łatwo dodać ich obsługę. Są otwarte na dodanie funkcji tworzenia innych rodzajów dokumentów PIT.
W XML i PDF
Pakiet All for One e-Deklaracje w SAP HR to narzędzie dwumodułowe. Pierwsza część, implementowana w systemie SAP, generuje deklaracje podatkowe (PIT) w formacie plików XML. Druga część to aplikacja Java instalowana na komputerze pracownika, służąca do przesłania dokumentów do Ministerstwa Finansów.
Raport generujący pliki XML wykorzystuje standardowe „pitowe” raporty HPLC* w SAP, dzięki czemu bazuje na tych samych danych, które pojawiają się na tradycyjnych wydrukowanych formularzach. Gotowe pliki XML są następnie zapisywane w archiwum systemu SAP, co sprawia, że dostęp do nich mają uprawnieni pracownicy biorący udział w przygotowaniu deklaracji podatkowych.
Następnie, aby przygotować wysyłkę, deklaracje z archiwum eksportuje się na komputer stacjonarny, gdzie następuje ich podpisanie i wysyłka do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem aplikacji Java.
Aplikacja pozwala wysłać jednocześnie albo pojedyncze pliki, albo wiele plików ze wskazanych katalogów. Każda przesłana deklaracja otrzymuje z Ministerstwa Finansów niepowtarzalny identyfikator, który pozwala monitorować status przetworzenia deklaracji.
Dzięki automatyzacji tego procesu All for One e-Deklaracje w SAP HR eliminują ryzyko popełnienia błędów podczas kopertowania, adresowania i wysyłania dokumentów.
Oprócz plików XML w archiwum można także zapisać ich kopię w formacie PDF. Dzięki temu w każdej chwili formularz można wydrukować. Warto też dodać, że późniejsza zmiana danych w SAP HR nie wpłynie na wygląd wygenerowanych wcześniej deklaracji zapisanych w archiwum.
Bez kopert, bez ryzyka
Zaproponowane przez BCC (aktualnie All for One Poland) rozwiązanie e-Deklaracje pozwoliło zautomatyzować i znacznie uprościć przekazywanie deklaracji PIT do Ministerstwa Finansów. Po raz pierwszy w ten sposób wysyłaliśmy deklaracje za 2009 rok. Były to głównie PIT-11 oraz PIT-8B. Aplikacja e-Deklaracje przyniosła wymierne oszczędności finansowe poprzez wyeliminowanie konieczności drukowania dokumentów dla urzędów, zakupu kopert oraz dokonywania opłat za przesyłanie deklaracji pocztą. W porównaniu z poprzednimi latami operacja ta przebiegała o wiele prościej i szybciej. Cały proces został obsłużony przez jedną osobę.
Dużą korzyścią z wdrożenia e-Deklaracji jest automatyzacja i uproszczenie procesu składania deklaracji, skrócenie czasu potrzebnego do ich przygotowania, bieżące monitorowanie statusu sporządzanych dokumentów oraz wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych. Istotnym udogodnieniem, jakie zapewnia nam rozwiązanie e-Deklaracje w SAP HR, jest też centralne archiwum przesłanych formularzy PIT. Formularze dostępne są w systemie SAP dla wszystkich uprawnionych pracowników, wraz z przypisanymi im dokumentami UPO – Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Wszystko to przy zachowaniu najbardziej restrykcyjnych procedur poufności i bezpieczeństwa przechowywanych danych.
Agnieszka Czekalska, Koordynator Systemów Informatycznych HR, Hochland Polska
A co w przypadku, gdy wyliczone przez system kwoty nie zgadzają się ze stanem faktycznym znanym pracownikom działu płac? W takiej sytuacji można skorzystać z funkcji modyfikacji danych kwotowych.
W trakcie tworzenia deklaracji kwoty, jeszcze przed zapisem deklaracji, można poprawić. Obie wersje dokumentu, zarówno XML, jak i PDF, będą zawierać zmodyfikowane dane.
Jeśli już wysłaną do ministerstwa deklarację trzeba przygotować i wysłać ponownie, wraz z uzasadnieniem korekty, takie uzasadnienie podaje się podczas generowania deklaracji. Następnie jest ono dołączane do nowej deklaracji i wraz z nią wysyłane do ministerstwa, bez dodatkowego zaangażowania użytkownika aplikacji.
Kompletne dane w archiwum
Po wysłaniu deklaracji do aplikacja Java dla każdego dokumentu pobiera specyficzny plik, tzw. UPO (Urzędowe Potwierdzenia Odbioru). To dowód przekazania informacji, podpisany certyfikatem Ministerstwa Finansów, zawierający NIP i datę wysłania. Pliki UPO wraz z podpisanymi deklaracjami mogą być przechowywane w archiwum w systemie SAP.
Tym samym w centralnym archiwum znajduje się komplet informacji: deklaracja w formacie XML i PDF, podpisana deklaracja XML oraz plik UPO. Dodatkowo w archiwum przechowywana jest informacja, czy deklaracja była korygowana lub modyfikowana podczas tworzenia.
Deklaracje w formacie PDF można udostępnić pracownikom do pobrania albo poprzez stronę WWW, albo z zastosowaniem dedykowanej aplikacji. To dodatkowe ułatwienie zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.
Dzięki temu zamiast drukować trzy kopie formularza (dla pracownika, dla urzędu skarbowego i do archiwum) można ograniczyć wydruk do jednej kopii dla pracownika, a nawet obsłużyć cały proces bez użycia drukarki i papieru – dając pracownikom dostęp do PIT w formie PDF do ściągnięcia przez intranet, a pozostałe „kopie” dystrybuując za pomocą e-Deklaracji.
PIT-11 – adres w okienku
Jednak takie „ekologiczne” podejście nie zawsze jest możliwe. Większość pracowników odbiera swoje PIT-y w dziale kadr lub od innych, upoważnionych do tego osób.
Często też zdarza się, że pracodawca rozsyła PIT-y pracownicze pocztą, np. do pracowników terenowych, którzy rzadko pojawiają się w siedzibie firmy, do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło czy też do byłych pracowników, z którymi należy się rozliczyć.
Dla takich firm uzupełnieniem e-Deklaracji może być kolejny produkt rozszerzający standard SAP z oferty All for One SAP Add-ons. All for One Easy PIT-11 umożliwia umieszczenie adresu podatnika bezpośrednio na formularzu podatkowym PIT-11. Zmiana układu formularza PIT-11 przechowywanego w systemie SAP pozwala zmieścić na jego drugiej stronie ładnie sformatowany adres korespondencyjny, który po odpowiednim złożeniu dokumentu będzie widoczny w „okienku” koperty. Możliwe jest użycie standardowych kopert w formacie DL i A5 z okienkiem.
Firma oszczędza w ten sposób czas osób zaangażowanych w kopertowanie i adresowanie i nie ponosi kosztów dodatkowych etykiet z adresem. Jednoczesne użycie kopertownic pozwala radykalnie przyspieszyć proces przygotowania korespondencji do pracowników.
Warte podkreślenia jest też wyeliminowanie ryzyka, że PIT jednego pracownika przez pomyłkę trafi do koperty z adresem innego.
Podobnie jak produkt All for One e-Deklaracje, All for One Easy PIT-11 stanowi samodzielny transport gotowy do wgrania na system klienta. Obydwa rozwiązania są gotowe do użytku – zaraz po wgraniu można rozpoczynać pracę.
Aplikacje przeznaczone są dla firm, które posiadają system SAP HR i chcą usprawnić proces związany z przygotowaniem i poprawną dystrybucją dokumentów. W zależności od potrzeb mogą funkcjonować oddzielnie lub można wykorzystywać je łącznie w procesie wysyłki PIT-11 do pracowników.