Dla każdego rozliczanego obszaru rozliczenia należy stworzyć rekord sterujący. Obszar rozliczenia jest używany do pogrupowania pracowników, dla których lista płac jest uruchomiana w tym samym czasie oraz celem ustawienia dat dla okresu rozliczenia.

Kryteria podziału na obszary:

  • Data i częstotliwość wypłaty
  • Zakres odpowiedzialności
  • Kryterium selekcji

Rekord sterujący spełnia następujące funkcje:

  • Definiuje on przeszłość rozliczania listy płac w celu identyfikacji rozliczenia wstecznego
  • Blokuje dane podstawowe oraz dane o czasie aby nie można dokonać zmian podczas procesu rozliczania. Numery osobowe są blokowane na czas rozliczenia, zmiany dotyczące przyszłości listy są nadal możliwe.
  • Definiuje najwcześniejszą możliwą datę dla rozliczenia wstecznego dla każdego obszaru rozliczania list płac

Rekord sterujący koordynuje fazy rozliczenia (Rys. 1). Zależnie od tego jest ustawiany jego status przechodzimy przez kolejne fazy.

W związku z tym rekord może przyjmować cztery statusy:

  • Zatwierdzone do rozliczenia – rozliczenie może zostać przeprowadzone tylko dla obszaru, który został zatwierdzony. Numery osobowe z zatwierdzonego obszaru rozliczenia są blokowane dla wprowadzania danych podstawowych oraz czasowych dla przeszłości oraz teraźniejszości. Numer okresu w rekordzie sterującym ulega zwiększeniu o 1.
  • Zatwierdzone do korekty – jeżeli podczas rozliczenia pojawią się błędy, konieczne jest ich poprawienie celem prawidłowego rozliczenia listy. Aby odblokować numery osobowe konieczne jest zatwierdzenie obszaru do korekty. Rozliczenie listy po korekcie jest możliwe dopiero po ponownym zatwierdzeniu okresu do rozliczenia. Statusy te tak długo należy zmieniać i wprowadzać korekty, aż do prawidłowego rozliczenia listy płac.
  • Koniec rozliczenia – po przeprowadzeniu prawidłowego rozliczenia kończymy je, wybierając status koniec rozliczenia. Oznacza to, że możliwe ponowne wprowadzanie danych, bo numery osobowe z obszaru zostały odblokowane oraz że lista została zamknięta dla rozliczanego okresu.
  • Kontrola wyników rozliczania – możemy sprawdzić rozliczenia, przede wszystkim dla pracowników, dla których wprowadziliśmy dużo zmian. Na ten czas blokowane są numery osobowe.

Celem utworzenia, wprowadzenia zmian bądź wyświetlenia rekordu sterującego dla danego obszaru korzystamy z transakcji PA03 bądź wybieramy odpowiednia opcję z menu.

Statusy mogą być zmieniane bezpośrednio poprzez transakcje PA03 bądź wybierając odpowiednią opcję z menu, odpowiednio:

  • Zatwierdzenie rozliczenia listy płac
  • Korekty
  • Koniec rozliczania listy płac
  • Kontrola wyniku.

Po zmianie statusu przy wykorzystaniu transakcji PA03 konieczne jest zapisanie zmian.