PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Analiza Fit & Gap w projektach SAP rollout

Szukanie dziury w całym

Udostępnij
Drukuj:
Jak uniknąć problemów w trakcie wdrożenia systemu ERP, wynikających z nierozpoznania lokalnych potrzeb? Jak znaleźć i odpowiednio zdefiniować różnice pomiędzy wzorcem systemu SAP dla korporacji a lokalnymi potrzebami prawnymi i biznesowymi? Z pomocą przychodzi analiza Fit & Gap – standardowy element metodyki SNP Go Forward dla projektów typu SAP rollout.
 

Wiele polskich firm staje przed wyzwaniem, jakim jest wdrożenie wzorcowego systemu SAP funkcjonującego w korporacji. Coraz częściej są one nie tylko odbiorcą systemu wykorzystywanego w zagranicznej centrali korporacji, ale same są właścicielem tego wzorcowego rozwiązania (i to niezależnie od tego, czy są to rdzennie polskie firmy, czy też polskie oddziały zagranicznych korporacji).

Realizacja takiego projektu stawia zarówno przed firmą-matką, jak i lokalną spółką wiele wyzwań organizacyjnych i komunikacyjnych, zwłaszcza w przypadku, gdy obie spółki są zlokalizowane w różnych krajach. Firma-matka zainteresowana jest jak największym dopasowaniem lokalnej spółki do procesów korporacyjnych, przede wszystkim ze względu na potrzebę ujednolicenia procesów zgodnie z najlepszymi praktykami funkcjonującymi w organizacji.

Drugim istotnym aspektem jest również optymalizacja wdrożenia ERP, a co za tym idzie, jego kosztów. Jednak niezależnie od tego, jak bardzo firma-matka chciałaby, aby wzorzec stanowił niezmienną całość, nie uchroni się przed występowaniem dwóch rodzajów różnic (z ang. gap – różnica, potocznie „dziura”):

  • różnice prawne (ang. Legal Gaps) – specyficzne regulacje prawne, szczególnie w obszarze finansowym, sprzedażowym i kadrowo-płacowym (np. faktura korekta w Polsce i nota korygująca w Niemczech);
  • różnice w lokalnych procesach biznesowych (ang. Local Gaps) – poszczególne spółki mogą mieć własne procesy biznesowe, które nie występują we wzorcu (np. unikalny proces produkcji w skali grupy) lub inne specyficzne wymagania niewynikające wprost z regulacji prawnych, ale krytyczne dla działalności (np. specjalny system rabatowy dla kluczowego klienta, który ma bardzo duży udział w obrotach firmy).

U wielu osób biorących udział w takim przedsięwzięciu pojawia się przekonanie, że każda różnica spowoduje zwiększenie budżetu wdrożenia. Tymczasem wcale nie musi tak być. Świadomość istnienia różnicy nie oznacza automatycznie konieczności jej implementacji w systemie. Oznacza natomiast możliwość wyboru sposobu jej obsłużenia:

  • implementacja w systemie SAP,
  • pozostawienie w systemie zewnętrznym,
  • obsługa manualna poza systemem informatycznym lub zmiana organizacyjna, która wyeliminuje dane wymaganie,

oraz przedstawienie wybranego sposobu osobom z lokalnej spółki. Doświadczenie pokazuje, że taka postawa buduje zaufanie do nowego systemu („moje potrzeby nie są pomijane”), co w istotny sposób wpływa na zaangażowanie osób ze strony lokalnej spółki w kolejne działania projektowe.

Przed przystąpieniem do analizy Fit & Gap firma-matka powinna określić, które obszary systemu będą podlegały analizie. Zależy to przede wszystkim od profilu działalności spółki lokalnej

Jak znaleźć „dziury”?

Wiemy już zatem, że różnice na pewno są, ale jak je zdefiniować? Jak uniknąć problemów w trakcie wdrożenia, wynikających z nierozpoznania lokalnych potrzeb? Z pomocą przychodzi analiza Fit & Gap – standardowy element metodyki SNP Go Forward dla projektów typu rollout (z ang. Fit – dopasowanie, Gap – przerwa, różnica).

Przed przystąpieniem do analizy Fit & Gap firma-matka powinna określić, które obszary systemu będą podlegały analizie (będą docelowo wdrażane w spółce lokalnej). Zależy to przede wszystkim od profilu działalności spółki lokalnej – jeśli jest to np. przedstawicielstwo handlowe, w zakres analizy będą wchodziły procesy logistyczne, ale procesy produkcyjne zostaną z niego wyłączone.

Analizę Fit & Gap może przeprowadzać organizacja firmy-matki lub partner wdrożeniowy. Jeśli za realizację odpowiedzialny będzie partner, niezbędne mogą się okazać szkolenia konsultantów z istniejącego wzorca przed rozpoczęciem analizy (zwłaszcza jeśli nie jest dostępna dokumentacja wzorca).

Analiza Fit & Gap dzieli się na trzy etapy

Etap 1. Przygotowanie wzorca rozwiązania do szkoleń. Etap ten obejmuje zebranie dokumentacji wzorca (koncepcja, instrukcje obsługi, dokumentacja techniczna) oraz przygotowanie systemu szkoleniowego (np. na systemie testowym). Warto również uzyskać od nowej spółki przykładowe dane (np. indeksy materiałowe, kontrahentów) i załadować je do systemu szkoleniowego. Pozwoli to pracownikom spółki lokalnej lepiej zidentyfikować się z omawianymi procesami.

Etap 2. Szkolenie członków zespołu projektowego (głównych użytkowników) z procesów zaimplementowanych w systemie wzorcowym. Właściciele wzorcowych procesów biznesowych prezentują funkcjonalność dostępną w systemie użytkownikom lokalnej spółki. W takim szkoleniu powinni uczestniczyć również konsultanci wdrożeniowi, a szczególnie konsultanci ze znajomością lokalnych przepisów prawnych.

W szczególnych przypadkach, kiedy w spółce lokalnej istnieje problem z posługiwaniem się językiem projektowym, etap ten można podzielić na dwa kroki: szkolenie konsultantów wdrożeniowych z procesów wzorcowych realizowane przez właścicieli procesów w języku projektowym, a następnie szkolenie członków zespołu projektowego po stronie spółki lokalnej przez konsultantów wdrożeniowych w języku lokalnym;

Etap 3. Sesje zespołów projektowych poświęcone określeniu różnic pomiędzy zaprezentowanymi procesami a potrzebami lokalnymi. Na podstawie wiedzy zdobytej podczas szkoleń pracownicy spółki lokalnej wskazują różnice pomiędzy procesem zamodelowanym w systemie ERP a aktualnie funkcjonującym w spółce. Należy tutaj położyć szczególny nacisk na to, aby zostały wskazane wszystkie zauważone różnice.

Decyzja o tym, czy dana różnica będzie implementowana w systemie SAP, czy wymagana będzie zmiana organizacyjna po stronie spółki, czy też proces pozostanie w obecnym kształcie, nie powinna wpływać na fakt zarejestrowania danej różnicy. Zgłaszane różnice należy ewidencjonować, wykorzystując do tego stosowane w organizacji narzędzia projektowe (np. lista zgłoszeń w portalu SharePoint lub co najmniej wspólny arkusz Excel dostępny w katalogu sieciowym). Każda różnica powinna być opisana poniższymi atrybutami:

  • ID różnicy (GAP_ID) – identyfikator numeryczny,
  • moduł – określenie obszaru, w ramach którego zidentyfikowano różnicę (np. MM, FI),
  • proces, którego dotyczy – określenie procesu, którego dotyczy różnica (np. zakup surowców),
  • osoba zgłaszająca – imię i nazwisko osoby zgłaszającej różnicę,
  • potrzeba biznesowa – uzasadnienie biznesowe istnienia danej różnicy,
  • typ (prawny, lokalny) – informacja, czy dana różnica wynika z regulacji prawnych,
  • priorytet (wysoki, średni, niski) – informacja o stopniu istotności danej różnicy,
  • przewidywana pracochłonność realizacji zmiany w systemie (np. liczba dni pracy konsultanta) – pozwala porównać istotność zmiany z nakładem pracy na jej implementację.

Ponadto narzędzie używane do rejestracji różnic powinno umożliwiać zmianę statusu danej różnicy (np. zaakceptowany, odrzucony, w trakcie analizy) oraz śledzenie historii zmian.

„Nie rozumiem tego wzorca”

W trakcie przeprowadzania analizy Fit & Gap należy uwzględnić kilka czynników, które mogą wpłynąć niekorzystnie na jej przebieg.

W projektach międzynarodowych jednym z wyzwań jest ustalenie jednego języka komunikacji projektowej (najczęściej jest to język angielski) oraz wybór do zespołu projektowego osób sprawnie posługujących się tym językiem. Jeśli któraś z kluczowych osób nie posługuje się językiem projektowym, należy przewidzieć czas i budżet na tłumaczenie dokumentacji projektowej na język lokalny i ponownie na język projektowy. Dodatkowo obecność konsultanta lokalnego, znającego język, może być niezbędna do przeprowadzenia analizy w danym obszarze (należy w takim wypadku przewidzieć wcześniejszy transfer wiedzy o wzorcu do konsultanta lokalnego).

Istotnym czynnikiem negatywnie wpływającym na powodzenie projektów rollout jest obawa przed zmianami, które nowy system wnosi do przedsiębiorstwa. Szkolenia z systemu wzorcowego, które są elementem analizy Fit & Gap, są dobrą praktyką w przełamywaniu tych obaw. Dodatkowo pozostawienie systemu członkom zespołu projektowego i zachęcenie ich do samodzielnego przechodzenia procesów ułatwia późniejszą komunikację.

Kolejnym czynnikiem jest trudność ze zrozumieniem lokalnej specyfiki przez zagranicznych konsultantów. „My już mamy integrację z tym bankiem, więc w Polsce też na pewno będzie to działać” – takie zdanie można często usłyszeć od konsultantów korporacyjnych. Nie biorą oni pod uwagę faktu, że ten sam bank w różnych krajach używa do integracji różnych formatów plików. Niestety często spotykamy się z podobnymi uproszczeniami lub błędnymi założeniami, które identyfikowane są dopiero podczas testów lub po starcie produkcyjnym. Zaangażowanie konsultanta lokalnego pozwala zminimalizować wystąpienie tego ryzyka.

Decyzja, czy dana różnica będzie implementowana w SAP, czy wymagana będzie zmiana organizacyjna po stronie spółki, czy też proces pozostanie bez zmian, nie powinna wpływać na fakt zarejestrowania różnicy

Po co nam konsultant lokalny?

Jak obrazują przytoczone wcześniej przykłady, zaangażowanie konsultanta lokalnego jest jednym z kluczowych elementów powodzenia analizy Fit & Gap (jak również całego projektu). Czego można i należy od niego oczekiwać? Poniżej przedstawiam jego trzy podstawowe zadania:

  • dostarczenie listy gapów, które najczęściej pojawiają się podczas wdrożeń w danym kraju i/lub danej branży (gotowy materiał do dyskusji ze spółką lokalną, lista kontrolna, żeby upewnić się, czy nie przeoczyliśmy czegoś ważnego);
  • weryfikowanie na bieżąco wymagań stawianych przez członków zespołu projektowego (pod kątem wymogów prawnych) oraz proponowanie rozwiązań powszechnie stosowanych w innych lokalnych firmach, zamiast „wynajdywania koła” przez konsultantów z korporacji;
  • lepszy poziom komunikacji z pracownikami spółki lokalnej (eliminacja problemów wynikających z bariery językowej).

Mamy różnice i co dalej?

Każda z różnic zarejestrowanych podczas analizy powinna być następnie zweryfikowana pod kątem przyczyn jej funkcjonowania:

  • Czy obecny sposób działania wynika z regulacji prawnych? Jeśli tak, z dużym prawdopodobieństwem należy uwzględnić tą różnicę w systemie. W specyficznych przypadkach może zostać podjęta decyzja o realizacji danej funkcjonalności poza systemem.
  • Czy obecny sposób działania wynika z lokalnej organizacji? Jeśli tak – co się stanie, jeśli proces zostanie zmieniony na zgodny z korporacyjnym? Jeśli obecny proces jest lepszy niż korporacyjny, możliwe są dwa scenariusze: decyzja o implementacji zmiany w systemie, ale tylko dla spółki lokalnej, lub decyzja o zmianie procesu wzorcowego (nie można wykluczyć, że w trakcie rolloutu korporacja też się czegoś nauczy od swoich oddziałów).

Całość analizy Fit & Gap powinna trwać od dwóch do trzech tygodni (w zależności od złożoności wdrożenia). Jej wynikiem powinna być lista wszystkich zarejestrowanych różnic wraz z informacją, w jaki sposób będą one realizowane po zakończeniu wdrożenia. Ponieważ implementacja tych różnic może mieć wpływ na już działające w innych krajach procesy, należy również pamiętać o zaplanowaniu testów tych procesów przed startem produktywnym (tzw. testy regresji) dla pozostałych krajów korzystających z systemu – ale to już krok należący do kolejnych etapów projektu, które będą przebiegać o wiele spokojniej dzięki rzetelnie przeprowadzonej analizie Fit & Gap.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00