PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Facylitator – co on właściwie robi?

Ułatwić porozumienie, nie zmarnować czasu

Udostępnij
Drukuj:
Kalendarz wypełniony spotkaniami, lista tematów do omówienia, spraw do ustalenia, decyzji do podjęcia i na koniec dnia poczucie, że czas spędzony na dyskusjach można było spożytkować o wiele bardziej produktywnie. Takie frustracje znają wszyscy menedżerowie zaangażowani w duże projekty w swoich firmach. Facylitacja to techniki pracy w grupie, które pozwalają podnieść skuteczność procesu wypracowywania rozwiązań i podejmowania decyzji.
 

Zwykle na warsztatach z podstaw facylitacji na początku słyszę pytanie: „facylitator – a co on właściwie robi?”. Słowo „facylitacja” jest pojęciem stosowanym w innych krajach w różnych dziedzinach, przykładowo w medycynie i psychologii ma zupełnie inne znaczenia. Także w Polsce od pewnego czasu coraz więcej mówi się o facylitacji w kontekście technik pracy grupowej. A jej najpopularniejszą formą są spotkania.

Terminarz pracy każdego menedżera w dużej mierze wypełniają spotkania. Spotykamy się, aby wymienić informacje, podjąć konkretne decyzje, poszukać nowych rozwiązań, szczególnie w sytuacjach trudnych. Jednocześnie z większości tych spotkań wychodzimy rozczarowani, stwierdzając, że wyniki spotkania nie są warte czasu, jakie na nie poświęciliśmy.

Przypomnij sobie swoje ostatnie spotkanie biznesowe – niektórzy uczestnicy byli wyraźnie znudzeni, inni byli zupełnie wyłączeni, skupiając uwagę na „pilnych” e-mailach w swoim laptopie, jeszcze inni kłócili się lub poruszali wątki niezwiązane z tematem spotkania, w którym nadal uczestniczyli.

Takie spotkania tak naprawdę spowalniają naszą pracę i wpływają na efektywność osobistą i firmy. Co gorsze, większość osób zaakceptowała taki stan rzeczy i traktuje go jako zło konieczne, nie widząc innego rozwiązania.

A co, gdybyśmy podjęli decyzję: „nigdy więcej przegadanych spotkań”? Jak zmienić formułę kolejnego spotkania? Jak dokonać takiej rewolucji w swojej firmie?

Jak nie zmarnować trzech godzin

Zacznijmy od początku. Załóżmy, że w firmie rozpoczyna się projekt wdrożenia systemu Business Intelligence, którym będziesz kierować, i za miesiąc masz poprowadzić spotkanie poświęcone analizie wymagań w projekcie.

Powinieneś więc określić, jakich informacji zarządczych oczekują przyszli użytkownicy rozwiązania na różnych poziomach i stanowiskach. A to oznacza, że należy zebrać od odpowiednich osób informacje i precyzyjnie określić, jaki ma być efekt końcowy.

Wiesz, że istotna jest identyfikacja pracowników z produktami twojego projektu, bo zależy ci, aby utworzone systemy raportowania i cała analityka była wykorzystywana w praktyce. Dodatkowym kluczowym czynnikiem jest współdziałanie wszystkich departamentów na różnych szczeblach podczas projektu.

Na spotkanie zaprosiłeś menedżerów z różnych departamentów, często pracujących do tej pory niezależnie, a w dodatku nieprzekonanych o wartości wdrażanego systemu i jakichkolwiek korzyściach wynikających dla nich bezpośrednio. Kilku uczestników prawdopodobnie nie rozumie idei projektu, nie widzi sensu we wdrażaniu kolejnego systemu, którego znaczenia w ogóle nie rozumieją.

Wiesz, jak trudna może być dyskusja, a jej efekty częściowo nieprzewidywalne. Zastanawiasz się, co z założonych celów spotkania uda się osiągnąć w czasie zaplanowanych trzech godzin.

Z punktu widzenia facylitatora taką sytuację można określić jako stan niepewności. W takim wypadku kluczowe będzie optymalne dobranie metod i techniki pracy grupy w celu wspólnego doprecyzowania omawianych zagadnień i używanych pojęć, aby uchwycić różne perspektywy każdego uczestnika.

Polskie Stowarzyszenie Profesjonalnych Facylitatorów powstało pod koniec 2010 r., zrzesza specjalistów zajmujących się profesjonalnie problematyką facylitacji. Główne cele stowarzyszenia to popularyzacja facylitacji jako narzędzia profesjonalnego menedżera oraz integracja osób zawodowo zajmujących się facylitacją i stworzenie im możliwości wymiany doświadczeń oraz bliska współpraca z uznanymi na świecie ekspertami facylitacji, a także podobnymi organizacjami międzynarodowymi.
Więcej informacji: www.facylitatorzy.pl

 

Jeśli planujesz podobne spotkanie, to prawdopodobnie zakładasz, że nikt nie może ci pomóc, bo jesteś jedyną osobą, która zna cele projektu, ma wiedzę i doświadczenie w systemach Business Intelligence.

A co powie facylitator, szczególnie jeśli pracuje w modelu Process Iceberg? Potwierdzi, że w obszarze merytorycznym spotkania nikt nie może cię zastąpić. Jednak aby osiągnąć pozostałe cele, czyli zadbać o dobre rozumienie projektu i zaangażować innych, uzyskując ich poparcie, może efektywnie wspierać cię profesjonalny facylitator, którego zaletą będzie właśnie fakt, że nie zna się na Business Intelligence.

Facylitator nie koncentruje się na merytoryce zagadnień omawianych na spotkaniu, a skupia się na procesie komunikacji. Nie na samej treści wypowiedzi, a na tym, czy każda wypowiedź została dobrze usłyszana przez pozostałe osoby, aby słowa-klucze, które pojawiają się w zażartej dyskusji, znalazły swoje odzwierciedlenie poprzez wprowadzenie nowej techniki lub formatu do dalszej pracy grupy. Jeśli natomiast grupa chce przedyskutować dodatkowe tematy lub pada pytanie merytoryczne – głos zabierasz ty, jako lider spotkania, odpowiedzialny za jego wyniki.

Podczas spotkań facylitator pomaga w osiąganiu celu poprzez:

  • przeprowadzenie grupy w wypracowaniu procedur działania,
  • udostępnienie technik pracy,
  • chronienie członków grupy przed wzajemnymi atakami,
  • umożliwienie każdej osobie pełnego uczestnictwa w dyskusji,
  • określenie funkcji poszczególnych członków grupy,
  • koncentrowanie uwagi osób w taki sposób, aby wszyscy pracowali nad danym tematem w tym samym momencie,
  • zastosowanie odpowiednich reguł prawidłowej komunikacji.

Jak przygotować i poprowadzić spotkanie, aby zadbać zarówno o jego wartość merytoryczną, jak i efektywność pracy? Facylitator po rozmowie z liderem spotkania i zadaniu mu wielu dociekliwych pytań przygotuje szczegółowy program sesji, zaproponuje najlepsze dla naszej grupy narzędzia i techniki i sam poprowadzi spotkanie, dbając o to, aby każda wypowiedz była dobrze zrozumiana przez pozostałych uczestników, aby ludzie nawzajem się słuchali i mieli potrzebną im przestrzeń do bezpiecznego dzielenia się wątpliwościami i opiniami.

Grupa, aby pracować efektywnie podczas spotkania, potrzebuje ustrukturyzowanej formy, czyli procesu, oraz umiejętności zarządzania tym procesem, czyli facylitacji.

Tony Mann, propagator facylitacji, autor modelu Process Iceberg, w swojej książce „Facilitation – an Art, Science, Skill – or all there?” bardzo dokładnie tłumaczy różnice między myśleniem zadaniowym, do którego jesteśmy przyzwyczajani w życiu, a myśleniem procesowym, które jest charakterystyczne dla pracy facylitatora.

Zmiana jest firmą doradczą zajmującą się wspieraniem procesów szeroko rozumianych zmian w organizacjach. W oparciu o doświadczenia zawodowe i praktykę doradczą realizuje projekty w takich obszarach, jak: optymalizacja procesu Order-to-Cash, restrukturyzacja działu obsługi klienta, budowanie i integracja zespołów menedżerskich, programy rozwojowe w procesach zmian organizacyjnych, warsztaty z zakresu zarządzania projektami, coaching indywidualny liderów w organizacjach i in. Przy realizacji projektów doradczych i szkoleniowych korzysta z nowoczesnych narzędzi i metod, m.in. facylitacji.
Więcej informacji: www.facylitacja.com; www.zmiana.pl

 

Prowadząc facylitację, zawsze realizujemy następujące działania:

  • określenie zadań grupy,
  • określenie i wybranie odpowiedniego procesu,
  • wykorzystanie wiedzy, umiejętności i energii wszystkich członków grupy w sposób najbardziej efektywny.

Role, jakie pełni facylitator

Główną rolą facylitatora jest takie „zarządzanie” dyskusją i pracą grupy, aby ułatwić uczestnikom osiągnięcie założonych celów. Mówiąc inaczej – facylitator jest odpowiedzialny za proces, który wcześniej przygotowuje, pracując z liderem grupy, a potem świadomie prowadzi w czasie sesji, spotkania. Jednocześnie obowiązkiem facylitatora jest dopasowanie technik i sposobu pracy grupy do zagadnienia, którym grupa się zajmuje albo które wynika niespodziewanie jako kluczowy element w czasie prowadzonej dyskusji.

W pracy grupy facylitator nigdy nie jest jej uczestnikiem i nie włącza się bezpośrednio w pracę nad produktami, wypracowywanie rezultatów sesji. Jego zadaniem jest monitorowanie przebiegu sesji, dbanie o to, aby przebiegała zgodnie z planem i koncentrowała się na określonych zagadnieniach.

Rolą facylitatora w pracy z grupą jest oddanie odpowiedzialności członkom grupy i pomaganie im w samodzielnym znalezieniu rozwiązania. Konsultant merytoryczny zwykle proponuje gotowe rozwiązanie, sprawdzone już w oparciu o różnorodne doświadczenia, np w innych organizacjach, natomiast facylitator proponuje takie metody pracy, dzięki którym grupa sama znajdzie najlepsze, własne rozwiązanie.

Łatwe trudne tematy
Problem skutecznego prowadzenia spotkań jest dobrze znany chyba wszystkim uczestnikom dużych, złożonych projektów, jakimi są wdrożenia systemów ERP w organizacjach. Narzekanie na nieefektywne spotkania słychać tym częściej, im organizacja jest większa, im więcej osób uczestniczy w projekcie.
Szczególnie tematy integracyjne, na styku różnych modułów systemu i różnych działów firmy są typowym „trudnym tematem” spotkań. Na przykład: ustalenie który dział w firmie będzie odpowiadał za centralną bazę danych produktów po wdrożeniu systemu ERP. Najpierw musimy uniknąć pułapek politycznych – walki o wpływ na organizację, dyskusji o tym, kto jest upoważniony do podjęcia decyzji itp. – a później jeszcze uporać się ze złożonym problemem merytorycznym (w jakiej kolejności poszczególni użytkownicy mają wypełniać kilkadziesiąt pól danych, które prawidłowo opiszą dany produkt od strony receptury produkcyjnej, logistyki, warunków sprzedaży, księgowania przychodów itp.).
Oczywiście idealna jest sytuacja, gdy sami kierownicy projektów lub konsultanci potrafią z sukcesem przeprowadzić zespół przez takie spotkanie. Niektórzy nabywają tę umiejętność wraz z nabywanym latami doświadczeniem w prowadzeniu projektów. Czasem tę naukę przyspieszamy, korzystając z dedykowanych szkoleń z facylitacji dla zespołu, na przykład na początku nowego dużego projektu. W trudniejszych i pilnych przypadkach dobrą drogą „na skróty” jest zaangażowanie profesjonalnego facylitatora, który ułatwi rozwiązanie konkretnych wybranych zagadnień.

Michał Kunze
Kierownik Biura Projektów SNP Poland

 

Moje doświadczenia pokazują, że wraz z postępującymi w organizacjach zmianami w metodach pracy mocno rysuje się potrzeba profesjonalnej facylitacji. Jeszcze kilka lat temu wdrażanie nowych systemów IT czy wprowadzenie zmian organizacyjnych polegało przede wszystkim na realizacji gotowych rozwiązań, które przygotowywali zewnętrzni konsultanci. W wielu przypadkach stwierdzaliśmy po roku lub dwóch, że nadal jest duży problem z ich praktyczną realizacją, a użytkownicy bojkotują system lub stosują go bez przekonania i średnio tylko 30% przygotowanego rozwiązania faktycznie zostało wdrożone.

W chwili obecnej, pracując od początku projektu z różnymi grupami interesariuszy w roli facylitatora, wspólnie z klientem wypracowujemy stopniowo możliwe rozwiązania. Efekt końcowy nie jest idealnym rozwiązaniem, ale ma tę zaletę, że praktycznie w całości jest wdrażany – pracownicy, uczestnicy projektu i prowadzonych warsztatów, sami przejmują odpowiedzialność za rozwiązanie i cały proces.

Osobowość facylitatora

Profesjonalny facylitator jest świadomy, że wiedza i znajomość różnorodnych narzędzi nie wystarczą. Ważna jest określona osobowość, a dokładnie kilka cech charakteru.

Facylitator lubi ludzi i lubi z nimi pracować. Szanuje inne poglądy i ceni sobie to, co mówią. Chce, aby każda osoba uczestnicząca w prowadzonej przez niego sesji wyszła z niej z poczuciem, że była ważna, została wysłuchana i zrozumiana. Facylitator pozytywnie wzmacnia i wyraźnie podkreśla wagę każdego słowa i działania zainicjowanego przez uczestników.

Facylitator chce pomagać. Słowo „facylitacja” pochodzi od łacińskiego słowa „facilis” co oznacza „łatwy”, „ułatwić”. Facylitatorzy czerpią satysfakcję z tego, że mogą być pomocni i przyczynić się do sukcesu innych.

Facylitator odkłada na bok swoje ego. Zdaje sobie sprawę z tego, że jest „na usługi” grupy, rozumie, że jego obecność jest drugoplanowa, a jego osobiste poglądy są nieistotne. Wartość jego pracy jest mierzona przez to, czy grupa osiąga swoje cele, a nie cele facylitatora. Podczas prowadzonego spotkania czy warsztatów nie powinien też osobiście odbierać konfliktowych, trudnych zachowań uczestników. Facylitator tak odgrywa swoją rolę, aby maksymalnie pomóc grupie.

Nie mylić z manipulacją

Pamiętajmy też, że metody, które zna i stosuje profesjonalny facylitator, mogą także zostać wykorzystane do manipulacji grupą, a to nie jest zgodne z etycznymi zasadami facylitacji. Jeśli więc chcemy wykorzystać techniki facylitacji, prowadząc trudne spotkanie czy naradę, najpierw należy zadać sobie pytania: czy próbuję osiągnąć moje własne cele, czy szukam takich rezultatów, które optymalnie zaangażują całą grupę do pracy i doprowadzą do końcowego sukcesu?

W takim podejściu zawiera się główna, choć bardzo subtelna różnica pomiędzy manipulatorem a facylitatorem. Dlatego tak ważna jest osobowość i wartości etyczne, jakie reprezentuje facylitator.

Ułatwić pracę w grupie

Facylitacja nie jest pakietem wiedzy, którą przekazujemy grupie. To proces, w którym mamy spowodować, aby praca grupy była maksymalnie efektywna i zakończyła się pełnym sukcesem z perspektywy założonych celów i produktów, które organizator chce otrzymać na koniec pracy.

Dla facylitatora ważniejsi są członkowie grupy roboczej niż wiedza, którą mogliby się posługiwać, bo nigdy nie działa zasada uszczęśliwiania na siłę.

Profesjonalna facylitacja to pojęcie dobrze znane w wielu krajach i bardzo mocno osadzone w praktykach zarządzania zmianą. Warto też w Polsce budować takie kompetencje wśród kadry zarządzającej, konsultantów, osób angażowanych do zespołów projektowych, rozwijać kompetencje facylitatorów w różnych środowiskach.

Skoro celem facylitacji jest ułatwianie, korzystajmy z ułatwiających modeli pracy z grupą, korzystajmy z pomocy profesjonalnych facylitatorów i podnośmy swoje kompetencje w tym zakresie.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00