Podstawowe zadania, jakie stawia się współczesnym systemom wspierającym ten obszar to:
- Wsparcie kierowników w planowaniu czasu podległych pracowników.
- Ewidencja czasu pracy (w tym wsparcie różnych modeli rejestracji czasu przepracowanego).
- Rozliczenie czasu pracy.
Przyjrzyjmy się zatem kluczowym funkcjom nowoczesnego systemu zarządzania czasem pracy.
Planowanie czasu pracy
Jeszcze kilka lat temu w planowaniu uczestniczył wyłącznie kierownik (produkcji, punktu sprzedaży, call center itd.). System miał go ostrzegać przed błędami i ryzykiem naruszeń kodeksowych. Kierownik skupia się przede wszystkim na biznesie, nie jest specjalistą od prawa pracy – to aplikacja ma go prowadzić za rękę przez meandry prawa i skrócić czas poświęcany na planowanie.
Dziś nowoczesny system wspierający zarządzanie czasem pracy musi oferować znacznie więcej. Po pierwsze aplikacja powinna sama generować optymalny grafik zespołu, biorąc pod uwagę wymagania kierownika, ograniczenia kodeksowe i dostępność osób. Po drugie, w większości branż, chcemy, a wręcz musimy, uwzględnić preferencje pracowników.
Sytuacja na rynku pracy nie rozpieszcza pracodawców – niż demograficzny, olbrzymi popyt na pracownika, nowe pokolenia (Y i Z) z innymi oczekiwaniami, wojna o kadry prowadzona nie tylko z bezpośrednimi konkurentami.
Chcąc przyciągnąć i utrzymać pracownika, musimy mu zaoferować przynajmniej 2 rzeczy:
- możliwość wpływania na swój grafik pracy,
- mobilny dostęp do aplikacji (w tym przypadku związanych z czasem pracy) równie atrakcyjnych, jak aplikacje konsumenckie, których używa na co dzień.
Jak powinien powstawać plan pracy? Kierownik definiuje swoje potrzeby na wybrane dni (może to być powtarzający się wzorzec tygodnia).
W przypadku punktu sprzedaży zapotrzebowania (np. w danym przedziale czasowym 2 kasjerów, 3 sprzedawców, 1 dekorator, 1 zastępca kierownika itd.) mogą być generowane z systemu sprzedażowego, co m.in. daje idealne dopasowanie obciążenia do pików sprzedażowych.
W firmach produkcyjnych zapotrzebowania powinny być pobierane z systemu planowania produkcji. Pracownicy mogą, oprócz wniosków o nieobecność (np. urlopowych), rejestrować swoje preferencje czasu pracy. Przez preferencje rozumiemy tutaj zarówno informację o tym, że w wybrane dni/godziny pracownik wolałby nie pracować, jak o tym, że są dni/godziny, w których praca jest pożądana.
W przypadku branży retail ma to kluczowe znaczenie dla pokolenia Y. W firmach produkcyjnych preferencje można wykorzystać w celu rejestracji informacji o tym, że konkretni pracownicy chcą pracować w nadgodzinach lub w weekendy. Na końcu procesu jest zawsze kierownik, który może preferencje uwzględnić, lub z różnych przyczyn pominąć.
Podsumujmy zatem – mamy zapotrzebowania, nieobecności i preferencje. Na tym etapie zaawansowany system IT oferuje kierownikowi funkcję automatycznego generowania grafików (uwzględniających wspomniane informacje), optymalnych z punktu widzenia redukcji nadgodzin i zgodnych z kodeksem pracy.
Jak to możliwe? Aplikacje wykorzystują do tego algorytmy znane z badań operacyjnych – przy tylu zmiennych i ograniczeniach, dają one lepsze wyniki niż planowanie ręczne. W efekcie przygotowanie grafiku pracy na kolejny miesiąc potrwa kilka minut, a nie godzin czy dni.
Korzyści ze wsparcia procesu planowania przez aplikację to przede wszystkim:
- radykalna redukcja czasu planowania – kierownik może ten czas poświęcić na zadania strategiczne;
- zadowolenie pracowników – w planowaniu uwzględniamy ich preferencje;
- redukcja kosztów czasu pracy – zastosowanie algorytmów optymalizacyjnych pozwala na zmniejszenie liczby nadgodzin;
- w dalszej perspektywie – zadowolenie klientów poprzez zapewnienie im właściwej obsługi na czas (powiązanie planowania czasu pracy z zapotrzebowaniami z produkcji lub systemów sprzedaży).
Ewidencja czasu pracy
Spotykamy najczęściej dwa modele ewidencji czasu pracy: negatywny i pozytywny. Negatywny zakłada, że pracownicy pracują zgodnie z planem i rejestrujemy tylko odstępstwa (np. nieobecności, nadgodziny). W modelu pozytywnym rejestrujemy najczęściej zdarzenia czasowe typu wejście/wyjście (rozpoczęcie/zakończenie pracy).
W przypadku modelu negatywnego wsparcie systemu informatycznego jest proste – powinniśmy dać kierownikom i pracownikom możliwość rejestracji nieobecności i odstępstw. W modelu pozytywnym aplikacja do zarządzania czasem pracy powinna oferować interfejs z zewnętrznym systemem RCP albo funkcje ewidencji zdarzeń za pomocą urządzeń mobilnych.
W niektórych organizacjach pożądana jest szczegółowa rejestracja czasu pracy, uwzględniająca rodzaj zadania wykonywanego podczas zmiany, na zleceniu produkcyjnym, MPK, stanowisku roboczym lub linii produkcyjnej.
Rozliczenie czasu pracy
Przepracowany czas pracy powinien zostać rozliczony w liście płac. To nasza aplikacja powinna dokonać oceny czasu pracy – zestawienia planu z czasem przepracowanym i na tej podstawie wysłać do systemu płacowego informacje o składnikach wynagrodzeń.
Bardzo ważna jest tutaj funkcja, której nie ma wiele rozwiązań IT – uwzględniania korekt wstecznych czasu pracy (np. związanych z reklamacjami pracowników). Z punktu widzenia kierownika ewentualne zmiany wsteczne powinny się ograniczać do zarejestrowania zaktualizowanych danych. System automatycznie wysyła informacje o korektach do płac, gdzie są uwzględniane w kolejnej wypłacie (ewentualnie w liście korygującej).
Delegowanie
W punktach sprzedaży pojawia się często potrzeba oddelegowania pracownika (np. do innego sklepu w tym samym mieście). W firmach produkcyjnych powszechne jest czasowe przesuwanie pracowników do innych zespołów.
Wydawałoby się, że jest to proste zadanie, ale wymaga szeregu czynności: skomunikowania delegowania (między kierownikami i pracownikami), zmiany planu czasu pracy, zmiany MPK, zlecenia i innych (często angażujących HR).
System wspierający zarządzanie czasem pracy powinien pozwolić zrealizować taki proces za pomocą kilku kliknięć. A finalnie odpowiednie koszty powinny obciążyć miejsce delegowania.
Doświadczenie użytkownika
Twórcy systemów wspierających zarządzanie czasem pracy muszą oferować użytkownikom doświadczenie porównywalne z tym, które dają aplikacje konsumenckie – zwłaszcza, gdy mówimy o nowym pokoleniu pracowników. Aby to doświadczenie było atrakcyjne, aplikacja musi:
- być dostępna na urządzeniach mobilnych – pracownik z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie może sprawdzić swój grafik, wprowadzić wniosek urlopowy czy preferencje;
- na bieżąco informować zainteresowanych (komunikat i/lub SMS) o zmianach istotnych z punktu widzenia ich czasu pracy czy statusie wniosku;
- być atrakcyjna wizualnie – poprzeczka jest tutaj postawiona wysoko (Facebook, Instragram, Uber,…).
Platforma, aktualizacje i integracja
Coraz więcej organizacji dostrzega zalety rozwiązań chmurowych. Wspomnijmy o kilku z nich w kontekście aplikacji do zarządzania czasem pracy:
- skalowalność – wzrost organizacji nie wpływa na wydajność rozwiązania,
- redukcja kosztów związanych z utrzymaniem zasobów sprzętowych i aplikacyjnych – w ramach subskrypcji mamy przestrzeń dyskową, platformę i aktualizacje;
- bezpieczeństwo – wielcy gracze (jak SAP) oferują je na poziomie nieosiągalnym dla innych dostawców.
Najlepsze systemy wspierające zarządzanie czasem pracy są zintegrowane z wiodącymi systemami HR i ERP (SAP SuccessFactors, SAP HR, SAP ERP,…). Automatyczna wymiana informacji między poszczególnymi komponentami pejzażu przyspiesza procesy decyzyjne oraz daje cenny czas kierownikom i specjalistom.
