PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

BPO w płacach – przezwyciężyć opory

Nieprzekonanych można przekonać

Udostępnij
Drukuj:
Oszczędności, zwiększenie bezpieczeństwa danych i polepszenie jakości procesów to koronne argumenty za BPO w ręku decydentów. Pozostają jednak wątpliwości i obawy innych zainteresowanych, w tym także szeregowych pracowników. Jak sobie z nimi radzić?
 

Oszczędność kosztów to dla menedżerów decydujących się na korzystanie z Business Process Outsourcingu (BPO) w zakresie płac najczęściej wymieniany argument. Następnym, powiązanym z nim jest prosta i szybka droga do osiągnięcia tych oszczędności. Naliczanie listy płac to proces, który można stosunkowo łatwo wydzielić na zewnątrz i zlecić jego realizację outsourcerowi.

Jednak o ile szybciej, łatwiej, a przede wszystkim taniej to wystarczające przesłanki biznesowe dla dyrektora finansowego, inni menedżerowie i szeregowi pracownicy na pewno będą mieli wiele wątpliwości i kontrargumentów. Jeśli wewnątrz firmy wprowadzenie zmiany będzie utrudnianie czy nawet sabotowane, spodziewane korzyści z wprowadzenia BPO mogą się okazać znacznie trudniejsze do osiągnięcia.

Efektywność finansowa firmy jest najważniejsza, ale zmiany, które mają dotyczyć tak ważnego obszaru, jakim są naliczenia wynagrodzeń i dane płacowe pracowników, nie powinny wzbudzać niepokoju. W takiej sytuacji dyrektorowi finansowemu – zwykle głównemu orędownikowi zmian – nie pozostaje nic innego, jak dokładnie poznać wszelkie głosy „przeciw” i zmierzyć się z nimi w rzeczowej dyskusji.

Najczęstsze wątpliwości dotyczące BPO w zakresie płac z reguły dotyczą:

  • bezpieczeństwa danych o wynagrodzeniach pracowników,
  • bezpieczeństwa danych osobowych pracowników i ich rodzin,
  • błędów w naliczaniu wynagrodzeń, potrąceń i składek na ubezpieczenie socjalne spowodowanych nieznajomością regulaminów premiowania, zasad naliczeń itp.
  • braku kontroli nad procesem,
  • problemów w komunikacji z usługodawcą,
  • zakłóceń w organizacji pracy i wypełnianiu obowiązków pracodawcy względem pracowników (np. wystawianie zaświadczeń),
  • zwolnień pracowników w związku z wyoutsourcowaniem procesu.

Decydując się na BPO, warto w komunikacji wewnętrznej dobrze te aspekty naświetlić, by przekonać nieprzekonanych i uspokoić obawy i wątpliwości pracowników. Punktem wyjścia w kilku przynajmniej aspektach spośród wymienionych powinna być oferta usługodawcy – proponowana przez niego umowa SLA i stosowane przezeń praktyki.

Zwróćmy też uwagę, że o ile argument oszczędnościowy wydaje się najbardziej namacalny, korzyści z BPO są znacznie szersze i długofalowe. Warto w komunikacji wewnętrznej podkreślać również te pozostałe, związane z jakością obsługi, bezpieczeństwem danych czy koncentracją na podstawowej działalności. Wówczas znacznie łatwiej będzie się oderwać od wszechobecnego stereotypu: „Teraz płace będą naliczane przez inną firmę. Będą zwolnienia pracowników, a tym, co pozostaną, będzie się pracować gorzej”.

Najczęściej wymieniane korzyści płynące z outsourcingu naliczania płac to:

  • Specjalizacja. Firma oddając obsługę procesów HR w outsourcing skupia się na „core businessie”. Uwalnia także czas i zasoby na realizację strategii firmy.
  • Poufność danych. W modelu outsourcingu procesów HR firma ma pewność, że informacje dotyczące płac są doskonale strzeżone zarówno przed osobami z zewnątrz, jak i pracownikami firmy.
  • Oszczędności. Koszty szkoleń, serwisu, infrastruktury IT, oprogramowania czy rekrutacji specjalistów HR są dużo niższe w outsourcingu.
  • Wysoka jakość. Korzystanie z usług specjalistów mających dostęp do profesjonalnych szkoleń i źródeł wiedzy
    o zmianach w przepisach prawnych. Płace naliczane są z największą dokładnością, zawsze na czas.
  • Ciągłość obsługi. Dla firm korzystających z outsourcingu naliczania płac problem zwolnień, chorób urlopów osób odpowiedzialnych za wynagrodzenia nie istnieje.

Wrażliwe dane w rękach „obcych”

Bezpieczeństwo danych o zarobkach oraz danych osobowych pracowników i ich rodzin to przedmiot szczególnej troski pracodawcy, ale także pracowników. Priorytetowe jest zatem, by z równą uwagą podchodziła do niego firma świadcząca BPO w zakresie płac.

Pracownicy muszą zyskać gwarancję, że te dane będą bezpieczne u outsourcera, a może nawet bezpieczniejsze niż dotychczas, wewnątrz firmy. Tym bardziej, gdy w mediach można się spotkać z informacjami o tym, że ważne dane pracowników wylądowały na jakimś śmietniku.

Procedury i standardy pracy usługodawcy powinny stanowić gwarancję poprawności naliczeń pod względem prawnym. To szczególnie ważne dla pracowników, którzy mogą czuć się zaniepokojeni nie tylko tym, że wypłata mogłaby być źle naliczona, ale także ewentualnymi błędami w naliczeniu podatków, składek emerytalno-rentowych i zdrowotnych.

Jak przekonać pracowników, że nie ma tu zagrożenia? Komunikując, że pracownicy outsourcera mają wieloletnie doświadczenie oraz że przyjmuje on na siebie odpowiedzialność prawną związaną z poprawnością rozliczeń z US i ZUS.

Ważne też, by uświadomić, że outsourcer specjalizuje się w realizacji procesów płacowych i stale udoskonala swój warsztat, inwestując w nowoczesne narzędzia informatyczne, dbając o wysoki poziom merytoryczny pracowników, np. zapewniając im dostęp do szkoleń i najnowszych publikacji.

Poufność danych gwarantują zapisy kontraktu, a dodatkowo może potwierdzić audyt u usługodawcy, sprawdzający, według jakich zasad pracuje, jaki jest standard przechowywania dokumentacji, ochrony systemów informatycznych, jak zapewniana jest poufność. Ważne, by w audycie brała udział osoba ciesząca się dużym zaufaniem załogi, np. kierownik działu personalnego.

Jakość usługi mogą także potwierdzać certyfikaty bezpieczeństwa i jakości, kompetencje i doświadczenia pracowników, a także kultura organizacyjna outsourcera.

Kolejnym ważnym aspektem w zdobyciu zaufania pracowników jest usługa helpdesku, czyli dostęp do pracowników outsorcera, którzy naliczają płace. Taka infolinia daje poczucie bezpieczeństwa, że na każde pytanie kompetentny pracownik outsourcera udzieli fachowej odpowiedzi.

Po przekonaniu pracowników, że zewnętrzna firma naliczająca płace pod względnem profesjonalizmu w niczym nie ustępuje dobrze znanemu w firmie działowi płac, a nawet może oferować wyższą jakość obsługi i bezpieczeństwo danych (lepsza ochrona danych, ograniczenie liczby osób, które mają do nich dostęp, wyeliminowanie „przecieków” o wysokości zarobków), przyjdzie nam zmierzyć się z kolejnym „tak, ale…”.

Organizacja pracy, czyli płacowej nie ma w firmie

Jedną z poważnych wątpliwości jest obawa o to, czy oddanie obsługi  płacowej na zewnątrz – nawet jeśli jest całkiem bezpieczne – nie spowoduje dezorganizacji pracy i braku dostępu do informacji.

Tu wyróżniają się dwa wątki. Osoby zaangażowane w procesy płacowe obawiają się utraty kontroli nad firmowymi danymi, zaś pracownicy – niższej jakości obsługi i problemów w komunikacji, gdy płacowej nie będzie w firmie.

Przede wszystkim warto podkreślić, że zgodnie z kontraktem dane płacowe i o pracownikach – przekazane i przetwarzane przez outsourcera, pozostają własnością firmy i wgląd do nich, a także uzyskiwanie żądanych raportów są nadal możliwe. Gwarancją kontroli nad procesem, a także wysokiej jakości raportowania na potrzeby zarządu jest narzędzie informatyczne, w którym naliczanie płac będzie realizowane.

Zwykle w ofercie outsourcer wskazuje system, za pomocą którego będzie realizował naliczanie płac i raportowanie. Jeśli dotychczas procesy HR były realizowane w renomowanym systemie ERP, zmiana nie będzie konieczna, jednak, jeśli wykorzystywano niewielką aplikację kadrowo-płacową, przy okazji zmiany organizacyjnej można zyskać na jakości pracy i od teraz rozliczać płace np. w SAP HR.

Zmiana na lepszy system oraz prezentacja nowych możliwości rozwoju kadr i raportowania pozwoli zyskać sojuszników BPO w kierownictwie wyższego i średniego szczebla. Łatwe wejście w SAP – praktycznie bez projektu wdrożeniowego – pozwoli w przyszłości szerzej korzystać z możliwości, jakie daje system w zakresie HR miękkiego czy też e-HR (np. wgląd do pasków płacowych przez WWW).

Warunkiem akceptacji „nowych porządków” wśród załogi jest przede wszystkim komunikacja. Ludzie najbardziej boją się niewiadomego.

Nawet w niewielkiej firmie dział HR prawie codziennie realizuje prośby o wystawienie zaświadczenia o zarobkach, potrzebnego np. do uzyskania kredytu, zakupu ratalnego czy podania o stypendium dla dziecka. Konsekwencją outsourcingu naliczania płac jest brak osoby za to odpowiedzialnej na co dzień w firmie. A zatem obawy o jakość obsługi pracowniczej nie są bezprzedmiotowe i tu warto dobrze przemyśleć nową strategię obsługi, by zadbać o zadowolenie załogi.

Najczęściej stosowaną praktyką usługodawcy jest wyznaczenie koordynatora współpracy, pracownika firmy outsourcingowej, który odpowiada za realizację usługi. Umowa określa, jakie zadania będzie realizowała taka osoba oraz jakie są możliwe formy kontaktu i czas reakcji na zapytania pracowników klienta.

Celem takich zapisów umowy jest zapewnienie wysokiego poziomu obsługi pracowników i ułatwienie dostępu do potrzebnych informacji. Paragrafy nie sprawią jednak, że pracownicy będą zadowoleni ze zmiany – muszą o tym wiedzieć.

Trudne pytania

Największą obawą pracowników działu HR, z którą przyjdzie nam się zmierzyć w kontekście BPO w płacach, będzie strach o miejsca pracy. Choć zdarza się (zwłaszcza w dużych organizacjach), że outsourcer przejmuje część pracowników działu płac swojego nowego klienta, trzeba uczciwie powiedzieć, że skoro głównym celem jest minimalizacja kosztów, zmniejszenie zatrudnienia może być nieuniknione.

Decydując się na BPO w płacach, warto pamiętać, że naliczanie płac to tylko niewielka część zarządzania kapitałem ludzkim w przedsiębiorstwie. Uwolnione zasoby – ludzkie i finansowe – można z powodzeniem wykorzystać w innych obszarach HR w firmie, np. we wsparciu rozwoju kompetencji pracowniczych.

Szersze wykorzystanie systemu IT, z którego korzystaliśmy już wcześniej lub który stał się naszym dobrem jako jeden z elementów usługi BPO, może przynieść w perspektywie poprawę jakości obsługi pracowników. Jeśli więc firma planuje takie działania, warto o tym mówić.

Dyrektor finansowy podejmuje decyzje, mając na uwadze dobro firmy, a zatem zawsze argument kosztowy wydaje się najważniejszy. Jednak zwłaszcza w działaniach dotyczących HR dla niego samego oraz dla pozostałych pracowników ważne są także inne przesłanki: bezpieczeństwo informacji, komfort pracy, jakość i sprawność obsługi, bezpieczeństwo zatrudnienia. Rzetelne argumenty oraz dobra komunikacja pomogą zyskać akceptację dla BPO w zakresie płac wewnątrz firmy i przyczynią się do sprawniejszego przeprowadzenia tej ważnej zmiany.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00