PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

e-faktury jadą Edistradą

Faktury elektroniczne na platformie Edistrada

Udostępnij
Drukuj:
Wdrożenie e-fakturowania jest jeszcze łatwiejsze niż kiedyś. Platforma Edistrada zapewnia kilka usług w jednym – możliwość uruchomienia EDI, udostępnianie i wprowadzanie faktur w portalu online, a także ich archiwizacja. Wszystko to w efektywnym modelu Software as a Service (SaaS).
 

Sukcesywnie rośnie liczba przedsiębiorstw, które uruchamiają proces wymiany faktur drogą elektroniczną. Można wyliczyć różne czynniki wpływające na ten obraz: rosnąca świadomość i powszechność stosowania e-faktur przez klientów, czy lepszej jakości usługi informatyczne wspomagające przejście na drogę elektroniczną. Mocną zachętą są również zmiany w polskim ustawodawstwie, które coraz bardziej zbliżają nas do standardu europejskiego, a więc zrównania statusu faktur papierowych i elektronicznych. Dzięki liberalizacji reguł prawnych obowiązujących od 1 stycznia 2013, wdrożenie procesu elektronicznego jest łatwiejsze.

Proces fakturowania

Niezależnie czy firma używa zaawansowanego systemu klasy ERP, czy prostszego rozwiązania, wprowadzenie lub zebranie danych do fakturowania jest pierwszym krokiem w procesie, zarówno w przypadku formy elektronicznej, jak i papierowej. Krok ten kończy się zatwierdzeniem wprowadzonych danych i można powiedzieć, że w tym momencie, faktura ma postać jedynie elektroniczną. Dopiero później nadajemy jej czytelny obraz, który będziemy mogli przekazać odbiorcy. Dokument może zatem zostać wydrukowany i przyjąć formę papierową, możemy też pozostać przy postaci elektronicznej i udostępnić klientowi dokument, np. w postaci wydruku internetowego lub pliku PDF. W tym miejscu proces faktury elektronicznej kończy się, natomiast w przypadku faktury papierowej musimy zadbać jeszcze o jej dostarczenie do adresata.

Proces e-fakturowania można realizować, przyłączając się do uruchomionej przez SNP platformy EDISTRADA. Faktury udostępniane są w takim przypadku w formie elektronicznej na dedykowanym portalu, gdzie zalogowany klient zobaczy zestawienie dokumentów adresowanych do niego, uzyska dostęp do podglądu każdego dokumentu i będzie miał możliwość dokonania jego wydruku. Dodatkowo obraz faktury w postaci pliku PDF może również być przesłany na wskazany przez klienta adres e-mailowy.

Ile możemy zaoszczędzić?

Przyzwyczajenie do tradycyjnej wymiany dokumentów jest w Polsce wciąż silne, nie sposób jednak pozostać obojętnym na koszty, jakie generuje przeprowadzanie procesu w ten sposób. Same koszty początkowe, a więc papier i wydruk są w przypadku dużych liczb odbiorców i dokumentów nie do pominięcia. Proces wymaga też obsługi ze strony pracowników (czyli należy uwzględnić koszt ich pracy), choć może być częściowo zautomatyzowany, jeżeli dysponujemy odpowiednimi urządzeniami, które pozwolą zwolnić pracowników np. z adresowania i kopertowania. Największą składową kosztów w wymianie faktur w tradycyjny sposób są oczywiście koszty związane z przesłaniem dokumentu do klienta (opłata pocztowa, koszt koperty).

Przekazując lub udostępniając klientom faktury w formie elektronicznej, możemy proces przyspieszyć, zautomatyzować i uniknąć wszystkich kosztów związanych z drukowaniem i wysyłką.

Według różnych analiz oszczędności płynące z wykorzystania e-faktur to średnio od 2 do 4 PLN per dokument. Łatwo zatem obliczyć, że przy 1000 faktur miesięcznie zaoszczędzamy 2000-4000 PLN, a przy 10 000 dokumentów to już 20-40 tysięcy złotych na miesiąc w kieszeni. Te kwoty to tylko część korzyści, które łatwo zaprezentować w postaci liczb.

Rozważając wdrożenie faktur elektronicznych należy również zwrócić uwagę na pozostałe benefity płynące z tego tytułu, w tym redukcja ryzyka niedostarczenia faktury do adresata oraz możliwość przyspieszenia dostarczenia faktur i tym samym płatności za nie.

Dokumenty przesyłane pocztą łatwiej „zgubić” niż elektroniczne. Narzędzia pozwalające zweryfikować dostarczenie faktury do adresata, którymi posługujemy się w tradycyjnej wymianie faktur, bywają niewystarczające. Najczęściej o problemie dowiadujemy się, jeżeli klient nie zapłaci faktury, a więc po upływie szacowanego czasu dostarczenia dokumentu, terminu płatności i naszej interwencji. Gdy już skorygujemy działania, uruchamiamy proces wysyłki od nowa – płatności oddalają się w czasie, cierpią przepływy pieniężne.

Faktury elektroniczne osiągają przewagę również na tym polu. E-faktura trafiając na portal Edistrady, w pierwszej kolejności sprawdzana jest przez automat pod kątem ewentualnych błędów, głównie w zakresie struktury dokumentu i formatu danych. Jeżeli Edistrada stwierdzi problem, nadawca może zostać od razu powiadomiony o przyczynie i miejscu wystąpienia błędu i ma możliwość szybkiej reakcji.

W przypadku faktur przesyłanych bezpośrednio do systemu informatycznego klienta, zgodnie ze standardem EDI, otrzymujemy również potwierdzenie, jeżeli dokument trafi do klienta bez problemów lub szczegółową informację o błędzie, jeżeli po drodze do niego dojdzie (np. w wyniku awarii połączenia). Jeżeli faktura przejdzie taką walidację, mamy pewność, że trafiła do klienta praktycznie bez opóźnień oraz wiemy, kiedy dokładnie to nastąpiło. Tym samym nakładamy na odbiorcę odpowiedzialność szybszej weryfikacji dokumentu i ewentualnego zgłoszenia uwag. Faktyczny termin płatności również następuje wcześniej, nawet o kilka tygodni, a obsługa procesu wymaga mniejszego zaangażowania, zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy.

Kolejnym usprawnieniem płynącym z wdrożenia faktur elektronicznych jest redukcja pracochłonności związanej z zarządzaniem papierowym archiwum dokumentów oraz kosztów magazynowania segregatorów z fakturami, zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy. Archiwum elektroniczne wymaga mniej miejsca, jest bardziej niezawodne i łatwiej dostępne, a w modelu SaaS (Software as a Service), w którym działa Edistrada, jest dodatkowo możliwość przeniesienia odpowiedzialności za archiwizację na operatora faktur elektronicznych, którym jest SNP.

Elektroniczna forma komunikacji jest też znacznie bezpieczniejsza. W przypadku Edistrady komunikacja realizowana jest za pomocą szyfrowanych połączeń, a zarówno nadawca, jak i odbiorca, podlegają autentykacji przed nawiązaniem połączenia. W zależności od wybranej metody przyłączenia do platformy, może również zostać wybrana strona nawiązująca takie połączenie, dzięki czemu nie musimy otwierać dodatkowych portów w komunikacji pomiędzy naszym systemem informatycznym a Internetem.

Edistrada: e-faktury zgodnie z wymaganiami prawa
EDISTRADA spełnia wszystkie wymagania prawne w zakresie faktur elektronicznych (zgodnie z najnowszym Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, z dnia 20 grudnia 2012 r.), najważniejsze to:
1. Zapewnienie autentyczności nadawcy i integralności treści dokumentu – stosujemy podpis elektroniczny kwalifikowany lub niekwalifikowany, certyfikaty bezpieczeństwa oraz komunikację zgodną ze standardem EDI.
2. Składowanie dokumentów przez okres 5 lat, licząc od końca roku złożenia zeznania – dokumenty składowane są w Archiwum EDISTRADA, w Centrum Przetwarzania Danych SNP, które działa zgodnie z normami ISO 9001, 20000 oraz 27001, dbając m.in. o cykliczne backupy, zabezpieczenie dostępu do danych i ciągłość działania systemu.
3. Zapewnienie dostępu na żądanie do repozytorium faktur elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej – realizowane za pomocą portalu internetowego, w którym możliwe jest przypisanie urzędnikom odpowiednich uprawnień w celu przeprowadzenia kontroli (np. dostęp do dokumentów wskazanych klientów w wybranym okresie rozliczeniowym).
4. Zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych – zgoda pisemna lub zgoda elektroniczna, np. poprzez akceptację warunków regulaminu przy pierwszym logowaniu do portalu. Od 1. stycznia 2013 funkcjonuje również tzw. zgoda domniemana, w myśl której, ustalenie ustne między wystawcą faktury a adresatem uznawane jest za wiążące. Oznacza to również, że jeżeli klient zapłaci za fakturę elektroniczną, to automatycznie wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w ten właśnie sposób.
Zainteresowanych odsyłamy do Broszury Ministerstwa Finansów dotyczącej najnowszych zmian w zakresie fakturowania:
http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1402295/Broszura+fakturowanie_21+grudnia_ost.pdf

Co klient to obyczaj

W wymianie dokumentów mamy do czynienia z różnymi scenariuszami, w zależności od relacji, możemy pełnić rolę nadawcy albo odbiorcy faktury. Wysyłamy zamówienie na towar do dostawcy, który wystawia nam fakturę i prowadzimy sprzedaż do dystrybutorów lub klientów końcowych, którym sami wystawiamy faktury. Podchodząc do e-faktur lub szerzej, do wymiany dokumentów elektronicznych z kontrahentami, ważnym jest, aby wybrać takie rozwiązanie, które pozwoli obsłużyć jak najwięcej scenariuszy.

Wymiana dokumentów z partnerami, którzy korzystają z systemów informatycznych, pozwalających na zestawienie interfejsów z systemami zewnętrznymi, umożliwia zbudowanie najbardziej zautomatyzowanych rozwiązań – wystawiamy fakturę w naszym systemie i dalej już system pośredniczący dba o to, żeby dokument ten pojawił się bezpośrednio w systemie naszego klienta, zgodnie ze standardem EDI. Podobnie za pośrednictwem tej samej platformy możemy uruchomić wymianę zamówień, czy innych dokumentów, takich jak stany magazynowe, awizo, potwierdzenie zamówienia itd.

Jeżeli do czynienia mamy z relacją, w której odbiorcą dokumentu jest klient indywidualny, czy mniejszy przedsiębiorca, który nie jest zainteresowany przyjmowaniem e-faktur bezpośrednio w swoim systemie, mamy możliwość udostępnienia mu dokumentów w portalu internetowym, takim jak portal Edistrady, gdzie po zalogowaniu będzie mógł przejrzeć i pobrać faktury, które zostały mu wystawione oraz ewentualnie dodatkowe informacje, np. saldo rozrachunków. Taki scenariusz ma miejsce szczególnie w przypadku firm, które wystawiają masowe faktury i dzięki portalowi mogą rozdystrybuować je w szybki i prosty sposób – z takim podejściem spotykamy się coraz częściej jako konsumenci, np. w komunikacji z bankami i firmami telekomunikacyjnymi.

Udostępnienie klientom portalu internetowego z e-fakturami stwarza jednocześnie dodatkowy kanał komunikacji z kontrahentami, który jest często wykorzystywany przez firmy do prezentacji dodatkowych informacji, np. materiałów marketingowych, spersonalizowanych wiadomości, przypomnień itd. Zdarza się również, że udostępniamy naszym kontrahentom przy okazji bardziej rozbudowane aplikacje portalowe B2B lub B2C, ewoluując na przykład w stronę portalu do składania zamówień, które lądują bezpośrednio w naszym systemie.

Odwracając role – w przypadku niedużych dostawców, którzy nie korzystają z wyszukanych rozwiązań IT, lub u których wolumen wystawianych faktur nie usprawiedliwia budowania interfejsu z systemem zewnętrznym – możemy usprawnić proces przyjmowania faktur elektronicznych, dając możliwość wprowadzenia faktury w portalu internetowym. Dane z uzupełnionego formularza zostaną poddane walidacji i w przypadku braku błędów przekazane do naszego systemu.

Jeszcze innym przykładem są odbiorcy faktur, którzy ostatecznie mimo różnych stosowanych form zachęty (rabaty, dodatkowe opłaty za formę papierową) nie zgadzają się na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. Jeżeli odsetek takich klientów jest znaczny, a nasza firma wystawia mnóstwo dokumentów, często stosowanym rozwiązaniem jest outsourcing wydruku i przesyłki faktur w sposób tradycyjny. W takim scenariuszu możemy rozważyć konsolidację wysyłki papierowej i elektronicznej w jednym rozwiązaniu. Uruchamiając taki proces z wykorzystaniem Edistrady, możemy skorzystać z tego samego połączenia, co w przypadku e-faktur, załączając jedynie informację o tym, czy klient chce otrzymywać faktury papierowe. Na tej podstawie faktura zostanie wystawiona w portalu lub przekazana do firmy zajmującej się dystrybucją faktur papierowych.

Jak widać, możliwości jest wiele, najważniejsze jednak, że do tych wszystkich scenariuszy możemy wykorzystać te same interfejsy z platformą wymiany dokumentów, która na podstawie informacji o adresacie i typie dokumentu, będzie decydowała o tym, w jaki sposób dokument ma być dostarczony. Z naszego punktu widzenia, komunikacja z kontrahentami wygląda zatem identycznie – wprowadzamy i przyjmujemy dokumenty bezpośrednio w naszym systemie.

Edistrada: e-faktury dla każdego

Najwięcej korzyści z tytułu wdrożenia procesu faktur elektronicznych uzyskają oczywiście ci, którzy wystawiają wiele dokumentów, ale również mniejsze firmy, szukając oszczędności, powinny rozważyć wdrożenie e-faktur. W przypadku Edistrady koszty usługi są tak skalkulowane, że zależą przede wszystkim od wolumenu przesyłanych i składowanych danych. Zatem w obu przypadkach, biorąc pod uwagę krótki czas uruchomienia oraz niskie koszty obsługi procesu elektronicznego, możemy osiągnąć rzadko spotykany szybki zwrot z inwestycji, która dodatkowo nie wymaga dużych środków finansowania na start.

Dokładając do tego wspomniane niewymierne korzyści (automatyzacja, mniej błędów i zagubionych dokumentów, dodatkowy kanał komunikacji z klientami, przyspieszenie procesu) można zrozumieć, dlaczego tak wiele firm na świecie zdecydowało się na ten rodzaj wymiany dokumentów i dlaczego w Polsce zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędnicy przyzwyczajają się już do tych zmian. Kwestią czasu jest, kiedy zbliżymy się do poziomu np. Danii, gdzie ponad 2/3 faktur ma postać elektroniczną, czy Wielkiej Brytanii, gdzie ok. 90% to e-faktury. Kolejne firmy, które wdrażają takie rozwiązanie, pokazują że „tak można”, bo o tym, że warto oszczędzać, nie trzeba nikogo przekonywać. Im szybciej, tym więcej.

EDISTRADA: EDI, portal i archiwum w jednym
Oferowana przez SNP EDISTRADA to platforma komunikacji elektronicznej umożliwiająca wymianę dokumentów biznesowych (zamówienia, faktury, awiza, stany magazynowe, faktury korygujące, potwierdzenia dostawy lub raporty) w formie elektronicznej, zgodnie ze standardami EDI.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00