PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

E-faktury z SAP – różne scenariusze, różne rozwiązania

Od pojedynczych faktur po portale e-billingowe

Udostępnij
Drukuj:
W relacjach z kluczowymi partnerami firmy już dawno przestawiły się na udostępnianie faktur w wersji elektronicznej. W czasach pandemii, gdy nikogo nie ma w firmie, bo pracownicy pracują zdalnie, elektroniczny obieg dokumentów stał się warunkiem koniecznym utrzymania dobrych relacji z klientami i firmowego cash flow. Jednak pod tym hasłem kryją się różne potrzeby, wynikające z różnych scenariuszy biznesowych, skali działania i wolumenu będących w obiegu dokumentów.
 

Firma SNP wspiera różne scenariusze wymiany danych w formie elektronicznej według wszystkich scenariuszy, a także integrację SAP z zewnętrznym systemem e-commerce. Nasi klienci realizują zarówno   okazjonalną wysyłkę pojedynczych faktur e-mailem w formacie PDF (SNP EasyPDF), korzystają z komunikacji EDI (Edistrada), a także dysponują webportalami realizującymi cyklicznie masową wysyłkę faktur do tysięcy klientów (E-Billing Portal). Wybór narzędzia, a często kilku narzędzi – wszak jedna firma może równocześnie korzystać z rozwiązań EDI w relacjach z kluczowym klientem oraz wysyłać pojedyncze faktury – zależy od realizowanych w firmie scenariuszy komunikacji, a także skali tego procesu.

Jako firma specjalizująca się we wdrożeniach, rozwoju i integracji systemu SAP, ofertę kierujemy przede wszystkim do przedsiębiorstw korzystających z tego rozwiązania i chcących zyskać pewność, że zaimplementowane narzędzia będą się dobrze „dogadywać” z ich systemem zintegrowanym. Mamy także doświadczenie i narzędzia wspierające integrację systemu SAP z zewnętrznymi platformami e-commerce.

Przedstawiamy typowe scenariusze wymiany danych drogą elektroniczną oraz rozwiązania SNP realizujące te zadania.

Najprościej: SNP EasyPDF

SNP EasyPDF to prosty do uruchomienia dodatek do SAP, umożliwiający wysyłanie faktur sprzedażowych w wersji elektronicznej mailem do klientów w formacie PDF, bezpośrednio z systemu SAP. To dobra oferta dla firm, które w krótkim czasie i bez złożonego projektu IT chcą uruchomić wysyłkę faktur w wersji elektronicznej, zastępując w tym procesie faktury papierowe i tradycyjną pocztę. Rozwiązanie odpowiada na palącą potrzebę związaną z lockdownem i koniecznością pracy w sytuacji, gdy tradycyjna korespondencja papierowa nie dociera na czas do adresatów. Jednak zalety takiej formy dostarczania faktur klientom pozostaną także po powrocie do biura i normalności.

Za pomocą standardowych mechanizmów SAP rozwiązanie można tak skonfigurować, by podpinało się automatycznie do dokumentów klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. Wysyłka maili z załączonymi PDF może następować masowo, w zdefiniowanych odstępach czasowych lub pojedynczo, natychmiast po zaksięgowaniu danej faktury.

Nie ma konieczności modyfikowania standardowych programów SAP, dodatkowo rozwiązanie wykorzystuje typowe mechanizmy informacji wyjściowych, co ułatwia szybkie uruchomienie SNP EasyPDF.

Treść i tytuł e-maila do klienta może być elastycznie definiowany, np. w jego treści i tytule mogą być umieszczone wybrane pola z dokumentu. Listę adresatów można dowolnie konfigurować, tak by wysłać fakturę na kilka adresów mailowych klienta oraz np. do wiadomości jego opiekuna handlowego.

Narzędzie udostępnia także raport (konsolę) poprawności wysyłki e-maili.

Dodatkowo istnieje opcja integracji SNP EasyPDF z archiwum dokumentów PDF (np. poprzez połączenie Archivelink z SAP Httpcontent Server), co umożliwia przechowywanie plików w postaci oryginalnej w ustawowym okresie oraz, jeżeli będzie taka potrzeba, pozwala na ponowne przesłanie dokumentu (duplikatu) lub udostępnienie ich do wglądu organom kontroli podatkowej i skarbowej.

Rozwiązanie jest dedykowane dla firm korzystających z SAP, które niezbyt często generują stosunkowo niewielką liczbę faktur i korzystanie z rozwiązań EDI nie jest opłacalne. Przyda się też w sytuacji wysyłki faktur do klientów, którzy nie dysponują rozbudowanymi systemami informatycznymi, gotowymi do przyjęcia komunikacji EDI.

SNP EasySign, czyli e-podpis w SAP

Dla firm, które z rożnych powodów chcą opatrywać faktury w formacie PDF wysyłane e-mailem podpisem elektronicznym, SNP przygotowało rozwiązanie SNP EasySign, pozwalające szybko i łatwo wdrożyć elektroniczne fakturowanie w SAP przy użyciu e-podpisu. Jest to aplikacja instalowana na stacji roboczej, komunikująca się z systemem SAP, przechwytująca faktury w postaci PDF i realizująca funkcje związane z podpisem elektronicznym.

Do zalet rozwiązania należą optymalizacja i automatyzacja procesu podpisu – możliwe jest także masowe przetwarzanie, podpisywanie i archiwizowanie faktur elektronicznych. Cały dokument jest chroniony jednym podpisem, nie ma potrzeby parafowania każdej strony oddzielnie. Podpis elektroniczny i dokument w postaci PDF stanowią integralną całość, jakakolwiek ingerencja w zawartość dokumentu jest łatwa do wykrycia.

Dla stałych partnerów: Edistrada

Do obsługi e-fakturowania dużych, stałych odbiorców biznesowych, w tym szczególnie sieci handlowych, często będących kluczowymi klientami, oczekującymi określonych standardów komunikacji, rekomendujemy wykorzystanie scenariuszy EDI i rozwiązania SNP: uniwersalnej platformy B2B i B2C Edistrada.

Edistrada umożliwia masowe generowanie, udostępnianie i wymianę dokumentów i danych z klientami i dostawcami, zgodnie z możliwościami i oczekiwaniami obu stron (np. przez portal, usługi sieciowe, e-mail, unikalne linki, PDF, EDI i in.).

Centralnym punktem Edistrady jest portal webowy, służący do komunikacji z klientami lub dostawcami, w którym można monitorować i śledzić przebieg przesyłanej dokumentacji. Zaimplementowane scenariusze samoobsługi klientów (self-care) pozwalają użytkownikowi na pobranie wygenerowanych dla niego dokumentów, sprawdzenie historii przesyłanych dokumentów i ich zawartości, weryfikację należności oraz dokonanie e-płatności. Możliwa jest również weryfikacja dostarczenia dokumentu (np. faktury korygującej).

Edistrada może być także wykorzystana do klasycznej wymiany dokumentów w formacie EDI, polegającej na obiegu i wymianie dokumentów w formie elektronicznej bezpośrednio między systemami partnerów. Rozwiązanie jest dostarczane w formie bezpiecznej usługi (SaaS) lub instalowane on premise. Narzędzie może zostać zintegrowane z dowolnym systemem biznesowym (ERP, ECM).

Dla firm korzystających z systemu SAP (SAP ERP, SAP S/4HANA i in.) bezpieczną integrację środowiska EDI (w tym także Edistrady) z kluczowy systemem transakcyjnym zapewnia kolejne autorskie rozwiązanie SNP – EasyEDIconnector. To warstwa pośrednia pomiędzy systemem SAP ERP a platformami EDI. SNP EasyEDIconnector dostarcza scentralizowanej, spójnej architektury, pozwalającej szybko i łatwo uruchamiać komunikację EDI w systemie SAP:

  • w różnym zakresie (możliwość łatwego dodawania kolejnych typów komunikatów),
  • z różnymi partnerami handlowymi (dodawanie kolejnych odbiorców, sieci handlowych, dostawców),
  • w oparciu o różne platformy EDI (w tym także Edistrada).

Case study #1

Hanplast: Edistrada w komunikacji z siecią handlową

Producent detali z tworzyw sztucznych metodą wtrysku oraz form wtryskowych, a także modułów fotowoltaicznych, firma Hanplast, korzysta z rozwiązania Edistrada do obsługi wymiany dokumentów ze swoim wiodącym kontrahentem z branży meblowej, dużą siecią salonów meblowych i wyposażenia wnętrz.

Edistrada jest zintegrowana z systemem SAP Hanplastu za pomocą SNP EasyEDIconnectora, zapewniającego niezawodność komunikacji oraz jej centralne zarządzanie i monitorowanie bezpośrednio w systemie SAP. Z drugiej strony do integracji z głównym klientem, siecią salonów meblowych, wykorzystywany jest protokół AS2. Ponadto na Edistradzie odbywa się mapowanie komunikatów z formatu używanego w EasyEDIConnectorze (XML) na formaty odbiorców (EDIFACT).

W ramach rozwiązania Hanplast korzysta z dziewięciu różnych typów komunikatów EDI, które pozwalają obsłużyć kilka różnych ścieżek procesowych w zakresie obsługi zamówień przez klienta (w tym zamówienie, potwierdzenie i zmiana zamówienia, wstępna rezerwacja wysyłki i potwierdzenie, rezerwacja transportu, szczegóły transportu, awizo dostawy, faktura i komunikat o zweryfikowanej masie brutto. Procesy i typy komunikatów zostały przygotowane zgodnie ze specyfikacją partnera biznesowego.

W ramach poszczególnych procesów zaimplementowano kilkustopniową ścieżkę wymiany informacji i akceptacji, potwierdzającą kolejne etapy procesu (np. mogą to być następujące kroki: zamówienie, powiadomienie o dostępności zapasów, podanie planowanego terminu dostawy, potwierdzenie terminu dostawy, przekazanie szczegółów wysyłki, przekazanie wymagań dotyczących wysyłki, wysyłka, wystawienie faktury).

W Edistradzie dla Hanplastu zaimplementowano także dodatkowe mechanizmy, umożliwiające automatyczne generowanie i przekazywanie do właściwego odbiorcy nowych komunikatów na podstawie innych, zgodnie ze zdefiniowanymi ścieżkami. Dodatkowo w niektórych przypadkach są zdefiniowane reguły warunkujące, czy wysyłka automatyczna ma się odbyć, czy nie (np. tylko dla dokumentów, które referują  do innego dokumentu wysłanego od konkretnego nadawcy).

W ramach komunikacji EDI Hanplast wymienia standardowo od 20 tys. do 50 tys. komunikatów miesięcznie.

E-faktury w webportalu

W sytuacji, gdy istnieje potrzeba równoczesnego udostępniania faktur dla tysięcy odbiorców B2B i/lub B2C, na podstawie danych z systemu ERP, CRM lub aplikacji bilingowej, rekomendujemy wykorzystanie e-portalu dla klientów. SNP E-Billing Portal to system służący do masowego dostarczania faktur elektronicznych. Rozwiązanie jest przeznaczone głównie dla firm, które obsługują klientów w oparciu o długotrwałe umowy lub abonamenty, czyli dla tych, które muszą przesyłać wiele dokumentów do rozproszonych odbiorców.

Kluczową funkcjonalnością SNP E-Billing Portalu jest masowe generowanie i dystrybucja faktur elektronicznych na podstawie danych przekazywanych z systemu finansowo-księgowego przedsiębiorstwa, np. SAP. Udostępnianie dokumentów może być realizowane drogą mailową lub w portalu, z logowaniem lub bez. Użytkownicy mają dostęp do bezpiecznego archiwum dokumentów, które można przeszukiwać za pomocą wielu filtrów. Możliwe jest udostępnianie informacji o rozliczeniach oraz dokonywanie płatności elektronicznych.

Informacje o akcjach użytkowników, w szczególności o otwarciu faktury przez klienta, są rejestrowane w systemie SNP E-Billing Portal i udostępniane uprawnionym użytkownikom w formie raportów. System jest również przygotowany do wymiany za pośrednictwem Internetu ofert, umów czy dokumentów i informacji innego rodzaju.

Zaletą rozwiązania jest duża wydajność, gwarantująca sprawną obsługę milionów dokumentów, również takich zawierających kilkadziesiąt tysięcy pozycji.

Rozwiązanie jest oparte na środowisku Edistrada i dostępne on premise oraz w modelu SaaS. Wykorzystując EasyEDIconnector, wykonujemy także integrację portalu z systemami SAP naszych klientów.

Case study #2

SNP E-Billing Portal w DHL Parcel

Dla firmy DHL Parcel, lidera rynku przesyłek krajowych, SNP zbudowało portal umożliwiający klientom firmy dostęp do faktur za usługi w formie elektronicznej. Rozwiązanie jest zintegrowane z SAP ERP. W jego skład wchodzą portal internetowy do masowego udostępniania faktur elektronicznych, oparty na autorskim rozwiązaniu SNP E-Billing Portal, oraz platforma integracyjna SNP Edistrada, służąca jako warstwa komunikacyjna z systemem SAP. Portal jest dostarczany w modelu SaaS (Software as a Service). Chmura dla DHL Parcel jest utrzymywana w SNP Data Centers. Rozwiązanie udostępnia kilkadziesiąt tysięcy faktur (w tym także bardzo obszernych, zawierających wykaz przesyłek oraz odnośniki do listów przewozowych) miesięcznie.

Integracja SAP z platformą e-commerce

Sprzedaż przez kanał e-commerce to szansa bezpośredniego dotarcia do konsumenta końcowego, z której korzysta coraz więcej firm. Dla wielu to naturalna konsekwencja rozwoju i poszerzania rynku, dla niektórych otwarcie sklepu internetowego stało się koniecznością, w sytuacji gdy tradycyjne kanały sprzedaży zostały zablokowane lub znacznie ograniczone w czasie epidemii.

Skuteczność obsługi interakcji z klientami e-sklepu warunkuje integracja platformy e-commerce z systemem SAP. SNP realizuje integrację SAP z dowolną platformą zakupową, w tym z najpopularniejszymi, m.in. Woocommerce, PrestaShop, Magento, Shoper.

Case study #3

Sklep internetowy i SAP

Dla swojego klienta z branży spożywczej SNP zrealizowało projekt integracji SAP z popularną platformą e-commerce Magento, na której bazuje sklep internetowy obsługujący zarówno klientów indywidualnych, jak i segment B2B (horeca).

Sprawna obsługa sklepu internetowego wymagała wprowadzenia nowych procesów biznesowych w SAP, głównie w obszarze sprzedaży i dystrybucji, a także opracowania interfejsu do platformy Magento. Zamówienie i następnie płatność klienta – wykonane poprzez stronę WWW są następnie przetwarzane bezpośrednio w SAP (sprawdzenie stanów magazynowych, przygotowanie cen, potwierdzenie zamówienia i płatności, następnie utworzenie dostawy i wygenerowanie faktury). Zostały także opracowane mechanizmy raportujące i monitorujące procesy związane z e-commerce.

Całość procesów składa się na kompletny produkt, który wykorzystuje zalety technologii internetowych, jednocześnie integrując je z istniejącymi procesami w SAP.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00