Specjaliści kadrowi doskonale znają problemy z utrzymywaniem i przechowywaniem akt osobowych pracowników. Teczki z aktami mają tendencję do pęcznienia i prawie nigdy nie mieszczą się w przewidzianym do ich składowania miejscu. Mało porządnie wyglądają też rosnące sterty dokumentów czekające na wpięcie do akt.
Nie zawsze udaje się regularnie segregować i archiwizować wszystkie wymagane dokumenty. Kiedy wreszcie dokument ląduje we właściwej części teczki osobowej, jest zamykany w opieczętowanych szafach i dostęp do niego staje się utrudniony nie tylko dla osób nieupoważnionych.
Już od pierwszego dnia pracy dla każdego pracownika należy prowadzić dokumentację związaną z jego zatrudnieniem. A nawet wcześniej, gdyż prawodawca wymaga, by teczka osobowa zawierała także dokumenty jeszcze sprzed podpisania umowy.
Wszystkie kwestie związane z utrzymywaniem akt osobowych ureguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r., a zaniedbania pracodawcy w tym względzie traktowane są jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Prawo określa szczegółowo sposób zakładania i prowadzenia teczek pracowniczych, precyzując dokumenty, które należy przechowywać w poszczególnych ich częściach (sekcje A, B, C). Dokumenty winny być ułożone chronologicznie i ponumerowane.
Akta pracownicze od A do C
Każdy zatrudniony posiada swoją własną teczkę, podzieloną na sekcje A, B i C. W części A przechowywane są dokumenty zgromadzone w toku rekrutacji.
Część B – najważniejsza i zarazem najobszerniejsza – zawiera dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, zaświadczenia o szkoleniach bhp, dokumenty związane z kwalifikacjami, orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych, dokumenty o zmianie warunków zatrudnienia itp.). Z kolei część C przeznaczona jest na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Ustawodawca nie narzuca bezpośrednio formy prowadzenia akt, z poszczególnych przepisów wynika jednak, że obecny stan prawny wymaga utrzymywania ich w tradycyjnej, papierowej formie. A zatem prowadzenie i przechowywanie teczek osobowych w postaci elektronicznej ciągle jeszcze nie oznacza możliwości rezygnacji z archiwizacji papierowej. Mimo to prowadzenie elektronicznych akt osobowych wiąże się z wieloma ułatwieniami wynikającymi z mobilnego dostępu do archiwum.
Mimo że dokumenty w teczkach osobowych to dane wrażliwe, objęte ochroną, nie oznacza to jednak, że ich miejsce jest jedynie w pancernej szafie. Oprócz specjalistów kadrowych osobami uprawnionymi do wglądu do nich są przełożeni różnych szczebli. Wgląd do wymaganych dokumentów w formie elektronicznej jest znacznie łatwiejszy i szybszy. To znaczne ułatwienie zwłaszcza w przypadku dużych organizacji z wieloma jednostkami terenowymi i tam, gdzie funkcje kadrowo-płacowe są skoncentrowane w jednej, odrębnej lokalizacji.
Elektroniczne archiwum pozwala zarówno na dostęp jak i na dodawanie dokumentów do akt osobowych niezależnie od lokalizacji archiwum oraz osoby uprawnionej do dostępu do akt.
Teczka osobowa w SAP HR
Elektroniczna Teczka Osobowa (Digital Personnel File) jest standardowym narzędziem SAP HR. Rozwiązanie pozwala na przypisywanie dokumentów w postaci np. skanów do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w odpowiednich częściach elektronicznych akt osobowych.
W SAP przygotować można jednolitą strukturę akt osobowych w podziale na foldery (np. część A, B, C), podfoldery i typy dokumentów (np. umowy o pracę, świadectwa pracy itp.). Zdefiniowana struktura akt powinna być zgodna z obowiązującymi normami prawnymi.
Standardowy mechanizm SAP pozwala przechowywać dokumenty elektroniczne powiązane z pracownikiem w specjalnych repozytoriach archiwizacji optycznej.
Rozwiązanie zapewnia możliwość przechowania historycznych wersji dokumentów. Standardowa i systemowa kontrola uprawnień w SAP pozwala sterować dostępem do różnych typów dokumentów dla poszczególnych użytkowników: kierowników lub pracowników działu kadr.
Dostęp do dokumentów odbywać się może zarówno przez specjalną transakcję w SAP GUI umożliwiającą przegląd akt, jak i poprzez SAP NetWeaver Portal i funkcjonalności samoobsługowe SAP (np. poprzez Manager Self Service). Wyświetlanie poszczególnych dokumentów kadrowych jest równie proste w portalu jak i w SAP GUI.
W ramach funkcji administrowania przechowywanymi dokumentami możliwa jest:
- zmiana klasyfikacji w przypadku błędnie przypisanych dokumentów danego pracownika,
- usuwanie przypisań dokumentów do pracowników (w przypadku końca ważności danego dokumentu).
Wniosek sam trafia do akt
Elektroniczne akta osobowe mogą być dopełnieniem niezwykle użytecznego narzędzia SAP HR, jakim są interaktywne formularze wniosków. Nowoczesna funkcjonalność SAP tzw. HCM Processes and Forms, oparta na technologii Adobe, daje się w pełni integrować z aktami elektronicznymi. Interaktywne wnioski umożliwiają wprowadzanie danych kadrowych z poszczególnych pól infotypów SAP HR za pośrednictwem formularzy.
Formularze są zintegrowane z SAP HR i po przejściu ścieżki akceptacji wniosek automatycznie aktualizuje dane pracownika bezpośrednio w SAP.
Przykładem może być wniosek o zmianę warunków zatrudnienia. Formularz takiego wniosku może zawierać pola z numerem osobowym pracownika, imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem, harmonogramem czasu pracy, wymiarem etatu i wynagrodzeniem podstawowym.
Kierownik ma możliwość składania wniosku do osoby odpowiedzialnej za jego akceptację, wypełniając konkretne pola wartościami pobieranymi ze słowników SAP HR (np. harmonogram pracy lub składnik wynagrodzenia). Po akceptacji wniosku dane w polach automatycznie uzupełniają odpowiednie pola w infotypach SAP HR. Dopełnieniem tego procesu jest automatyczna archiwizacja zaakceptowanego wniosku w aktach osobowych odpowiedniego pracownika.
Opisany w przykładzie proces odbywa się więc z całkowitym wyłączeniem papierowej dokumentacji ale jest do niej łudząco podobny. Dokumenty wniosków elektronicznych przechowywane są w aktach osobowych z wyłączeniem ważnego kroku na ich drodze do archiwum: nikt nie musiał używać dziurkacza, zszywacza i łamać sobie paznokci, wpinając dokument do teczki.