Rozliczenia z PFRON bezpośrednio w systemie SAP

Adresatem produktu SOD w mySAP HR są firmy użytkujące system mySAP HR, które z tytułu zatrudniania pracowników niepełnosprawnych otrzymują środki z PFRON, a zwłaszcza przedsiębiorstwa posiadające status ZPChR (Zakład Pracy Chronionej).

Wymagający SOD

Zgodnie z prawem, firma zatrudniająca osoby niepełnosprawne może ubiegać się o dofinansowanie ze środków PFRON, co wiąże się z określonymi obowiązkami.

Między innymi, co miesiąc należy przesłać sprawozdanie miesięczne z danymi osobowymi i płacowymi niepełnosprawnych pracowników. Ponadto, co roku trzeba rozliczyć się z dofinansowania za minione 12 miesięcy, przedstawiając skumulowane dane za cały rok.

Przepisy wymagają, aby dane te były przesyłane do PFRON za pośrednictwem aplikacji SOD (System Obsługi Dofinansowań), w określonym formacie.

Niewywiązywanie się z terminów przesyłania sprawozdań, błędy w danych lub ich formacie mogą powodować opóźnienia w wypłacie dofinansowania, a w skrajnych wypadkach nawet jego utratę.

Można i ręcznie

Z przygotowaniem danych w odpowiednim dla SOD formacie firmy radzą sobie na dwa sposoby:

• ręczne wprowadzanie wszystkich danych o pracownikach,
• automatyczne generowanie wymaganych dokumentów z systemu informatycznego.

Pierwszy sposób jest najbardziej pracochłonny i obarczony dużym ryzykiem błędów, mogących skutkować oderwaniem od danych zawartych w SAP (w module HR-PA i w bieżących danych, wynikających z rozliczania listy plac).

Drugi sposób, opierający się na wykorzystaniu zdefiniowanych przez PFRON formatów danych, wymaga niezawodnego rozwiązania informatycznego, które będzie automatycznie zbierać i generować dane w wymaganym formacie.

SOD bezpośrednio w SAP

W odpowiedzi na tą potrzebę BCC (aktualnie All for One Poland) przygotowało rozwiązanie SOD w mySAP HR, będące rozszerzeniem standardu systemu SAP. Jego głównym elementem jest interfejs, łączący system mySAP HR z SOD.

Pakiet pozwala na generowanie bezpośrednio z mySAP HR aktualnych danych o niepełnosprawnych pracownikach, a następnie na wysłanie ich do aplikacji SOD w akceptowanym przez nią formacie. Rozwiązanie umożliwia też korygowanie przesyłanych danych i udostępnia ich historię. „SOD w mySAP HR” usprawnia zarówno rozliczenia miesięczne (dokumenty INF-D-P), jak i rozliczenia roczne (dokumenty INF-D-R).

Od nazwiska po listę płac

Zapewniana przez SOD w mySAP HR integracja dotyczy szerokiego zakresu danych pracowniczych. Dla rozliczenia miesięcznego rozwiązanie wykorzystuje wszystkie niezbędne dane z punktu widzenia identyfikacji pracownika po stronie PFRON.

Wymieńmy tu takie dane jak: imię i nazwisko, numer dowodu osobistego i numer PESEL, kody wykształcenia i zawodu, dane o wymiarze czasu pracy pracownika. Uwzględnia się też specyficzne aspekty określania wieku emerytalnego, jak również potencjalną możliwość zatrudnienia pracownika w więcej niż jednym zakładzie pracy. Moduł wykorzystuje również dane listy płac, pochodzące z okresu odpowiedniego dla danego okresu dokumentu INF-D-P.

Rozliczenie roczne zostało przygotowane dla przypadku, gdy pracodawca ryczałtowo rozlicza się z uzyskanego dofinansowania. „SOD w mySAP HR” wykorzystuje wówczas dane powstałe podczas przygotowywania zestawień miesięcznych.

Uwzględnia przy tym m.in.: wielkość środków przekazywanych na ZFRON (Zakładowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych) i koszty płac po stronie pracodawcy. Pozwala ponadto śledzić zmiany w systemie z dokładnością do jednego miesiąca, co daje możliwość łatwego uzyskiwania aktualnych informacji w trakcie roku rozliczeniowego.

Co siedzi w środku

Uruchomienie SOD w mySAP HR wiąże się m.in. z rozszerzeniem przechowywanych w mySAP HR danych pracowniczych (infotypy) o dane specyficzne dla SOD (określenie schorzeń specjalnych, wcześniejszej emerytury i wymiaru czasu pracy, dla którego przysługuje dofinansowanie).

Instalacja modułu wymaga też zbudowania dodatkowego infotypu przechowującego dane bieżące i historyczne dla rozliczeń miesięcznych oraz rocznych. Konieczne jest także określenie, które ze składników wynagrodzenia wchodzą w skład tzw. wynagrodzenia osiąganego i wynagrodzenia wypłacanego, oraz uzupełnienia schematu naliczania listy płac.

Rozwiązanie pozwala na automatyczne uaktualnianie danych po stronie modułu HR-PA. W obowiązującym w HR-PY cyklu naliczania listy płac następuje uwzględnienie składników specyficznych dla SOD. Następnie moduł pobiera wymagane dane, „opakowuje” je w formacie XML, i umieszcza w plikach gotowych do importu. Tak przygotowane pliki można pobrać, wykorzystując aplikację SOD Offline dostarczaną przez PFRON, a potem przesłać wymagane dokumenty do aplikacji SOD na serwerze PFRON.

Pewniej i szybciej

Wykorzystanie SOD w mySAP HR wiąże się m.in. z następującymi korzyściami:

• wykluczenie błędów mogących powstać podczas żmudnego „ręcznego” przenoszenia danych, zawartych w mySAP HR (zarówno w HR-PA jak i w HR-PY),
• bezproblemowe dotrzymywanie wymaganych terminów rozliczeń – dane są generowane niezwłocznie i automatycznie po rozliczeniu listy płac w mySAP HR,
• zmniejszenie pracochłonności przygotowania danych – oszczędność czasu dla specjalistów kadrowych,
• zapewnienie pełnej spójności danych pracowniczych, przesyłanych do SOD, z danymi utrzymywanymi i zarządzanymi w mySAP HR.