PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Czas na e-porządek w fakturach

SNP ECM - teraz w nowej wersji 3.0

Udostępnij
Drukuj:
Obieg i akceptacja faktur zakupowych to jeden z krytycznych procesów cash flow w każdej organizacji. Szczególnie firmy, które ewidencjonują dużą, liczoną w tysiącach liczbę faktur, potrzebują narzędzia, które pozwala ten proces usystematyzować i uporządkować. Eliminacja obiegu dokumentów w formie papierowej to kolejna korzyść. SNP ECM to kompleksowe i elastyczne rozwiązanie, wspierające digitalizację dokumentów, archiwizację i ich obieg, w tym wsparcie nieograniczonej liczby faktur zakupowych.  
 

SNP ECM 3.0 to nowa wersja platformy Enterprise Content Management rozwijanej w naszej firmie od 2013 r. System służy do obsługi obiegu wszelkiego rodzaju dokumentów w przedsiębiorstwach. W tym artykule zaprezentujemy jego możliwości na przykładzie realizacji procesu obiegu faktur zakupowych. Platforma realizuje proces digitalizacji i obiegu faktur od momentu ich wpływu (załadowania pliku PDF przysłanego e-mailem lub dokumentu przysłanego w formie papierowej, tradycyjną pocztą i następnie zeskanowanego do PDF), przez rejestrację, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową, aż po zaksięgowanie.

Rozwiązanie umożliwia modyfikację i optymalizację zaimplementowanego wcześniej wzorcowego procesu bez potrzeby sięgania do kompetencji programistycznych. Będący jego częścią kreator procesów (View Builder) pozwala właścicielowi procesu na jego szybką zmianę (np. dodanie/usunięcie nowego poziomu akceptacji, zmianę progów decyzyjnych czy ścieżki workflow).

SNP ECM łatwo integruje się z rozwiązaniami do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), w tym najpopularniejszym na rynku narzędziem ABBYY FlexiCapture, oraz systemami ERP, w tym SAP ECC i S/4HANA.

Dla użytkownika

Logowanie do systemu odbywa się przez przeglądarkę internetową (obecnie SAP ECM działa w Edge, Firefox i Chrome, na wszystkich systemach operacyjnych, na których są dostępne ww. przeglądarki, w tym m.in. Windows 10). Elastyczny system uprawnień pozwala łatwo przydzielać dostęp do danych i procesów, według wybranych kryteriów (np. wartość faktury, rodzaj dokumentu, rola w strukturze firmy).

Standardowo interfejs użytkownika umożliwia wybranie wersji językowej polskiej, angielskiej i niemieckiej (system jest przygotowany na dodawanie kolejnych języków obsługi).

W najnowszej wersji rozwiązania dużą uwagę zwrócono na kwestie user experience. Interfejs użytkownika jest przejrzysty i intuicyjny w obsłudze. Boczny panel po lewej stronie umożliwia szybki dostęp do wybranych procesów i dokumentów. Zawiera następujące zakładki:

  • Lista zadań (np. faktury do akceptacji),
  • Podgląd dokumentów (z możliwością zaawansowanego filtrowania),
  • Tworzenie dokumentów,
  • View builder,
  • Repozytorium.

System zawiera łatwo dostępne filtry, które ułatwiają szybkie wyszukiwanie dokumentów. Użytkownik sam może wprowadzać koleje kryteria wyświetlania dokumentów. Opracowując dokument (np. akceptacja/odrzucenie faktury), użytkownik pracuje na przejrzystym formularzu, a dodatkowo elektroniczny obraz dokumentu jest zawsze widoczny.

Nowością i sporym ułatwieniem jest dostęp do graficznej ilustracji procesu. Przełączając się na widok diagramu, użytkownik w każdej chwili może sprawdzić, jak wygląda ścieżka workflow dla danego dokumentu i na jakim etapie jest w danej chwili.

 Faktury w SNP ECM

Prześledźmy modelowy obieg faktury dla prostego, dwustopniowego procesu akceptacji i integracji z SAP. W proces zaangażowane są trzy systemy. Głównym silnikiem procesu jest SNP ECM. Potrzebne jest też rozwiązanie, które odczyta dane z faktury (OCR) i prześle je do ECM. Jako partner firmy ABBYY rekomendujemy narzędzie ABBYY FlexiCapture. Wreszcie opracowana i zaakceptowana faktura trafia do systemu SAP, w którym odbywa się księgowane.

Początek procesu

Dane ze zdigitalizowanej faktury są zaczytywane za pomocą system OCR (dane sprzedawcy, kwoty faktury, pozycje na fakturze, termin płatności itp.), następnie następuje eksport (pojedynczych dokumentów lub zbiorczo) do SNP ECM. Specjalnie przygotowane stanowisko do przetwarzania dokumentów papierowych i cyfrowych pozwala płynie przejść wyłącznie na cyfrową wersję dokumentów.

Akceptacja 1. stopnia

Zaimportowane do SNP ECM dokumenty pojawiają się na liście zadań użytkownika, który jest adresatem faktury i jej kosztu. Użytkownik widzi dokument elektroniczny uzupełniony automatycznie danymi z OCR, a także podgląd skanu faktury. Na etapie weryfikacji użytkownik uzupełnia dane wymagane w dalszej części procesu lub wprowadza zmiany, może też dodać opis faktury czy komentarz. W scenariuszu rozszerzonym możliwa jest pełna dekretacja kosztów i przygotowanie faktury do zaksięgowania. Wymaga to dodania dodatkowych kroków w procesie i pól na formatce. System daje możliwość szybkiego podglądu faktury z poziomu listy zadań, bez konieczności wchodzenia w kolejne dokumenty.

Akceptacja faktury uruchamia proces wysłania jej na dalszy etap. Może to być weryfikacja dyrektorów działów w przypadku dużych kosztów faktury. Takie progi decyzyjne można w łatwy sposób ustalać i konfigurować, w zależności od potrzeb, na poziomie całej organizacji lub poszczególnych działów, a nawet waluty płatności faktury.

Akceptacja 2. stopnia

Zweryfikowane i wstępnie zaakceptowane faktury przechodzą do akceptacji drugiego stopnia. Przy dwustopniowym procesie akceptacji to zadanie zwykle należy do mangerów lub dyrektorów działów. Akceptacja dokumentu na tym poziomie skutkuje przesłaniem dokumentu do działu księgowości do weryfikacji księgowej.

Weryfikacja księgowa w SAP

Na tym etapie księgowość weryfikuje przygotowany dekret i uzupełnia dane wymagane do poprawnego utworzenia dokumentu księgowego w SAP. Na podstawie danych z procesu ręcznie tworzony jest dokument finansowy albo za pomocą rozwiązania przygotowanego przez SNP faktura trafia bezpośrednio do SAP (wymagane są odpowiednie licencje SAP). Po wstępnym wprowadzeniu do systemu użytkownicy SAP mają możliwość podejrzenia skanu faktury bez konieczności logowania się do SNP ECM.

Dokumenty faktur (zarówno zatwierdzone, jak i odrzucone) trafiają do archiwum ECM, gdzie mogą być filtrowane na podstawie wybranych parametrów.

Na każdym etapie realizacji zadania użytkownik może podejrzeć diagram, na którym jest zaznaczony aktualny etap procesu. W SNP ECM możliwe jest ustanowienie zastępstw, a także eskalacja procesu po przekroczeniu zadanego terminu.

Proces akceptacji faktury można dowolnie konfigurować. Zwyczajowo wdrożenie procesu poprzedza analiza biznesowa, w której ustala się jego przebieg. W trakcie analizy definiuje się aktorów procesu, najczęściej są to osoby ze struktury organizacyjnej, która jest odzwierciedleniem obecnej lub docelowej struktury firmy.

View builder

Miejscem, gdzie projektuje i modyfikuje się procesy workflow, jest zakładka View builder (koniczne uprawnienia administratora). Kreator modyfikacji procesów jest intuicyjny w obsłudze i nie wymaga umiejętności programistycznych. System wspiera budowę procesów z wykorzystaniem notacji BPMN. Każdą zmianę w procesie (np. dodanie nowego poziomy akceptacji dla faktur przekraczających 1000 zł) wykonuje się z poziomu diagramu, „dorysowując” kolejne kroki i definiując ich wartości i adresatów (lub grupę adresatów).

Efektywne zarządzanie fakturami

Bez narzędzi Content Management do przechowywania dokumentów elektronicznych oraz rozwiązań workflow obsługujących obieg dokumentów i procesy biznesowe trudno sobie wyobrazić efektywne zarządzanie fakturami zakupowymi. Szczególnie w tych firmach, które otrzymują ich kilkaset, a nawet kilka tysięcy miesięcznie.

Intuicyjny interfejs, silnik systemu zapewniający obsługę dużego wolumenu faktur, możliwość elastycznego i szybkiego modyfikowania procesów zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i łatwy dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów to główne zalety SNP ECM.

SNP ECM w praktyce

Case study #1
Automatyczne rozpoznawanie dostawców

Decora to europejski lider produkcji podkładów podłogowych. Firma jako jedyna w Europie produkuje podkłady podłogowe w 3 różnych technologiach –PUM, XPS i PEHD Aquastop. Firma działa w oparciu o trzy zakłady produkcyjne, jej produkty są dostępne we wszystkich krajach Unii Europejskiej.
Zakres: Od 2017 r. firma korzysta z SNP ECM w zakresie digitalizacji i odczytu danych z faktur zakupowych i zamówień (narzędzie OCR: ABBYY FlexiCapture), archiwizacji w chmurze SNP ECM, wraz z integracją z SAP (wstępnie wprowadzony dokument księgowy do SAP i inicjacja procesu workflow w SAP); rejestru umów z kontrahentami.
Średnia liczba faktur: około 2,5 tys. np. miesięcznie; faktury dostaw (zakup towarów, materiałów i usług).
Charakterystyka procesu: automatyczne rozpoznawanie i kategoryzacja dostawców w SNP ECM, opracowane indywidualne ścieżki dla różnych kategorii dostawców w SAP, workflow dla akceptacji faktur odbywa się bezpośrednio w SAP, przed księgowaniem.
Model utrzymania: SaaS w SNP.

Arleta Rybka, Manager Biura Zarządu & Employer Branding, Decora:
Rozwiązanie SNP ECM pozwoliło nam wyeliminować obieg dokumentów papierowych, łącznie z ich archiwizacją. Automatyzacja i przyspieszenie procesu wprowadzania faktur do SAP pozwoliły nam przyspieszyć księgowanie dokumentów w systemie.

Case study #2
Wielostopniowy proces akceptacji

Herlitz produkuje i dystrybuuje artykuły papiernicze i biurowe. Polska spółka jest częścią międzynarodowej Grupy Pelikan z siedzibą w Niemczech. Asortyment firmy obejmuje ponad 6 tys. różnych produktów.

Zakres: Od 2020 r. firma realizuje w SNP ECM proces digitalizacji i odczytu OCR (ABBYY FlexiCapture), a także obiegu i akceptacji faktur zakupowych; korzysta także z funkcjonalności e-Teczki do zrządzania i archiwizacji danych pracowniczych.

Średnia liczba faktur: około 2 tys. miesięcznie, wszystkie typy faktur, które wpływają do organizacji.

Organizacja i charakterystyka procesu: dedykowana osoba do skanowania i obsługi odczytu faktur; złożony, wielostopniowy proces obiegu i akceptacji faktury, zależny od wielu warunków (np. typ, kwota, kontrahent).

Wyzwanie: uruchomienie rozwiązania zostało przyspieszone ze względu na pandemię. Wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów umożliwiło obsługę procesu w warunkach pracy zdalnej osób zaangażowanych w proces workflow.

Model utrzymania: SaaS w SNP.

Łukasz Szymański, Kierownik Działu Informatyki, Herlitz:
W obecnych czasach w Herlitz zaczyna dominować praca zdalna. Rozwiązanie SNP ECM zapewnia nam nieprzerwany dostęp do dokumentu faktury. System znacznie skrócił czas obiegu faktur, od momentu wejścia do firmy, do momentu zaksięgowania faktury w SAP. Dzięki SNP ECM mamy kontrolę nad fakturą, wiemy na jakim etapie procesu się znajduje, kto jest odpowiedzialny za jej opis i akceptację.

Case study #3
3 tys. faktur miesięcznie

Mokate to producent kawy i herbaty, w Polsce posiada trzy fabryki, zatrudnia ponad 1500 osób, eksportuje swoje produkty do 70 krajów.
Zakres: Od 2018 r. firma korzysta z SNP ECM w zakresie realizacji procesu obiegu i akceptacji faktur zakupowych, wraz z OCR (ABBYY FlexiCapture).
Średnia liczba faktur: około 3 tys. miesięcznie.
Ogólna charakterystyka faktur: faktury każdego rodzaju od zakupowych związanych z zamówieniami magazynowymi po wielostopniową COPĘ systemu SAP.
Charakterystyka procesu: dwustopniowy proces akceptacji faktur zakupowych.
Wyzwanie: równoległa obsługa na jednej platformie ECM procesu akceptacji faktur dla trzech podmiotów (Mokate sp. z o.o., Mokate SA, Global Coffee Group sp. z o.o.) w dwóch lokalizacjach (Ustroń i Żory).
Model utrzymania: On-premise.

Adam Piela, Dyrektor Finansowy, Mokate:
Elektronizacja procesu oprócz wyeliminowania pomyłek w przepisywaniu danych z faktur wpłynęła na uszczelnienie obiegu faktur, eliminację przesyłania pomiędzy spółkami faktur fizycznych oraz poprawiła kontrolę terminów płatności.

Case study #4
We współpracy z firmą świadczącą usługi BPO

Krosno Glass to jeden z największych producentów szkła użytkowego w Polsce, dostarczający swoje wyroby do ponad 60 krajów.
Zakres: Od 2019 r. firma korzysta z SNP ECM w zakresie realizacji procesu obiegu i akceptacji faktur zakupowych, wraz z OCR (ABBYY FlexiCapture). Obecnie trwają prace nad uruchomieniem workflow dla rozliczania delegacji i urlopów.
Średnia liczba faktur: około 2 tys. miesięcznie, zakup materiałów i opakowań.
Charakterystyka procesu: złożony, wielostopniowy proces akceptacji faktur, uwzględniający typy dokumentów, kwotę, nadawcę.
Wyzwanie: proces workflow obsługiwany przez dwa podmioty w różnych lokalizacjach (zakład produkcyjny w Krośnie i zewnętrzna firma realizująca usługi BPO w zakresie księgowości w Warszawie).
Model utrzymania: On-premise.

Agnieszka Woźniak, Kierownik Kancelarii, Krosno Glass:
Proces bardzo usprawnia obieg faktur w firmie, eliminuje papierową formę obiegu dokumentów i usprawnia działanie obszarów odpowiedzialnych za opis akceptację oraz księgowanie faktur. Digitalizacja procesu umożliwiła jego centralizację i przyspieszenie rozliczeń.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00