PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Archiwum może zarabiać

Jedno rozwiązanie dla różnych nośników informacji

Udostępnij
Drukuj:
Gromadzone w magazynach czy na dyskach twardych – nieodpowiednio zarządzane archiwa, zamiast być źródłem informacji, często stanowią barierę w ich uzyskiwaniu. Ten problem można jednak rozwiązać dzięki zastosowaniu spójnej platformy do elektronicznej archiwizacji dokumentów.
 

Każda organizacja posiada dokumenty, z którymi nie chce bądź nie może się rozstać, niezależnie od tego, czy są to segregatory w zakurzonym archiwum, czy katalog na firmowej sieci z ofertami złożonymi klientom. Zwłaszcza dyski twarde komputerów przepełnione są starymi dokumentami, badaniami, pocztą, broszurami albo innymi specyficznymi dla branży plikami. Niełatwo je odnaleźć ze względu na brak porządku, a ponadto często takie pliki są trzymane na dyskach lokalnych i niedostępne dla zainteresowanych osób.

Rodzaj archiwizowanych dokumentów w dużym stopniu zależy od branży, w jakiej działa dana firma. W sektorze produkcyjnym będą to na przykład projekty, schematy, dane konstrukcyjne, zamówienia na materiały, w sektorze mediów użytkowych (gaz, woda, prąd) – mapy, plany sieci przesyłowych, umowy z odbiorcami, a z kolei w firmach handlowych warto archiwizować zmieniające się w czasie cenniki czy oferty składane klientom.

Nieużyteczne informacje

Pół biedy, jeżeli archiwum spełnia rolę magazynu, w którym papiery czekają na moment, kiedy będzie można je zutylizować w wymaganym przepisami czasie. Gorzej, jeżeli ma być źródłem informacji, aktywnie wykorzystywaną „bazy danych”.

Tradycyjne archiwum ma wiele wad. Długi czas wyszukiwania dokumentów, ograniczona liczba egzemplarzy, wysokie koszty magazynowania, duże ryzyko zniszczenia nośnika informacji, wreszcie – ryzyko dostępu nieuprawnionych osób do poufnych informacji. Jeśli mówimy o organizacji wielooddziałowej z filiami w terenie, a zwłaszcza takimi posiadającymi swoje archiwa lokalne – problem się potęguje.

 e-archiwizacja – kiedy warto?

  • częste sięganie po dane archiwalne
  • duże archiwum, duża liczba dokumentów napływających, wypływających i w obiegu
  • w firmie
  • jedno archiwum centralne z zapytaniami z jednostek terenowych
  • organizacja z wieloma lokalizacjami
  • złożony system uprawnień
  • prawny obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas
  • dokumenty podatne na zniszczenie lub utratę jakości
  • nietypowa forma dokumentów (np. mapy, wydruki wielkoformatowe, klisze)
  • dokumenty z klauzulą tajności

Dokument zamiast papieru

Dobrym wyjściem jest przetworzenie dokumentów papierowych na archiwum elektroniczne. Cała operacja polega na zeskanowaniu dokumentów do postaci cyfrowej, następnie opisaniu dokumentów elektronicznych zestawem odpowiednich cech i zbudowaniu właściwej struktury logicznej archiwum.

W takiej strukturze dokumenty gromadzone w teczkach i te przechowywane w postaci elektronicznej mogą być równie łatwo dostępne poprzez spójną platformę archiwizacyjną. Wszystkie papiery, poza tymi, których przechowywanie jest wymagane prawem, można po prostu zniszczyć.

Od tej chwili stare archiwum uzupełnia się o dokumenty napływające na bieżąco, a żądane informacje wyszukiwane są przez aplikację dostępową, która odnajduje w bazie danych odpowiednie rekordy i wyświetla na monitorze komputera użytkownika.

Archivix

Jedną z aplikacji dostępowych jest Archivix firmy InLand. Z punktu widzenia użytkownika aplikacja nie wymaga instalacji – wystarczy, że w polu adresowym przeglądarki internetowej wpisze się adres archiwum i po zalogowaniu można już pracować z żądanymi dokumentami.

Dzięki temu przy odpowiedniej konfiguracji dostępu do sieci wewnętrznej użytkownik może wejść do archiwum z dowolnego miejsca na świecie. To istotne w przypadku dużych firm, które mają jednostki terenowe. Dostęp do archiwum elektronicznego znacznie ułatwia zatem dostęp do potrzebnych informacji.

Rejestracja dokumentu w archiwum polega na jego ulokowaniu we właściwym miejscu struktury katalogów i odpowiednim opisaniu. W praktyce oznacza to zeskanowanie wersji papierowej do pliku graficznego i wypełnienie pól jego cech. Administrator określa, które pola są wymagane, i jaki typ danych opisuje konkretną cechę. „Usztywnienie” pewnych formularzy zapobiega stosowaniu przez użytkowników na przykład różnych formatów zapisu daty, co z kolei mogłoby spowodować pomijanie niewłaściwie opisanego dokumentu w wynikach wyszukiwania.

Milion stron, jedno archiwum

Największe wdrożenie systemu archiwizacji elektronicznej opartej na aplikacji Archivix miało miejsce w przedsiębiorstwie z branży utilities. Zastane tam archiwum papierowe składało się z ponad 70 tys. dokumentów zawierających łącznie około miliona stron. Znaczną ich część stanowiły wielkoformatowe kolorowe mapy i schematy linii przesyłowych.

Wdrożenie Archivixa polegało na zbudowaniu struktury logicznej nowego archiwum na serwerze MS SQL, zdefiniowaniu ponad stu cech opisu dokumentów i określeniu praw dostępu użytkowników. Następnie sześcioro pracowników InLandu przy asyście archiwistów przez kilkanaście miesięcy oczyszczało, naprawiało, skanowało i rejestrowało dokumenty w archiwum.

Skanowanie odbywało się na należących do firmy InLand skanerach marki Xerox (skanery sieciowe serii FreeFlow, skanery urządzeń wielofunkcyjnych WorkCentre Pro oraz wielkoformatowe skanery do map serii Xescan).

Po przetworzeniu starego archiwum liczbę urządzeń zredukowano do potrzebnych do obsługi bieżącej firmy, a przeszkoleni archiwiści sami wprowadzają napływające dokumenty. Razem z archiwum technicznym zintegrowano system rejestracji i obiegu dokumentów ekonomicznych, korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej oraz dokumentacji gruntowej, który wykorzystuje kody kreskowe do wprowadzania dokumentów do bazy danych. Z archiwum bezpośrednio korzysta około 130 pracowników z odpowiednio skonfigurowanymi uprawnieniami.

Różne typy dokumentów opisuje się charakterystycznymi zestawami cech, definiowanymi na etapie wdrożenia. Na przykład przychodząca faktura może być opisana za pomocą daty wystawienia, wartości netto, wartości brutto, nazwy kontrahenta, działu, do którego będzie przypisania itp. Schematy techniczne budowy podzespołu maszyny opisane będą zupełnie innym zestawem cech. Użytkownik, dysponując definiowalnym, wielopoziomowym filtrem, może wyszukiwać wszystkie faktury wystawione przez danego kontrahenta, w zadanym okresie czy o określonej wartości.

Trzy poziomy bezpieczeństwa

System umożliwia ciągłą kontrolę zmian zachodzących w archiwum. Trzy poziomy dostępu do archiwum umożliwiają kolejno tylko odczyt, modyfikację, a w przypadku najwyższych uprawnień użytkownikamoże on zarządzać (usuwać, przenosić) danym dokumentem.

System archiwizacji a SAP

W ciągu ostatnich dwóch lat coraz więcej klientów zwraca się do SNP z prośbą o informację na temat możliwości zintegrowania systemu SAP z systemami archiwizacji dokumentów. Takie projekty bardzo często związane są z fakturami zakupowymi.

Na podstawie naszych doświadczeń możemy powiedzieć, że rzadko są to projekty dotyczące tylko samej archiwizacji dokumentów. Często integralną częścią prac jest tworzenie nowych procedur organizacyjnych, odzwierciedlanie ich elektronicznym obiegiem dokumentów w workflow. Dzięki takiej rozszerzonej archiwizacji można osiągnąć mierzalne korzyści biznesowe oraz zapewnić transparentności procesów w firmie w relatywnie krótkim czasie. Bywa, że projekty dotyczące jednego, dwóch obiektów – (rodzajów dokumentów) traktowane są jako projekty pilotażowe, a po ich zakończeniu rozwiązanie jest rozszerzane na całą firmę i dotyczy innych rodzajów dokumentów/obiektów.
Piotr Adanowicz, Menedżer ds. Rozwoju Biznesu SNP w obszarze łańcucha dostaw

Uprawnienia mogą być przyznawane dla całych grup użytkowników (na przykład działu), z wyłączeniem pojedynczych osób lub indywidualnie. Działanie każdego użytkownika jest zapisywane w logu, do którego dostęp ma administrator systemu.

Ważnym aspektem pracy z archiwum elektronicznym jest bezpieczeństwo informacji. Dane z łatwością można powielać w celu wykonania kopii zapasowych. Dzięki temu pożar czy zalanie archiwum nie powoduje nieodwracalnej utraty informacji.

Nie tylko dla papieru

W archiwum elektronicznym można przechowywać dokumenty dowolnego formatu – mogą to być pliki graficzne (.bmp, .jpg, .tiff, .pdf), pliki tekstowe (.doc, .txt, .rtf), grafiki wektorowe (.crd, .cad) czy inne.

Zatem do archiwum możemy wprowadzać nie tylko dokumenty skanowane, ale także pliki z dysku twardego komputera, takie jak oferty, cenniki lub innego rodzaju dokumenty generowane w firmie przez systemy ERP czy CRM. Z drugiej strony możliwe jest pobieranie przez takie systemy danych z archiwum, co znacznie ułatwia pracę ich użytkownikom (np. możliwość podejrzenia skanu faktury dostawcy bezpośrednio z poziomu dokumentu zarejestrowanego w systemie SAP).

Zalety archiwizacji elektronicznej

  • Uporządkowanie danych – dokumenty są
    w określonym miejscu, a archiwum jest zbudowane w sposób, który ułatwi jego przeszukiwanie
  • Szybki dostęp – właściwie opisane i zindeksowane dokumenty można szybko odnaleźć
  • Centralizacja archiwum i zdalny dostęp
    – elektroniczne kopie dokumentów po zeskanowaniu w oddziale terenowym
    i przesłaniu do centralnego archiwum znajdują się w jednym miejscu, a dostęp do nich jest możliwy (przy odpowiednich zabezpieczeniach i autoryzacji dostępu) z dowolnego miejsca
  • Wielodostęp – dany dokument może równocześnie oglądać wielu użytkowników, niezależnie od tego gdzie się znajdują
  • Kontrola dostępu – każdy użytkownik ma określone prawa dostępu do różnych dokumentów. Są to prawa czytania, modyfikacji i zarządzania dokumentem. Można również zablokować całkowicie dostęp do dokumentu
  • Trwałość dokumentu – przeglądanie elektroniczne nie wpływa na jakość dokumentu, a zapis elektroniczny się nie starzeje
  • Łatwość przenoszenia i zabezpieczania danych – archiwum elektroniczne można skopiować na zapasowy nośnik i zabezpieczyć np. przed pożarem
  • Redukcja kosztów magazynowania – o ile prawo nie stanowi inaczej, papierowe oryginały można po zeskanowaniu zniszczyć i odzyskać powierzchnię użytkową

W magazynie i w rekrutacji

Wszechstronność zastosowań archiwizacji elektronicznej jest tak duża, że można ją z powodzeniem wdrażać niemal w każdym dziale firmy. Mogą z niej korzystać działy produkcji (instrukcje, schematy, dokumenty logistyczne), księgowości (faktury, potwierdzenia przelewów, księgi rachunkowe), magazyny (dokumenty przyjęcia i zdania z magazynu, kontrola ruchu materiałów za pomocą skanera kodów kreskowych) czy też działy kadrowe.

Ciekawym zastosowaniem może też być zbudowanie bazy listów aplikacyjnych w działach rekrutacji, która umożliwia szybkie wyszukiwanie kandydatów spełniających określone wymagania.

System archiwizacji elektronicznej musi być bardzo elastyczny, dostosowywany do potrzeb danej organizacji. Zaawansowane rozwiązania można rozbudowywać o dodatkowe funkcje, np. obsługujące podpis elektroniczny do weryfikacji autentyczności dokumentu, moduł rozpoznawania tekstu (OCR) czy moduł generowania i odczytywania kodów kreskowych. Ten ostatni przydatny jest w przypadku rejestracji dokumentów księgowych, magazynowych czy też kontroli obiegu dokumentów wewnątrz firmy.

I przeszłość niegroźna

O ile nie trzeba nikogo przekonywać do archiwizowania plików elektronicznych „od dziś”, dla wielu organizacji wizja operacji polegającej na zeskanowaniu starych dokumentów, liczonych w kilometrach regałów, może odstraszać od podjęcia takiego wyzwania.

Samodzielne przeprowadzenie archiwizacji wstecznej w przedsiębiorstwie, które działa od kilkudziesięciu lat i w dodatku jest zobligowane przepisami prawa do przechowywania niektórych dokumentów przez długie lata – wiąże się z wysokimi kosztami i ogromnym wysiłkiem organizacyjnym.

Zakupienie odpowiedniego sprzętu, zatrudnienie i przeszkolenie pracowników oraz skala przedsięwzięcia sprawiają, że wiele przedsiębiorstw pogodziło się ze „złem koniecznym”, jakim są archiwa papierowych dokumentów.

Jednak takiej archiwizacji nie trzeba przeprowadzać samemu. Dostawca rozwiązania do archiwizacji, o ile dysponuje odpowiednim personelem i zapleczem technicznym, w tym zwłaszcza wysoko wydajnym sprzętem, może wykonać to przedsięwzięcie na zlecenie klienta, i to w znacznie krótszym czasie.

W takim przypadku, po wspólnym ustaleniu struktury logicznej archiwum, zestawu cech identyfikujących oraz systemu uprawnień, rola właściciela archiwum sprowadza się do zapewnienia miejsca do pracy i dostępu do dokumentów.

InLand sp. z o.o.,znany wcześniej pod marką X-Partner, powstał w 2001 r. Od początku współpracuje z partnerami technologicznymi takimi jak Xerox, Microsoft czy Oracle. InLand jest autoryzowanym koncesjonerem Xerox we wszystkich klasach urządzeń drukujących, kopiujących i skanujących, od urządzeń biurowych, przez wielkoformatowe skanery i plotery, aż po produkcyjne systemy druku cyfrowego. Oprócz usług związanych z outsourcingiem obsługi dokumentów firma świadczy usługi informatyczne w zakresie wdrażania systemów obiegu elektronicznego dokumentów oraz elektronicznej archiwizacji danych. Usługa elektronicznej archiwizacji danych jest oparta na opracowanej przez konsultantów firmy aplikacji Archivix. Więcej informacji: www.inland.pl

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00