Podczas ostatnich wakacji miałem wreszcie okazję poczytać coś mojemu pięcioletniemu synowi. W związku z tym, że przeżywa fascynację kosmosem, czytaliśmy skądinąd świetną książkę J. Gaardera „Hej! Czy jest tu kto?”. Opowiada ona o spotkaniu dwóch chłopców, mieszkańców Ziemi i Eljo. Jednak różnice kulturowe są inspirujące. Czy wiecie Państwo, że na Eljo obyczaj nakazuje kłaniać się pytaniom, bo odpowiedź jest częścią drogi, którą przeszliśmy, i „tylko pytanie może wskazać drogę naprzód”.

Ukłon pierwszy, czyli co jest informacją w biznesie?

Sprawa tylko na pozór jest oczywista. Po pierwsze to, co jest kluczową informacją dla firmy z jednej branży, w innej jest bezużyteczne. Informacje o technologii wytworzenia podzespołu są istotne dla producenta, zaś dla odbiorcy podzespołów cenną informacją są możliwości zastosowań i własności fizyczne.

Do tego dochodzi jeszcze spojrzenie informacyjnych purystów, oddzielających dane od informacji. I trudno się z nimi nie zgodzić, bo pewnie większość z nas spotkała się z sytuacją, gdy otrzymywaliśmy masę danych, które nie dawały żadnej informacji. Przyznać więc należy, że znakomita większość systemów IT gromadzi dane. I zarządza głównie danymi, a nie informacjami. Nie bez powodu mówimy o hurtowniach danych (nie o „hurtowniach informacji”) i o systemach workflow (zamiast „information flow”).

Sprawę dodatkowo utrudnia subiektywny wymiar informacji. Zestawienie materiałowe do zamówienia klienta mówi szefowi produkcji o tym, co musi zgromadzić, aby móc rozpocząć produkcję. Dla dyrektora finansowego zaś oznacza to informacje o zmianach w zobowiązaniach, płatnościach, konieczności finansowania działalności itd. Jedne dane i wiele informacji.

Pozostawmy spór purystów i zwróćmy się w stronę systemów ERP. To one, zbierając i przechowując dane finansowe, technologiczne, planistyczne i logistyczne, pozwalają nam otrzymać najważniejsze informacje w firmie. Systemy ERP, zbierając i przechowując dane finansowe, technologiczne, planistyczne i logistyczne, pozwalają nam otrzymać najważniejsze informacje w firmie.

Ukłon drugi, czy co oznacza zarządzanie informacją?

Najprościej mówiąc – zarządzanie informacją to zbieranie danych i informacji, ich przetwarzanie i udostępnianie. Wspomnieliśmy już o najbardziej znanych systemach zbierających dane i informacje, czyli systemach ERP.

W ostatnich latach spore postępy poczyniono w wielu rozwiązaniach, które również możemy zaliczyć do „zbieraczy”. Wymieńmy tu  systemy zarządzania relacjami z klientami – CRM, zarządzania relacjami z dostawcami – SRM i zarządzania łańcuchami dostaw – SCM. Systemy te często postrzegane są jako kolejny etap rozwoju firmowej infrastruktury IT.

W niektórych branżach, jak np. produkcja motoryzacyjna, wdrożenie takich systemów oznacza jedynie silniejsze wsparcie informatyczne dla od dawna realizowanych działań. Mając na uwadze, że samochody składają się z tysięcy części i podzespołów dostarczanych przez setki dostawców, nie dziwmy się, że branża ta jest niejako naturalnym środowiskiem dla systemów SRM i SCM.

Oczywiście każdy z systemów zawiera mechanizmy przetwarzania danych i dostarczania informacji w postaci raportów. Na tym tle wyróżniają się rozwiązania określane mianem BI – Business Intelligence, gdyż przetwarzanie i systematyzowanie danych w przydatne informacje stanowi istotę ich działania. Dzięki BI surowe dane pochodzące z różnych systemów IT zamieniane są w komfortowe narzędzie pracy menedżerów, co pozwala im na szybsze podejmowanie trafniejszych decyzji.

Duże przedsiębiorstwa, a ostatnio również mniejsze organizacje starają się dużą część analiz i raportowania realizować przez systemy oparte na hurtowniach danych. Podejście takie daje większe możliwości analityczne i, co nie bez znaczenia, mocno odciąża od raportowania podstawowe systemy IT. Rozwojowi hurtowni danych sprzyjają coraz to większe i tańsze moce obliczeniowe współczesnych komputerów.

Największy postęp w ostatnim czasie dotyczy tych systemów i rozwiązań, które odpowiadają za dystrybucję informacji. W końcu informacja uwięziona w dziale analiz i planowania nie przynosi korzyści.

Rozwój ten dotyczy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej przedsiębiorstwa. Sprawdzone standardy, jak EDI (elektroniczna wymiana danych) pozostają w ciągłym użyciu, są jednak coraz częściej zastępowane przez różne rozwiązania bazujące na internecie i dostępne przez przeglądarkę WWW.

Oswoiliśmy się już z prywatnymi zakupami przez internet. Wiele firm korzysta także z tego kanału dystrybucji, redukując koszty. Jednak dużo większe oszczędności można uzyskać dzięki wspólnemu planowaniu firm współpracujących ze sobą. Możliwość skoordynowania produkcji, wspólne zaopatrywanie się w najważniejsze surowce dają większe efekty ekonomiczne niż presja przy stole negocjacyjnym.

Poprawia się również dostępność informacji wewnątrz organizacji. Wewnętrzne biuletyny elektroniczne czy firmowy intranet powoli stają się standardem. Przyjazne środowisko przeglądarki WWW pozwala nie tylko dostarczać i prezentować członkom organizacji odpowiednie informacje, ale również organizować ich pracę. Służą temu portale korporacyjne, a także rozwiązania typu workflow, które w ostatnich latach „opuściły zacisze” dużych systemów ERP i mocno się wyemancypowały. W niektórych organizacjach stają się osią głównych procesów biznesowych.

Mówiąc o zarządzaniu, warto również wspomnieć o tych, których znaczenie doceniamy dopiero wtedy, gdy mamy poważny problem – o strażnikach informacji. Mowa tu o SZBI (Systemach Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji), planach ciągłości działania, planach odzyskiwania utraconych zasobów – tudzież o uznanych standardach w tym zakresie, jak normy ITIL czy ISO 27001. Często wykraczają one poza IT, stając się rozwiązaniami organizacyjno-informatycznymi. Podstawą dla każdej firmy jest oczywiście system backupowy, ale jedynie część organizacji ma określony plan zabezpieczania danych, który mówi co, jak i kiedy backupować.

Rzadko spotyka się organizacje przewidujące Armagedon. Jasne, że to nic przyjemnego, jednak niezwykle trudno wymyślać ad hoc rozwiązania w przypadkach awarii systemów czy łączy. Często plany ciągłości działania pojawiają się w firmie dopiero po pierwszej poważnej wpadce. Bez takiego planu działania ratunkowe najczęściej przypomina misję Apollo 13.

Ukłon trzeci, czyli co dalej?

Formy życia na Eljo, jak pisze J. Gaarder, są podobne do tych ziemskich, chociaż ewolucja zachodziła tam inną drogą. Ewolucja dotyczy również systemów IT. Nowym zjawiskiem jest koncepcja SOA – Service Oriented Architecture. Jej celem jest ułatwienie życia nam wszystkim, użytkownikom systemów informatycznych.

SOA zakłada wykorzystanie wszystkich systemów jako źródeł informacji i dostarczanie tego, co komu potrzebne, kiedy potrzebuje i tam gdzie potrzebuje – niezależnie od tego, w jakich i gdzie zlokalizowanych systemach IT są przechowywane informacje. Trzymajmy kciuki, żeby się udało, w imię naszego dobrze pojętego interesu użytkowników.