PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

E-archiwizacja, E-teczka HR, ECM

Digitalizacja dokumentacji HR na czasie

Udostępnij
Drukuj:
Wiele przedsiębiorstw, przynajmniej od dekady, prowadzi akta osobowe w dwóch wersjach, papierowej – wymaganej przez obowiązujące prawo – i elektronicznej – wymaganej przez konkurencyjny rynek. Ten stan rzeczy może ulec zmianie, jeśli wejdą w życie zapowiadane od jakiegoś czasu przepisy. Wówczas przechowywanie danych HR wersji elektronicznej stanie się obowiązkiem. Warto się przygotować do tej rewolucji, wdrażając systemy e-archiwizacji dokumentów HR.
 

Szczególnie podmioty gospodarcze o rozbudowanej i rozproszonej strukturze organizacyjnej, szukając przewagi konkurencyjnej, transformowały swoje lokalne back-office w Centra Usług Wspólnych, decydując się także na digitalizację i automatyzację  procesów kadrowych.

Koszty prowadzenia akt osobowych

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracodawców to duży wydatek (wg Kancelarii Premiera ok. 130 mln zł rocznie). Dokumentację osobową pracownika należy przechowywać nie tylko przez cały okres zatrudnienia, ale również przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Dokumentację płacową – 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia. Dodatkowo pomieszczenie do przechowywania dokumentacji powinno być wyposażone m.in. w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej. Także warunki wilgotności i temperatury są ściśle określone i wymagają codziennej kontroli wraz z rejestracją uzyskanych parametrów. Wyznaczony poziom temperatury wynosi 14-20°C, wahania w ciągu 24 godzin +/- 2°C, a wilgotności względnej 45-60%, wahania w ciągu 24 godzin +/- 5%. Warto dodać, że konsekwencje uchybień określa Kodeks Pracy: kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Co ma się zmienić?

Zapowiadane zmiany to przede wszystkim skrócenie do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej dla:

  • zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pod warunkiem przekazywania na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych niezbędnych do ustalenia prawa do świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości,
  • zatrudnionych po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. pod warunkiem złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty,

oraz umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej.

Pracodawca, który wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Natomiast wybór formy będzie należał do niego, tj. nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację tylko w formie papierowej. Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji elektronicznej zostaną określone rozporządzeniem.

Zakładając, że propozycje tym razem wejdą w życie, nie ma wątpliwości, iż skrócenie okresu przechowywania dokumentów osobowych części zatrudniony pracowników oraz, co kluczowe, digitalizacja, tj. zastąpienie wersji papierowej wersją elektroniczną dokumentów wszystkich akt osobowych, przyniesie ogromne oszczędności przedsiębiorcom, którzy zdecydują się na formę elektroniczną. Ale obniżenie kosztów składowania to tylko wierzchołek góry lodowej. Zatem, jakie dodatkowe korzyści będą mogły odnieść przedsiębiorstwa, dla których obecnie koszt prowadzenia dokumentacji w dwóch wersjach jest zbyt wysoki?

Dokumentacja HR od ręki

Kiedy dokładnie wygasa umowa o pracę z pracownikiem? Ciekawe, czy są wszystkie aneksy do tej umowy, mieliśmy przecież nietypowe ustalenia… Trzeba wysłać zapytanie do działu kadr i poczekać na odpowiedź. Za kilka dni dokument powinien znaleźć się na biurku.

Urzędnicy Państwowej Inspekcji Pracy zażądali wybranych dokumentów ponad 100 pracowników spółki zajmującej się dystrybucją. Wyszukanie ich zajmie co najmniej kilka dni, oby ta praca nie poszła na marne i wszystkie wymagane dokumenty oraz teczki tym razem się znalazły.

Te i podobne problemy to codzienność w wielu organizacjach, których działalność wymaga przetwarzania oraz archiwizowania dużej liczby informacji o pracownikach. Koszty druku, kopiowania, obsługi archiwizacji i dostępu do dokumentów można przeliczyć na konkretne kwoty.

Dla użytkowników systemów kadrowo-płacowych jednym z ważniejszych kryteriów wyboru narzędzia do archiwizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną jest możliwość jego integracji z systemem transakcyjnym. Dla firm pracujących z SAP HCM optymalnym rozwiązaniem jest SNP ECM – stworzony przy współudziale specjalistów od SAP. Korzystając z doświadczeń wyniesionych z projektów wdrożeniowych SAP i rozumiejąc oczekiwana firm, związane z zarządzaniem dokumentami w procesach realizowanych z wykorzystaniem SAP, konsultanci SNP Poland przygotowali uniwersalne rozwiązanie klasy Enterprise Content Management. Użytkownicy SAP mają bezpośredni dostęp do dokumentów z zewnętrznego, bezpiecznego repozytorium dzięki gotowej integracji. SNP ECM uzupełnia SAP HCM wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba przetwarzania np.: dokumentów kadrowych (m.in. umów z pracownikami, współpracownikami).

Bezpośredni dostęp do dokumentów HR dzięki SNP ECM

Podgląd dokumentów HR

Komfort i sprawność pracy z narzędziem SNP ECM zapewnia przyjazny interfejs użytkownika oraz dostęp przez przeglądarkę www z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia (laptop, tablet, smartfon).

W SNP ECM duży nacisk położono na kwestie ochrony przed niepowołanym dostępem. Rozbudowany system autoryzacji daje możliwość zdefiniowania uprawnień użytkowników, nawet do pojedynczych dokumentów. Zaawansowany system kontroli i audytu pozwala jednoznacznie określić, kto, co i kiedy wykonał w aplikacji. Ponad to SNP ECM umożliwia separowanie danych, wydzielanie oddzielnych repozytoriów dla różnych typów dokumentów, np. możliwe jest oddzielenie od siebie danych poszczególnych spółek grupy kapitałowej, udostępnienie informacji w zależności od działu firmy czy typu dokumentu. Dotarcie do poszukiwanego dokumentu ułatwiają zaawansowane funkcje wyszukiwania.

Zaawansowane funkcje wyszukiwania ułatwiają szybkie znalezienie dokumentu

Automatyzacja i optymalizacja procesów HR

SNP ECM posiada także moduł workflow, którego podstawową funkcją jest automatyzacja obiegu dokumentów. Modelowanie procesów, również tych zintegrowanych z SAP ERP (HCM), może odbywać się poprzez graficzny designer (np. zatwierdzenie warunków umowy o pracę, zatwierdzenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji). W przypadku SNP ECM duże możliwości silnika workflow i zgodność z Business Process Modeling Notation (BPMN) pozwalają obsługiwać nawet najbardziej złożone scenariusze obiegu dokumentów.

SNP ECM – zastosowanie w obszarze HR:

  • Repozytorium dokumentów kadrowych (elektroniczne teczki pracownicze), wraz z integracją z SAP ERP, HCM lub jakimkolwiek innym systemem ERP
  • Obieg oraz rejestr pełnomocnictw, wniosków o nadanie lub odebranie uprawnień w systemach informatycznych
  • Wsparcie procesu rekrutacji i zwalniania pracowników
  • Obsługa zapytań i zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych (również na wydanie danych poza UE)
  • Zarządzanie dokumentacją dot. RODO
  • Wnioski urlopowe
  • Delegacje
  • Szkolenia i oceny pracowników

Wszyscy pracownicy działu HR posiadają dostęp do skrzynki zadań do wykonania. W momencie, gdy do skrzynki trafia nowe zadanie, użytkownik otrzymuje powiadomienie. Co istotne, ma także możliwość podglądu dokumentu na każdym etapie procesu. Ponadto narzędzie pozwala na rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach, zmianach i aktualnym statusie spraw. Możliwe jest zamodelowanie zastępstw i terminów wykonania zadań dla wybranych kroków lub całego procesu. System obsługuje również eskalacje w procesach.

Bezpieczeństwo i zgodność z wymogami

Jak zagwarantować bezpieczeństwo danych pracowników i zapisów z umów o pracę, jak zminimalizować ryzyko dostępności, poufności i integralności informacji?

Szczególnie w kontekście nowych regulacjach Unii Europejskiej w zakresie przetwarzania danych osobowych (RODO/GDPR), które dziś stanowią ogromne wyzwanie organizacyjne
i techniczne dla przedsiębiorców. Ponieważ dobór środków zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych leży w gestii podmiotu je przetwarzającego, digitalizacja akt osobowych wydaje się najłatwiejszą drogą do osiągnięcia zgodności z nowymi przepisami.

Certyfikat ISO 27018 to gwarancja, że zarówno sama aplikacja, model jej udostępniania, jak i technologie IT, stosowane przy jej utrzymywaniu, spełniają restrykcyjne standardy bezpieczeństwa i poufności danych. Najważniejsze obszary ryzyka podlegające weryfikacji w procesie certyfikacyjnym SNP ECM to:

  • System tworzenia, utrzymania i odtwarzania kopii zapasowych danych
  • Szyfrowanie danych
  • Zarządzanie zmianami w aplikacjach
  • proces wydania poprawek i nowych wersji aplikacji)
  • Rejestracja aktywności użytkowników i administratorów
  • Zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami.

Architektura systemu została tak zaprojektowana, aby aplikacja mogła być dostępna w modelu tzw. prywatnej chmury. SNP Poland – w oparciu o własne, profesjonalne i bezpieczne SNP Data Centers – może również udostępnić rozwiązanie w modelu SaaS. Dzięki temu – w porównaniu do tradycyjnych instalacji wymagających własnej infrastruktury IT klienta – aplikacja może być dostępna praktycznie od ręki, bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych na zakup licencji i sprzętu oraz kosztów administracji.

Dodatkowo skorzystanie z modelu outsourcingu wzmacnia wszystkie korzyści płynące z zastosowania rozwiązania – oparcie współpracy o umowę SLA i transfer ryzyka na SNP generują w dłuższej perspektywie niższe koszty utrzymania, wyższe bezpieczeństwo i wyższą dostępność systemu. SNP Data Centers posiada wdrożony i certyfikowany przez niezależne organizacje zintegrowany system zarządzania ISO 27001 oraz ISO 20000. Klienci, którzy powierzają SNP swoje aplikacje i systemy, mogą mieć pewność, że komunikacja przebiega wg opisanych procedur, jest wspierana profesjonalnymi narzędziami, a zarządzanie ryzykiem jest ukierunkowane na systematyczne doskonalenie organizacji i minimalizację zagrożeń.

Podsumowując, możliwości z których dotąd korzystały jedynie największe podmioty, o rozbudowanej i rozporoszonej geograficznie strukturze, z częstą rotacja pracowników, od 1 stycznia 2019 r. będą dostępne dla wszystkich organizacji. Te możliwości to m.in.:

  • Utrzymywanie elektronicznych, odpornych na zniszczenie archiwów,
  • Dostęp uprawnionych osób do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów papierowych,
  • Ograniczenie kosztów magazynowania dokumentów w wersji papierowej,
  • Automatyzacja procesów i ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów w obsłudze,
  • Zmniejszenie pracochłonności obsługi wielu procesów, np. rekrutacji, zatrudnienia itp.,
  • Konfigurowanie uprawnień i autoryzacji jednoznacznie definiujących dostęp do danych grup dokumentów i rodzajów danych,
  • Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki i decyzje,
  • Osiąganie zgodności z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowy.

Warto dodać, że rozwiązanie SNP ECM niesie ze sobą także unikatowe korzyści, szczególnie dla przedsiębiorstw korzystających z systemów SAP. Te korzyści to:

  • Dostęp do kompetencji SAP i ECM u jednego dostawcy. Proces integracji SNP ECM z firmowym systemem SAP jest dzięki temu znacznie ułatwiony i przebiega płynnie,
  • Jeden dostawca obu systemów – możliwość wdrożenia rozwiązania end-to-end – od ECM po konfigurację SAP – przez SNP, co jasno określa odpowiedzialności dostawcy za rezultat,
  • Możliwość skorzystania z usług serwisowych i rozwojowych u tego samego dostawcy, gwarantującego pełne wsparcie (zarówno dla SAP, jak i SNP ECM), dostosowane do potrzeb każdej organizacji,
  • Obsługa wielojęzyczności – ten sam proces może być obsługiwany w wielu językach (ważne szczególnie w międzynarodowych grupach kapitałowych, np. w sytuacjach, gdy workflow dokumentów wymaga akceptacji pracowników w różnych krajach),
  • Dwa modele wdrożenia i utrzymania systemu, zależnie od preferencji klienta (on-premise – system instalowany lokalnie, wymaga zakupu licencji lub model usługowy Software as-a-Service, oparty na infrastrukturze SNP Data Centers – abonament miesięczny lub roczny).

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Polecana oferta

Case studies

Poradniki

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00