BeeOffice to dostępny w chmurze pakiet przydatnych funkcji, wspomagających zarządzanie zespołem i biurem w codziennej pracy. BeeOffice nie jest kolejnym systemem ERP, choć zawiera niektóre funkcje obecne w systemach ERP, HR i samoobsługi pracowniczej, czy też innych systemach dziedzinowych (np. aplikacje ITSM, aplikacje do zarządzania flotą). Innowacja BeeOffice polega na dostarczeniu tych i innych funkcji w jednym pakiecie, prostym do uruchomienia i jeszcze łatwiejszym w użytkowaniu. BeeOffice jest dostępne z dowolnego miejsca w świecie za pomocą zwykłej przeglądarki internetowej, bez dodatkowego oprogramowania czy konfiguracji specjalnych połączeń.
BeeOffice daje możliwość usprawnienia czynności dotychczas niezinformatyzowanych, co przekłada się na szereg mierzalnych i niemierzalnych korzyści w organizacji pracy, komunikacji oraz pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy.
Dla dużych organizacji BeeOffice jest naturalnym uzupełnieniem istniejących rozwiązań IT, w wybranym zakresie funkcji (np. tylko firmowe „who is who”), lub w wybranym obszarze organizacji (np. terminarz tylko dla pracowników zespołu serwisowego).
Oferowany dużym firmom pakiet umożliwia integrację z innymi systemami (ERP, HR) i ma rozszerzone możliwości dostosowania, takie jak rozbudowany system uprawnień, indywidualna grafika firmowa. BeeOffice to także szereg usług dodatkowych na życzenie, w tym wsparcie w uruchomieniu, szkolenia i serwis.
Najważniejsze zalety BeeOffice to:
- łatwość i szybkość uruchomienia,
- przyjazność i intuicyjność dla użytkowników,
- niskie koszty nabycia (niski koszt uruchomienia, a zamiast licencji – abonament na korzystanie z aplikacji),
- brak kosztów administracji (rozwiązanie dostępne w modelu SaaS),
- duże możliwości dostosowania do potrzeb firmy,
- możliwość integracji z obecnymi systemami firmy (ERP, HR i in.).
10 pomysłów na użycie BeeOffice w dużej organizacji
- w sekretariacie: do zarządzania rezerwacjami rzutników i innych urządzeń biurowych
- w całej firmie: do rezerwacji salek konferencyjnych i innych wspólnych zasobów firmy
- w dziale administracji: do ewidencji sprzętu przekazanego pracownikom (komputery, telefony, samochody, meble)
- w całej firmie: firmowe „who is who” i wewnętrzna książka telefoniczna
- w dziale projektowym: do prowadzenia terminarza pracowników i stałych podwykonawców, sprawdzania ich dostępności i rozliczania ich czasu pracy
- w dziale zakupów i administracji: do zarządzania zapotrzebowaniami na zakupy biurowe i administracyjne
- w całej firmie: do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych; do rozliczania paliwa w autach firmowych i prywatnych
- w sekretariacie: do sprawdzania dostępności pracowników
- w całej firmie: do kontroli limitów urlopowych, planowania i akceptacji urlopów oraz weryfikacji planu urlopów w dowolnej chwili
- w dziale IT: do zarządzania licencjami IT dla całej firmy i wystawiania certyfikatów legalności firmowego oprogramowania
Porządek zamiast dowolności
BeeOffice pozwala usprawnić te procesy, które z różnych powodów pozostają nieobsłużone przez działające w organizacji systemy IT:
- obecne systemy firmy w ogóle nie mają takich funkcji, bo koncentrują się na innym obszarze (np. klasyczny system ERP, HR, CRM),
- wsparcie danego procesu obecnym systemem byłoby bardzo kosztowne np. ze względu na wysokie koszty licencji lub wdrożenia,
- proces dotychczas uchodził za „niemożliwy do informatyzacji” – nikt nie zastanawiał się nad możliwością jego obsłużenia inaczej niż tylko „ustnie” lub „papierkowo”,
- firma lub dział mają ograniczony wpływ na zakup lub rozwój narzędzi IT (np. firma korzysta z korporacyjnego systemu ERP bez możliwości ingerencji w niego; dział nie dysponuje budżetem na zakup narzędzi IT do własnego wykorzystania).
Wybierz, co chcesz usprawnić w TWOJEJ firmie
Każda organizacja wybiera z BeeOffice to, co ją interesuje (np. pracownicze „who is who”), lub też na korzystanie z rozwiązania może zdecydować się tylko jeden dział do obsługi wybranego procesu (np. dział informatyki do zarządzania licencjami IT).
Firma może uruchomić dowolną kombinację modułów lub jeden wybrany obszar BeeOffice, integrując wybrane funkcje z innymi systemami, np. ERP czy HR. BeeOffice będzie w ten sposób naturalnym uzupełnieniem istniejących rozwiązań IT, w wybranym zakresie funkcji lub w wybranym obszarze organizacji.
Centralne elementy BeeOffice to struktura organizacyjna i lista pracowników. Na ich podstawie BeeOffice zna zależności przełożeni/podwładni, co pozwala na automatyczne znajdowanie właściwych ścieżek akceptacji (np. dla wniosków zakupowych). Wybór całej reszty modułów i funkcji zależy od potrzeb i preferencji firmy. Co ważne, nieużywane funkcje można „ukryć” – nie będą widoczne dla użytkowników, którzy z nich nie korzystają. W każdej chwili, bez kosztownego projektu, można użytkownikom udostępnić kolejne funkcje BeeOffice.
Michał Kunze, Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania, SNP Poland
Staramy się łączyć dwa światy: wiedzę i doświadczenie Grupy SNP oraz świeżość spojrzenia na aplikacje dla przedsiębiorstw i na ich potrzeby. Jako eksperci SNP od kilkunastu lat usprawniamy setki przedsiębiorstw, wdrażając systemy ERP, HR, CRM i inne rozwiązania IT. Klienci często sygnalizowali nam potrzebę uproszczenia obsługi takich zagadnień jak terminarz pracowników czy rezerwacja wspólnych zasobów. Od lat rozwijaliśmy w ramach Grupy SNP podobne do BeeOffice rozwiązanie dla ponad 200 naszych pracowników i zebraliśmy wiele praktycznych doświadczeń. Dlatego zdecydowaliśmy się stworzyć BeeOffice i zaoferować je innym firmom.
Michał Kunze, Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania, SNP Poland
Bezpieczeństwo
BeeOffice to rozwiązanie dostarczane w środowisku prywatnej chmury obliczeniowej w oparciu o organizację i infrastrukturę SNP Data Centers. Dla korzystających z BeeOffice oznacza to:
- najwyższe światowe standardy bezpieczeństwa i ochrony przechowywanych danych,
- pewność, że potrzebne dane są zawsze dostępne wszystkim uprawnionym użytkownikom i tylko im,
- wydajność działania programu niezależnie od rosnącej liczby użytkowników i przyrostu wprowadzanych danych,
SNP Data Centers to m.in.:
- kilkanaście lat doświadczeń w świadczeniu usług outsourcingu IT, w tym zapewnienie wysokiej dostępności i bezpieczeństwa systemów informatycznych dla najbardziej wymagających klientów,
- zespół doświadczonych administratorów IT, specjalistów od oprogramowania, sieci i sprzętu; a także dedykowany zespół Bezpieczeństwa Informacji,
- System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z normą ISO 27001,
- System Zarządzania Usługami IT zgodny z normą ISO 20000 i standardami ITIL,
- zaawansowane rozwiązania kopii bezpieczeństwa i nowoczesne systemy ochrony fizycznej urządzeń i systemów.
Integracja z innymi systemami
Kluczowym elementem BeeOffice jest możliwość integracji z istniejącymi w firmie systemami, w tym z ERP czy HR. W ten sposób BeeOffice stanie się naturalnym uzupełnieniem i dopełnieniem istniejących rozwiązań IT.
Integracja pozwala również pracować firmie z jednolitą bazą danych w różnych narzędziach (np. lista pracowników) lub stworzyć jedną platformę współpracy, automatyzując przepływ informacji między różnymi systemami (np. pracownik wprowadza wniosek o urlop w BeeOffice; zaakceptowany urlop jest zapisywany w systemie HR).
BeeOffice posiada kilka naturalnych punktów styku z „tradycyjnymi” aplikacjami ERP, FI czy HR, np.:
- integracja z systemem HR – lista i dane pracowników, struktura organizacyjna, limity i plan urlopów
- integracja z systemem finansowo-księgowym – zapotrzebowania (wnioski zakupowe), rozliczenia delegacji
Interfejs BeeOffice realizowany jest w postaci otwartego API, działającego jako dostępny do wykorzystania WebService – w związku z tym sposób wykorzystania danych dostępnych w BeeOffice pozostaje do dyspozycji osób odpowiedzialnych za rozwój systemu, który z tych danych będzie korzystał.
Przykładowe korzyści z BeeOffice
- system rezerwacji sal, urządzeń i innych współdzielonych zasobów to lepsza organizacja pracy, uniknięcie sporów pomiędzy pracownikami , a także oszczędności zakupowe (np. decyzja czy należy kupić nowy rzutnik, na podstawie danych historycznych o wykorzystaniu dostępnego sprzętu)
- obsługa akceptacji zapotrzebowań na zakupy to lepsza kontrola kosztów zakupów i ustalenie jednoznacznej ścieżki akceptacji tych kosztów
- e-wnioski urlopowe i elektroniczne rozliczenie delegacji to mniej papierów i szybszy przepływ informacji – zarówno do przełożonego (o nowych wnioskach) jak i pracowników (o rozliczeniu delegacji czy zgodzie na urlop)
- zarządzanie licencjami na oprogramowanie IT to porządek w posiadanych licencjach i zapewnienie ich legalności, a także sposób na uniknięcie zakupów niepotrzebnych licencji
Dopasowanie i wdrożenie
BeeOffice to rozwiązanie gotowe do użytku i dostępne w modelu SaaS, ale jednocześnie z dużymi możliwościami dopasowania do potrzeb i wymagań danej organizacji. W efekcie krótkiego projektu wdrożeniowego można wypracować dopasowane i zindywidualizowane narzędzie.
BeeOffice to m.in. następujące możliwości dostosowania:
- wybór zestawu modułów i funkcji dostępnych dla użytkowników,
- integracja z innymi firmowymi systemami IT,
- wprowadzenie własnego firmowego nazewnictwa obiektów, funkcji i opcji,
- dostosowanie do firmowej grafiki (CI – corporate identity),
- funkcje stworzone pod indywidualne potrzeby firmy,
- elastyczny, rozbudowany system definiowania uprawnień.
W ramach wdrożenia proponujemy wsparcie lub wykonanie następujących czynności związanych z uruchomieniem BeeOffice w organizacji:
- krótka analiza przedwdrożeniowa – określenie zakresu wykorzystania BeeOffice (wykorzystywane funkcje; grupy użytkowników aplikacji),
- przeszkolenie pracowników klienta, odpowiedzialnych za uruchomienie BeeOffice,
- konfiguracja opcji i ustawień aplikacji,
- migracja danych (np. import danych pracowników z systemu HR),
- integracja BeeOffice z innymi firmowymi systemami IT,
- wypracowanie modelu ról i uprawnień użytkowników BeeOffice,
- dostosowanie wyglądu aplikacji do firmowego Corporate Identity,
- transfer wiedzy do użytkowników – szkolenia, przygotowanie instrukcji i filmów instruktażowych.
